);

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

RickGeautomatiseerde factuurverwerking, een effectief wapen tegen spookfacturen en dubbel betaalde facturen?

Factuurportal verovert in rap tempo de Nederlandse markt met een oplossing voor het verwerken van PDF facturen. Géén gedoe meer met haperende scanapparaten, gebrekkige OCR herkenning en handmatige correcties. Maar wél automatisch facturen ontvangen, inlezen, valideren op KvK-, BTW-, verplichtingennummers en andere eisen. En deze direct als XML/UBL-bericht afleveren in het inkoop- of ERP systeem. Wij hebben voor diverse bedrijven en gemeenten de business case voor deze oplossing doorgerekend. Zonder uitzondering blijkt het economisch verstandig om de stekker uit een – soms nog fonkelnieuwe – scanstraat te trekken. Ter illustratie zal ik een voorbeeld business case behandelen en stilstaan bij een bijzonder element hierin, nl. het fenomeen spookfacturen.

We nemen een middelgrote gemeente die 10 duizend facturen per jaar verwerkt. Papieren facturen gaan de scanstraat in, de rest wordt als PDF-plaatje ‘herkend’ door de OCR-functie van de scansoftware. De uitval uit het scanproces wordt handmatig hersteld. Veel facturen zijn niet compleet en worden handmatig aangevuld. Indien nodig is er contact met de leverancier of wordt de factuur alsnog teruggestuurd. Goedgekeurde facturen worden toegewezen aan de budgethouders. Helaas niet altijd aan de juiste budgethouder, dus dan komt de factuur terug op de administratie om opnieuw in de juiste ‘route’ gezet te worden.

De gemeente heeft moeite om alle facturen binnen de termijn van 30 dagen te betalen. Leveranciers klagen of dreigen zelfs het gat in de weg niet te repareren totdat hun uitstaande factuur is betaald. De financiële administratie moet voortdurend alle budgethouders aansporen om facturen tijdig betaalbaar te stellen. Budgethouders hebben op hun beurt moeite om in rekening gebrachte kosten en prestaties – vaak onder tijdsdruk – te beoordelen.

Als we deze inefficiënties uit het proces van factuurverwerking elimineren, is een besparing van 1,5 tot 3 fte realiseerbaar. Eventuele inhuur kan hierdoor worden beëindigd, een opgelegde formatiereductie wordt realiseerbaar of personeel kan worden vrijgemaakt voor andere taken, zoals het managen van de kwaliteit en continuïteit. Een gestroomlijnde factuurverwerking zorgt dat de gemeente alle facturen binnen de verplichte termijn van 30 dagen kan betalen. In 2014 werd door Nederlandse gemeenten 16 procent van de facturen te laat betaald, wat resulteert in duizenden euro’s per jaar aan incassokosten en wettelijke rente. En omdat facturen zelfs binnen 14 dagen betaald kunnen worden, ontstaat onderhandelingsruimte over een betalingskorting met aannemers en andere leveranciers. Een niet ondenkbeeldige korting van 0,5% levert op een inkoop van 100 miljoen euro ‘zomaar’ 500 duizend euro op.

Een laatste element van de business case is minder voor de hand liggend en lastiger te kwantificeren, maar niet minder relevant. Malafide partijen sturen zogenaamde ‘spookfacturen’ voor niet geleverde prestaties. Dit fenomeen staat ook bekend als ‘acquisitiefraude’. Bestaande leveranciers kunnen – bewust of onbewust – dubbele facturen insturen. Deze schadepost is lastig te kwantificeren. Soms wordt de schade achteraf duidelijk, bijvoorbeeld bij een accountantscontrole, maar in de meeste gevallen zullen we nooit weten welke bedragen ten onrechte zijn overgemaakt.

Hoe kan Factuurportal deze schadepost beperken? Factuurportal valideert iedere factuur direct bij ontvangst op alle wettelijke eisen en specifieke eisen. Indien een factuur niet als authentiek kan worden aangemerkt, bijvoorbeeld door een onbekend BTW-, KvK-nummer of IBAN wordt deze geweigerd en wordt de leverancier automatisch per e-mail genotificeerd. Een dubbele factuur wordt herkend (en dus geweigerd) door harde validatie op unieke factuurnummers, óók als dezelfde factuur de ene keer met een combinatie van debiteurennummer en – factuurnummer is ingestuurd en de volgende keer zonder debiteurennummer. En omdat Factuurportal geen scanoplossing is, maakt het géén scanfouten, door bijvoorbeeld in het factuurnummer een ‘8’ te interpreteren als een ‘3’, of een ‘IO’ voor een ‘10’.

Wat we hiermee kunnen besparen zal nooit helemaal duidelijk zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat Nederlandse overheidsorganisaties gemiddeld 1 euro per factuur dubbel zouden betalen. Voor onze gemeente zou het dan om een schadepost van 10 duizend euro per jaar gaan. Maar misschien is het wel véél belangrijker dat een gemeente straks kan garanderen dat er geen gemeenschapsgeld meer wordt verkwanseld door gebreken in de factuurverwerking?

Rick Teunissen is organisatie adviseur en partner bij Tacstone

www.tacstone.nl

© 2021 Factuurportal