);

Archives op oktober 2019

De 6 belangrijkste voordelen van SaaS!

Steeds meer IT oplossingen worden als “Saas”, Software as a Service, aangeboden. Bij Software als een Service draait de software niet op de server van de organisatie zelf, maar centraal op een externe plaats. De functionaliteit wordt via internet als een online dienst aangeboden. Een van de belangrijkste voordelen voor de organisatie is, dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor het beheer en onderhoud van de applicatie en het platform waar het op draait.

In de zorgsector wordt de laatste tijd de noodklok geluid over het steeds groter wordend aantal applicaties en systeempjes dat binnen instellingen operationeel zijn. Voor veel IT afdelingen van instellingen wordt het een onbeheersbaar geheel waar overzicht over ontbreekt en wat nauwelijks ondersteund kan worden. Laat staan de uitdaging die het vormt om dit woud aan applicaties volledig up-to-date te houden. Zeker op de krappe arbeidsmarkt voor goede IT-ers wordt dit probleem alleen maar nijpender.

Naast het genoemde voordeel m.b.t. beheer en onderhoud zijn er nog meer voordelen. We zetten de 6 belangrijkste voordelen kort op een rij:

  1. Minder of geen investeringen bij ingebruikname van de software.
    Hierdoor is de implementatietijd over het algemeen ook zeer kort (‘plug and play’);
  2. Gebruik middels een abonnement dat gemakkelijk periodiek beëindigd kan worden;
  3. SaaS oplossingen zijn schaalbaar, waardoor de kosten flexibel mee bewegen met de behoefte van de gebruiker;
  4. De klant hoeft zich niet bezig te houden met het beheer van de software en de infrastructuur waar die op draait;
  5. Lagere kosten omdat er minder personeel en apparatuur nodig is;
  6. Software leveranciers blijven betrokken bij hun klanten en streven continu naar verdere optimalisatie van het systeem, om zo het aantal vertrekkende klanten zo laag mogelijk te houden. Dit maakt de software toekomstbestendig.

Ook onze eigen eFacturatie Cloudservice Factuurportal is een SaaS oplossing. Juist om het voor gebruikers laagdrempelig te maken. De hierboven genoemde voordelen zijn ook op onze dienstverlening van toepassing.

Factuurportal én Robotics; de snelste weg naar succesvolle automatisering van de inkomende factuurverwerking!

Robotic Process Automation (RPA) is ‘hot’! Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van RPA. Waar automatiseringsprojecten in het verleden vaak faalden en niet de gewenste resultaten leverden, is RPA een uitermate laagdrempelige oplossing.

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot(computer) de reeds bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt, eigenlijk precies zoals een medewerker dit ook zou doen. Vooraf worden werkprocessen geobserveerd en geanalyseerd. En vervolgens worden de handelingen van de van de robot daarop gebaseerd. Zodra de robot is ‘getraind’, kan hij automatisch processen uitvoeren. Een oplossing die met name geschikt is voor gestandaardiseerde en repeterende werkzaamheden. En doordat er inmiddels zeer professionele standaard RPA oplossingen beschikbaar zijn, heb je in een paar weken tijd een proces geautomatiseerd.

De combinatie van RPA met Factuurportal maakt het mogelijk om in een dergelijk kort tijdsbestek het proces van inkomende factuurverwerking te automatiseren. Factuurportal is dé SaaS-oplossing voor geautomatiseerde ontvangst,validatie en conversie van inkomende facturen. Samen met een boekhoud-robot worden eenvoudig aanvullende processtappen van de inkomende factuurverwerking ook geautomatiseerd. Hierbij kun je denken aan:

  • Het routeren van facturen ten behoeve van de goedkeuring door budgethouders;
  • Het toevoegen van coderingen ten behoeve van het boeken van de facturen in de administratie;
  • Het matchen van inkooporders met inkomende facturen en deze betaalbaar stellen.

Dit zijn functionaliteiten die in de meer uitgebreide ERP-of P2P-systemen ook zijn opgenomen. Het selecteren en implementeren van een dergelijke oplossing vraagt echter al snel een half jaar doorlooptijd (meestal langer!). En een goede analyse van de licentiekosten is ook aan te raden. Zeker als het aantal goed keurders/budgethouders groot is, lopen de licentiekosten van een dergelijke oplossing al snel flink op.

