);

Alle berichten door op © 2019 Factuurportal

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Bij Factuurportal draait alles om gemak, voor zowel gebruiker als leverancier. De belangrijkste eigenschap van Factuurportal is dat het bijzonder laagdrempelig is:

– De gebruiker hoeft geen lange implementatietrajecten af te leggen om Factuurportal in gebruik te nemen.

– De leverancier kan binnen vijf minuten volledig kosteloos zijn facturen elektronisch gaan aanleveren.

Dit klinkt vrij simpel, maar hoe gaat dit dan in zijn werk? Ik vroeg het Ahmed Arslan die op dagelijkse basis bezig is met leveranciersmanagement.

Wat is de reden dat leveranciers zich eerst moeten aansluiten en niet gewoon direct facturen kunnen gaan versturen?

“De keuze om leveranciers eerst aan te sluiten alvorens de facturen toe te laten is een bewuste keuze geweest. Dit zorgt ervoor dat alle facturen die automatisch verwerkt worden ook afkomstig zijn van ‘echte’ leveranciers, en niet van partijen die fraude proberen te plegen. Dit heeft als resultaat dat iedere factuur die een organisatie binnenkrijgt in zijn financiële applicatie van een authentieke crediteur is.

De facturen hoeven tenslotte alleen nog maar tegen de inkooporder aangelegd en betaald te worden. Zo simpel is het.“

Hoe gaat dat aansluiten dan precies in zijn werk?

“Leveranciers aansluiten klinkt alsof het een tijdrovende taak is. Dit is met Factuurportal gelukkig helemaal niet het geval. Het uitnodigen van leveranciers gaat in 2 stappen:

Stap 1: Wanneer een organisatie gebruik gaat maken van Factuurportal zal er eenmalig een brief verstuurd worden naar alle leveranciers waarin kenbaar wordt gemaakt dat de facturen voortaan graag in elektronische vorm ontvangen worden. In deze brief wordt aangekondigd dat de leveranciers op zeer korte termijn een uitnodigingslink kunnen verwachten.

Stap 2: Kort na het versturen van de brief worden de leveranciers uitgenodigd. Dat is heel simpel. De leverancier wordt uitgenodigd door middel van een automatisch gegenereerd mailtje met daarin een link vanuit Factuurportal. De leverancier klikt vervolgens op de link om de ingevoerde bedrijfsgegevens te controleren en de registratie te bevestigen. Deze procedure is opgezet om ervoor te zorgen dat alle ontvangen facturen daadwerkelijk van authentieke crediteuren komen en er geen fraude kan plaatsvinden.“

Wat heeft het in gebruik nemen van Factuurportal voor invloed op de financiële administratie van een organisatie?

“Factuurportal ondersteunt bij de aansluiting van de leveranciers. De top 10 leveranciers vallen onder de 1e fase van de implementatie. Dit betekent dat Factuurportal verantwoordelijk is voor het aansluiten van deze leveranciers voor een afnemer. Daarnaast biedt Factuurportal ook ondersteuning bij de aansluiting van de top 250 leveranciers in de 2e fase. Dit hoeft echter niet, het aansluiten van leveranciers is een simpel en effectief proces wat de gemiddelde financiële administratie zelf ter hand kan nemen.

In principe betekent het in gebruik nemen van Factuurportal dat de financiële administratie in de implementatiefase tijd investeert in de aansluiting van leveranciers om vervolgens enorm veel tijd te besparen in de verwerking. Factuurportal garandeert namelijk 100% correcte verwerking van alle inkomende facturen van aangesloten leveranciers. Zodra de leverancier is aangesloten kost het geen tijd meer om zijn facturen te verwerken, nooit meer!“

Wat vinden de leveranciers ervan dat ze eerst aangesloten moeten worden?

