);

Archives op 2020

Verkoopfacturen vanuit Odoo via Peppol versturen?

U heeft vast al gehoord dat het werken met eFacturen veel voordelen biedt, omdat deze betrouwbaar en efficiënt verwerkt kunnen worden. Dat geldt voor ontvangen facturen van leveranciers, maar dat geldt ook voor verkoopfacturen.

Hobbels bij e-facturatie

Het blijkt in praktijk nog niet zo makkelijk te zijn om eFacturatie toe te passen. Veel administratieve systemen zijn niet in staat om eFacturen in het juiste formaat (standaard) te genereren. Of blijken niet gekoppeld te zijn aan het Peppol netwerk.

Peppol

Factuurportal is Full Access Provider van SimplerInvoicing / Peppol. Hiermee zijn wij gekoppeld aan het Peppol netwerk. Wij kunnen namens onze klanten facturen ontvangen, verwerken én versturen via het Peppol netwerk. Wij zijn in staat om (verkoop)facturen in het juiste UBL-formaat te genereren en te versturen via het Peppol netwerk naar uw opdrachtgever.

Odoo

Dutchworld en Factuurportal hebben samen de mogelijkheid gecreëerd om eFacturen vanuit Odoo via Peppol te kunnen versturen. Via Odoologic worden de factuurgegevens bij Factuurportal aangeleverd. Factuurportal genereert op basis hiervan een UBL factuur in het juiste formaat. Vervolgens levert Factuurportal deze UBL factuur via het Peppol netwerk af bij de klant. Deze ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging.

Voordelen e-factureren nu ook bij Odoo

Odoo biedt nu dus ook de voordelen van eFacturatie. We noemen de belangrijkste:

  • Tijdbesparing
    De facturen worden direct verstuurd en verschijnen direct in de boekhouding, dit zorgt voor minder handelingen voor het versturen van de facturen.
  • Snellere betaling
    Doordat uw elektronische verkoopfacturen eerder worden ingeboekt, worden de facturen meestal eerder betaald.
  • Minder fouten
    Omdat er minder stappen zijn bij het versturen en (aan de andere kant) het verwerken van een e-factuur, vermindert automatisch de kans op fouten.

Meer weten

Wilt u meer weten over eFacturatie of over facturatie via Peppol? Neemt u dan gerust contact met ons op!

Telefoonnummer: +31 10 846 0581
Mail: support@factuur-portal.nl

Factuurportal B.V.
Dutchworld IT Solutions
Odoo Experts

Corona crisis helpt ons over de drempel van het ‘remote’ werken!

Bent u inmiddels ook volledig on-line ontsloten en via het web in contact met uw omgeving?

Als iets duidelijk is geworden in de huidige corona crisis, is het wel het nut en de noodzaak van communicatie en het kunnen werken via internettoepassingen. Mogelijkheden die al tijden beschikbaar waren, maar niet zo’n enorme vlucht namen omdat er altijd een drempel was om ze echt te gaan gebruiken. Totdat we wel moésten! Lees meer…

Herkent u de drempels?

Een salesgesprek via Skype, een vergadering via MS Teams? Pitchen via Google Hangouts? Ik weet niet hoe het u vergaan is, maar eindelijk heb ik tijd gestoken om deze handige tools te gaan gebruiken. In het verleden heb ik regelmatig pogingen ondernomen om op afstand te vergaderen, maar vaak liep dat op niks uit omdat we niet konden verbinden, omdat de microfoon niet werkte, de externe camera niet herkend werd etc.
Dan was het toch sneller om even te bellen of alsnog live af te spreken.

Nu dat laatste vanaf half maart niet meer kon, heb ik doorgezet en bleek de oplossing vaak verrassend simpel. Gewoon even wat instellingen checken en waar nodig aanpassen aan de specifieke situatie en vervolgens draaien de tools als een zonnetje! En ervaren we hoeveel gemak en tijdswinst dergelijke oplossingen met zich meebrengen.

Blijvend effect

De breed gedeelde opinie is dan ook dat het ‘werken op afstand’ nu echt een blijvertje is. Ook als de huidige pandemie achter de rug is, dan zullen mensen deze tools blijven gebruiken en bewuster met hun tijd om gaan. Is het live-contact voor deze afstemming of bespreking echt nodig en is het de reistijd (en file?) waard, of kunnen we dit net zo effectief met een Teams meeting regelen?

