);

Archives op maart 2016

Iedereen kan PDF facturen opstellen

Iedereen kan PDF facturen opstellen

ACP_PDF 2_file_document“99% van de standaard boekhoudpakketten kan PDF-facturen sturen”

Zou het dan niet ideaal zijn als deze PDF-facturen die automatisch gegeneerd worden door het facturatiesysteem van uw leverancier, ook automatisch verwerkt worden door uw organisatie?

Gerard Bottemanne schrijft in zijn artikel “UBL zorgt voor doorbraak elektronisch factureren” voor kennisplatform E-proqure over het belang van het hebben van een standaard die zorgt voor efficiency en connectiviteit. Factuurportal is het daar uiteraard mee eens, een dergelijke standaard -zoals UBL- die massaal omarmd wordt, zal enorm bijdragen aan de winst die elektronisch factureren met zich brengt. Helaas is dit nog (bij lange na) geen werkelijkheid.

Werkelijkheid is dat slechts een klein percentage van de leveranciers daadwerkelijk in staat is om UBL-facturen te genereren. Heel vervelend, want écht elektronisch factureren levert voor zowel u als uw leverancier een groot scala aan voordelen en mogelijkheden op.

De oplossing? Een oplossing die recht doet aan de hybride situatie waarin PDF en UBL naast elkaar bestaan. Zoals de titel aangeeft kan vrijwel iedere leverancier PDF-facturen opstellen, handmatig of via zijn boekhoudpakket. Laat deze facturen automatisch ontvangen, verwerken, valideren en klaarzetten in uw financiële systeem door Factuurportal. Daarmee bespaart uw organisatie aanzienlijk op uren en geld terwijl u profiteert van voordelen zoals een korte doorlooptijd (5 minuten!) en 100% correcte facturen.

Naast de volledig automatische afhandeling van PDF ondersteunt Factuurportal ook UBL, zodat de leveranciers die al zo ver zijn hier moeiteloos van kunnen profiteren. Door Factuurportal in te zetten worden alle elektronische facturen volledig automatisch binnen 5 minuten in uw systeem klaargezet. Waardoor uw organisatie al optimaal profiteert van alle voordelen die elektronisch factureren biedt, zonder dat u hiervoor hoeft te wachten tot al uw leveranciers over zijn op UBL.

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

SSK-SWFBinnen onze gemeente zijn we met elkaar hard aan het werk om dagelijks (kleine) verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen richten zich niet alleen op processen, de onderlinge samenwerking heeft daarbij ook permanent aandacht. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor de gemeente vragen interne aanpassing. En er komt nogal wat af op ons als gemeente. Zoals ook geldt voor alle gemeenten in Nederland. Decentralisaties, asielzoekersopvang zijn om maar iets te noemen zeer forse opgaven. Deze moeten vervolgens nog duelleren met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid.

Gemeentefonds

Het Gemeentefonds wordt gevoed volgens het principe ‘samen de trap op en samen de trap af’. Als het Rijk meer uitgeeft, gaat er meer naar het fonds, geeft het minder uit, dan vloeit er minder naar het Gemeentefonds.

Gemeenten ontvangen dit jaar minder uit het Gemeentefonds dan voorzien, maar moeten wel nieuwe taken in het sociaal domein uitvoeren met minder geld dan voorheen beschikbaar was. Dat ‘vraagt’ van gemeenten ingrijpende keuzes om de financiën op orde te houden. Voorwaar geen sinecure!

Vereenvoudiging van de bedrijfsvoering

Naast meer of minder ingrijpende beleidskeuzes zijn we als gemeenten ook serieus bezig met het kijken naar alle processen binnen het domein van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging van voornoemde processen is hierbij het adagium. Binnen de gemeente SudWest Fryslân tonen we bij het onderzoek naar verbeteringen geen enkele schroom. Momenteel zijn we volop bezig met herontwerp, lees: vereenvoudigen van de P&C cyclus. Ook wij hebben in het verleden de kansen benut voor het optuigen van een indrukwekkende p&c cyclus, overigens zonder dat deze de beleidscyclus ondersteunde, laat staan, deze versterkte.

Daarnaast zijn we ons steeds meer gaan richten op het verder digitaliseren van processen. Hierbij zijn we met name gestuit op de grenzen van onze mogelijkheden binnen de huidige verwerking van inkomende facturen. We ontvangen op jaarbasis circa 23.000 facturen. Hiervan wordt 65% aangeleverd als pdf en via OCR technologie herkend.  De overige 35% van de facturen (ruim 8000) worden bij binnenkomst gescand (van papier naar pdf)

Door middel van handmatige handelingen worden de facturen verder ‘verrijkt’ met interne coderingen. Ondanks het feit dat de collega’s zeer consciëntieus werken en we gebruik maken van slimme scan- en herkentechnologie is er geen sprake van een foutloos proces. De kans is altijd aanwezig dat daardoor de verwerking stokt en de betaling mogelijk vertraging oploopt.