“Door jarenlange ervaring op deze markt weet Factuurportal dat ruim 90% van de leveranciers graag de facturen in PDF per mail verstuurt. Waarom? Behalve dat een organisatie winst haalt uit elektronische factuurverwerking, halen ook de leveranciers voordeel uit deze manier van factuurverwerking:

  • Geen kosten voor printen en op de post doen van papieren facturen
  • Gemakkelijke aanlevermethode waar iedereen toegang tot heeft (PDF);
  • Altijd op de hoogte van de status van de verzonden factuur;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur goed is aangekomen en verwerkt;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur niet goed is met een verzoek tot aanpassing;
  • Facturen worden sneller verwerkt en kunnen dus sneller betaald worden.“

Zoals in het bovenstaande beknopte interview valt te lezen, zorgt Factuurportal niet alleen voor verlichting op uw financiële administratie. Het brengt ook voordelen met zich mee voor uw leveranciers. Een échte win-win situatie dus! Meld u aan voor een demonstratie om inzicht te krijgen in de manier waarop Factuurportal voor uw organisatie waarde toevoegt!

Factuurportal opent weg naar maximale adoptie met PDF én UBL!

Factuurportal opent weg naar maximale adoptie met PDF én UBL!

Uiteindelijk wil elke financiële administratie alle facturen met minimale inspanning kunnen verwerken. Noodzakelijke dat alle facturen dan in één standaard formaat naar het financiële systeem worden gestuurd.

Complexe IT-taal

Een voorbeeld van zo’n standaard formaat is een zogenaamde XML-factuur. XML is een complexe IT-taal waarmee onder meer factuurberichten in een vaste structuur kunnen worden verzonden. Dit heet dan UBL. Slechts programmeurs verstaan de kunst om deze berichten te maken of een systeem zo te programmeren dat dit systeem dat automatisch kan gaan doen. Dat kost vele maanden en duizenden euro’s per systeem. Op zich te overzien. Echter, er zijn honderden facturatie- en financiële systemen. Ga maar na hoeveel jaren en miljoenen euro’s je verder bent eer je iedere leverancier zo ver hebt…

Om nog maar te zwijgen over de vele verschillende semantische (horizontaal) standaarden en versies daar weer van (verticaal) die er door de verschillende branches (Telecom, Bouw, Energie, Retail, Transport, Handel, etc) worden gehanteerd.

De weg naar succes

Willen we niet graag succes bereiken langs de weg van de minste weerstand? En daarbij de leveranciers tegemoetkomen die heel bereidwillig hun elektronische factuur in een readable PDF-bestand sturen? En laten we wel wezen; hoeveel mensen kent u die nog nooit van ‘een pdf-je’ hebben gehoord? De feiten spreken voor zich: leveranciers versturen massaal readable PDF-facturen!

Maar goed; als klant heeft u nog steeds de schone taak om alle facturen met minimale inspanning te verwerken. U wilt zich niet hoeven te bekommeren om de verschillende soorten formaten maar alle facturen snel en economisch verwerken en betaalbaar stellen.

Dan is het goed om te weten dat Factuurportal zowel de massa (PDF-facturen) als de complexe minderheid (UBL-facturen) feilloos op exact dezelfde manier valideert en foutloos uw financiële systeem in loodst.

Uw organisatie heeft dus nu al de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de naderende wettelijke eis om in 2018 elektronisch facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Factuurportal is er klaar voor!

Infographic: handmatig vs. elektronisch factureren

Infographic: handmatig vs. elektronisch factureren

De potentiële besparing die elektronisch factureren met zich meebrengt, is voor iedere organisatie anders. Het hangt af van het aantal facturen dat een organisatie op jaarbasis ontvangt, de manier waarop die facturen verwerkt worden, het aantal FTE (voltijdse medewerkers) dat hiermee gemoeid is en nog een aantal andere factoren. In onderstaande infographic geven wij een beeld van de verandering in het proces indien uw organisatie gebruik gaat maken van Factuurportal.

