);

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Jan BergwerffMaatschappelijke dynamiek en  focus op digitale dienstverlening

Het ene rapport is nog niet uitgebracht of het volgende dient zich alweer aan. Steeds vanuit de behoefte om eigenlijk blijvend impulsen af te geven richting een (nog) beter presterende overheid. De overheid in casu de gemeente heeft zich lang kunnen koesteren in een bepaalde manier van werken en zich betrekkelijk soepel kunnen aanpassen aan wat er in de samenleving gebeurde. Maar we zijn in het publiek domein op een punt gekomen dat zelfs basale dingen anders moeten worden bekeken.  De maatschappelijke dynamiek is zo aan het veranderen –er is een permanente technologische revolutie gaande– dat instituties er hijgend achteraan lopen. Het aanpassingsvermogen van de overheid wordt echt op de proef gesteld. En, erger nog, het gaat vastlopen als we hier niet fundamenteel anders over gaan denken.

Er wordt vaak geroepen dat de overheid moet sturen en verbinden. Er zijn situaties denkbaar dat invulling geven aan beide onderdelen noopt tot herontwerp van een totaalproces. Per 1 januari 2015 zijn bij de gemeenten belangrijke taken terecht gekomen en met het oog op de decentralisaties zijn zij eigenlijk steeds meer uitvoerder geworden. Dus hoe kan ook daar de nieuwe verbinding worden gelegd? Essentieel hierbij is om na te blijven denken over de vraag: Wat is je dienstverleningsconcept?

De opgave

‘Digitale Overheidsagenda 2017’ bepaalt in sterke mate de agenda van de dienstverlening. Inzetten op ‘digitaal gaan’  verbonden met de nuchterheid dat bepaalde dienstverlening beter op een andere manier kan. Dus: digitaal daar waar het kan, maar blijf oog hebben voor maatwerk daar waar dat nodig is. We moeten mensen niet het digitale kanaal induwen wanneer dat voor hen geen oplossing is. Permanent nadenken over de vraag hoe je als gemeentelijke overheid bijdraagt aan een overheid die:

  • Niet naar de bekende weg vraagt en vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven serieus neemt;
  • Klantgericht is, vraaggestuurd werkt en haar diensten snel, adequaat en waar mogelijk proactief verleent;
  • Zich niet voor de gek laat houden, frauduleus handelen effectief bestrijdt;
  • Weet waarover ze het heeft en een gedegen informatiepositie heeft als het gaat om uitvoering, monitoring en verantwoording.

Het spreekt voor zich dat u van mening bent dat voornoemde elementen in meer of mindere mate al herkenbaar zijn geïmplementeerd en verbonden binnen uw eigen gemeentelijke organisatie. Zoals de Engelsen terecht zeggen: the devil is in the detail, gaat dat ook hier op. In meer of mindere mate wil niets anders zeggen dan dat uw organisatie goed bezig is maar nog niet optimaal of erger nog dat er nog een hele wereld te winnen is.

Invulling geven aan de opgave

Zoals eerder opgemerkt, is de opgave voor de gemeente: bewoners en bedrijven van dienst te zijn, tegen zo laag mogelijke kosten. Een voorbeeld hiervan is het digitaal verwerken van inkomende facturen.  Digitaal verwerken -absoluut niet te verwarren met slimme scan- en herkenoplossingen- maakt dat de relatie tussen u en uw leveranciers naar het optimale niveau wordt getild waarbij:

  • Aangeleverde (digitale) facturen volledig automatisch verwerkt worden;
  • Aangeleverde (digitale) facturen 100% correct verwerkt worden;
  • Beide partijen inzicht hebben in de status van de factuur;
  • Facturen veel sneller verwerkt en betaald kunnen worden;
  • Automatisch notificaties verstuurd worden indien factuurgegevens niet kloppen;
  • Visuele controle en handmatige handelingen tot het verleden behoren.

Deze wijze van verbinden betekent niet ‘roept u maar’ tegen uw leveranciers maar samen met hen eenmalig investeert in het afstemmen van uw factuureisen zodat de ingediende digitale facturen op een snelle en volledig papierloze wijze door Factuurportal gevalideerd worden. Deze facturen worden vervolgens automatisch doorgezet worden naar uw workflow of financiële applicatie.

Bent u ook van mening dat het voor uw gemeente de hoogste tijd voor volledig digitale verwerking van inkomende facturen is? Dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen voor het uitzetten van uw digitale ‘koers’.  Wij hebben de beste stuurlui al aan boord…

© 2021 Factuurportal