);

Alle berichten door op © 2021 Factuurportal

Factuurportal is ISO-gecertificeerd!

Informatieveiligheid en daarmee informatiebeveiliging zijn tegenwoordig ontzettend belangrijk. Wie het nieuws volgt, weet dat cyberaanvallen en datalekken tegenwoordig geen uitzondering meer zijn. Ze komen steeds vaker voor. Denk bijvoorbeeld aan de cyberaanval in 2020 op de Universiteit van Maastricht; de cybercriminelen die hun systemen wisten te versleutelen, hebben €197.000 euro van de universiteit afgedwongen om erger te voorkomen. Ook Hof van Twente was kwetsbaar voor een aanval, zij werden begin vorig jaar slachtoffer van hackers. Recent kwamen de pensioengegevens van deelnemers bij Blue Sky Groep ‘op straat’ te liggen. Bewijs te over dat het goed regelen van uw informatiebeveiliging essentieel is!

De ISO 27001 certificering

Omdat Factuurportal grote waarde aan informatiebeveiliging hecht, hebben we vanaf de start van het bedrijf veel aandacht besteed aan sterke beveiliging. We verwerken immers facturen voor onze klanten én de leveranciers van onze klanten. Die bevatten mogelijk gevoelige en vertrouwelijke informatie, die niet op straat mogen komen liggen.

Het geheel aan beleidsregels, procedures en werkwijzen dat Factuurportal in place heeft om de informatieveiligheid te waarborgen is samengebracht in het zogenaamde Information Management Security System (ISMS). Dit ISMS van Factuurportal is in de afgelopen maanden door een externe auditor beoordeeld op de ISO 27001 normering en per 5 september j.l. heeft Factuurportal het felbegeerde ISO 27001 certificaat verkregen. En daar zijn we heel trots op! 

Wat is een ISO 27001 certificering?

Misschien denkt u nu: klinkt goed, maar wat is een ISO-certificering precies? ISO 27001 is een internationale standaard op het gebied van informatiebeveiliging. Deze norm biedt richtlijnen om het beveiligen van informatie goed te regelen, met als doel om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie binnen uw organisatie zeker te stellen. Het laat zien dat u voldoet aan strenge normen op het gebied van cybersecurity.

Waarom Factuurportal gekozen heeft voor een ISO-certificering

Wij zijn voortdurend bezig met de verdere uitbouw en professionalisering van ons bedrijf. Om hierin extra stappen te zetten, hebben wij ervoor gekozen om voor een ISO-certificering te gaan. Voor zowel onszelf als voor onze klanten is het een heel fijn idee dat we onze informatiebeveiliging goed op orde hebben. Naast de maatregelen vanuit de AVG-wetgeving vormt de ISO-certificering een goede waarborg en methode om de informatiebeveiliging aan de benodigde standaarden te laten voldoen.

Begeleiding door Tacstone consulting

Factuurportal heeft zich bij de opzet van het ISMS en de voorbereidingen op de verkrijging van het ISO-certificaat laten begeleiden door Tacstone Consulting. Tacstone is onder meer expert op het gebied van riskmanagement, compliance en informatieverwerking. Vanuit Tacstone zijn we begeleid door Jim Emanuels, hij is naast partner bij Tacstone tevens Hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging aan de Rijksuniversiteit Groningen. De externe audits zijn uitgevoerd door QualityMasters. Zij zijn als bureau gespecialiseerd in de beoordeling van informatiebeveiliging bij kleinere en middelgrote organisaties.

We zijn ontzettend trots dat we nu aan de hand van het ISO-certificaat kunnen aantonen dat we onze processen goed op orde hebben. We willen Jim en zijn team graag bedanken voor de professionele begeleiding. Onze manager supportdesk, Lara van Andel, heeft een grote rol gespeeld bij de totstandkoming van onze ISMS en we zijn meer dan bereid om hier meer over te vertellen, mocht u interesse hebben.

Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Drie belangrijke controles aan de voorkant van het factuurverwerkingsproces

    Waarschijnlijk weet u inmiddels dat digitale factuurverwerking een groot aantal voordelen biedt. Het stelt een organisatie in staat om tijd te besparen, kosten te verlagen en meer tijd te nemen voor andere activiteiten die van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Anders gezegd: automatische factuurverwerking helpt u met de optimalisatie van het proces, waardoor het eenvoudiger en sneller wordt.

    Een belangrijk onderdeel van factuurverwerking draait om controles. U wilt voorkomen dat er foutieve facturen in uw administratie terechtkomen. Wie er namelijk aan het begin van het proces voor zorgt dat facturen op de juiste manier gecontroleerd zijn, hoeft geen extra werk te verrichten rondom correcties en bel- en mailverkeer met leveranciers.

    Het vervelende van deze controles is dat ze niet moeilijk of complex zijn (eigenlijk gewoon saai), maar dat het wel tijdrovend werk is wat nauwkeurig gedaan moet worden. Typische werkzaamheden die voor automatisering in aanmerking komen! Benieuwd welke controles wij aanbevelen? Lees snel verder.

    1. Controleer of het gaat om een bekende crediteur

    Bij ontvangst van een factuur controleert u ten eerste of de afzender bekend is en of dit een leverancier is waar normaal gesproken zaken mee gedaan wordt. Controleer of de crediteurgegevens zoals KvK-nummer, IBAN e.d. vermeld staan én of deze juist zijn. Voor onbekende crediteuren moet worden nagegaan of er inderdaad een bestelling is geplaatst bij deze leverancier. Een belangrijke maar tijdrovende controle waarmee spookfacturen worden onderschept. Op het moment dat de crediteurengegevens niet juist zijn, dient de factuur te worden teruggestuurd naar de leverancier.

    2. Controleer of de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet

    De fiscus stelt eisen aan wat er op facturen vermeld dient te zijn. Voldoet een factuur niet aan deze eisen? Dan dient deze altijd teruggestuurd te worden aan de leverancier met een verzoek om alsnog de juiste factuur aan te leveren. Naast dat de leverancier eigen bedrijfsgegevens op de factuur dient te vermelden, zijn er uiteraard nog meer vereisten. Deze eisen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst. Controleer bijvoorbeeld of de factuur niet al eerder is aangeboden aan de hand van het factuurnummer, of de bedragen en BTW goed zijn gespecificeerd, de adressering en NAW-gegevens juist staan vermeld etc. Staat er ergens onjuiste informatie op de factuur? Neem dan contact op met de leverancier, vermeld de reden waarom de factuur is afgekeurd en vraag om een nieuwe inzending.

    3. Controleer of de factuur voldoet aan alle organisatie-specifieke eisen

    Als organisatie heeft u misschien aanvullende specifieke eisen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inkoopordernummers of verplichtingennummers. Of kostenplaatsen die vermeld dienen te worden. Controleer of deze op de factuur staan en of deze aan de juiste syntax voldoen om te zien of deze juist zijn. Zo niet? Vraag om een aanpassing.

    Automatische factuurverwerking met Factuurportal

    Bovenstaande controles leveren, als uw factuurverwerking (nog) niet geautomatiseerd is, veel extra werk op. Tegelijkertijd zijn deze controles zeer belangrijk en dienen ze nauwkeurig te worden uitgevoerd. Om tijd te besparen en fouten te voorkomen raden wij aan om dit proces te automatiseren. Sommige factuurverwerkingssoftware ondersteunt controles aan de voorkant van het proces.

    Factuurportal biedt volledig geautomatiseerde controles

    De cloudoplossing van Factuurportal heeft alle bovengenoemde controles volledig geautomatiseerd en biedt tevens uitgebreide mogelijkheden om aanvullende controles op de inkomende facturen automatisch uit te voeren. Controles die specifiek voor uw organisatie van belang zijn.

    Foutieve, onterechte en incomplete facturen worden direct afgevangen en de leverancier wordt verzocht de factuur aan te passen en opnieuw in te sturen. Als klant van Factuurportal hoeft u zich hier dus geen zorgen meer over te maken en wordt dit volledig uit handen genomen. Lees meer over onze manier van werken via de pagina ‘Hoe werkt Factuurportal?’.

    Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

      Even voorstellen: marketing-stagiair Jens Beumer

      Als nieuwe stagiair bij Factuurportal wil ik mijzelf graag even voorstellen. Mijn naam is Jens Beumer en ik volg de studie Creative Marketing & Sales aan de Hogeschool Rotterdam.

      Optimaliseren van online marketing

      In de afgelopen twee jaar heb ik tijdens deze studie de nodige kennis opgedaan op het gebied van marketing en ik ben nu klaar voor een stage-ervaring! Als derdejaarsstudent zal ik de komende vijf maanden het team van Factuurportal ondersteunen bij het optimaliseren van de online marketingactiviteiten aan de hand van mijn opgedane kennis.

      Persoonlijke ontwikkeling

      Naast het ondersteunen van de marketingtaken bij Factuurportal hoop ik veel nieuwe dingen te leren die mij zullen helpen in mijn ontwikkeling op professioneel gebied. In het sollicitatiegesprek met de eigenaar Rob Klaver, merkte ik al dat Factuurportal hier een geschikte plek voor is.

      Zo ben ik op mijn eerste dag met open armen ontvangen door Rob. Wij hebben samen een gesprek gevoerd waarin mij vragen zijn gesteld over wat Factuurportal voor mij kan betekenen en wat ik uit deze stage wil halen. Dit gesprek deed mij op mijn plek voelen en het voelde meteen vertrouwd aan.

      Persoonlijk kijk ik ernaar uit om Factuurportal de komende maanden te ondersteunen in de online marketing en mijzelf verder te ontwikkelen!

      Meer weten over de mogelijkheden bij Factuurportal? Neem contact op via het onderstaande formulier.

        Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

        Een Peppol Access Point: wat is het precies en wat doet het?

        Als u zich bezighoudt met factuurverwerking, heeft u de term ‘Peppol’ of ‘Peppol Access Point’ waarschijnlijk wel eens horen vallen. In deze blog zullen we u precies uitleggen wat dit inhoudt. Maar voordat we dat doen, vertellen we u eerst iets over het Peppol-netwerk en de voordelen van e-facturatie.

        Voordelen van e-facturatie

        E-facturatie biedt een aantal voordelen ten opzichte van het traditioneel versturen van facturen per post of per mail (in Pdf). De belangrijkste voordelen zijn:

        • Het is minder foutgevoelig omdat er geen data handmatig hoeft te worden ingevoerd
        • Het kost minder tijd om de factuur in uw administratie te krijgen
        • Er wordt geld bespaard op porti, papier en inkt

        Wat is Peppol?

        Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. Het is een Pan-Europees platform of netwerk voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. Het netwerk is in 2008 opgericht.

        Om ervoor te zorgen dat er alleen betrouwbare, bonafide partijen toegang krijgen tot dit netwerk, zijn er in de deelnemende landen certificerende en toezichthoudende instanties die enerzijds het gebruik van e-facturatie (via Peppol) stimuleren, maar er ook op toezien dat er alleen betrouwbare partijen connectie krijgen.

        In Nederland werd deze rol vanaf het begin door Stichting SimplerInvoicing uitgevoerd. Vanaf 1 januari 2021 is deze verantwoordelijkheid echter overgenomen door de Nederlandse Peppolautoriteit.

        Vereisten voor het gebruik van Peppol

        Er zijn drie vereisten om via Peppol een factuur te kunnen versturen:

        1. U hebt een connectie met het Peppol netwerk nodig;
        2. U moet over een Peppol-ID beschikken waarmee u wordt aangemeld op het Peppol netwerk;
        3. De factuur moet in valide XML/UBL-format worden verstuurd.

        Wat doet een Peppol Access Point?

        Een Peppol Access Point is een organisatie die (in Nederland) is goedgekeurd door de Nederlandse Peppolautoriteit en beschikt over een connectie met het Europese Peppol Netwerk.

        Via een Peppol Access Provider kunt u e-facturen ontvangen en verzenden via het Peppol netwerk. Zij hebben geïnvesteerd in de connectie, de onderliggende technieken en de benodigde standaarden en protocollen. Door de e-facturatie via een Access Provider te laten lopen, hoeft u deze (aanzienlijke) investeringen niet zelf te doen. Op die manier kunt u toch eenvoudig van de voordelen van e-facturatie gebruik maken!