Procesbeschrijving

De data uit bovenstaande infographic is gemeten bij een aantal afnemers van Factuurportal. Hierbij is de situatie vóór Factuurportal en de situatie met Factuurportal gemeten. Wat blijkt? Het handmatig ontvangen en verwerken van een factuur kost gemiddeld 9 minuten, het elektronisch ontvangen en verwerken door Factuurportal vereist geen enkele handmatige inspanning. Afhankelijk van het aantal inkomende facturen van uw organisatie valt er dus een aanzienlijke besparing te realiseren door een kwaliteitsslag te maken op uw administratieve afdeling!

Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees alles over elektronisch factureren met Factuurportal.

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

elektronische factuurGezonde organisaties zijn continu op zoek naar verbeteringen om hun processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan is elektronisch factureren, een oplossing voor het tijdrovende en foutgevoelige traditionele facturatieproces met inzet van scan en herken-software. Maar wat is elektronisch factureren per definitie en wanneer spreken we van een elektronische factuur?

“Bij elektronisch factureren gaat het om het digitaal ontvangen en verwerken van facturen (Digitale overheid, 2014)”

Volgens bovenstaande definitie moet een organisatie dus zijn facturen digitaal aangeleverd krijgen en verwerken om het elektronisch factureren te kunnen noemen. Zoals in een eerdere blog -de mythe, PDF factuur is geen echte elektronische factuur- aangegeven valt de PDF-factuur hier dus ook onder. Waarom wordt dan door verschillende partijen elke keer de nadruk gelegd op het “feit” dat UBL-facturen de enige e-facturen zijn en de PDF-facturen niet? Voor ons blijft het een raadsel waarom de definitie niet consequent lijkt te worden toegepast. Hieronder zal ik het verschil tussen elektronisch factureren met PDF en UBL proberen duidelijk te maken.

Elektronisch factureren met PDF via Factuurportal

De leverancier slaat zijn factuur op als leesbaar PDF-bestand en mailt het naar Factuurportal. Zijn factuur wordt vervolgens automatisch en 100% correct gelezen (GEEN SCAN en HERKEN) waarna Factuurportal de factuur omzet in het vereiste UBL/XML formaat alvorens deze te exporteren naar het financiële systeem van de afnemer.

Elektronisch factureren met UBL

De leverancier moet beschikken over een UBL/XML-geschikt facturatieprogramma en bovendien een uitgebreide en complexe test uitvoeren om de  UBL-factuur in de correcte standaard rechtstreeks –of via SimplerInvoicing– naar het financiële systeem van zijn afnemer te kunnen versturen.

Beide processen zijn volledig automatisch en garanderen beide 100% correct afgeleverde facturen in het inkoopsysteem. Echter, het merendeel van de leveranciers –met name het MKB– is niet in staat UBL-facturen te genereren en te verzenden. Hier biedt Factuurportal uitkomst; elke leverancier kan namelijk een leesbare PDF-factuur verzenden. En dat met slechts één druk op de knop.

Ideale situatie

In onze optiek ontstaat een ideale situatie wanneer de leveranciers die UBL aan kunnen hun facturen in dit formaat verzenden en de leveranciers die hier nog niet toe in staat zijn de facturen als leesbare PDF-factuur versturen. Alleen zo ontstaat er een optimaal elektronisch facturatieproces waar alle leveranciers aan kunnen meedoen.

En Factuurportal? Die verwerkt beide stromen volautomatisch en 100% correct.

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Jan BergwerffMaatschappelijke dynamiek en  focus op digitale dienstverlening

Het ene rapport is nog niet uitgebracht of het volgende dient zich alweer aan. Steeds vanuit de behoefte om eigenlijk blijvend impulsen af te geven richting een (nog) beter presterende overheid. De overheid in casu de gemeente heeft zich lang kunnen koesteren in een bepaalde manier van werken en zich betrekkelijk soepel kunnen aanpassen aan wat er in de samenleving gebeurde. Maar we zijn in het publiek domein op een punt gekomen dat zelfs basale dingen anders moeten worden bekeken.  De maatschappelijke dynamiek is zo aan het veranderen –er is een permanente technologische revolutie gaande– dat instituties er hijgend achteraan lopen. Het aanpassingsvermogen van de overheid wordt echt op de proef gesteld. En, erger nog, het gaat vastlopen als we hier niet fundamenteel anders over gaan denken.

