);

Alle berichten door op © 2019 Factuurportal

Iedereen kan PDF facturen opstellen

Iedereen kan PDF facturen opstellen

ACP_PDF 2_file_document“99% van de standaard boekhoudpakketten kan PDF-facturen sturen”

Zou het dan niet ideaal zijn als deze PDF-facturen die automatisch gegeneerd worden door het facturatiesysteem van uw leverancier, ook automatisch verwerkt worden door uw organisatie?

Gerard Bottemanne schrijft in zijn artikel “UBL zorgt voor doorbraak elektronisch factureren” voor kennisplatform E-proqure over het belang van het hebben van een standaard die zorgt voor efficiency en connectiviteit. Factuurportal is het daar uiteraard mee eens, een dergelijke standaard -zoals UBL- die massaal omarmd wordt, zal enorm bijdragen aan de winst die elektronisch factureren met zich brengt. Helaas is dit nog (bij lange na) geen werkelijkheid.

Werkelijkheid is dat slechts een klein percentage van de leveranciers daadwerkelijk in staat is om UBL-facturen te genereren. Heel vervelend, want écht elektronisch factureren levert voor zowel u als uw leverancier een groot scala aan voordelen en mogelijkheden op.

De oplossing? Een oplossing die recht doet aan de hybride situatie waarin PDF en UBL naast elkaar bestaan. Zoals de titel aangeeft kan vrijwel iedere leverancier PDF-facturen opstellen, handmatig of via zijn boekhoudpakket. Laat deze facturen automatisch ontvangen, verwerken, valideren en klaarzetten in uw financiële systeem door Factuurportal. Daarmee bespaart uw organisatie aanzienlijk op uren en geld terwijl u profiteert van voordelen zoals een korte doorlooptijd (5 minuten!) en 100% correcte facturen.

Naast de volledig automatische afhandeling van PDF ondersteunt Factuurportal ook UBL, zodat de leveranciers die al zo ver zijn hier moeiteloos van kunnen profiteren. Door Factuurportal in te zetten worden alle elektronische facturen volledig automatisch binnen 5 minuten in uw systeem klaargezet. Waardoor uw organisatie al optimaal profiteert van alle voordelen die elektronisch factureren biedt, zonder dat u hiervoor hoeft te wachten tot al uw leveranciers over zijn op UBL.

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

SSK-SWFBinnen onze gemeente zijn we met elkaar hard aan het werk om dagelijks (kleine) verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen richten zich niet alleen op processen, de onderlinge samenwerking heeft daarbij ook permanent aandacht. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor de gemeente vragen interne aanpassing. En er komt nogal wat af op ons als gemeente. Zoals ook geldt voor alle gemeenten in Nederland. Decentralisaties, asielzoekersopvang zijn om maar iets te noemen zeer forse opgaven. Deze moeten vervolgens nog duelleren met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid.

Gemeentefonds

Het Gemeentefonds wordt gevoed volgens het principe ‘samen de trap op en samen de trap af’. Als het Rijk meer uitgeeft, gaat er meer naar het fonds, geeft het minder uit, dan vloeit er minder naar het Gemeentefonds.

Gemeenten ontvangen dit jaar minder uit het Gemeentefonds dan voorzien, maar moeten wel nieuwe taken in het sociaal domein uitvoeren met minder geld dan voorheen beschikbaar was. Dat ‘vraagt’ van gemeenten ingrijpende keuzes om de financiën op orde te houden. Voorwaar geen sinecure!

Vereenvoudiging van de bedrijfsvoering

Naast meer of minder ingrijpende beleidskeuzes zijn we als gemeenten ook serieus bezig met het kijken naar alle processen binnen het domein van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging van voornoemde processen is hierbij het adagium. Binnen de gemeente SudWest Fryslân tonen we bij het onderzoek naar verbeteringen geen enkele schroom. Momenteel zijn we volop bezig met herontwerp, lees: vereenvoudigen van de P&C cyclus. Ook wij hebben in het verleden de kansen benut voor het optuigen van een indrukwekkende p&c cyclus, overigens zonder dat deze de beleidscyclus ondersteunde, laat staan, deze versterkte.

