);

Archives op september 2021

Factuurportal is ISO-gecertificeerd!

Informatieveiligheid en daarmee informatiebeveiliging zijn tegenwoordig ontzettend belangrijk. Wie het nieuws volgt, weet dat cyberaanvallen en datalekken tegenwoordig geen uitzondering meer zijn. Ze komen steeds vaker voor. Denk bijvoorbeeld aan de cyberaanval in 2020 op de Universiteit van Maastricht; de cybercriminelen die hun systemen wisten te versleutelen, hebben €197.000 euro van de universiteit afgedwongen om erger te voorkomen. Ook Hof van Twente was kwetsbaar voor een aanval, zij werden begin vorig jaar slachtoffer van hackers. Recent kwamen de pensioengegevens van deelnemers bij Blue Sky Groep ‘op straat’ te liggen. Bewijs te over dat het goed regelen van uw informatiebeveiliging essentieel is!

De ISO 27001 certificering

Omdat Factuurportal grote waarde aan informatiebeveiliging hecht, hebben we vanaf de start van het bedrijf veel aandacht besteed aan sterke beveiliging. We verwerken immers facturen voor onze klanten én de leveranciers van onze klanten. Die bevatten mogelijk gevoelige en vertrouwelijke informatie, die niet op straat mogen komen liggen.

Het geheel aan beleidsregels, procedures en werkwijzen dat Factuurportal in place heeft om de informatieveiligheid te waarborgen is samengebracht in het zogenaamde Information Management Security System (ISMS). Dit ISMS van Factuurportal is in de afgelopen maanden door een externe auditor beoordeeld op de ISO 27001 normering en per 5 september j.l. heeft Factuurportal het felbegeerde ISO 27001 certificaat verkregen. En daar zijn we heel trots op! 

Wat is een ISO 27001 certificering?

Misschien denkt u nu: klinkt goed, maar wat is een ISO-certificering precies? ISO 27001 is een internationale standaard op het gebied van informatiebeveiliging. Deze norm biedt richtlijnen om het beveiligen van informatie goed te regelen, met als doel om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie binnen uw organisatie zeker te stellen. Het laat zien dat u voldoet aan strenge normen op het gebied van cybersecurity.

Waarom Factuurportal gekozen heeft voor een ISO-certificering

Wij zijn voortdurend bezig met de verdere uitbouw en professionalisering van ons bedrijf. Om hierin extra stappen te zetten, hebben wij ervoor gekozen om voor een ISO-certificering te gaan. Voor zowel onszelf als voor onze klanten is het een heel fijn idee dat we onze informatiebeveiliging goed op orde hebben. Naast de maatregelen vanuit de AVG-wetgeving vormt de ISO-certificering een goede waarborg en methode om de informatiebeveiliging aan de benodigde standaarden te laten voldoen.

Begeleiding door Tacstone consulting

Factuurportal heeft zich bij de opzet van het ISMS en de voorbereidingen op de verkrijging van het ISO-certificaat laten begeleiden door Tacstone Consulting. Tacstone is onder meer expert op het gebied van riskmanagement, compliance en informatieverwerking. Vanuit Tacstone zijn we begeleid door Jim Emanuels, hij is naast partner bij Tacstone tevens Hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging aan de Rijksuniversiteit Groningen. De externe audits zijn uitgevoerd door QualityMasters. Zij zijn als bureau gespecialiseerd in de beoordeling van informatiebeveiliging bij kleinere en middelgrote organisaties.

We zijn ontzettend trots dat we nu aan de hand van het ISO-certificaat kunnen aantonen dat we onze processen goed op orde hebben. We willen Jim en zijn team graag bedanken voor de professionele begeleiding. Onze manager supportdesk, Lara van Andel, heeft een grote rol gespeeld bij de totstandkoming van onze ISMS en we zijn meer dan bereid om hier meer over te vertellen, mocht u interesse hebben.

Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Drie belangrijke controles aan de voorkant van het factuurverwerkingsproces

    Waarschijnlijk weet u inmiddels dat digitale factuurverwerking een groot aantal voordelen biedt. Het stelt een organisatie in staat om tijd te besparen, kosten te verlagen en meer tijd te nemen voor andere activiteiten die van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Anders gezegd: automatische factuurverwerking helpt u met de optimalisatie van het proces, waardoor het eenvoudiger en sneller wordt.

    Een belangrijk onderdeel van factuurverwerking draait om controles. U wilt voorkomen dat er foutieve facturen in uw administratie terechtkomen. Wie er namelijk aan het begin van het proces voor zorgt dat facturen op de juiste manier gecontroleerd zijn, hoeft geen extra werk te verrichten rondom correcties en bel- en mailverkeer met leveranciers.

    Het vervelende van deze controles is dat ze niet moeilijk of complex zijn (eigenlijk gewoon saai), maar dat het wel tijdrovend werk is wat nauwkeurig gedaan moet worden. Typische werkzaamheden die voor automatisering in aanmerking komen! Benieuwd welke controles wij aanbevelen? Lees snel verder.

    1. Controleer of het gaat om een bekende crediteur

    Bij ontvangst van een factuur controleert u ten eerste of de afzender bekend is en of dit een leverancier is waar normaal gesproken zaken mee gedaan wordt. Controleer of de crediteurgegevens zoals KvK-nummer, IBAN e.d. vermeld staan én of deze juist zijn. Voor onbekende crediteuren moet worden nagegaan of er inderdaad een bestelling is geplaatst bij deze leverancier. Een belangrijke maar tijdrovende controle waarmee spookfacturen worden onderschept. Op het moment dat de crediteurengegevens niet juist zijn, dient de factuur te worden teruggestuurd naar de leverancier.

    2. Controleer of de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet

    De fiscus stelt eisen aan wat er op facturen vermeld dient te zijn. Voldoet een factuur niet aan deze eisen? Dan dient deze altijd teruggestuurd te worden aan de leverancier met een verzoek om alsnog de juiste factuur aan te leveren. Naast dat de leverancier eigen bedrijfsgegevens op de factuur dient te vermelden, zijn er uiteraard nog meer vereisten. Deze eisen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst. Controleer bijvoorbeeld of de factuur niet al eerder is aangeboden aan de hand van het factuurnummer, of de bedragen en BTW goed zijn gespecificeerd, de adressering en NAW-gegevens juist staan vermeld etc. Staat er ergens onjuiste informatie op de factuur? Neem dan contact op met de leverancier, vermeld de reden waarom de factuur is afgekeurd en vraag om een nieuwe inzending.

    3. Controleer of de factuur voldoet aan alle organisatie-specifieke eisen

    Als organisatie heeft u misschien aanvullende specifieke eisen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inkoopordernummers of verplichtingennummers. Of kostenplaatsen die vermeld dienen te worden. Controleer of deze op de factuur staan en of deze aan de juiste syntax voldoen om te zien of deze juist zijn. Zo niet? Vraag om een aanpassing.

    Automatische factuurverwerking met Factuurportal

    Bovenstaande controles leveren, als uw factuurverwerking (nog) niet geautomatiseerd is, veel extra werk op. Tegelijkertijd zijn deze controles zeer belangrijk en dienen ze nauwkeurig te worden uitgevoerd. Om tijd te besparen en fouten te voorkomen raden wij aan om dit proces te automatiseren. Sommige factuurverwerkingssoftware ondersteunt controles aan de voorkant van het proces.

    Factuurportal biedt volledig geautomatiseerde controles

    De cloudoplossing van Factuurportal heeft alle bovengenoemde controles volledig geautomatiseerd en biedt tevens uitgebreide mogelijkheden om aanvullende controles op de inkomende facturen automatisch uit te voeren. Controles die specifiek voor uw organisatie van belang zijn.

    Foutieve, onterechte en incomplete facturen worden direct afgevangen en de leverancier wordt verzocht de factuur aan te passen en opnieuw in te sturen. Als klant van Factuurportal hoeft u zich hier dus geen zorgen meer over te maken en wordt dit volledig uit handen genomen. Lees meer over onze manier van werken via de pagina ‘Hoe werkt Factuurportal?’.

    Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.