);

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

SSK-SWFBinnen onze gemeente zijn we met elkaar hard aan het werk om dagelijks (kleine) verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen richten zich niet alleen op processen, de onderlinge samenwerking heeft daarbij ook permanent aandacht. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor de gemeente vragen interne aanpassing. En er komt nogal wat af op ons als gemeente. Zoals ook geldt voor alle gemeenten in Nederland. Decentralisaties, asielzoekersopvang zijn om maar iets te noemen zeer forse opgaven. Deze moeten vervolgens nog duelleren met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid.

Gemeentefonds

Het Gemeentefonds wordt gevoed volgens het principe ‘samen de trap op en samen de trap af’. Als het Rijk meer uitgeeft, gaat er meer naar het fonds, geeft het minder uit, dan vloeit er minder naar het Gemeentefonds.

Gemeenten ontvangen dit jaar minder uit het Gemeentefonds dan voorzien, maar moeten wel nieuwe taken in het sociaal domein uitvoeren met minder geld dan voorheen beschikbaar was. Dat ‘vraagt’ van gemeenten ingrijpende keuzes om de financiën op orde te houden. Voorwaar geen sinecure!

Vereenvoudiging van de bedrijfsvoering

Naast meer of minder ingrijpende beleidskeuzes zijn we als gemeenten ook serieus bezig met het kijken naar alle processen binnen het domein van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging van voornoemde processen is hierbij het adagium. Binnen de gemeente SudWest Fryslân tonen we bij het onderzoek naar verbeteringen geen enkele schroom. Momenteel zijn we volop bezig met herontwerp, lees: vereenvoudigen van de P&C cyclus. Ook wij hebben in het verleden de kansen benut voor het optuigen van een indrukwekkende p&c cyclus, overigens zonder dat deze de beleidscyclus ondersteunde, laat staan, deze versterkte.

Daarnaast zijn we ons steeds meer gaan richten op het verder digitaliseren van processen. Hierbij zijn we met name gestuit op de grenzen van onze mogelijkheden binnen de huidige verwerking van inkomende facturen. We ontvangen op jaarbasis circa 23.000 facturen. Hiervan wordt 65% aangeleverd als pdf en via OCR technologie herkend.  De overige 35% van de facturen (ruim 8000) worden bij binnenkomst gescand (van papier naar pdf)

Door middel van handmatige handelingen worden de facturen verder ‘verrijkt’ met interne coderingen. Ondanks het feit dat de collega’s zeer consciëntieus werken en we gebruik maken van slimme scan- en herkentechnologie is er geen sprake van een foutloos proces. De kans is altijd aanwezig dat daardoor de verwerking stokt en de betaling mogelijk vertraging oploopt.

We zijn overtuigd van het feit dat we goed grip hebben op de verwerking van onze inkomende facturen. We zien ook een positieve kentering bij onze leveranciers om hun papieren factuur ‘uit te ruilen’ voor het aanbieden van de factuur als readable pdf factuur. Deze kentering gaat niet vanzelf. We zullen actief moeten blijven inzetten om leveranciers te stimuleren en daar waar nodig te helpen bij het opstellen van een readable pdf factuur. De komende jaren zien wij het gebruik van de readable pdf factuur alleen nog maar toenemen.

Optimaal benutten van elektronisch factureren

Dat betekent dat we ons moeten bezinnen op ons huidige verwerkingsproces. Het verder stroomlijnen, maar meer nog, het optimaal gaan benutten van volledig elektronisch verwerken van digitale facturen vormt voor ons een onontkoombare opgave. We zijn het aan onze leveranciers en burgers verplicht de dienstverlening verder te optimaliseren en te voorzien van een kwaliteitsimpuls. Het vervangen van OCR-achtige techniek in combinatie met het reduceren van handmatige handelingen draagt bij aan een professionele dienstverlening tegen acceptabele maatschappelijke kosten. Het e-factureren is nu al de toekomst!

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van onze leveranciers en onze eigen organisatie. Het uitwisselen van XML-facturen, ofwel elektronisch factureren zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, elimineert fouten, zorgt voor tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

In Nederland is UBL de meest populaire standaard omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard.

Moraal van het verhaal is dat de Rijksoverheid naast het hanteren van haar financieel regime, ook op het vlak van elektronisch factureren de wettelijke standaard (UBL) al heeft bepaald. Aan de gemeenten in Nederland de opgave ook hieraan te gaan voldoen.

Als gemeente SudWest Fryslân weten we wat ons te doen staat en hebben we ook al zicht op een oplossing uit de markt, namelijk Factuurportal.

Meer over elektronisch factureren met Factuurportal

© 2021 Factuurportal