Er wordt vaak geroepen dat de overheid moet sturen en verbinden. Er zijn situaties denkbaar dat invulling geven aan beide onderdelen noopt tot herontwerp van een totaalproces. Per 1 januari 2015 zijn bij de gemeenten belangrijke taken terecht gekomen en met het oog op de decentralisaties zijn zij eigenlijk steeds meer uitvoerder geworden. Dus hoe kan ook daar de nieuwe verbinding worden gelegd? Essentieel hierbij is om na te blijven denken over de vraag: Wat is je dienstverleningsconcept?

De opgave

Digitale Overheidsagenda 2017’ bepaalt in sterke mate de agenda van de dienstverlening. Inzetten op ‘digitaal gaan’  verbonden met de nuchterheid dat bepaalde dienstverlening beter op een andere manier kan. Dus: digitaal daar waar het kan, maar blijf oog hebben voor maatwerk daar waar dat nodig is. We moeten mensen niet het digitale kanaal induwen wanneer dat voor hen geen oplossing is. Permanent nadenken over de vraag hoe je als gemeentelijke overheid bijdraagt aan een overheid die:

  • Niet naar de bekende weg vraagt en vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven serieus neemt;
  • Klantgericht is, vraaggestuurd werkt en haar diensten snel, adequaat en waar mogelijk proactief verleent;
  • Zich niet voor de gek laat houden, frauduleus handelen effectief bestrijdt;
  • Weet waarover ze het heeft en een gedegen informatiepositie heeft als het gaat om uitvoering, monitoring en verantwoording.

Het spreekt voor zich dat u van mening bent dat voornoemde elementen in meer of mindere mate al herkenbaar zijn geïmplementeerd en verbonden binnen uw eigen gemeentelijke organisatie. Zoals de Engelsen terecht zeggen: the devil is in the detail, gaat dat ook hier op. In meer of mindere mate wil niets anders zeggen dan dat uw organisatie goed bezig is maar nog niet optimaal of erger nog dat er nog een hele wereld te winnen is.

Invulling geven aan de opgave

Zoals eerder opgemerkt, is de opgave voor de gemeente: bewoners en bedrijven van dienst te zijn, tegen zo laag mogelijke kosten. Een voorbeeld hiervan is het digitaal verwerken van inkomende facturen.  Digitaal verwerken -absoluut niet te verwarren met slimme scan- en herkenoplossingen- maakt dat de relatie tussen u en uw leveranciers naar het optimale niveau wordt getild waarbij:

  • Aangeleverde (digitale) facturen volledig automatisch verwerkt worden;
  • Aangeleverde (digitale) facturen 100% correct verwerkt worden;
  • Beide partijen inzicht hebben in de status van de factuur;
  • Facturen veel sneller verwerkt en betaald kunnen worden;
  • Automatisch notificaties verstuurd worden indien factuurgegevens niet kloppen;
  • Visuele controle en handmatige handelingen tot het verleden behoren.

Deze wijze van verbinden betekent niet ‘roept u maar’ tegen uw leveranciers maar samen met hen eenmalig investeert in het afstemmen van uw factuureisen zodat de ingediende digitale facturen op een snelle en volledig papierloze wijze door Factuurportal gevalideerd worden. Deze facturen worden vervolgens automatisch doorgezet worden naar uw workflow of financiële applicatie.