Daarnaast zijn we ons steeds meer gaan richten op het verder digitaliseren van processen. Hierbij zijn we met name gestuit op de grenzen van onze mogelijkheden binnen de huidige verwerking van inkomende facturen. We ontvangen op jaarbasis circa 23.000 facturen. Hiervan wordt 65% aangeleverd als pdf en via OCR technologie herkend.  De overige 35% van de facturen (ruim 8000) worden bij binnenkomst gescand (van papier naar pdf)

Door middel van handmatige handelingen worden de facturen verder ‘verrijkt’ met interne coderingen. Ondanks het feit dat de collega’s zeer consciëntieus werken en we gebruik maken van slimme scan- en herkentechnologie is er geen sprake van een foutloos proces. De kans is altijd aanwezig dat daardoor de verwerking stokt en de betaling mogelijk vertraging oploopt.

We zijn overtuigd van het feit dat we goed grip hebben op de verwerking van onze inkomende facturen. We zien ook een positieve kentering bij onze leveranciers om hun papieren factuur ‘uit te ruilen’ voor het aanbieden van de factuur als readable pdf factuur. Deze kentering gaat niet vanzelf. We zullen actief moeten blijven inzetten om leveranciers te stimuleren en daar waar nodig te helpen bij het opstellen van een readable pdf factuur. De komende jaren zien wij het gebruik van de readable pdf factuur alleen nog maar toenemen.

Optimaal benutten van elektronisch factureren

Dat betekent dat we ons moeten bezinnen op ons huidige verwerkingsproces. Het verder stroomlijnen, maar meer nog, het optimaal gaan benutten van volledig elektronisch verwerken van digitale facturen vormt voor ons een onontkoombare opgave. We zijn het aan onze leveranciers en burgers verplicht de dienstverlening verder te optimaliseren en te voorzien van een kwaliteitsimpuls. Het vervangen van OCR-achtige techniek in combinatie met het reduceren van handmatige handelingen draagt bij aan een professionele dienstverlening tegen acceptabele maatschappelijke kosten. Het e-factureren is nu al de toekomst!

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van onze leveranciers en onze eigen organisatie. Het uitwisselen van XML-facturen, ofwel elektronisch factureren zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, elimineert fouten, zorgt voor tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

In Nederland is UBL de meest populaire standaard omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard.

Moraal van het verhaal is dat de Rijksoverheid naast het hanteren van haar financieel regime, ook op het vlak van elektronisch factureren de wettelijke standaard (UBL) al heeft bepaald. Aan de gemeenten in Nederland de opgave ook hieraan te gaan voldoen.

Als gemeente SudWest Fryslân weten we wat ons te doen staat en hebben we ook al zicht op een oplossing uit de markt, namelijk Factuurportal.

Meer over elektronisch factureren met Factuurportal

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

“Forrester voorziet gouden toekomst SaaS”. Een interessant artikel in de Computable, geplaatst op 16 februari 2016. Want wat is SaaS? En wellicht nog belangrijker, waarom heeft SaaS een gouden toekomst?

Software as a Service

SaaS staat voor Software as a Service. Dus niet de traditionele on-premisse oplossingen, maar software die wordt afgenomen in de vorm van een service, ofwel abonnementsvorm. Simpelweg betekent dit dat de software geen ‘bezit’ wordt van een organisatie, maar dat de organisatie een abonnement neemt op de software.

Als voorbeeld neem ik hierbij elektronisch factureren. Voor een organisatie zijn er meerdere manieren om een elektronisch facturatieproces in te richten. Ga je voor een scan- en herken oplossing, dan heb je een scanstraat nodig om de facturen in te scannen om vervolgens de gescande facturen te herkennen met de bijbehorende software. In dit geval is er sprake van een on-premisse oplossing, er moet namelijk een complete scanstraat worden geïmplementeerd op locatie.

De andere mogelijkheid is een SaaS-oplossing, zoals Factuurportal. Factuurportal werkt volledig in de cloud en er hoeft dus niets geïmplementeerd te worden op locatie. De implementatie van Factuurportal bestaat uit het leggen van een koppeling met het inkoopsysteem en het trainen van de medewerkers in de werking van de software.