        Factuurportal is Peppol Access Provider

        Factuurportal beschikt over een Peppol Access Point. Wij kunnen u ondersteunen met het ontvangen en versturen van uw e-facturen. Als uw administratief systeem niet beschikt over een Peppol-connectie, kunt u toch eenvoudig via onze oplossing e-facturen ontvangen en automatisch in uw systeem inlezen. Hetzelfde geldt voor uitgaande facturen die vanuit uw systeem op een makkelijke manier via onze oplossing (via Peppol) bij uw klant kan worden afgeleverd.

        Indien nodig kunnen we u ook ondersteunen bij het omzetten van de te verzenden facturen in het gewenste valide XML/UBL-format. 

        Voordelen voor uw leveranciers

        En het mooie van onze oplossing is dat u naast de e-facturatie mogelijkheden, ook uw leveranciers de mogelijkheid biedt om facturen in XML of Pdf via de mail toe te sturen. Lang niet elke leverancier is namelijk nu al in staat om e-facturen via Peppol aan te leveren. Gelukkig hoeft dat geen probleem te zijn en zijn wij in staat om alle typen facturen geheel geautomatiseerd te controleren, te verwerken en als e-factuur in te lezen in uw applicaties.

        Zo hoeft u dus niks te veranderen in uw systemen en processen om toch de volledige voordelen te kunnen benutten van e-facturatie!

        Wilt u meer weten over Peppol, e-facturatie en/of Factuurportal als Peppol Access Point? Neemt u dan gerust contact op met ons via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

        Meer weten over de vereisten om facturen uit te wisselen via Peppol? Lees hier dan meer over in onze vorige blog over de werking van Peppol.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          De crediteurenadministratie écht geautomatiseerd!

          De crediteurenadministratie is een van de meest arbeidsintensieve delen van de financiële administratie. Slim automatiseren loont hier! Vanwege de grote belangstelling in juni, organiseren we op 23 september een tweede webinar rondom dit thema.

          Een goed georganiseerde crediteurenadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhouding. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.

          Tegelijkertijd is de crediteurenadministratie ook één van de financiële processen die bovengemiddeld veel van uw aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen richten zich echter alleen op een beperkt deel van de totale keten. Waardoor inscannen van facturen, uitzonderingen beoordelen, coderen, inboeken en matchen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.

          Bij veel administraties is de bezetting gaandeweg naar het minimaal noodzakelijk niveau teruggebracht, waardoor het knelt in de drukke periodes. Denk aan de jaar- en maandafsluiting en tijdens vakanties. Doorlooptijden en zelfs continuïteit staan daardoor onder druk!

          Inhoud van het webinar

          Tijdens dit webinar nemen we u mee in mogelijke oplossingen om met slimme technieken meer delen van de administratie te automatiseren of zelfs (deels) uit te besteden. Daardoor hoeven routinematige werkzaamheden niet meer door de medewerkers te worden uitgevoerd. Zij houden alleen de ‘vinger aan de pols’ en krijgen juist ruimte om zaken die altijd blijven liggen alsnog op te pakken en activiteiten met meer toegevoegde waarde uit te voeren (bijvoorbeeld analyses, rapportages en advisering aan budgethouders).

          We bespreken onder meer de mogelijkheden van toepassingen als Artificial Intelligence en RPA. Daarmee bent u in staat om de routinematige werkzaamheden grotendeels te automatiseren. De toegevoegde waarde van uw administratief team neemt hierdoor flink toe. En de waardering vanuit de interne klanten ook!

          Tijdens het webinar is er veel ruimte voor interactie en het uitwisselen van ervaringen. Kortom: een programma dat veel ‘food for thought’ geeft.

          Dit webinar wordt u aangeboden door Factuurportal en Tacstone Consulting en is gratis toegankelijk voor relaties. 