Bent u ook van mening dat het voor uw gemeente de hoogste tijd voor volledig digitale verwerking van inkomende facturen is? Dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen voor het uitzetten van uw digitale ‘koers’.  Wij hebben de beste stuurlui al aan boord…

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

PDF 2016Als het aan de Nederlandse gemeentelijke organisaties ligt bestaat ruim 70% van het aantal inkomende facturen in 2016 uit PDF-facturen. UBL blijft ver achter met circa 15%. Het onderzoeksrapport e-factureren van Factuurportal toont aan dat de complexiteit van UBL en de lagere kosten voor zowel ontvangende als versturende partij van PDF hiervoor de voornaamste redenen zijn.

PDF het meest gangbare formaat

In het huidige landschap is PDF het meest gangbare formaat. Een leverancier zal desgewenst veel eerder geneigd zijn een PDF- dan een UBL-factuur aan te leveren. Reden? Grootbedrijven hebben de technologie en het budget in huis om UBL-facturen op te stellen en te verzenden terwijl het MKB die mogelijkheid niet heeft. En laat 99% van de ondernemingen in Nederland nou MKB zijn.

Rob Klaver, Managing director Factuurportal: “Wij voorspelden jaren geleden al de dominantie van de PDF-factuur. Voor ons is het succes van de PDF-factuur dan ook geen verrassing. Wij verwachten dat de PDF-factuur haar dominante rol de aankomende 4-5 jaar zal behouden.”

Direct succesvol e-factureren? Ga voor PDF!

Organisaties die direct succesvol willen e-factureren spelen slim in op die almaar toenemende stroom PDF-facturen. Hoe? Door een abonnement op Factuurportal te nemen. Dan worden ál uw inkomende PDF-facturen volautomatisch én 100% correct verwerkt. Op de lange termijn zal het aandeel UBL-facturen toenemen. Geleidelijk aan ontstaat er een hybride situatie waarin Factuurportal zowel de inkomende PDF- als UBL-facturen verwerkt. Overigens kan Factuurportal nu beide stromen al verwerken.

Jan Bergwerff, Accountmanager voor Factuurportal: “Een organisatie haalt het meeste rendement uit een e-facturatie oplossing als alle leveranciers de factuur elektronisch aanleveren. Stel geen moeilijke eisen, laat uw leverancier zelf beslissen of de facturen in PDF- of UBL-formaat aangeleverd worden.”

Uw organisatie zal in 2016 dus ook overspoeld worden met PDF-facturen, wedden?

Gemeente Eindhoven

Gemeente Eindhoven

Stef_van_dielenDe gemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft de gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

De gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:

  1. Het sneller verwerken van inkomende facturen
  2. Het maken van een kwaliteitsslag
  3. Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
  4. Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van de gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussenkomen van handmatige handelingen.

De komende periode staat volledig in het teken van het aansluiten van alle leveranciers op Factuurportal. De leveranciers die al PDF sturen worden direct aangesloten op Factuurportal, de leveranciers die nog papieren facturen sturen worden ingelicht over Factuurportal en gevraagd voortaan de facturen in PDF aan te leveren. Ook de leveranciers zijn enthousiast, zij sturen graag PDF-facturen omdat dit voor hun ook gewoon makkelijker en goedkoper is.

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van de Gemeente Eindhoven. De gemeente Eindhoven maakt per 1 oktober 2015 gebruik van Factuurportal.

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen?

Wij verzorgen graag een demo voor u!

Factuurportal nu ook in gebruik bij gemeente Eindhoven

Factuurportal nu ook in gebruik bij gemeente Eindhoven

74639_fullimage_73910_fullimage_logoNIEUWGemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

Gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:
1. Het sneller verwerken van inkomende facturen
2. Het maken van een kwaliteitsslag
3. Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
4. Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussen komst van handmatige handelingen.

