);

Alle berichten door op © 2019 Factuurportal

De sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces

De sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces

Uit eerder onderzoek van Factuurportal blijkt dat de voornaamste reden dat organisaties nog niet massaal over zijn op elektronisch factureren de angst voor het niet meekrijgen van leveranciers is. Leveranciers zijn namelijk de sleutel tot een succesvol elektronisch facturatieproces. Een organisatie die de facturen elektronisch wil verwerken moet de facturen immers elektronisch aangeleverd krijgen.

Bij het kiezen voor een elektronische facturatieoplossing is het dus belangrijk om rekening te houden met de leveranciers. Kies je voor een scan- en herkenoplossing dan zullen de meeste leveranciers gemakkelijk mee kunnen doen, maar is het factuurverwerkingsproces verre van optimaal. Kies je voor een elektronische facturatie oplossing op basis van UBL of XML, dan is het factuurverwerkingsproces voor die specifieke facturen optimaal, maar zullen er weinig leveranciers zijn die hieraan mee kunnen doen.

Met Factuurportal geef je de leveranciers een keuze:

  • De leveranciers die al UBL aankunnen, leveren de facturen in dit formaat aan
  • De leveranciers die UBL nog niet aankunnen slaan de facturen op in PDF en mailen die vervolgens naar Factuurportal

Op deze manier kunnen alle leveranciers gemakkelijk meedoen. Sterker nog, op deze manier willen alle leveranciers meedoen. Uit onderzoek blijkt dat ruim 90% van de leveranciers de facturen in PDF wil aanleveren indien hier om wordt gevraagd. Logisch, het versturen van een PDF-factuur is sneller en goedkoper dan het printen en opsturen van een papieren factuur. Daarnaast heeft de leverancier áltijd inzicht in de status van zijn factuur en kunnen de facturen veel eerder betaald worden, alleen maar voordelen dus!

Factuurportal is niet de enige oplossing voor elektronische factuurverwerking, maar wel de enige die 100% correct verwerkte facturen en een maximale leveranciersadoptie garandeert. Hoe? Lees het hier: hoe Factuurportal waarde toevoegt aan uw organisatie.

5 redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking

5 redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking

Een actieve organisatie ontvangt facturen, de een meer dan de ander, maar iedere organisatie ontvangt facturen. Laten we nu eerlijk zijn, facturen ontvangen is niet het leukste wat er is. Het verwerken van facturen kan echter wél leuker. Met leuker bedoelen wij: sneller, simpeler, efficiënter, betrouwbaarder en vooral geheel automatisch. Hoe u dit voor uw organisatie kunt realiseren? Ga elektronisch factureren! Hieronder volgen 5 redenen waarom u het beste vandaag nog kunt beginnen met elektronische factuurverwerking.

1. Realiseren van een kostenbesparing

Het zo laag mogelijk houden van de kosten is voor elke organisatie essentieel. Indien uw organisatie tientallen facturen binnenkrijgt is dit nog te overzien, ontvangt uw organisatie duizenden facturen dan heb je al snel één of meerdere medewerkers nodig om deze facturen te verwerken. Medewerkers kosten geld, gemiddeld €45.000,- bruto per jaar per fulltime administratief medewerker. Dit kan ook anders…
Ga voor elektronische factuurverwerking! Door gebruik te maken van een elektronische facturatieoplossing  –zoals Factuurportal– gaat het complete proces van ontvangst tot gevalideerd klaarzetten in uw financiële applicatie automatisch. Een behoorlijke kostenbesparing dus!

2. Betrouwbaarder maken van de factuurverwerking

Fraude is helaas nog steeds aan de orde. Dubbele en spookfacturen komen regelmatig voor. Ook wanneer uw facturen nog handmatig verwerkt worden wil er nog wel eens een foutje insluipen, een foutje is nou eenmaal menselijk. Elektronische factuurverwerking biedt de oplossing voor beide problemen. Facturen worden gecontroleerd op wettelijke- en klantspecifieke eisen en voorzien van een factuurnummer. Dubbele facturen en spookfacturen worden tegengehouden bij de voordeur. En dat menselijke foutje? Factuurportal garandeert 100% correcte facturen in uw financiële applicatie.