Het verschil tussen SaaS en on-premisse

Het verschil? Bij een on-premisse oplossing worden er vaak ingrijpende aanpassingen gemaakt aan de ICT-structuur van een organisatie, dit is dus een implementatie met een grote impact. Bij een SaaS-oplossing is de impact minimaal en is de oplossing gemakkelijk te integreren in de huidige ICT-structuur.

Onderstaand samenvattend de voordelen van SaaS ten opzichte van on-premisse:

  • Geen (hoge) investering
  • Geen onderhoudskosten en afschrijvingen
  • Hoge flexibiliteit door de abonnementsvorm
  • Lage tot geen impact op ICT-structuur
  • Geen zorgen om beheer
  • Uitstekende service van de softwareleverancier die klanten tevreden moet houden omdat de klanten makkelijk op korte termijn kunnen opzeggen.

SaaS heeft een gouden toekomst en Factuurportal draagt daaraan bij. Benieuwd naar de voordelen van een SaaS e-facturatie oplossing voor uw onderneming? Lees alles over Factuurportal.

Digitale factuurverwerking anno 2016

Digitale factuurverwerking anno 2016

digitale factuurverwerkingDigitale factuurverwerking, elektronische factuurverwerking, e-factureren. Allemaal termen die u tegenwoordig aan alle kanten om de oren vliegen. Maar wat het precies inhoudt, wat je ermee kunt en hoe je het optimaal inzet, is voor veel mensen nog een raadsel. Aanleiding voor ons om hier eens wat dieper op in te gaan.

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is het digitaal verwerken van inkomende facturen. Dat wil zeggen dat de factuur tijdens het gehele proces digitaal is. Hiervoor zijn verschillende methoden:

  • Digitale facturen ontvangen via een e-mail of web portal (PDF, DOC, TXT, etc.)
  • Digitale facturen ontvangen via een rechtstreekse koppeling (XML, UBL)

Bij bovenstaande methoden zijn de facturen bij het binnenkomen van de organisatie al in digitale vorm en kunnen dus gemakkelijk verder afgehandeld worden. Bijvoorbeeld met behulp van een elektronische facturatie-oplossing. Dit wordt vaak omschreven als ‘slim’ digitaal factureren, door de hoge mate van automatisering en de kleine kans op fouten. Dit resulteert in hogere efficiëntie en lagere kosten.

Echter, er is ook nog een andere methode die onder digitale factuurverwerking valt, namelijk het scannen en herkennen van facturen. De naam zegt het al, hierbij komen de facturen nog steeds in papieren vorm de organisatie binnen. Vervolgens worden deze gescand en verder afgehandeld door bijvoorbeeld een scan- en herken oplossing. Deze methode neemt echter het papier niet weg, houdt handmatige handelingen in stand en is foutgevoelig door het scannen en herkennen van de papieren factuur.

Digitale factuurverwerking is dus niets meer dan het op een digitale manier verwerken van inkomende facturen. Deze manier van factuurverwerking heeft een groot aantal voordelen voor uw organisatie in termen van tijds- en geldbesparingen.

Wat zijn de mogelijkheden van digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking biedt een scala aan mogelijkheden. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de methode die uw organisatie gaat gebruiken. Om de blog niet al te uitgebreid te maken, kijken we hieronder naar de mogelijkheden van de methode die het meest toegankelijk is voor zowel gebruiker als leverancier: digitale factuurverwerking per e-mail.

Digitale factuurverwerking per e-mail is de meest gemakkelijke manier van digitaal factureren voor zowel de verzendende als de ontvangende partij. Bij deze manier van factuurverwerking verstuurt uw leverancier de facturen niet meer via de post, maar slaat de factuur op in bijvoorbeeld PDF en e-mailt deze rechtstreeks naar uw organisatie. Hierbij behalen uw leverancier en uw organisatie al gelijk de eerste voordelen: geen papieren facturen, geen handmatige handelingen voor het verzenden van facturen, geen handmatige handelingen voor het ontvangen van facturen en geen verzendkosten voor uw leverancier.