          Aanmelden

          Heeft u interesse, schrijft u zich dan in via onderstaande knop. Doe dat snel, het aantal plekken is beperkt.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Fiscale bewaarplicht: een aantal feiten, inzichten en tips op een rij

          Voor alle ondernemers in Nederland geldt de fiscale bewaarplicht. Vaak zijn ondernemers hier niet van op de hoogte en kunnen ze dus ook niet voldoen aan deze wettelijke verplichting. In dit artikel zetten we een aantal feiten, inzichten en tips op een rij.

          Voor wie is de bewaarplicht?

          De fiscale bewaarplicht houdt in dat ondernemers wettelijk verplicht zijn om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de boekhouding tot 7 jaar terug te kunnen controleren. Ondernemers moeten dus alle informatie rondom hun boekhouding inzichtelijk kunnen maken. Particulieren zijn niet verplicht om hun bankafschriften, loonstroken en andere administratieve gegevens te bewaren, echter kan de Belastingdienst wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Verstandig dus om deze gegevens goed op te slaan en te bewaren!

          Hoe moet ik welke gegevens bewaren?

          Voor de controles van de Belastingdienst moeten ondernemers de basisgegevens van de administratie bewaren, ook na het vervallen van de actualiteitswaarde. Een voorbeeld: een huurcontract dat na 4 jaar afloopt. Pas na 4 jaar (einde van het huurcontract) is de overeenkomst niet meer actueel, echter dient de overeenkomst nog 7 jaar na dat moment bewaard te worden. De basisgegevens van de administratie zijn het grootboek, de voorraadadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.

          Voor de termijn geldt nog een uitzondering van een bewaarplicht van 10 jaar, indien de gegevens gaan over onroerende zaken, of over het leveren van elektronische- en telecommunicatiediensten.

          Maar hoe dient u deze gegevens te bewaren? De bewaarplicht zegt dat alle gegevens bewaard dienen te worden zoals deze zijn ontvangen. Dus in de originele staat. Indien u een factuur ontvangt via de mail, moet deze dus digitaal opgeslagen worden. Daarnaast dient ook de originele mail waarin deze factuur is gestuurd opgeslagen te worden, zodat kan worden aangetoond dat er geen wijzigingen aan de factuur zijn aangebracht.

          Indien facturen via de post worden ontvangen, kunt u deze wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het is niet genoeg om hier een foto van te maken of het bestand in te scannen. De factuur dient gekoppeld te worden aan een boekhoudprogramma.

          Facturen koppelen in een boekhoudprogramma

          Maakt u al gebruik van een boekhoudprogramma? Factuurportal helpt u graag! Via ons systeem worden facturen ontvangen, geconverteerd en weer doorgezet naar uw boekhoudsysteem, zonder dat u hier een handeling voor hoeft te doen. U ontvangt een volledig juiste en gecontroleerde factuur in uw boekhoudprogramma, waardoor u direct aan de eisen van de bewaarplicht voldoet. Onderling stemmen we met u af hoe lang wij de facturen voor u bewaren.

          Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing, neem dan gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

            Vijf tips voor een efficiënte maandafsluiting

            Een tijdje geleden hebben we het gehad over de grootste irritaties tijdens de maandafsluiting. Hierbij vijf tips zodat we deze zo klein mogelijk kunnen houden!

            Tips voor tijdens de maandafsluiting

            Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden, de maandafsluiting. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. We beschreven meer herkenbare frustraties in een eerder geplaatst artikel. Hieronder volgen een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de maandafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.

            De checklist – het overleg

            Vaak wordt gebruik gemaakt van een checklist. Belangrijk om deze zowel vooraf als tijdens de maandsluiting te bespreken om op deze manier de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.  

            Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.

            Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het proces. Zo creëert u controles over het gehele proces.

            Afsluitingscultuur

            Laat de eindverantwoordelijke zorgen dat medewerkers betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen in het proces. Stel duidelijke deadlines en zorg dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft bij de medewerkers.

            Efficiënte inrichting van het proces

            Een goede helikopterview over het gehele proces zorgt ervoor dat eventuele issues snel getackeld kunnen worden. Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heeft u meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.