3. Overzicht aanbrengen

Een archief vol met afgehandelde facturen is niet meer van deze tijd en vooral erg onoverzichtelijk. Door gebruik te maken van Factuurportal worden al uw inkomende facturen online gearchiveerd en kunnen deze met één klik op de knop worden opgevraagd.

4. Verstevigen positie als betrouwbare zakenpartner

Doordat er geen menselijke handelingen of visuele controle aan te pas komen worden elektronisch aangeleverde facturen binnen 5 minuten gecontroleerd, gevalideerd en klaargezet in de financiële applicatie. Dit betekent dat de doorlooptijd van een factuur met een elektronische facturatieoplossing drastisch teruggebracht wordt en de facturen dus eerder betaald kunnen worden. Zo bent u een betrouwbare zakenpartner en kunt u in sommige gevallen zelfs profiteren van korting voor vroeg betalen.

5. Bijdragen aan een duurzame omgeving

Buiten dat het verwerken van enorme stapels papieren facturen tijdrovend en inefficiënt is, draagt het ook bij aan de verandering van het klimaat. Door elektronisch factureren is uw organisatie CO2-neutraal bezig en draagt u bij aan het terugdringen van al die (onnodige) papieren facturen.

Dat elektronische factuurverwerking veel toegevoegde waarde biedt mag duidelijk zijn. Maar hoe maak je een e-facturatieproject succesvol? Lees het hier: de sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces.

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Paper

Een administratief medewerker van bedrijf Paper ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen om vervolgens de papieren facturen over te tikken in het inkoopsysteem. Daarna volgt er een visuele controle en wordt de factuur doorgezet voor goedkeuring. Het bestaat echt nog, de traditionele manier van factuurverwerking. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Better Days

Bedrijf Better Days heeft al stappen genomen om de factuurverwerking te verbeteren door gebruik te maken van een scan- en herkenoplossing. De administratief medewerker van Better Days ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen en maakt vervolgens “batches” met facturen. Deze “batches” worden vervolgens met behulp van een scanner digitaal gemaakt, waarna een oplossing op basis van Optical Character Recognition (OCR) de factuur uitleest. Het uitleesresultaat wordt vervolgens klaargezet in het inkoopsysteem. Ondanks dat de factuurverwerking van Better Days efficiënter is dan die van Paper, komt er nog steeds een visuele controle aan te pas. Een scan- en herkenoplossing is namelijk niet 100% correct, denk aan uitleesfouten waarbij een “I” (hoofdletter i) wordt aangezien voor een “1” etc.

Knelpunten bij Paper en Better Days

Uit onze ervaring blijkt dat de factuurverwerking van de meeste bedrijven op die van Better Days lijkt. Slechts een klein percentage verwerkt de facturen nog compleet handmatig, zoals Paper dat doet. Bij beide processen komen de knelpunten op hetzelfde neer:

– Factuurverwerking neemt (te) veel tijd in beslag

– Factuurverwerking is foutgevoelig

– Doorlooptijd van facturen is (te) lang waardoor betalingstermijnen niet gehaald worden

– Controle en correspondentie met leverancier over foute facturen is tijdrovend

– Grote stroom papieren facturen wordt in stand gehouden

Bovenstaande knelpunten leiden tot ingrijpende gevolgen, uitgedrukt in tijd en geld. Een organisatie zoals Paper of Better Days heeft vaak meerdere administratief medewerkers in dienst om de facturen te verwerken, die al snel €50.000,- per FTE per jaar kosten (TCO). Daarnaast leidt handmatige verwerking tot fouten, eindeloze correspondentie met leveranciers, dubbel betaalde facturen en het niet behalen van betalingstermijnen. Allemaal gevolgen die voorkomen kunnen worden door Factuurportal in te zetten. Onderstaand voorbeeld van gemeente Eindhoven laat zien hoe.

Gemeente Eindhoven lost de knelpunten op

Gemeente Eindhoven loopt voorop als het gaat om innovatie en het digitaal stroomlijnen van haar bedrijfsvoering. Met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. In lijn met toekomstige wet en regelgeving. Na een uitgebreide marktconsultatie voor de elektronische verwerking van facturen is de keuze gevallen op Factuurportal. Waarom?