Uw organisatie ontvangt de factuur per e-mail en kan deze vervolgens gaan verwerken. Het handmatig verwerken van deze facturen is tijdrovend en foutgevoelig. Uw organisatie haalt nog veel meer voordeel uit digitale factuurverwerking als er gebruik gemaakt wordt van een elektronische facturatie oplossing. De voordelen van zo’n oplossing zijn afhankelijk van het type oplossing waar uw organisatie voor kiest. Om een beeld te schetsen van de mogelijkheden beschrijf ik de voordelen indien uw organisatie kiest voor onze elektronische facturatie oplossing Factuurportal.

Indien gebruik gemaakt wordt van Factuurportal komen de facturen digitaal binnen op het e-mailadres “uworganisatie@factuurportal.eu”. Factuurportal haalt de facturen vervolgens automatisch op en verwerkt deze facturen. Met verwerken wordt bedoeld:

  • Controle of de leverancier een authentieke crediteur van uw organisatie is
  • Controle op btw-nummer, KvK-nummer en IBAN
  • Controle op alle overige wettelijke- en klantspecifieke factuureisen

Is er aan bovenstaande criteria voldaan? Dan wordt de aangeleverde factuur automatisch ingelezen in uw financiële applicatie en krijgt de leverancier een bericht dat de factuur is gevalideerd. Ontbreekt er echter informatie of is de informatie onjuist dan ontvangt de leverancier automatisch een e-mailnotificatie waarin staat vermeld welke informatie ontbreekt of onjuist is. De leverancier past de factuur vervolgens aan en verstuurt hem opnieuw.

Zoals u ziet, is het ontvangen en verwerken van facturen compleet geautomatiseerd. De enige menselijke handeling die nog in het proces nodig is, is het matchen en betalen van de factuur.

Hoe zet je digitale factuurverwerking optimaal in?

Uw organisatie profiteert optimaal van de voordelen van digitale factuurverwerking wanneer zo veel mogelijk facturen op deze manier verwerkt worden. Dit betekent dus dat u van zo veel mogelijk van uw leveranciers digitale facturen wil ontvangen. Dit is ook de reden dat hierboven gekozen is voor een oplossing op basis van e-mail. Iedere leverancier kan een factuur als PDF opslaan en vervolgens verzenden per e-mail, slechts een klein aantal leveranciers kan een factuur in UBL/XML formaat opstellen.

De voordelen van digitale factuurverwerking zijn volledig afhankelijk van de manier waarop u het proces voor uw organisatie wilt inrichten. Met Factuurportal behaalt u gegarandeerd een hoge leveranciersadoptie (participatie van uw crediteuren) en bespaart u tijd en geld. Meer weten? Lees hier verder over elektronisch factureren met Factuurportal.

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Bij Factuurportal draait alles om gemak, voor zowel gebruiker als leverancier. De belangrijkste eigenschap van Factuurportal is dat het bijzonder laagdrempelig is:

– De gebruiker hoeft geen lange implementatietrajecten af te leggen om Factuurportal in gebruik te nemen.

– De leverancier kan binnen vijf minuten volledig kosteloos zijn facturen elektronisch gaan aanleveren.

Dit klinkt vrij simpel, maar hoe gaat dit dan in zijn werk? Ik vroeg het Ahmed Arslan die op dagelijkse basis bezig is met leveranciersmanagement.

Wat is de reden dat leveranciers zich eerst moeten aansluiten en niet gewoon direct facturen kunnen gaan versturen?

“De keuze om leveranciers eerst aan te sluiten alvorens de facturen toe te laten is een bewuste keuze geweest. Dit zorgt ervoor dat alle facturen die automatisch verwerkt worden ook afkomstig zijn van ‘echte’ leveranciers, en niet van partijen die fraude proberen te plegen. Dit heeft als resultaat dat iedere factuur die een organisatie binnenkrijgt in zijn financiële applicatie van een authentieke crediteur is.

De facturen hoeven tenslotte alleen nog maar tegen de inkooporder aangelegd en betaald te worden. Zo simpel is het.“

Hoe gaat dat aansluiten dan precies in zijn werk?