Gemeente Eindhoven is gestart met het aansluiten van een aantal geselecteerde leveranciers op Factuurportal. Deze leveranciers zijn enthousiast, zij sturen graag PDF-facturen omdat dit voor hun ook gewoon makkelijker en goedkoper is. De komende periode zal de gemeente verder gaan met het aansluiten van steeds meer leveranciers op Factuurportal. De leveranciers die al PDF sturen worden direct aangesloten op Factuurportal, de leveranciers die nog papieren facturen sturen worden ingelicht over Factuurportal en gevraagd voortaan de facturen in PDF aan te leveren.

Stefvandielen

 

 

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van gemeente Eindhoven. Gemeente Eindhoven maakt per 1 oktober 2015 gebruik van Factuurportal.

Duurzaam ondernemen

Duurzaam ondernemen

imagesStart met e-factureren!

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is al jaren in opkomst. Dit is ook niet langer iets waar een organisatie rekening mee kan houden, het begint meer en meer een must te worden. In dit artikel richten wij ons op de “longen van de wereld”, namelijk de bomen.

Wereldwijd worden er 150 miljard facturen per jaar gestuurd. Voor Europa alleen al staat de teller op 35 miljard in 2015. Ervan uitgaande dat uit een gemiddelde boom ongeveer 8000 vellen A4 papier komen, is het totaal aantal bomen dat in 2015 gekapt wordt om deze facturen te kunnen verzenden bijna 4,5 miljoen. Zonde? Ja! Is dit nodig? Helemaal niet zelfs.

De oplossing is al jaren op de markt en is behalve duurzaam ook gewoon veel efficiënter, betrouwbaarder en bespaart enorm op tijd. Ik heb het hier over elektronisch factureren. Ik hoor u denken, als dit zo veel voordelen heeft waarom is het bedrijfsleven hier dan nog niet massaal op overgestapt? Dit heeft te maken met de volgende punten:

  • Ontbrekende kennis op technologisch gebied
  • Onvoldoende budget
  • Angst voor het niet meekrijgen van de leveranciers
  • Angst voor grote impact op de ICT-omgeving

Bovenstaand de voornaamste redenen waarom elektronisch factureren nog niet de doorbraak heeft gemaakt die het verdiend. Dit kan echter ook anders. Factuurportal heeft een elektronische facturatie oplossing ontwikkeld die zó laagdrempelig is dat zelfs de bakker op de hoek gemakkelijk meedoet. Hoe? Simpel, de e-facturatie oplossing Factuurportal verwerkt inkomende PDF-facturen 100% volautomatisch en correct. Nooit meer uitval, geen handmatige handelingen, alle leveranciers doen gemakkelijk mee en wellicht het belangrijkste voordeel: Géén papieren facturen meer!

Lees hier meer over Factuurportal!

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

RickGeautomatiseerde factuurverwerking, een effectief wapen tegen spookfacturen en dubbel betaalde facturen?

Factuurportal verovert in rap tempo de Nederlandse markt met een oplossing voor het verwerken van PDF facturen. Géén gedoe meer met haperende scanapparaten, gebrekkige OCR herkenning en handmatige correcties. Maar wél automatisch facturen ontvangen, inlezen, valideren op KvK-, BTW-, verplichtingennummers en andere eisen. En deze direct als XML/UBL-bericht afleveren in het inkoop- of ERP systeem. Wij hebben voor diverse bedrijven en gemeenten de business case voor deze oplossing doorgerekend. Zonder uitzondering blijkt het economisch verstandig om de stekker uit een – soms nog fonkelnieuwe – scanstraat te trekken. Ter illustratie zal ik een voorbeeld business case behandelen en stilstaan bij een bijzonder element hierin, nl. het fenomeen spookfacturen.

We nemen een middelgrote gemeente die 10 duizend facturen per jaar verwerkt. Papieren facturen gaan de scanstraat in, de rest wordt als PDF-plaatje ‘herkend’ door de OCR-functie van de scansoftware. De uitval uit het scanproces wordt handmatig hersteld. Veel facturen zijn niet compleet en worden handmatig aangevuld. Indien nodig is er contact met de leverancier of wordt de factuur alsnog teruggestuurd. Goedgekeurde facturen worden toegewezen aan de budgethouders. Helaas niet altijd aan de juiste budgethouder, dus dan komt de factuur terug op de administratie om opnieuw in de juiste ‘route’ gezet te worden.

