);

Archives op mei 2016

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Paper

Een administratief medewerker van bedrijf Paper ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen om vervolgens de papieren facturen over te tikken in het inkoopsysteem. Daarna volgt er een visuele controle en wordt de factuur doorgezet voor goedkeuring. Het bestaat echt nog, de traditionele manier van factuurverwerking. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Better Days

Bedrijf Better Days heeft al stappen genomen om de factuurverwerking te verbeteren door gebruik te maken van een scan- en herkenoplossing. De administratief medewerker van Better Days ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen en maakt vervolgens “batches” met facturen. Deze “batches” worden vervolgens met behulp van een scanner digitaal gemaakt, waarna een oplossing op basis van Optical Character Recognition (OCR) de factuur uitleest. Het uitleesresultaat wordt vervolgens klaargezet in het inkoopsysteem. Ondanks dat de factuurverwerking van Better Days efficiënter is dan die van Paper, komt er nog steeds een visuele controle aan te pas. Een scan- en herkenoplossing is namelijk niet 100% correct, denk aan uitleesfouten waarbij een “I” (hoofdletter i) wordt aangezien voor een “1” etc.

Knelpunten bij Paper en Better Days

Uit onze ervaring blijkt dat de factuurverwerking van de meeste bedrijven op die van Better Days lijkt. Slechts een klein percentage verwerkt de facturen nog compleet handmatig, zoals Paper dat doet. Bij beide processen komen de knelpunten op hetzelfde neer:

– Factuurverwerking neemt (te) veel tijd in beslag

– Factuurverwerking is foutgevoelig

– Doorlooptijd van facturen is (te) lang waardoor betalingstermijnen niet gehaald worden

– Controle en correspondentie met leverancier over foute facturen is tijdrovend

– Grote stroom papieren facturen wordt in stand gehouden

Bovenstaande knelpunten leiden tot ingrijpende gevolgen, uitgedrukt in tijd en geld. Een organisatie zoals Paper of Better Days heeft vaak meerdere administratief medewerkers in dienst om de facturen te verwerken, die al snel €50.000,- per FTE per jaar kosten (TCO). Daarnaast leidt handmatige verwerking tot fouten, eindeloze correspondentie met leveranciers, dubbel betaalde facturen en het niet behalen van betalingstermijnen. Allemaal gevolgen die voorkomen kunnen worden door Factuurportal in te zetten. Onderstaand voorbeeld van gemeente Eindhoven laat zien hoe.

Gemeente Eindhoven lost de knelpunten op

Gemeente Eindhoven loopt voorop als het gaat om innovatie en het digitaal stroomlijnen van haar bedrijfsvoering. Met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. In lijn met toekomstige wet en regelgeving. Na een uitgebreide marktconsultatie voor de elektronische verwerking van facturen is de keuze gevallen op Factuurportal. Waarom?

– Factuurportal ontvangt, verwerkt en valideert alle inkomende PDF- en UBL-facturen volautomatisch

– Factuurportal garandeert 100% correct uitgelezen facturen

– De doorlooptijd van factuurverwerking wordt teruggebracht tot enkele minuten

– Automatische notificatie naar leveranciers over de status van de ingezonden factuur

– Stroom papieren facturen wordt geleidelijk afgebouwd

Gemeente Eindhoven heeft een kostenbesparing gerealiseerd en een efficiencyslag gemaakt door Factuurportal in te zetten voor de volautomatische verwerking van inkomende PDF- en UBL-facturen. Benieuwd naar de resultaten? Lees de klantcase Eindhoven!

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door elektronische factuurverwerking

Ab Borg - Qualiborg B.V.

Papier is een uit de hand lopende vorm en kostenverhogende factor. De hoeveelheden papier die in onze huidige samenleving omgaan zijn gigantisch. Allerlei risicomijdende procedures die we in de loop der tijd met elkaar hebben gecreëerd resulteren in een exponentiële toename van in elkaar grijpende bureaucratische gedrochten, archieven daarmee annex, die aan nieuwelingen in deze wereld haast niet meer zijn uit te leggen. Soms zijn er andere vormen van logica nodig om de volgordelijkheid van processen, laat staan overzicht en doelen, nog te kunnen vatten. Rekenkamers van diverse overheden laten zich niet zelden in laatdunkende bewoordingen uit over doelmatigheid en efficiency, een zaak die uiteindelijk elke burger aangaat.

De rol van overheden hierin.

Om uit de bovengenoemde, wat gechargeerde,  beschrijving te geraken vervullen overheden ook een cruciale rol. Als maatschappelijke organisaties hebben zij niet alleen een normstellende voorbeeldrol maar zitten zij ook op een sleutelpositie in hun economisch handelen voor hun eigen takenpakket op de diverse terreinen van onze samenleving. Het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is op overheden met uitnemendheid van toepassing. Het gaat dan om de volgende kenmerken: goed bestuur van de organisatie, mensenrechten, arbeidspraktijk, milieu, eerlijk zaken doen, consumentenaangelegenheden, betrokkenheid bij de gemeenschap. Deze kenmerken vormen ook de basis van de internationale ISO 26000-richtlijn.

Invulling van de overheidsrol.

Als het om gewenste veranderingen gaat, MVO om eens wat te noemen, hebben overheden in economische ketens een niet te onderschatten functie als inkoper van goederen en diensten en als aanbesteder van infrastructurele projecten. Zij stellen eisen aan de toeleveranciers. De meeste van de toeleverende bedrijven kopen op hun beurt ook weer producten en diensten van andere bedrijven en instellingen. Eisen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen spelen in deze (dan inmiddels) ketens begrijpelijkerwijs dan ook steeds meer een rol. Zodanig dat er reputaties mee gemoeid zijn. Dit kan een prikkel vormen voor het op gang brengen van een beweging waarbij men klanteisen doorvertaalt naar leverancierseisen. Met name ook op MVO-gebied.

Wanneer doe je het als overheid op MVO-gebied nu goed?

Uitdrukkelijk NIET wanneer MVO door ketenpartners, waaronder overheden, slechts inhoudsloos vermarkt wordt: MVO blijft dan hangen in windowdressing. Want daadwerkelijke verduurzaming van de markt is het oogmerk.

WEL wanneer overheden vanuit een breed overzicht van MVO-aspecten hun eigen bedrijfsmatige activiteiten en die van hun toeleverende ketenpartners continu verbeteren.

Een van die aspecten is het overheidsorganisatie elektronisch factureren. Dat drukt (sic!) de kosten op het gebied van handling, opslagruimte en porti bij overheden zelf alsook bij ketenpartners. Maar uiteindelijk ook bij de burger.

Ab Borg – voorzitter stichting bevordering duurzame strategie en bedrijfsvoering, Qualiborg B.V.
info@qualiborg.com