– Factuurportal ontvangt, verwerkt en valideert alle inkomende PDF- en UBL-facturen volautomatisch

– Factuurportal garandeert 100% correct uitgelezen facturen

– De doorlooptijd van factuurverwerking wordt teruggebracht tot enkele minuten

– Automatische notificatie naar leveranciers over de status van de ingezonden factuur

– Stroom papieren facturen wordt geleidelijk afgebouwd

Gemeente Eindhoven heeft een kostenbesparing gerealiseerd en een efficiencyslag gemaakt door Factuurportal in te zetten voor de volautomatische verwerking van inkomende PDF- en UBL-facturen. Benieuwd naar de resultaten? Lees de klantcase Eindhoven!

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door elektronische factuurverwerking

Ab Borg - Qualiborg B.V.

Papier is een uit de hand lopende vorm en kostenverhogende factor. De hoeveelheden papier die in onze huidige samenleving omgaan zijn gigantisch. Allerlei risicomijdende procedures die we in de loop der tijd met elkaar hebben gecreëerd resulteren in een exponentiële toename van in elkaar grijpende bureaucratische gedrochten, archieven daarmee annex, die aan nieuwelingen in deze wereld haast niet meer zijn uit te leggen. Soms zijn er andere vormen van logica nodig om de volgordelijkheid van processen, laat staan overzicht en doelen, nog te kunnen vatten. Rekenkamers van diverse overheden laten zich niet zelden in laatdunkende bewoordingen uit over doelmatigheid en efficiency, een zaak die uiteindelijk elke burger aangaat.

 

De rol van overheden hierin.

Om uit de bovengenoemde, wat gechargeerde,  beschrijving te geraken vervullen overheden ook een cruciale rol. Als maatschappelijke organisaties hebben zij niet alleen een normstellende voorbeeldrol maar zitten zij ook op een sleutelpositie in hun economisch handelen voor hun eigen takenpakket op de diverse terreinen van onze samenleving. Het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is op overheden met uitnemendheid van toepassing. Het gaat dan om de volgende kenmerken: goed bestuur van de organisatie, mensenrechten, arbeidspraktijk, milieu, eerlijk zaken doen, consumentenaangelegenheden, betrokkenheid bij de gemeenschap. Deze kenmerken vormen ook de basis van de internationale ISO 26000-richtlijn.

 

Invulling van de overheidsrol.

Als het om gewenste veranderingen gaat, MVO om eens wat te noemen, hebben overheden in economische ketens een niet te onderschatten functie als inkoper van goederen en diensten en als aanbesteder van infrastructurele projecten. Zij stellen eisen aan de toeleveranciers. De meeste van de toeleverende bedrijven kopen op hun beurt ook weer producten en diensten van andere bedrijven en instellingen. Eisen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen spelen in deze (dan inmiddels) ketens begrijpelijkerwijs dan ook steeds meer een rol. Zodanig dat er reputaties mee gemoeid zijn. Dit kan een prikkel vormen voor het op gang brengen van een beweging waarbij men klanteisen doorvertaalt naar leverancierseisen. Met name ook op MVO-gebied.

 

Wanneer doe je het als overheid op MVO-gebied nu goed?

Uitdrukkelijk NIET wanneer MVO door ketenpartners, waaronder overheden, slechts inhoudsloos vermarkt wordt: MVO blijft dan hangen in windowdressing. Want daadwerkelijke verduurzaming van de markt is het oogmerk.

WEL wanneer overheden vanuit een breed overzicht van MVO-aspecten hun eigen bedrijfsmatige activiteiten en die van hun toeleverende ketenpartners continu verbeteren.

Een van die aspecten is het overheidsorganisatie elektronisch factureren. Dat drukt (sic!) de kosten op het gebied van handling, opslagruimte en porti bij overheden zelf alsook bij ketenpartners. Maar uiteindelijk ook bij de burger.