De gemeente heeft moeite om alle facturen binnen de termijn van 30 dagen te betalen. Leveranciers klagen of dreigen zelfs het gat in de weg niet te repareren totdat hun uitstaande factuur is betaald. De financiële administratie moet voortdurend alle budgethouders aansporen om facturen tijdig betaalbaar te stellen. Budgethouders hebben op hun beurt moeite om in rekening gebrachte kosten en prestaties – vaak onder tijdsdruk – te beoordelen.

Als we deze inefficiënties uit het proces van factuurverwerking elimineren, is een besparing van 1,5 tot 3 fte realiseerbaar. Eventuele inhuur kan hierdoor worden beëindigd, een opgelegde formatiereductie wordt realiseerbaar of personeel kan worden vrijgemaakt voor andere taken, zoals het managen van de kwaliteit en continuïteit. Een gestroomlijnde factuurverwerking zorgt dat de gemeente alle facturen binnen de verplichte termijn van 30 dagen kan betalen. In 2014 werd door Nederlandse gemeenten 16 procent van de facturen te laat betaald, wat resulteert in duizenden euro’s per jaar aan incassokosten en wettelijke rente. En omdat facturen zelfs binnen 14 dagen betaald kunnen worden, ontstaat onderhandelingsruimte over een betalingskorting met aannemers en andere leveranciers. Een niet ondenkbeeldige korting van 0,5% levert op een inkoop van 100 miljoen euro ‘zomaar’ 500 duizend euro op.

Een laatste element van de business case is minder voor de hand liggend en lastiger te kwantificeren, maar niet minder relevant. Malafide partijen sturen zogenaamde ‘spookfacturen’ voor niet geleverde prestaties. Dit fenomeen staat ook bekend als ‘acquisitiefraude’. Bestaande leveranciers kunnen – bewust of onbewust – dubbele facturen insturen. Deze schadepost is lastig te kwantificeren. Soms wordt de schade achteraf duidelijk, bijvoorbeeld bij een accountantscontrole, maar in de meeste gevallen zullen we nooit weten welke bedragen ten onrechte zijn overgemaakt.

Hoe kan Factuurportal deze schadepost beperken? Factuurportal valideert iedere factuur direct bij ontvangst op alle wettelijke eisen en specifieke eisen. Indien een factuur niet als authentiek kan worden aangemerkt, bijvoorbeeld door een onbekend BTW-, KvK-nummer of IBAN wordt deze geweigerd en wordt de leverancier automatisch per e-mail genotificeerd. Een dubbele factuur wordt herkend (en dus geweigerd) door harde validatie op unieke factuurnummers, óók als dezelfde factuur de ene keer met een combinatie van debiteurennummer en – factuurnummer is ingestuurd en de volgende keer zonder debiteurennummer. En omdat Factuurportal geen scanoplossing is, maakt het géén scanfouten, door bijvoorbeeld in het factuurnummer een ‘8’ te interpreteren als een ‘3’, of een ‘IO’ voor een ‘10’.

Wat we hiermee kunnen besparen zal nooit helemaal duidelijk zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat Nederlandse overheidsorganisaties gemiddeld 1 euro per factuur dubbel zouden betalen. Voor onze gemeente zou het dan om een schadepost van 10 duizend euro per jaar gaan. Maar misschien is het wel véél belangrijker dat een gemeente straks kan garanderen dat er geen gemeenschapsgeld meer wordt verkwanseld door gebreken in de factuurverwerking?

 

Rick Teunissen is organisatie adviseur en partner bij Tacstone

www.tacstone.nl

 


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11