);

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Frank de BeerPDF-facturen afgelopen jaren sterk in opkomst

De stroom inkomende facturen bij Koike is met name de afgelopen jaren opmerkelijk van samenstelling veranderd. Onze leveranciers in binnen- en buitenland sturen steeds minder de facturen over de post, maar zenden hen blijkbaar liever per PDF over de email. Daar hebben wij zelf niet in “gestuurd” of om gevraagd, het is in die zin dus een spontane ontwikkeling, spontaan gedrag. Uiteraard zijn er leveranciers die deze stap nog niet gemaakt hebben, we krijgen op kantoor Zaandam namelijk genoeg papier binnen, maar de trend is – in ieder geval bij ons – opmerkelijk ten gunste van PDF.

Verdubbeling aantal PDF-facturen in 3 jaar tijd

De cijfers spreken voor zich; het percentage PDF-facturen is bij ons de afgelopen 3 jaar verdubbeld van ca. 25% naar ca. 50% van het totaal (en papier dus gedaald van 75% naar 50%). Deze trend zet zich nog steeds onverminderd voort.

We ontvangen van onze leveranciers overigens geen andere soorten facturen, zoals bijvoorbeeld in XML- of EDI –formaten. Dit soort formaten spelen in onze administratie geen enkele rol. Ook hebben wij nog nooit van een leverancier bijvoorbeeld het verzoek gekregen te koppelen met hun eigen boekhoud- of financiële systeem, om maar aan te geven dat PDF en papier totaal dominant zijn.

PDF of papier?

Het is dus alleen PDF en papier dat de klok slaat, waarbij papier naar alle waarschijnlijkheid op termijn het veld zal moeten ruimen ten gunste van PDF. Die trend zie ik niet meer gekeerd worden. Op een zeker moment zal het voor financiële administraties ook wel voor de hand liggen om het groeiend aantal PDF-facturen direct automatisch te laten verwerken. Je moet er immers iets mee, zij gaan “de dienst uitmaken”.

Waarom is er überhaupt nog papier?

Je kunt je afvragen waarom niet elke leverancier die “Opslaan als PDF”-knop weet te vinden in plaats van de “Afdrukken” –knop. Oftewel, waarom is papier nog zo’n hardnekkige factor?

Ik denk twee oorzaken:

  • Bewustwording  
    • De leverancier staat er nu eenmaal niet bij stil, want “het loopt zoals het loopt” en men doet wat men altijd heeft gedaan. Gewoonte speelt een grote rol, vrijwel gedachteloos gaan de facturen steeds op de post.
  • Wantrouwen
    • De leverancier kan een zeker wantrouwen hebben bij elektronisch verzenden; komt mijn factuur wel goed aan? Wordt de data niet gecorrumpeerd? Verdwijnt het niet allemaal in een Spam-box? Voor hen heeft elektronisch factureren nog iets ongrijpbaars en onbekend maakt onbemind. Het feit dat papier tastbaar is en dat de factuurdata daarop vastliggen, d.w.z. niet vluchtig of manipuleerbaar zijn, geeft waarschijnlijk een idee van zekerheid.

Het zal een kwestie van tijd en gewenning zijn. Ook onze laatste groep leveranciers zal naar verwachting uiteindelijk zijn overgestapt op factureren per PDF.

Frank de Beer is Finance Manager bij Koike Europe B.V. en verantwoordelijk voor financiën en de financiële administratie. Koike produceert en distribueert wereldwijd laser-, plasma- en autogeen snijmachines. Toepassingen zijn met name in de machinebouw en zware industrie zoals de scheepsbouw te vinden.

© 2021 Factuurportal