 

Ab Borg – voorzitter stichting bevordering duurzame strategie en bedrijfsvoering, Qualiborg B.V.
info@qualiborg.com

PDF- én UBL-facturen conform EU-richtlijn ontvangen en verwerken

PDF- én UBL-facturen conform EU-richtlijn ontvangen en verwerken

PDF- én UBL-facturen conform de EU-richtlijn elektronisch ontvangen en verwerken. Factuurportal en Simplerinvoicing maken het mogelijk!
Het landschap van elektronisch factureren lijkt op een lappendeken van oplossingen. Als manager of applicatiebeheerder weet je je deze dagen dan ook voor een heuse uitdaging gesteld om de juiste en toekomstbestendige e-facturatie oplossing te vinden.

 

Simplerinvoicing UBL

Het aardige is, dat er nu een ‘standaard factuur-stopcontact’ op de markt is waar een ‘standaard factuur-stekker’ op past. Deze standaard heet in de volksmond Simplerinvoicing UBL, kortgezegd: SI-UBL.

Elke leverancier die gebruikt maakt van een softwarepakket dat beschikt over deze ‘standaard factuur-stekker’ kan ‘inprikken’ en vervolgens de SI-UBL factuur correct, snel en veilig afleveren bij de opdrachtgever.

Maar… de praktijk laat helaas zien dat immens veel leveranciers softwarepakketten gebruiken die nog geen ‘standaard factuur-stekker’ hebben. Vreselijk jammer hoor ik u denken; met dat potentieel aan elektronische facturen wordt nu niets gedaan! Deze leveranciers blijven voorlopig gewoon PDF-facturen per e-mail versturen. En dat is een gigantische hausse aan PDF-facturen.

 

Simplerinvoicing UBL én PDF

Ik kan u geruststellen. Het goede nieuws is dat Simplerinvoicing daarop heeft geanticipeerd. Leveranciers die een PDF-factuur sturen kunnen deze naar Factuurportal mailen. Factuurportal zorgt voor automatische ontvangst, validatie, omzetting naar SI-UBL en aflevering bij het ‘standaard factuur-stopcontact’. Met als eindresultaat, een correcte, snelle en veilige aflevering bij de opdrachtgever.

De samenwerking tussen Factuurportal en Simplerinvoicing stelt uw organisatie in staat om een grote stroom elektronische facturen (PDF én UBL) volautomatisch te verwerken conform de EU-richtlijn. Zo voldoet uw organisatie aan de richtlijn -waarvan de deadline nadert- én profiteert u van de voordelen die elektronische factuurverwerking te bieden heeft.

 

Demonstratie

Ontvangt en verwerkt uw organisatie elektronische facturen al conform de EU-richtlijn? Wij laten u graag zien hoe Factuurportal en Simplerinvoicing samen de optimale oplossing bieden voor uw organisatie in een persoonlijke demonstratie.

Aan het woord: Jaap Jan Nienhuis – Manager Simplerinvoicing

Aan het woord: Jaap Jan Nienhuis – Manager Simplerinvoicing

Jaap Jan Nienhuis14 april 2016 kondigde het ministerie van Economische Zaken tijdens het Factuurcongres aan dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. De Nederlandse overheid zal in 2016 al een e-factuur afdwingen bij haar leveranciers door een aanpassing in de algemene voorwaarden. Voor het formaat van de e-facturen gaat de overheid uit van drie mogelijkheden waaronder Simplerinvoicing.

Gé Linssen van het ministerie van Economische Zaken (EZ) opende het Factuurcongres. Zijn boodschap: in 2016 aan de e-factuur! Gé Linssen is plaatsvervangend directeur Regeldruk en ICT-beleid bij EZ en is verantwoordelijk voor het beleid van de digitale overheid.

Het ministerie ziet kansen om e-factureren in Nederland een impuls te geven in 2016. De afgelopen jaren is er in Nederland steeds meer aandacht voor e-factureren gekomen. Barrières zijn weggenomen en steeds meer organisaties besluiten nu om over te gaan. Vanaf 2016 zal dit proces naar verwachting in een stroomversnelling komen. Linssen sprak over de wijze waarop de overheid samen met branche- en koepelorganisaties uit het bedrijfsleven een extra impuls wil geven.

Stimuleren massa-adoptie e-factureren
Ieder jaar versturen bedrijven samen miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nu nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert EZ bedrijven om de overheid elektronische facturen te sturen. EZ vindt dat Nederland niet kan achterblijven bij de groei van e-facturatie die momenteel in Europa plaatsvindt. Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen.