            Geen onjuiste facturen in uw systeem

            Factuurportal helpt u hier graag bij! Via Factuurportal zorgen we ervoor dat er geen onjuiste facturen in uw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door.

            Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, laat dan een bericht achter via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

            Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

              Geïnvesteerd in automatische factuurverwerking en toch niet meer dan 30% van het factuurvolume verwerkt?

              Heeft u de afgelopen tijd ook flink ingezet op automatisering van de factuurverwerking? E-facturatie, EDI-verbindingen met de grote, vaste leveranciers… facturen komen zonder menselijke tussenkomst in het financieel systeem beschikbaar voor betaalbaarstelling. Prachtig! De praktijk blijkt helaas vaak weerbarstig. Ondanks alle inspanningen blijkt er nog steeds maar een klein deel van de facturen echt automatisch verwerkt te kunnen worden. Herkenbaar? Lees dan verder!

              E-facturatie als doel

              Al jaren wordt e-facturatie als het beloofde land geschetst om de factuuruitwisseling en -verwerking volledig te automatiseren. Met behulp van e-facturatie worden een aantal belangrijke voordelen gerealiseerd. Systemen zijn daarmee in staat om, zonder menselijke tussenkomst, factuurgegevens te transporteren en te verwerken. Dit voorkomt data-entry-activiteiten en maakt het proces minder foutgevoelig. Ook de doorlooptijd van het proces wordt door de geautomatiseerde verwerking drastisch ingekort. En last but not least, het is minder fraudegevoelig omdat er geen handmatige interventies zijn en er allerlei geautomatiseerde controles worden uitgevoerd. Deze doelen en voordelen zijn vast herkenbaar en daar kunt u het bijna niet mee oneens zijn.

              Waarom is de implementatie van e-facturatie in de praktijk zo lastig?

              Om e-facturatie tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van EDI-technieken. Electronic data interchange (EDI) is een generieke term voor de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde berichten of bevestigingen. Omdat de betreffende documenten moeten voldoen aan specifieke standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor herhalende transacties.

              In de praktijk blijkt het voor bedrijven en organisaties nog steeds lastig om e-facturatie te implementeren. Een aantal belangrijke redenen hiervoor zijn:

              • Het is complexe en specialistische materie waar niet iedere organisatie over beschikt. Up-to-date kennis over documentstandaarden, verzendprotocollen en identifiers is niet ieders ‘cup of tea’ en vraagt diepgaande kennis over e-facturatie en EDI-technieken.
              • Het is lastig om tot standaarden te komen die door alle betrokken partijen ondersteund kunnen worden. Hoe meer partijen betrokken, hoe meer complexiteit. Zeker internationaal! Fiscale wetgeving en kenmerken van facturen verschillen nou eenmaal van land tot land.
              • De meeste moderne boekhoudsystemen ondersteunen de recente factuurstandaarden. Echter, veel organisaties en bedrijven maken geen gebruik van de meest recente versie van deze software, waardoor de nieuwste factuurstandaarden niet verzonden en/of ontvangen/geïmporteerd kunnen worden.
              • Het vraagt forse investeringen om deze systemen aan te passen zodat deze e-facturatie standaarden alsnog ondersteund kunnen worden.

              Mede als gevolg van deze (aanloop)problemen, zien we in de praktijk dat nog verreweg het grootste aantal facturen als Pdf-bestand per mail van leverancier aan klant wordt verstuurd.

              Er zijn initiatieven om e-facturatie te stimuleren. Denk daarbij aan de EU-wetgeving gericht op overheidsorganisaties op dit vlak en het Europese initiatief om een netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder facturen) te realiseren en te stimuleren – Peppol genoemd.

              Focus op de grote volumes

              Vaak wordt er bij de automatisering van de factuurverwerking en de invoering van e-facturatie, gefocust op de groep van leveranciers waar het meeste voordeel te behalen is.