We zijn overtuigd van het feit dat we goed grip hebben op de verwerking van onze inkomende facturen. We zien ook een positieve kentering bij onze leveranciers om hun papieren factuur ‘uit te ruilen’ voor het aanbieden van de factuur als readable pdf factuur. Deze kentering gaat niet vanzelf. We zullen actief moeten blijven inzetten om leveranciers te stimuleren en daar waar nodig te helpen bij het opstellen van een readable pdf factuur. De komende jaren zien wij het gebruik van de readable pdf factuur alleen nog maar toenemen.

Optimaal benutten van elektronisch factureren

Dat betekent dat we ons moeten bezinnen op ons huidige verwerkingsproces. Het verder stroomlijnen, maar meer nog, het optimaal gaan benutten van volledig elektronisch verwerken van digitale facturen vormt voor ons een onontkoombare opgave. We zijn het aan onze leveranciers en burgers verplicht de dienstverlening verder te optimaliseren en te voorzien van een kwaliteitsimpuls. Het vervangen van OCR-achtige techniek in combinatie met het reduceren van handmatige handelingen draagt bij aan een professionele dienstverlening tegen acceptabele maatschappelijke kosten. Het e-factureren is nu al de toekomst!

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van onze leveranciers en onze eigen organisatie. Het uitwisselen van XML-facturen, ofwel elektronisch factureren zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, elimineert fouten, zorgt voor tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

In Nederland is UBL de meest populaire standaard omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard.

Moraal van het verhaal is dat de Rijksoverheid naast het hanteren van haar financieel regime, ook op het vlak van elektronisch factureren de wettelijke standaard (UBL) al heeft bepaald. Aan de gemeenten in Nederland de opgave ook hieraan te gaan voldoen.

Als gemeente SudWest Fryslân weten we wat ons te doen staat en hebben we ook al zicht op een oplossing uit de markt, namelijk Factuurportal.

Meer over elektronisch factureren met Factuurportal

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

“Forrester voorziet gouden toekomst SaaS”. Een interessant artikel in de Computable, geplaatst op 16 februari 2016. Want wat is SaaS? En wellicht nog belangrijker, waarom heeft SaaS een gouden toekomst?

Software as a Service

SaaS staat voor Software as a Service. Dus niet de traditionele on-premisse oplossingen, maar software die wordt afgenomen in de vorm van een service, ofwel abonnementsvorm. Simpelweg betekent dit dat de software geen ‘bezit’ wordt van een organisatie, maar dat de organisatie een abonnement neemt op de software.

Als voorbeeld neem ik hierbij elektronisch factureren. Voor een organisatie zijn er meerdere manieren om een elektronisch facturatieproces in te richten. Ga je voor een scan- en herken oplossing, dan heb je een scanstraat nodig om de facturen in te scannen om vervolgens de gescande facturen te herkennen met de bijbehorende software. In dit geval is er sprake van een on-premisse oplossing, er moet namelijk een complete scanstraat worden geïmplementeerd op locatie.

De andere mogelijkheid is een SaaS-oplossing, zoals Factuurportal. Factuurportal werkt volledig in de cloud en er hoeft dus niets geïmplementeerd te worden op locatie. De implementatie van Factuurportal bestaat uit het leggen van een koppeling met het inkoopsysteem en het trainen van de medewerkers in de werking van de software.

Het verschil tussen SaaS en on-premisse

Het verschil? Bij een on-premisse oplossing worden er vaak ingrijpende aanpassingen gemaakt aan de ICT-structuur van een organisatie, dit is dus een implementatie met een grote impact. Bij een SaaS-oplossing is de impact minimaal en is de oplossing gemakkelijk te integreren in de huidige ICT-structuur.

Onderstaand samenvattend de voordelen van SaaS ten opzichte van on-premisse:

  • Geen (hoge) investering
  • Geen onderhoudskosten en afschrijvingen
  • Hoge flexibiliteit door de abonnementsvorm
  • Lage tot geen impact op ICT-structuur
  • Geen zorgen om beheer
  • Uitstekende service van de softwareleverancier die klanten tevreden moet houden omdat de klanten makkelijk op korte termijn kunnen opzeggen.

SaaS heeft een gouden toekomst en Factuurportal draagt daaraan bij. Benieuwd naar de voordelen van een SaaS e-facturatie oplossing voor uw onderneming? Lees alles over Factuurportal.