Factuurportal in combinatie met RPA biedt een alternatief wat én in een paar weken is te implementeren én wat qua kosten zeer beperkt is. Daardoor is de terugverdientijd zeer kort (meestal binnen een half jaar!). En dan beschikt u over een state-of-the-art-oplossing. Factuurportal wordt gezien als een ‘best-of-breed’ oplossing voor de factuurconversie. En UIpath (de RPA oplossing die door onze implementatiepartner Tacstone 
wordt aangeboden https://tacstone.nl/tacstone-wint-2019-uipath-partner-of-the-year-award/ ) is volgens Gartner een van de beste RPA oplossingen in de markt.

Vijf harde feiten over de kosten van de inkomende factuurverwerking

Uit eerder onderzoek (Aberdeen, Hacket en Gartner) is gebleken dat de verwerking van papieren- en pdf-facturen behoorlijk arbeidsintensief en kostbaar is:

  1. Een inkomende factuur wordt in gemiddeld 19 dagen verwerkt en dat kost gemiddeld 9 euro per factuur;
  2. Bij 20%van de inkomende facturen stijgt door fouten de verwerkingstijd met 9 dagen naar zo’n 28 dagen, dit zorgt ervoor dat de verwerking van een factuur meer dan 20 euro kost;
  3. Gemiddeld wordt er 0,25 fte besteed aan het beantwoorden van leveranciersvragen. Dat neemt snel toe als de verwerkingstijd door fouten toeneemt;
  4. Door bovenstaande opsommingen kunnen de gemiddelde kosten voor factuurverwerking oplopen tot wel 60 euro per factuur;
  5. Bijna 50%van de organisaties mist het zicht op het verwerkingsproces en daarbij dus ook het inzicht in de kosten van dit proces.

E-facturatie zou hier een oplossing voor bieden. Door elektronische facturen te versturen (en dus ook te ontvangen), zullen de kosten en doorlooptijd van de verwerking inderdaad fors teruggedrongen kunnen worden.De overgang van papieren- en PDF-facturen naar E-facturen (XML/UBL) gaat echter langzamer dan verwacht. In praktijk blijkt dat op dit moment nog zeker 80% van de facturen via e-mail (in PDF) of zelfs nog via de post wordt aangeleverd. Dat betekent dat de doorlooptijd, kosten en leveranciersvragen van en over facturen nog steeds hoog uitvallen.

De verwachting is dat in de komende jaren het aandeel E-facturen inderdaad zal gaan toenemen, maar dat er tegelijkertijd door m.n.het kleinbedrijf nog behoorlijk wat PDF facturen verstuurd zullen worden.Vanuit de overheid wordt het gebruik van E-facturen (o.a. door wetgeving)gestimuleerd.

Klant- en leveranciersvriendelijke factuurverwerking

Factuurportal biedt u een oplossing voor zowel de verwerking van PDF facturen als voor de verwerking van E-facturen. Hierdoor hebt u nu al de mogelijkheid om per direct de voordelen van E-facturatie te benutten (wij converteren de PDF facturen in een échte E-factuur).

Hierdoor kunt u per direct de gemiddelde kosten per factuur en het aantal fte dat bezig is met het beantwoorden van leveranciersvragen over facturen flink laten dalen. En omdat we tevens in staat zijn om ook E-facturen te ontvangen en te verwerken (we zijn ook access provider voor Peppol, het Europese platform voor E-facturatie), bent u ook meteen klaar voor de toekomst!

Uit een recent klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat onze klanten gemiddeld een 8,5 geven aan de doorlooptijd van het proces. De E-facturen die u vanuit Factuurportal ontvangt, zijn gevalideerd en dus foutloos en kunnen direct worden geïmporteerd in uw systeem. Leveranciers ontvangen notificaties waardoor zij precies weten waar hun factuur zich in de keten bevindt.

Onze SaaS oplossing is in slechts enkele weken te implementeren en vergt nauwelijks inspanning van de klant. En leveranciers kunnen per direct meedoen.

Zowel een klant- als leveranciersvriendelijk proces!