Realiseren van de voorzieningen
Momenteel worden vanuit ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzieningen bij alle departementen en rijksdiensten getroffen, zodat binnen afzienbare tijd e-facturen kunnen worden ontvangen. In nieuwe contracten met leveranciers wordt dan ook de verplichting opgenomen om te e-factureren. Overheden en (andere) aanbestedende diensten moeten zelf hun eigen voorzieningen tijdig inrichten.

Simplerinvoicing een van de mogelijkheden voor e-factureren aan de overheid
Eén van de drie mogelijkheden die de overheid biedt voor het sturen van elektronische facturen is via Simplerinvoicing. Dit is het netwerk van ERP-, accounting-pakketten en e-facturatiedienstverleners. Via dit netwerk is het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit de eigen boekhoudsoftware, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen. Andere mogelijkheden – naast Simplerinvoicing – zijn via een aansluiting op Digipoort of als fallback, via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid.

Over Simplerinvoicing
Simplerinvoicing is een community van leidende Europese e-facturatie- en accountingsoftwareleveranciers, die streven naar massa-adoptie van e-factureren volgens de Europese standaard. Simplerinvoicing is geïnitieerd door de overheid en verbindt de wereld van accountingsoftware en e-facturatiedienstverleners met één standaard, uitgewisseld via e-mail of via een veilig transportprotocol (PEPPOL). Deze standaard maakt het mogelijk om elektronische facturen te verzenden en ontvangen met het eigen systeem, zonder aanpassingen.

Iedereen kan PDF facturen opstellen

Iedereen kan PDF facturen opstellen

ACP_PDF 2_file_document“99% van de standaard boekhoudpakketten kan PDF-facturen sturen”

Zou het dan niet ideaal zijn als deze PDF-facturen die automatisch gegeneerd worden door het facturatiesysteem van uw leverancier, ook automatisch verwerkt worden door uw organisatie?

Gerard Bottemanne schrijft in zijn artikel “UBL zorgt voor doorbraak elektronisch factureren” voor kennisplatform E-proqure over het belang van het hebben van een standaard die zorgt voor efficiency en connectiviteit. Factuurportal is het daar uiteraard mee eens, een dergelijke standaard -zoals UBL- die massaal omarmd wordt, zal enorm bijdragen aan de winst die elektronisch factureren met zich brengt. Helaas is dit nog (bij lange na) geen werkelijkheid.

Werkelijkheid is dat slechts een klein percentage van de leveranciers daadwerkelijk in staat is om UBL-facturen te genereren. Heel vervelend, want écht elektronisch factureren levert voor zowel u als uw leverancier een groot scala aan voordelen en mogelijkheden op.

De oplossing? Een oplossing die recht doet aan de hybride situatie waarin PDF en UBL naast elkaar bestaan. Zoals de titel aangeeft kan vrijwel iedere leverancier PDF-facturen opstellen, handmatig of via zijn boekhoudpakket. Laat deze facturen automatisch ontvangen, verwerken, valideren en klaarzetten in uw financiële systeem door Factuurportal. Daarmee bespaart uw organisatie aanzienlijk op uren en geld terwijl u profiteert van voordelen zoals een korte doorlooptijd (5 minuten!) en 100% correcte facturen.

Naast de volledig automatische afhandeling van PDF ondersteunt Factuurportal ook UBL, zodat de leveranciers die al zo ver zijn hier moeiteloos van kunnen profiteren. Door Factuurportal in te zetten worden alle elektronische facturen volledig automatisch binnen 5 minuten in uw systeem klaargezet. Waardoor uw organisatie al optimaal profiteert van alle voordelen die elektronisch factureren biedt, zonder dat u hiervoor hoeft te wachten tot al uw leveranciers over zijn op UBL.

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

SSK-SWFBinnen onze gemeente zijn we met elkaar hard aan het werk om dagelijks (kleine) verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen richten zich niet alleen op processen, de onderlinge samenwerking heeft daarbij ook permanent aandacht. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor de gemeente vragen interne aanpassing. En er komt nogal wat af op ons als gemeente. Zoals ook geldt voor alle gemeenten in Nederland. Decentralisaties, asielzoekersopvang zijn om maar iets te noemen zeer forse opgaven. Deze moeten vervolgens nog duelleren met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid.