              Hierbij worden vaak de volgende invalshoeken gebruikt:

              • Het inkoopvolume
                Er wordt gefocust op de leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het grootste inkoopvolume (in euro’s of dollars gemeten). In de praktijk blijkt dit echter vaak maar een relatief klein aantal leveranciers te zijn waardoor in aantallen gemeten de meeste facturen buiten scope blijven.
              • De top 20 of top 50 leveranciers (in factuurvolume) wordt geautomatiseerd
                Dit zijn veelal de wat grotere organisaties die de mogelijkheid hebben om e-facturen te genereren. De kleinere leveranciers hebben deze mogelijkheid vaak niet. Daardppr valt de zogenaamde ‘longtail’ (het grote aantal leveranciers dat maar een of enkele facturen per jaar verstuurd) buiten scope.

              Hierdoor zie je dat in praktijk vaak maar ca. 25% tot 35% van het factuurvolume (in aantallen facturen!) geautomatiseerd kan worden verwerkt. De rest moet nog (deels) met het handje…

              Verbinden van de ‘oude wereld’ en de ‘nieuwe wereld’

              Als bedrijf of organisatie wil u helemaal niet bezig zijn met ‘the art of e-invoicing’. U wil bezig zijn met het eigen primaire proces; met uw dienstverlening, met uw klanten!

              De kunst is dan ook om een oplossing te kiezen voor de factuurverwerking die zowel de ‘oude wereld’ (de verwerking van Pdf-facturen) als de nieuwe wereld (e-facturatie) ondersteund.

              Factuurportal is zo’n oplossing. Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen, zowel PDF- als E-facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met betrouwbare en volledige dataconversie op Pdf-facturen zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

              Daarmee benut u:
               1) per direct alle voordelen van e-facturatie (Pdf-facturen worden immers bij de klant als e-factuur aangeleverd) en 2) het gemak om zonder inspanning en zorgen de hele transitie van Pdf-facturen naar E-facturatie te ondersteunen.

              Dan kunt u zich weer richten op de dienstverlening aan uw klanten!

              Contact

              Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

              Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

                Gemeenten in financiële problemen wegens coronacrisis

                Halverwege 2020 verwachtte bijna 90% van de gemeenten in financiële problemen te komen wegens de coronacrisis. Dit bleek uit onderzoek van EenVandaag en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

                Daling van inkomsten, stijging van uitgaven

                De inkomsten van gemeenten zijn door de crisis een stuk lager. Dit was al gauw te merken aan de toeristenbelasting, waar veel minder van binnenkomt. Daarnaast werd een groot deel van de huur van gemeentepanden niet meer betaald en werd er een stuk minder belastinggeld ontvangen.

                Langzaamaan vlakt deze daling iets af. Echter zijn we er nog lang niet!

                Tegelijkertijd zijn de uitgaven van gemeentes fors toegenomen. Denk bijvoorbeeld aan de handhaving van de coronamaatregelen of de hoeveelheid werk dat is gestegen bij de GGD. Mensen die hun baan zijn kwijtgeraakt en nu recht hebben op bijstand en schuldhulpverlening. Deze vraag werd het afgelopen jaar steeds groter!

                Compensatiepakket coronacrisis gemeenten

                Begin 2021 heeft het kabinet maatregelen getroffen ter compensatie. Elke gemeente ontving een brief over de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket, het aanvullend steunpakket sociaal en mentaal welzijn en leefstijl. Daarnaast was bij de decembercirculaire 2020 de verdeling van de beschikbare middelen bekend over de afvalinzameling, TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) en het Jeugdpakket.

                De meicirculatie 2021 viel voor veel gemeenten tegen. Hieruit bleek namelijk dat de extra middelen voor jeugdzorg na 2021, de re-integratie en het minimabeleid voor 2022 ontbreken. In 2023 wordt zelfs een daling van het gemeentefonds verwacht.

                Besparingen binnen gemeenten

                Bovenstaande leidt ertoe dat veel gemeenten met forse tekorten kampen. Burgemeesters en bestuurders trekken aan de bel in Den Haag dat zo niet langer kan! Om zowel de sociale rol als de zorgrol te kunnen vervullen, zullen er extra middelen ter beschikking gesteld moeten worden is de boodschap.