Ook Factuurportal werkt vanuit de cloud

De analogie van de net weergegeven ervaringen met onze cloudoplossing Factuurportal is opvallend. Nu we met name vanuit huis werken en maar zeer beperkt op kantoor aanwezig zijn, wordt het gemak en de toegevoegde waarde van cloud-oplossingen zoals de onze nog meer duidelijk.

Een recent aangesloten klant verzuchtte: “Ik kon mijn werkzaamheden eigenlijk allemaal prima vanuit huis doen. De enige reden waarom ik nog regelmatig naar kantoor kwam, was om de binnengekomen facturen in te scannen en te verwerken. Nu we de hele factuurverwerking via de cloudoplossing van Factuurportal laten verlopen is, kunnen we echt ‘remote’ werken. Heerlijk!”.

En ook voor Factuurportal geldt: de activering en aansluiting kosten eigenlijk nauwelijks moeite (instellingen goed zetten!), en dat weegt alleszins op tegen het gemak en de efficiencywinst die dat vervolgens oplevert. Het aansluitproces gebeurt volledig op afstand, zelfs in deze corona tijd is onze oplossing snel up-and-running!

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met mij op. Ik vertel u graag over de mogelijkheden van onze oplossing en hoe die ook in de huidige tijd snel geactiveerd kan worden.

Rob Klaver
Directeur Factuurportal BV
rob.klaver@factuur-portal.nl

De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

  1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
    a. IBAN-rekeningnummer
    b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
    c. KvK-nummer
    Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
  2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
    Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
  3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
    Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
  4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
    De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
  5. Onduidelijke diensten of goederen.
    Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

Al jaren wordt er gesproken over eFacturatie als een soort heilige graal. Tot nu toe wordt die belofte nog maar mondjesmaat ingelost. En dat terwijl systemen steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden en de communicatie tussen systemen steeds eenvoudiger wordt.

Het sleutelwoord is standaardisatie. Niet alleen qua techniek (dus computertalen, protocollen etc.), maar ook qua inhoud en structuur. Dat is wat UBL (Universal Business Language) in combinatie met specifieke afspraken over de inhoud en structuur van facturen beoogt te doen. In Europa kennen we de Europese Norm (EN)16931, specifiek in Nederland wordt er voor de uitwisseling van UBL-facturen ook NLCIUS gebruikt. Om het verzenden en ontvangen van UBL-facturen te vergemakkelijken is er de SimplerInvoicing community opgericht, waar participanten gezamenlijk werken aan verbetering van eFacturatie.

En toch merken veel bedrijven dat het nog steeds niet altijd makkelijk is om XML/UBL facturen te verzenden of te ontvangen en te verwerken. We zien in de praktijk een aantal oorzaken die hieraan ten grondslag liggen:

  • Het is nog niet zo eenvoudig om tot internationaal dekkende standaarden qua inhoud en structuur te komen, omdat (fiscale) wet- en regelgeving tussen landen verschilt. Denk bijvoorbeeld aan een typisch Nederlands fenomeen van het werken met G-rekeningen. Dit wordt niet afgedekt in internationale SI-UBL- standaarden. Dat maakt dat er vaak varianten op standaarden worden gecreëerd die door lang niet alle aanbieders van administratieve- of facturatiesystemen worden ondersteund.
  • Veel organisaties gebruiken niet altijd de meeste recente versie van administratieve systemen of werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen zijn vaak niet in staat om XML/UBL-facturen te genereren.
  • De gebruikers van de administratieve systemen hebben met name een financieel administratieve achtergrond en zijn minder thuis in de UBL standaarden en ontberen kennis van XML/UBL-bestanden. Hierdoor is het lastig om eventuele aanpassingen aan de UBL-facturen zelf te doen, waardoor deze alsnog aan de standaarden zouden kunnen voldoen.

Door deze problemen, merken we dat veel organisaties nog niet in staat zijn om valide UBL facturen te verzenden. En dus merken de ontvangers van XML/UBL-facturen dat deze alsnog niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de financieel administratieve systemen, omdat de factuur niet valide is conform de te hanteren standaard en omdat de mapping van velden niet goed gaat.