Gemeentefonds

Het Gemeentefonds wordt gevoed volgens het principe ‘samen de trap op en samen de trap af’. Als het Rijk meer uitgeeft, gaat er meer naar het fonds, geeft het minder uit, dan vloeit er minder naar het Gemeentefonds.

Gemeenten ontvangen dit jaar minder uit het Gemeentefonds dan voorzien, maar moeten wel nieuwe taken in het sociaal domein uitvoeren met minder geld dan voorheen beschikbaar was. Dat ‘vraagt’ van gemeenten ingrijpende keuzes om de financiën op orde te houden. Voorwaar geen sinecure!

Vereenvoudiging van de bedrijfsvoering

Naast meer of minder ingrijpende beleidskeuzes zijn we als gemeenten ook serieus bezig met het kijken naar alle processen binnen het domein van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging van voornoemde processen is hierbij het adagium. Binnen de gemeente SudWest Fryslân tonen we bij het onderzoek naar verbeteringen geen enkele schroom. Momenteel zijn we volop bezig met herontwerp, lees: vereenvoudigen van de P&C cyclus. Ook wij hebben in het verleden de kansen benut voor het optuigen van een indrukwekkende p&c cyclus, overigens zonder dat deze de beleidscyclus ondersteunde, laat staan, deze versterkte.

Daarnaast zijn we ons steeds meer gaan richten op het verder digitaliseren van processen. Hierbij zijn we met name gestuit op de grenzen van onze mogelijkheden binnen de huidige verwerking van inkomende facturen. We ontvangen op jaarbasis circa 23.000 facturen. Hiervan wordt 65% aangeleverd als pdf en via OCR technologie herkend.  De overige 35% van de facturen (ruim 8000) worden bij binnenkomst gescand (van papier naar pdf)

Door middel van handmatige handelingen worden de facturen verder ‘verrijkt’ met interne coderingen. Ondanks het feit dat de collega’s zeer consciëntieus werken en we gebruik maken van slimme scan- en herkentechnologie is er geen sprake van een foutloos proces. De kans is altijd aanwezig dat daardoor de verwerking stokt en de betaling mogelijk vertraging oploopt.

We zijn overtuigd van het feit dat we goed grip hebben op de verwerking van onze inkomende facturen. We zien ook een positieve kentering bij onze leveranciers om hun papieren factuur ‘uit te ruilen’ voor het aanbieden van de factuur als readable pdf factuur. Deze kentering gaat niet vanzelf. We zullen actief moeten blijven inzetten om leveranciers te stimuleren en daar waar nodig te helpen bij het opstellen van een readable pdf factuur. De komende jaren zien wij het gebruik van de readable pdf factuur alleen nog maar toenemen.

Optimaal benutten van elektronisch factureren

Dat betekent dat we ons moeten bezinnen op ons huidige verwerkingsproces. Het verder stroomlijnen, maar meer nog, het optimaal gaan benutten van volledig elektronisch verwerken van digitale facturen vormt voor ons een onontkoombare opgave. We zijn het aan onze leveranciers en burgers verplicht de dienstverlening verder te optimaliseren en te voorzien van een kwaliteitsimpuls. Het vervangen van OCR-achtige techniek in combinatie met het reduceren van handmatige handelingen draagt bij aan een professionele dienstverlening tegen acceptabele maatschappelijke kosten. Het e-factureren is nu al de toekomst!

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van onze leveranciers en onze eigen organisatie. Het uitwisselen van XML-facturen, ofwel elektronisch factureren zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, elimineert fouten, zorgt voor tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

In Nederland is UBL de meest populaire standaard omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard.

Moraal van het verhaal is dat de Rijksoverheid naast het hanteren van haar financieel regime, ook op het vlak van elektronisch factureren de wettelijke standaard (UBL) al heeft bepaald. Aan de gemeenten in Nederland de opgave ook hieraan te gaan voldoen.

