);

Aan het woord: Maarten IJzermans – Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.

Aan het woord: Maarten IJzermans – Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.

Steeds meer factuurfraudeMaarten IJzermans over factuurfraude

Factuurfraude lijkt zich als een olievlek te verspreiden binnen en tussen organisaties. Dat zie ik aan de hand van de onderzoeken die we de afgelopen twee jaar bij Hoffmann hebben uitgevoerd.

 

Ander rekeningnummer

Bij de genoemde fraude gaat het over valse en nagemaakte facturen. Ze lijken van leveranciers van een (bekend) bedrijf te komen. Alleen het rekeningnummer is gewijzigd. Deze vorm van factuurfraude lijkt nu vaker voor te komen dan de fraude met zogenaamde spookfacturen. Spookfacturen gaan vaak niet eens over geleverde diensten. Het is dan gemakkelijker om te zien dat ze vals zijn. De nieuwe vorm van factuurfraude betreft facturen voor daadwerkelijk geleverde diensten. De facturen zijn ook bijna identiek aan echte facturen van de betreffende leverancier.

 

Vaak eigen medewerkers

Hoe kan het dat de valse facturen zo lijken op echte facturen? Ik heb gezien dat er vaak eigen medewerkers van de leverancier achter de fraude zitten (en soms professionele criminelen.) Medewerkers kunnen het briefpapier en de informatie over geleverde diensten van hun werkgever gebruiken. Daarom lijken de facturen zo echt.

 

Preventie

Wat kunt u als organisatie zelf doen tegen factuurfraude? Houd het crediteurenproces goed in de gaten. En zorg ervoor dat (aankomende) medewerkers gescreend worden. Hiermee spoort u mogelijke fraudeurs op en blijft u hen een stapje voor. Nog een belangrijke tip: houd de procedures rondom de postbezorging in de gaten. Als hier afwijkingen in zijn, moeten de alarmbellen gaan rinkelen.

Maarten IJzermans is Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.Hoffmann is met bijna 80 medewerkers het grootste onderzoeks- en adviesbureau van West-Europa en heeft 53 jaar ervaring, onder meer op het gebied van fraude-onderzoek, preventie en ICT-security.

Aan het woord: Eva Muller & Mark Goorts – Advocaten bij Banning Advocaten

Aan het woord: Eva Muller & Mark Goorts – Advocaten bij Banning Advocaten

Eva Muller over betalingstermijnen

Sinds de crisis schuwen ‘grote’ ondernemingen niet om hun ‘kleine’ leveranciers lange betalingstermijnen van 90 of zelfs 120 dagen op te leggen. De kleine ondernemer komt daardoor als het ware in een spagaat terecht. Enerzijds wil hij graag zaken doen met deze ‘grote’ klant, maar anderzijds drukt een dergelijk lange betalingstermijn zwaar op zijn liquiditeit met alle financiele gevolgen van dien.

Om dergelijke handelspraktijken te ontmoedigen en een betere betalingsmoraal te bewerkstellingen is er in 2011 op Europees niveau een richtlijn (2011/7/EU van 23 februari 2011, PbEU L48/1) opgesteld. De regels uit die richtlijn zijn op 16 maart 2013 (Staatsblad 2012/647) in de Nederlandse wet opgenomen.

Deze regels zijn alleen van toepassing op overeenkomsten waarbij tegen betaling bijvoorbeeld een zaak wordt geleverd of een dienst wordt verricht (de zogenaamde handelsovereenkomst), die zijn gesloten op of na 16 maart 2013 tussen ondernemingen of tussen een onderneming en de overheid.

Voor handelsovereenkomsten tussen ondernemingen geldt (als zij niets regelen) in beginsel een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Ondernemingen kunnen een termijn van maximaal 60 dagen overeenkomen. Die verlenging mag in de algemene voorwaarden worden opgenomen.

Wil een ondernemer echter een nog langere termijn dan 60 dagen hanteren, dan dient aan twee cumulatieve eisen te zijn voldaan:

(i) partijen dienen de langere betalingstermijn expliciet in de te sluiten overeenkomst (bijvoorbeeld in de koopovereenkomst) op te nemen. Het is dus in principe niet voldoende om die termijn op te nemen in de algemene voorwaarden; en
(ii) de termijn dient billijk te zijn jegens de schuldeiser. Daarvan is sprake indien de schuldenaar objectieve redenen heeft om af te wijken van voornoemde 60 dagen termijn of de aard van de prestatie dat rechtvaardigt.

Mark Goorts over betalingstermijnenOverheidsinstanties zijn bij de te sluiten handelsovereenkomst gebonden aan een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Die termijn kan slechts worden verlengd tot ten hoogste 60 dagen. Een langere termijn is niet toegestaan. Wil een overheidsinstantie deze maximale termijn van 60 dagen afspreken, dan dient voldaan te zijn aan de volgende twee cumulatieve eisen:

(i) partijen dienen de langere betaaltermijn expliciet in de overeenkomst op te nemen. Deze verlenging mag niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen; en
(ii) de bijzondere aard of eigenschappen van de overeenkomst dienen de verlenging te rechtvaardigen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het moet gaan om een overeenkomst die de betreffende instantie niet dagelijks of regelmatig sluit.