Onze verwachting is dat dit in de toekomst echt wel gaat verbeteren. Maar niet zo snel. Het vervangen van systemen vergt nou eenmaal een aanzienlijke doorlooptijd en bij veel bedrijven ligt de focus niet op standaardisatie van UBL-facturen.

Factuurportal biedt hiervoor een oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde inkomende factuurverwerking, kunnen wij u ook ondersteunen bij het converteren en valideren van XML/UBL verkoopfacturen naar elke gewenste standaard. Zonder aanpassingen aan uw eigen systeem. Heeft u vragen over eFacturatie of over gehanteerde UBL standaarden, neemt u gerust contact met ons op. https://factuur-portal.nl/

AI: Hoe algoritmes ons dagelijks leven bepalen

Het gebruik van Artificial Intelligence neemt ongelooflijk snel toe.

Ons leven wordt bestuurd door algoritmes, regeltjes achter de schermen. Deze wiskundige formules, gevoed door grote hoeveelheden data, filteren verdachten uit de massa, bepalen wat we zien op het web en hoe we ons gedragen in winkels en in het verkeer. Op 28 januari schreef NRC over 2 nieuwe toepassingen bij het Radboud UMC en het VU MC.

In het ‘Reshape center’, de innovatieafdeling van het Radboudumc, monitoren medewerkers patiënten op afstand (bron NRC 26-01-2020, foto Flip Franssen)

In korte tijd verschenen 2 artikelen in NRC over nieuwe toepassingen van AI in de zorg. Twee ziekenhuizen geven algoritmen formeel een adviserende rol bij medische beslissingen:

  • Bij het Amsterdam UMC, locatie VUmc, gaat de computer artsen adviseren of een patiënt veilig kan worden ‘ontslagen’ van de intensive care.
  • In het Radboudumc in Nijmegen worden computerscores die iets zeggen over de gezondheid van patiënten onderdeel van het protocol. Het ziekenhuis wil problemen zien aankomen vóórdat de patiënten zich ziek voelen.

Toepassingen van AI

Ziekenhuizen verwachten veel van data-analyse met kunstmatige intelligentie. Maar we kennen inmiddels veel meer toepassingen van AI en Machine Learning. Routeplanners die rekening houden met drukte en files en met voorkeursroutes, websites met trackers die vervolgens specifieke content aanbieden. Maar ook risico-analyses bij verzekeringsmaatschappijen, algoritmes die de belastingdienst gebruikt om fraude op te sporen, gezichtsherkenning bij beveiligingscamera’s en zelfs wapensystemen die ‘zelfstandig’ het doel opzoeken.

Er is best de nodige angst of de algoritmes de besluitvorming van de mens gaan overnemen, zeker als je dat laatste voorbeeld in ogenschouw neemt. Deze angst is volgens deskundigen voorbarig, al is dat in onze opinie ook zeker afhankelijk van de soort toepassing. AI modellen worden met name gebruikt om snelle analyses van grote hoeveelheden data te kunnen uitvoeren. Patroonherkenning of juist afwijkingen daarvan. Met name voor signalering en advisering, de uiteindelijke besluitvorming berust over het algemeen (gelukkig) bij de mens zelf.

Eigenlijk overal waar het gaat om interpretatie van grote hoeveelheden gegevens of het steeds herhalen van dezelfde routines op grote hoeveelheden gegevens, dan is de inzet van Artificial Intelligence interessant.

AI bij Factuurportal

Ook Factuurportal maakt bij het uitlezen van de factuurgegevens gebruik van AI / Machine Learning. Doordat het model in staat is om gegevens (incl. patronen en kenmerken) te herkennen, is het uitlezen van de data substantieel verbeterd. Dit komt aan de nauwkeurigheid ten goede en scheelt substantieel tijd. Wat zich per saldo vertaalt in aantrekkelijke tarieven.
En een belangrijk voordeel is tevens dat hoe meer klanten gebruik maken van Factuurportal, hoe meer volume er door ons AI model gaat en hoe betrouwbaarder het wordt. Het mes snijdt aan twee kanten!

Als u geïnteresseerd bent in AI / Machine Learning en u wilt meer weten over onze toepassing, neemt u dan gerust contact met ons op. We zijn bereikbaar via 010 – 846 0581 of per mail support@factuur-portal.nl.