Als gemeente SudWest Fryslân weten we wat ons te doen staat en hebben we ook al zicht op een oplossing uit de markt, namelijk Factuurportal.

Meer over elektronisch factureren met Factuurportal

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

“Forrester voorziet gouden toekomst SaaS”. Een interessant artikel in de Computable, geplaatst op 16 februari 2016. Want wat is SaaS? En wellicht nog belangrijker, waarom heeft SaaS een gouden toekomst?

Software as a Service

SaaS staat voor Software as a Service. Dus niet de traditionele on-premisse oplossingen, maar software die wordt afgenomen in de vorm van een service, ofwel abonnementsvorm. Simpelweg betekent dit dat de software geen ‘bezit’ wordt van een organisatie, maar dat de organisatie een abonnement neemt op de software.

Als voorbeeld neem ik hierbij elektronisch factureren. Voor een organisatie zijn er meerdere manieren om een elektronisch facturatieproces in te richten. Ga je voor een scan- en herken oplossing, dan heb je een scanstraat nodig om de facturen in te scannen om vervolgens de gescande facturen te herkennen met de bijbehorende software. In dit geval is er sprake van een on-premisse oplossing, er moet namelijk een complete scanstraat worden geïmplementeerd op locatie.

De andere mogelijkheid is een SaaS-oplossing, zoals Factuurportal. Factuurportal werkt volledig in de cloud en er hoeft dus niets geïmplementeerd te worden op locatie. De implementatie van Factuurportal bestaat uit het leggen van een koppeling met het inkoopsysteem en het trainen van de medewerkers in de werking van de software.

Het verschil tussen SaaS en on-premisse

Het verschil? Bij een on-premisse oplossing worden er vaak ingrijpende aanpassingen gemaakt aan de ICT-structuur van een organisatie, dit is dus een implementatie met een grote impact. Bij een SaaS-oplossing is de impact minimaal en is de oplossing gemakkelijk te integreren in de huidige ICT-structuur.

Onderstaand samenvattend de voordelen van SaaS ten opzichte van on-premisse:

  • Geen (hoge) investering
  • Geen onderhoudskosten en afschrijvingen
  • Hoge flexibiliteit door de abonnementsvorm
  • Lage tot geen impact op ICT-structuur
  • Geen zorgen om beheer
  • Uitstekende service van de softwareleverancier die klanten tevreden moet houden omdat de klanten makkelijk op korte termijn kunnen opzeggen.

SaaS heeft een gouden toekomst en Factuurportal draagt daaraan bij. Benieuwd naar de voordelen van een SaaS e-facturatie oplossing voor uw onderneming? Lees alles over Factuurportal.

Digitale factuurverwerking anno 2016

Digitale factuurverwerking anno 2016

digitale factuurverwerkingDigitale factuurverwerking, elektronische factuurverwerking, e-factureren. Allemaal termen die u tegenwoordig aan alle kanten om de oren vliegen. Maar wat het precies inhoudt, wat je ermee kunt en hoe je het optimaal inzet, is voor veel mensen nog een raadsel. Aanleiding voor ons om hier eens wat dieper op in te gaan.

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is het digitaal verwerken van inkomende facturen. Dat wil zeggen dat de factuur tijdens het gehele proces digitaal is. Hiervoor zijn verschillende methoden:

  • Digitale facturen ontvangen via een e-mail of web portal (PDF, DOC, TXT, etc.)
  • Digitale facturen ontvangen via een rechtstreekse koppeling (XML, UBL)

Bij bovenstaande methoden zijn de facturen bij het binnenkomen van de organisatie al in digitale vorm en kunnen dus gemakkelijk verder afgehandeld worden. Bijvoorbeeld met behulp van een elektronische facturatie-oplossing. Dit wordt vaak omschreven als ‘slim’ digitaal factureren, door de hoge mate van automatisering en de kleine kans op fouten. Dit resulteert in hogere efficiëntie en lagere kosten.

Echter, er is ook nog een andere methode die onder digitale factuurverwerking valt, namelijk het scannen en herkennen van facturen. De naam zegt het al, hierbij komen de facturen nog steeds in papieren vorm de organisatie binnen. Vervolgens worden deze gescand en verder afgehandeld door bijvoorbeeld een scan- en herken oplossing. Deze methode neemt echter het papier niet weg, houdt handmatige handelingen in stand en is foutgevoelig door het scannen en herkennen van de papieren factuur.