“Leveranciers aansluiten klinkt alsof het een tijdrovende taak is. Dit is met Factuurportal gelukkig helemaal niet het geval. Het uitnodigen van leveranciers gaat in 2 stappen:

Stap 1: Wanneer een organisatie gebruik gaat maken van Factuurportal zal er eenmalig een brief verstuurd worden naar alle leveranciers waarin kenbaar wordt gemaakt dat de facturen voortaan graag in elektronische vorm ontvangen worden. In deze brief wordt aangekondigd dat de leveranciers op zeer korte termijn een uitnodigingslink kunnen verwachten.

Stap 2: Kort na het versturen van de brief worden de leveranciers uitgenodigd. Dat is heel simpel. De leverancier wordt uitgenodigd door middel van een automatisch gegenereerd mailtje met daarin een link vanuit Factuurportal. De leverancier klikt vervolgens op de link om de ingevoerde bedrijfsgegevens te controleren en de registratie te bevestigen. Deze procedure is opgezet om ervoor te zorgen dat alle ontvangen facturen daadwerkelijk van authentieke crediteuren komen en er geen fraude kan plaatsvinden.“

Wat heeft het in gebruik nemen van Factuurportal voor invloed op de financiële administratie van een organisatie?

“Factuurportal ondersteunt bij de aansluiting van de leveranciers. De top 10 leveranciers vallen onder de 1e fase van de implementatie. Dit betekent dat Factuurportal verantwoordelijk is voor het aansluiten van deze leveranciers voor een afnemer. Daarnaast biedt Factuurportal ook ondersteuning bij de aansluiting van de top 250 leveranciers in de 2e fase. Dit hoeft echter niet, het aansluiten van leveranciers is een simpel en effectief proces wat de gemiddelde financiële administratie zelf ter hand kan nemen.

In principe betekent het in gebruik nemen van Factuurportal dat de financiële administratie in de implementatiefase tijd investeert in de aansluiting van leveranciers om vervolgens enorm veel tijd te besparen in de verwerking. Factuurportal garandeert namelijk 100% correcte verwerking van alle inkomende facturen van aangesloten leveranciers. Zodra de leverancier is aangesloten kost het geen tijd meer om zijn facturen te verwerken, nooit meer!“

Wat vinden de leveranciers ervan dat ze eerst aangesloten moeten worden?

“Door jarenlange ervaring op deze markt weet Factuurportal dat ruim 90% van de leveranciers graag de facturen in PDF per mail verstuurt. Waarom? Behalve dat een organisatie winst haalt uit elektronische factuurverwerking, halen ook de leveranciers voordeel uit deze manier van factuurverwerking:

  • Geen kosten voor printen en op de post doen van papieren facturen
  • Gemakkelijke aanlevermethode waar iedereen toegang tot heeft (PDF);
  • Altijd op de hoogte van de status van de verzonden factuur;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur goed is aangekomen en verwerkt;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur niet goed is met een verzoek tot aanpassing;
  • Facturen worden sneller verwerkt en kunnen dus sneller betaald worden.“

Zoals in het bovenstaande beknopte interview valt te lezen, zorgt Factuurportal niet alleen voor verlichting op uw financiële administratie. Het brengt ook voordelen met zich mee voor uw leveranciers. Een échte win-win situatie dus! Meld u aan voor een demonstratie om inzicht te krijgen in de manier waarop Factuurportal voor uw organisatie waarde toevoegt!

Factuurportal opent weg naar maximale adoptie met PDF én UBL!

Factuurportal opent weg naar maximale adoptie met PDF én UBL!

Uiteindelijk wil elke financiële administratie alle facturen met minimale inspanning kunnen verwerken. Noodzakelijke dat alle facturen dan in één standaard formaat naar het financiële systeem worden gestuurd.

