);

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

Inkomende facturen; sommigen zullen zeggen “cijfertjes … weinig spannend”, er is ooit iets geleverd en dat zal nu betaald moeten worden. Afhandeling van gedane zaken. “Boeie!”

Toch krijgen onbedoeld mensen bij de factuurverwerking allerlei –ook inhoudelijke- informatie onder ogen, terwijl dit helemaal niet de bedoeling of ronduit ongewenst is. Dus niet alleen de droge bedragen, die uiteraard al niet iedereen aangaan, maar ook het feit dat een bepaalde leverancier, met zijn specifiek product of dienstverlening überhaupt zaken doet met jouw organisatie, is–an sich- inhoudelijke informatie. Discretie is dan van wezenlijk belang in sommige gevallen.

Maar wat te denken van –opeens- rekeningen van een advocatenkantoor? Of een Outplacement-bureau? Natuurlijk komen dit soort rekeningen niet uit de lucht vallen, maar wél voor sommige collega’s van de postkamer of de financiële administratie. Die denken er dan het hunne van..

Goed, het bonnetje van “Bella Italia” met daarop 6 pizzadozen n.a.v. overwerk en de maandafrekening van “Douwe Egberts Professional” (levering koffiebonen dus) zullen weinig spannend zijn. Maar er zijn meer voorbeelden te bedenken waarbij voorzichtigheid passend zou zijn. De omschrijving op een factuur of de bijlagen bij een factuur kunnen o.a. informatie verschaffen over de probleemstelling, de opdracht, de aanpak, het project. Oftewel inhoudelijke zaken die je intern slechts beperkt wilt delen.

Het potentiële risico zal hem overigens –veel- meer zitten in verwerking van papieren facturen dan digitale, immers een papieren factuur gaat sowieso al door verschillende handen voordat hij de budgethouder en/of de opdrachtgever onder ogen komt. Iemand anders maakt immers de envelop open, iemand scant hem in of tikt hem over. En of dit nu de collega is van de postkamer of van de crediteurenafdeling, het zijn feitelijk personen die met de opdracht inhoudelijk niets te maken hebben en ik denk dat je deze collega’s er dan ook niet mee moet lastig vallen, dat wil zeggen, je richt het systeem zo in dat dit gefaciliteerd wordt.

Bij een digitale document flow ligt genoemd risico uit oogpunt van discretie/geheimhouding beduidend lager omdat hierbij menselijke (tussen)handelingen (en meekijken) per definitie zijn teruggebracht. Maar dan moet je het wel goed doen, dat wil zeggen je factuurverwerking van
A t/m Z digitaal.

Dit alles staat dan uiteraard nog los van de buitenproportionele kosten en tijd die gepaard gaan met de verwerking van een papieren factuur. Of deze nu eerst wordt ingetikt in een applicatie of wordt gescand en herkend (waarbij dan ook nog ’ns sprake is van een percentage uitval).

Gek genoeg blijken veel organisaties alleen van “B t/m Z” te digitaliseren, want “A”, de inkomende factuurstroom, is in verreweg de meeste gevallen nog papier.  En daar lag nu juist de gevoeligheid.

© 2021 Factuurportal