Digitale factuurverwerking is dus niets meer dan het op een digitale manier verwerken van inkomende facturen. Deze manier van factuurverwerking heeft een groot aantal voordelen voor uw organisatie in termen van tijds- en geldbesparingen.

Wat zijn de mogelijkheden van digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking biedt een scala aan mogelijkheden. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de methode die uw organisatie gaat gebruiken. Om de blog niet al te uitgebreid te maken, kijken we hieronder naar de mogelijkheden van de methode die het meest toegankelijk is voor zowel gebruiker als leverancier: digitale factuurverwerking per e-mail.

Digitale factuurverwerking per e-mail is de meest gemakkelijke manier van digitaal factureren voor zowel de verzendende als de ontvangende partij. Bij deze manier van factuurverwerking verstuurt uw leverancier de facturen niet meer via de post, maar slaat de factuur op in bijvoorbeeld PDF en e-mailt deze rechtstreeks naar uw organisatie. Hierbij behalen uw leverancier en uw organisatie al gelijk de eerste voordelen: geen papieren facturen, geen handmatige handelingen voor het verzenden van facturen, geen handmatige handelingen voor het ontvangen van facturen en geen verzendkosten voor uw leverancier.

Uw organisatie ontvangt de factuur per e-mail en kan deze vervolgens gaan verwerken. Het handmatig verwerken van deze facturen is tijdrovend en foutgevoelig. Uw organisatie haalt nog veel meer voordeel uit digitale factuurverwerking als er gebruik gemaakt wordt van een elektronische facturatie oplossing. De voordelen van zo’n oplossing zijn afhankelijk van het type oplossing waar uw organisatie voor kiest. Om een beeld te schetsen van de mogelijkheden beschrijf ik de voordelen indien uw organisatie kiest voor onze elektronische facturatie oplossing Factuurportal.

Indien gebruik gemaakt wordt van Factuurportal komen de facturen digitaal binnen op het e-mailadres “uworganisatie@factuurportal.eu”. Factuurportal haalt de facturen vervolgens automatisch op en verwerkt deze facturen. Met verwerken wordt bedoeld:

  • Controle of de leverancier een authentieke crediteur van uw organisatie is
  • Controle op btw-nummer, KvK-nummer en IBAN
  • Controle op alle overige wettelijke- en klantspecifieke factuureisen

Is er aan bovenstaande criteria voldaan? Dan wordt de aangeleverde factuur automatisch ingelezen in uw financiële applicatie en krijgt de leverancier een bericht dat de factuur is gevalideerd. Ontbreekt er echter informatie of is de informatie onjuist dan ontvangt de leverancier automatisch een e-mailnotificatie waarin staat vermeld welke informatie ontbreekt of onjuist is. De leverancier past de factuur vervolgens aan en verstuurt hem opnieuw.

Zoals u ziet, is het ontvangen en verwerken van facturen compleet geautomatiseerd. De enige menselijke handeling die nog in het proces nodig is, is het matchen en betalen van de factuur.

Hoe zet je digitale factuurverwerking optimaal in?

Uw organisatie profiteert optimaal van de voordelen van digitale factuurverwerking wanneer zo veel mogelijk facturen op deze manier verwerkt worden. Dit betekent dus dat u van zo veel mogelijk van uw leveranciers digitale facturen wil ontvangen. Dit is ook de reden dat hierboven gekozen is voor een oplossing op basis van e-mail. Iedere leverancier kan een factuur als PDF opslaan en vervolgens verzenden per e-mail, slechts een klein aantal leveranciers kan een factuur in UBL/XML formaat opstellen.

De voordelen van digitale factuurverwerking zijn volledig afhankelijk van de manier waarop u het proces voor uw organisatie wilt inrichten. Met Factuurportal behaalt u gegarandeerd een hoge leveranciersadoptie (participatie van uw crediteuren) en bespaart u tijd en geld. Meer weten? Lees hier verder over elektronisch factureren met Factuurportal.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11