Complexe IT-taal

Een voorbeeld van zo’n standaard formaat is een zogenaamde XML-factuur. XML is een complexe IT-taal waarmee onder meer factuurberichten in een vaste structuur kunnen worden verzonden. Dit heet dan UBL. Slechts programmeurs verstaan de kunst om deze berichten te maken of een systeem zo te programmeren dat dit systeem dat automatisch kan gaan doen. Dat kost vele maanden en duizenden euro’s per systeem. Op zich te overzien. Echter, er zijn honderden facturatie- en financiële systemen. Ga maar na hoeveel jaren en miljoenen euro’s je verder bent eer je iedere leverancier zo ver hebt…

Om nog maar te zwijgen over de vele verschillende semantische (horizontaal) standaarden en versies daar weer van (verticaal) die er door de verschillende branches (Telecom, Bouw, Energie, Retail, Transport, Handel, etc) worden gehanteerd.

De weg naar succes

Willen we niet graag succes bereiken langs de weg van de minste weerstand? En daarbij de leveranciers tegemoetkomen die heel bereidwillig hun elektronische factuur in een readable PDF-bestand sturen? En laten we wel wezen; hoeveel mensen kent u die nog nooit van ‘een pdf-je’ hebben gehoord? De feiten spreken voor zich: leveranciers versturen massaal readable PDF-facturen!

Maar goed; als klant heeft u nog steeds de schone taak om alle facturen met minimale inspanning te verwerken. U wilt zich niet hoeven te bekommeren om de verschillende soorten formaten maar alle facturen snel en economisch verwerken en betaalbaar stellen.

Dan is het goed om te weten dat Factuurportal zowel de massa (PDF-facturen) als de complexe minderheid (UBL-facturen) feilloos op exact dezelfde manier valideert en foutloos uw financiële systeem in loodst.

Uw organisatie heeft dus nu al de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de naderende wettelijke eis om in 2018 elektronisch facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Factuurportal is er klaar voor!

Infographic: handmatig vs. elektronisch factureren

Infographic: handmatig vs. elektronisch factureren

De potentiële besparing die elektronisch factureren met zich meebrengt, is voor iedere organisatie anders. Het hangt af van het aantal facturen dat een organisatie op jaarbasis ontvangt, de manier waarop die facturen verwerkt worden, het aantal FTE (voltijdse medewerkers) dat hiermee gemoeid is en nog een aantal andere factoren. In onderstaande infographic geven wij een beeld van de verandering in het proces indien uw organisatie gebruik gaat maken van Factuurportal.

Procesbeschrijving

De data uit bovenstaande infographic is gemeten bij een aantal afnemers van Factuurportal. Hierbij is de situatie vóór Factuurportal en de situatie met Factuurportal gemeten. Wat blijkt? Het handmatig ontvangen en verwerken van een factuur kost gemiddeld 9 minuten, het elektronisch ontvangen en verwerken door Factuurportal vereist geen enkele handmatige inspanning. Afhankelijk van het aantal inkomende facturen van uw organisatie valt er dus een aanzienlijke besparing te realiseren door een kwaliteitsslag te maken op uw administratieve afdeling!

Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees alles over elektronisch factureren met Factuurportal.

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

elektronische factuurGezonde organisaties zijn continu op zoek naar verbeteringen om hun processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan is elektronisch factureren, een oplossing voor het tijdrovende en foutgevoelige traditionele facturatieproces met inzet van scan en herken-software. Maar wat is elektronisch factureren per definitie en wanneer spreken we van een elektronische factuur?

“Bij elektronisch factureren gaat het om het digitaal ontvangen en verwerken van facturen (Digitale overheid, 2014)”

Volgens bovenstaande definitie moet een organisatie dus zijn facturen digitaal aangeleverd krijgen en verwerken om het elektronisch factureren te kunnen noemen. Zoals in een eerdere blog -de mythe, PDF factuur is geen echte elektronische factuur- aangegeven valt de PDF-factuur hier dus ook onder. Waarom wordt dan door verschillende partijen elke keer de nadruk gelegd op het “feit” dat UBL-facturen de enige e-facturen zijn en de PDF-facturen niet? Voor ons blijft het een raadsel waarom de definitie niet consequent lijkt te worden toegepast. Hieronder zal ik het verschil tussen elektronisch factureren met PDF en UBL proberen duidelijk te maken.

