);

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

John heesakkers

Uitdagingen bij het verwerken van facturen

Of je nu verantwoordelijk bent voor een afdeling financiële administratie, een accountantskantoor of een administratiekantoor, automatisering is de sleutel tot meer efficiëntie. Hoe meer je van het hele factuurverwerkings- en boekingsproces weet te automatiseren, des te meer tijd je overhoudt voor bijvoorbeeld advieswerkzaamheden. Voor de financiële afdelingen van een organisatie zullen dergelijke werkzaamheden meer intern gericht zijn, voor ons meer extern, namelijk klantgericht.

Door de factuurverwerking te automatiseren, verklein je de kans op fouten en zul je uiteindelijke tijd besparen. Tijd die je beter kunt besteden aan werkzaamheden die waarde toevoegen voor de klant en dus voor ons

De papieren fase voorbij

Zelf zijn we de papieren fase inmiddels wel voorbij. Onze klanten leveren hun facturen en bonnetjes digitaal aan, waarvan 80% in PDF. Het betreft hier zowel “readable” PDF (dus plaatje met tekstlaag), als “non-readable” PDF (alleen een plaatje dat vervolgens door software herkend moet gaan worden). UBL (en XML) krijgen we nagenoeg niet te verwerken. 100% digitaal werken wil echter niet zeggen dat de hele factuurverwerking daarmee dan klaar is want de praktijk wijst uit dat ondanks gemaakte slagen in de automatisering, mensenwerk toch nog altijd nodig is. Wij zien de digitale verwerking als middel om sneller te verwerken maar blijven nog controleren. Recentelijk hebben wij met nieuwe factuurverwerkingssoftware weer een volgende stap gezet om de foutenmarge nog verder te verkleinen.

Het reilen en zeilen van financiële administraties

De vestigingen van HBP Finance verwerken voor hun klanten duizenden inkomende facturen per maand. Ik denk dat we in de loop der tijd wel alle mogelijke factuurformaten, -kwaliteiten en manieren van aanleveren  voorbij hebben zien komen. Door aandacht aan onze automatisering te schenken én steeds te blijven communiceren met de klant, hebben we steeds een werkbare oplossing weten te vinden.

5 tips voor financiële administraties

In onze praktijk hebben wij dus met financiële administraties van derden te doen.

Wat speelt er zoal?

Ik deel graag met jullie enkele van onze ervaringen:

  1. Maak afspraken met je leveranciers
  • Als je met je leveranciers geen nadere afspraken maakt, blijven facturen in werkelijk alle soorten en digitale formaten, maar ook nog op papier binnenkomen.
  • Diverse (bestands-)formaten, kwaliteiten (leesbaarheid) en aanleveringsvormen; deze diversiteit betekent duidelijk meer werk. Werk naar een standaard toe.
  • Nog steeds wordt meer dan 50% van de facturen op papier verstuurd. Vraag je leveranciers om digitaal te factureren een formaat dat jijzelf zoveel mogelijk automatisch kunt verwerken.
  • Onze schatting is dat 10% – 30% van alle facturen door boekhoud- of facturatie-programma’s wordt gegenereerd, afhankelijk van de branche. ZZP’ers gaan richting 30%, het MKB gaat richting 10-20% van alle facturen. ZZP’ers maken hun facturen vaak ook in Excel of Word. Het gaat hierbij vooral om PDF, zoals gezegd speelt UBL/XML eigenlijk geen rol.
  1. Jouw crediteuren c.q. leveranciers hebben tijd nodig om zich aan te passen
  • Verandering in gedrag kost tijd
  • Zelfs na het maken van afspraken over de aanlevering van de facturen (over formaat, kwaliteit) kan er onbedoeld ruis optreden. Maak je leveranciers hiervan bewust.
  • Voorbeelden van ruis:
    • Meerdere bonnetjes op de glasplaat gelegd en gescand
    • 1 scan-bestand met naast facturen ook andersoortige documenten ingescand
    • Slecht geproduceerde, onleesbare scans, delen van de factuur die weggevallen
    • Goede digitale facturen die worden uitgeprint en daarna weer ingescand
    • Missende facturen, namelijk eerst nog te downloaden uit diverse “MyAccounts” (denk aan de telefoonprivider, energieleverancier etc. e.d.)

 

  1. Met alleen automatisering kom je er niet
  • Volgens mij is er op dit moment niet één automatiseringsoplossing voor factuurverwerking die alle menselijk handelen elimineert. Het verwerken van UBL /XML komen wij in de praktijk nauwelijks tegen.
  • Er zal altijd enige mate van uitval, storing, uitzonderingen etc. zijn, waarbij menselijk handelen gewenst is. De keuze moet vallen op de software-oplossing die gedurende een testperiode de minste uitval en fouten en dus de meeste efficiëntie laat zien
  • Tussen de diverse software-oplossingen zijn wel degelijk significante prestatie- en kwaliteitsverschillen.
  • Communicatie met je leveranciers/ crediteuren over het proces blijft essentieel.
  1. Het verwerken van bonnetjes blijft lastig te automatiseren
  • Bonnetjes laten zich moeilijk automatisch verwerken. Zo’n 20% van alle rekeningen is een bonnetje. Houd er in je planning en budgettering rekening met feit dat dit handwerk zal blijven.
  1. Blijf kritisch ten opzichte van je eigen software
  • De verkooppresentatie ziet er altijd goed uit maar ga zelf testen en kijk of de programmatuur voor jouw werkt. Bepaal zelf de norm, communiceer hierover en leg afspraken met de softwareleverancier
  • Hanteer normen die werkelijk invloed hebben op efficiëntie en effectiviteit.
  • Hanteer normen die objectief meetbaar zijn.
  • Bespreek dingen die fout gaan met de softwareleverancier en kom tot oplossingen die voor jou werken.
  • Zorg ervoor dat je weet wat de mogelijkheden van de software zijn en dat je ermee kunt werken door een training te volgen.

Wij hopen met de implementatie van ons nieuwe systeem de factuurverwerking nog efficiënter te maken en blijven kritisch naar onze processen kijken.

John Heesakkers is eigenaar van HBP Finance en coach bij Qredits.

© 2021 Factuurportal