                Tegelijkertijd zijn wij van mening dat ook gemeentes er niet aan ontkomen om te zorgen dat ze daar waar mogelijk gaan besparen en bezuinigen. Ook voor lokale overheden wordt het belangrijk om de uitvoeringskosten en bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te te richten. Processen efficiënter inrichten, zorgen dat er minder capaciteit nodig is om de gewenste resultaten te behalen en daar waar mogelijk routinematige werkzaamheden automatiseren. Trends die in het bedrijfsleven al veel gangbaarder en meer geaccepteerd zijn. In onze optiek kunnen ook gemeentes zich daar niet aan onttrekken.

                Binnen de administratieve processen is vaak nog veel te winnen op de factuurverwerking. Daar ligt veelal een behoorlijk en nog onbenut besparingspotentieel wat ook nog eens vrij eenvoudig is te benutten.

                Benieuwd hoe Factuurportal u hierbij kan helpen? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

                Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

                  Vijf vragen aan Pieter van Heyst, Financial Intelligence Specialist bij onze klant Staedion

                  Benieuwd naar de ervaringen van een woningcorporatie met factuurverwerking? We hebben Pieter, Financial Intelligence Specialist bij Staedion, een aantal vragen gesteld over factuurverwerking en de ervaring met Factuurportal. Benieuwd naar zijn antwoorden? Lees dan snel verder!

                  Hoe zijn jullie met Factuurportal in aanraking gekomen?

                  Rond 2016 kampte Staedion met het probleem dat er nog veel papieren facturen binnenkwamen. Langzaamaan werden dit meer pdf-facturen. Echter vormde dit nog niet de gewenste efficiencyverbetering binnen de organisatie.

                  Tijdens het Facturencongres is Staedion in aanraking gekomen met Factuurportal. Medio 2016 zijn Staedion en Factuurportal gaan samenwerken.

                  Hoe ervaren jullie de samenwerking met Factuurportal?

                  Factuurportal BV is een klantgerichte organisatie die meedenkt en oplossingen aanreikt voor actuele knelpunten. De samenwerking na de overname eind 2018 is alleen maar beter geworden. De klantgerichtheid is verbeterd door meer flexibiliteit te bieden bij het aansluiten van nieuwe leveranciers. De oplossingen zijn naast de actualiteit ook meer gericht op een toekomstperspectief.

                  Wat vind je een sterk kenmerk van Factuurportal?

                  Het sterkste kenmerk aan Factuurportal is de goede validatie aan de voorkant op de factuureisen. De vroegere spookfacturen behoren hierbij tot het verleden. Daarnaast is de tijd die uitgespaard wordt ook een enorme winst. Indien een factuur niet volledig juist is, wordt deze door Factuurportal teruggestuurd naar de leverancier. Dit scheelt de crediteurenadministratie dus enorm veel tijd!

                  Waarin kunnen wij nog verbeteren?

                  Doordat de functionaliteit nagenoeg vlekkeloos verloopt, is er nog maar weinig behoefte aan de klantomgeving. Toch zou een tool voor het uitdraaien van een rapportage nog wel een aanwinst zijn voor totalen verwerkt of afgewezen.

                  Welke verbeteringen hebben jullie met Factuurportal gerealiseerd?

                  Dankzij de samenwerking met Factuurportal heeft Staedion de volgende realisaties bereikt:

                  1. Volledige overschakeling naar pdf-facturatie
                    Voorheen was er veel papierwerk. Dit is volledig teruggedrongen tot pdf-facturatie.
                  2. Validatie op ordernummers
                    Omdat de ordernummers aan een bepaalde syntax voldoen, worden alleen deze facturen doorgezet. Zo zijn alle orders gemakkelijk aan elkaar te linken en dat scheelt veel handwerk.
                  3. Sterke bewaking van algemene factuurvereisten
                    Zoals al eerder vermeld, is er een strenge controle op de algemene factuurvereisten. Dit zorgt ervoor dat geen spookfacturen meer binnenkomen, maar alleen juiste facturen.

                  In samenwerking met Pieter van Heyst, FI Specialist bij Staedion, hebben we deze blog mogen publiceren. Bedankt hiervoor Pieter!

                  Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter via het onderstaande formulier en een van onze specialisten neemt contact met u op!

                  Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.


                    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14