Elektronisch factureren met PDF via Factuurportal

De leverancier slaat zijn factuur op als leesbaar PDF-bestand en mailt het naar Factuurportal. Zijn factuur wordt vervolgens automatisch en 100% correct gelezen (GEEN SCAN en HERKEN) waarna Factuurportal de factuur omzet in het vereiste UBL/XML formaat alvorens deze te exporteren naar het financiële systeem van de afnemer.

Elektronisch factureren met UBL

De leverancier moet beschikken over een UBL/XML-geschikt facturatieprogramma en bovendien een uitgebreide en complexe test uitvoeren om de  UBL-factuur in de correcte standaard rechtstreeks –of via SimplerInvoicing– naar het financiële systeem van zijn afnemer te kunnen versturen.

Beide processen zijn volledig automatisch en garanderen beide 100% correct afgeleverde facturen in het inkoopsysteem. Echter, het merendeel van de leveranciers –met name het MKB– is niet in staat UBL-facturen te genereren en te verzenden. Hier biedt Factuurportal uitkomst; elke leverancier kan namelijk een leesbare PDF-factuur verzenden. En dat met slechts één druk op de knop.

Ideale situatie

In onze optiek ontstaat een ideale situatie wanneer de leveranciers die UBL aan kunnen hun facturen in dit formaat verzenden en de leveranciers die hier nog niet toe in staat zijn de facturen als leesbare PDF-factuur versturen. Alleen zo ontstaat er een optimaal elektronisch facturatieproces waar alle leveranciers aan kunnen meedoen.

En Factuurportal? Die verwerkt beide stromen volautomatisch en 100% correct.

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Jan BergwerffMaatschappelijke dynamiek en  focus op digitale dienstverlening

Het ene rapport is nog niet uitgebracht of het volgende dient zich alweer aan. Steeds vanuit de behoefte om eigenlijk blijvend impulsen af te geven richting een (nog) beter presterende overheid. De overheid in casu de gemeente heeft zich lang kunnen koesteren in een bepaalde manier van werken en zich betrekkelijk soepel kunnen aanpassen aan wat er in de samenleving gebeurde. Maar we zijn in het publiek domein op een punt gekomen dat zelfs basale dingen anders moeten worden bekeken.  De maatschappelijke dynamiek is zo aan het veranderen –er is een permanente technologische revolutie gaande– dat instituties er hijgend achteraan lopen. Het aanpassingsvermogen van de overheid wordt echt op de proef gesteld. En, erger nog, het gaat vastlopen als we hier niet fundamenteel anders over gaan denken.

Er wordt vaak geroepen dat de overheid moet sturen en verbinden. Er zijn situaties denkbaar dat invulling geven aan beide onderdelen noopt tot herontwerp van een totaalproces. Per 1 januari 2015 zijn bij de gemeenten belangrijke taken terecht gekomen en met het oog op de decentralisaties zijn zij eigenlijk steeds meer uitvoerder geworden. Dus hoe kan ook daar de nieuwe verbinding worden gelegd? Essentieel hierbij is om na te blijven denken over de vraag: Wat is je dienstverleningsconcept?

De opgave

Digitale Overheidsagenda 2017’ bepaalt in sterke mate de agenda van de dienstverlening. Inzetten op ‘digitaal gaan’  verbonden met de nuchterheid dat bepaalde dienstverlening beter op een andere manier kan. Dus: digitaal daar waar het kan, maar blijf oog hebben voor maatwerk daar waar dat nodig is. We moeten mensen niet het digitale kanaal induwen wanneer dat voor hen geen oplossing is. Permanent nadenken over de vraag hoe je als gemeentelijke overheid bijdraagt aan een overheid die:

  • Niet naar de bekende weg vraagt en vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven serieus neemt;
  • Klantgericht is, vraaggestuurd werkt en haar diensten snel, adequaat en waar mogelijk proactief verleent;
  • Zich niet voor de gek laat houden, frauduleus handelen effectief bestrijdt;
  • Weet waarover ze het heeft en een gedegen informatiepositie heeft als het gaat om uitvoering, monitoring en verantwoording.

Het spreekt voor zich dat u van mening bent dat voornoemde elementen in meer of mindere mate al herkenbaar zijn geïmplementeerd en verbonden binnen uw eigen gemeentelijke organisatie. Zoals de Engelsen terecht zeggen: the devil is in the detail, gaat dat ook hier op. In meer of mindere mate wil niets anders zeggen dan dat uw organisatie goed bezig is maar nog niet optimaal of erger nog dat er nog een hele wereld te winnen is.

Invulling geven aan de opgave

Zoals eerder opgemerkt, is de opgave voor de gemeente: bewoners en bedrijven van dienst te zijn, tegen zo laag mogelijke kosten. Een voorbeeld hiervan is het digitaal verwerken van inkomende facturen.  Digitaal verwerken -absoluut niet te verwarren met slimme scan- en herkenoplossingen- maakt dat de relatie tussen u en uw leveranciers naar het optimale niveau wordt getild waarbij:

  • Aangeleverde (digitale) facturen volledig automatisch verwerkt worden;
  • Aangeleverde (digitale) facturen 100% correct verwerkt worden;
  • Beide partijen inzicht hebben in de status van de factuur;
  • Facturen veel sneller verwerkt en betaald kunnen worden;
  • Automatisch notificaties verstuurd worden indien factuurgegevens niet kloppen;
  • Visuele controle en handmatige handelingen tot het verleden behoren.

Deze wijze van verbinden betekent niet ‘roept u maar’ tegen uw leveranciers maar samen met hen eenmalig investeert in het afstemmen van uw factuureisen zodat de ingediende digitale facturen op een snelle en volledig papierloze wijze door Factuurportal gevalideerd worden. Deze facturen worden vervolgens automatisch doorgezet worden naar uw workflow of financiële applicatie.

Bent u ook van mening dat het voor uw gemeente de hoogste tijd voor volledig digitale verwerking van inkomende facturen is? Dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen voor het uitzetten van uw digitale ‘koers’.  Wij hebben de beste stuurlui al aan boord…

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

PDF 2016Als het aan de Nederlandse gemeentelijke organisaties ligt bestaat ruim 70% van het aantal inkomende facturen in 2016 uit PDF-facturen. UBL blijft ver achter met circa 15%. Het onderzoeksrapport e-factureren van Factuurportal toont aan dat de complexiteit van UBL en de lagere kosten voor zowel ontvangende als versturende partij van PDF hiervoor de voornaamste redenen zijn.

PDF het meest gangbare formaat

In het huidige landschap is PDF het meest gangbare formaat. Een leverancier zal desgewenst veel eerder geneigd zijn een PDF- dan een UBL-factuur aan te leveren. Reden? Grootbedrijven hebben de technologie en het budget in huis om UBL-facturen op te stellen en te verzenden terwijl het MKB die mogelijkheid niet heeft. En laat 99% van de ondernemingen in Nederland nou MKB zijn.

Rob Klaver, Managing director Factuurportal: “Wij voorspelden jaren geleden al de dominantie van de PDF-factuur. Voor ons is het succes van de PDF-factuur dan ook geen verrassing. Wij verwachten dat de PDF-factuur haar dominante rol de aankomende 4-5 jaar zal behouden.”

Direct succesvol e-factureren? Ga voor PDF!

Organisaties die direct succesvol willen e-factureren spelen slim in op die almaar toenemende stroom PDF-facturen. Hoe? Door een abonnement op Factuurportal te nemen. Dan worden ál uw inkomende PDF-facturen volautomatisch én 100% correct verwerkt. Op de lange termijn zal het aandeel UBL-facturen toenemen. Geleidelijk aan ontstaat er een hybride situatie waarin Factuurportal zowel de inkomende PDF- als UBL-facturen verwerkt. Overigens kan Factuurportal nu beide stromen al verwerken.

Jan Bergwerff, Accountmanager voor Factuurportal: “Een organisatie haalt het meeste rendement uit een e-facturatie oplossing als alle leveranciers de factuur elektronisch aanleveren. Stel geen moeilijke eisen, laat uw leverancier zelf beslissen of de facturen in PDF- of UBL-formaat aangeleverd worden.”

Uw organisatie zal in 2016 dus ook overspoeld worden met PDF-facturen, wedden?


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10