Deze overeengekomen betalingstermijnen zijn te kwalificeren als fatale termijnen. Laat de schuldenaar na om binnen die termijn te betalen, dan raakt hij meteen in verzuim. Dit heeft voor de schuldeiser het voordeel dat hij de schuldenaar niet eerst schriftelijk hoeft aan te manen en hem een redelijke termijn hoeft te geven om te betalen (ook wel genaamd ‘in gebreke stellen’). De schuldeiser kan direct jurdische actie ondernemen tegen de schuldenaar zoals de overeenkomst ontbinden of schadevergoeding vorderen.

Legt de schuldeiser daarentegen een betalingstermijn eenzijdig op, dan is die termijn, behoudens uitzonderingen, niet fataal. Betaalt de schuldenaar dan te laat, raakt hij pas in verzuim nadat hij ingebreke is gesteld. Vanaf dat moment kan de schuldeiser de hiervoor genoemde juridische stappen nemen tegen de schuldenaar.

Conclusie: (i) zorg ervoor dat de gehanteerde betalingstermijnen in overeenstemming zijn met de huidige wettelijke bepalingen en (ii) benoem expliciet dat een betalingstermijn een fatale termijn betreft.

Eva Muller en Mark Goorts zijn als advocaat werkzaam bij Banning Advocaten in ’s-Hertogenbosch. Zij zijn gespecialiseerd in het opstellen en beoordelen van commerciële contracten en algemene voorwaarden. Ook procederen zij daar regelmatig over. Tevens verzorgen zij trainingen en cursussen op dit gebied.

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Nieuwe generatie softwareleveranciers onderscheidt zich met 4 extra P’s

Kees Groeneveld over softwareleveranciers

“Stel de klant centraal.” We kennen dit (marketing-)credo al sinds de 80-er jaren van de vorige eeuw. Op bedrijven-sites staat soms met zekere trots: “Wij stellen de klant centraal”. Men zal zeker goede bedoelingen hebben, maar de praktijk blijkt weerbarstig.

In het gemeentedomein bijvoorbeeld zien we regelmatig een spagaat tussen de behoefte en verwachting van de klant/ gemeente enerzijds en de invulling daarvan door hun ICT-leveranciers anderzijds. Vaak weten gemeenten wel goed te verwoorden wat ze FUNCTIONEEL willen hebben, maar met het HOE en de IMPLICATIES hiervan inzake techniek, integratie, beveiliging en continuïteit, hebben gemeenten vaak hulp nodig. Softwareleveranciers begrijpen als geen ander dat hun oplossingen als een puzzelstuk moet passen in het ICT-landschap van hun klant. Het enkel leveren van hun eigen puzzelstukje met een bemoedigend “Veel succes ermee” is onvoldoende om een klant tevreden te krijgen en te houden.

Uiteraard is de klant/gemeente verantwoordelijk voor een helder verwoorden van de eigen verwachtingen. Maar tegelijkertijd is de leverancier verantwoordelijk voor het succesvol afronden van het traject, oftewel de hele puzzel. Waar de gemeente de technische implicaties, ook op de veranderende workflow nog niet (door)ziet, moet de leverancier hen hier juist vroegtijdig op wijzen, risico’s in kaart brengen en budgetbewust blijven adviseren, handelen, bijsturen. Niet alleen in de opstartfase, maar gedurende het hele traject.

Deze proactieve, verantwoordelijke houding zit bij menig leverancier nog niet “tussen de oren”. Neem nou het onderling koppelen van applicaties. Hoe moeilijk kan het zijn: je neemt contact op met de andere leveranciers waaraan gekoppeld moet worden, je hanteert vervolgens dezelfde standaarden en je levert pas op als jouw puzzelstukje past in het ICT-landschap waarin het geplaatst wordt en het ketenproces volledig werkt. De leverancier toont zich vervolgens werkelijk klantgericht(!) als hij volledig meewerkt met het koppelen van producten van derden (d.w.z. niet alleen maar producten uit eigen lijn wilt aansluiten), als hij vol meewerkt aan de gegevensconversies en geen buitenproportionele meerkosten offreert (omdat hij eigenlijk niet echt wilt meewerken).

Moeilijk om je werkelijk klantgericht op te stellen? Dit vergt verandering van een vaak ingesleten basishouding ten opzichte van de klant. Hier kunnen 4 toegevoegde P’s  behulpzaam bij zijn. In de marketing worden immers traditioneel 4 P’s gehanteerd: Prijs, Product, Plaats en Promotie. Voor dienstverlening rondom software-oplossingen in het publieke domein komen er 4 extra P’s bij: Partnership (gericht op ontzorging van de klant en naast je klant gaan staan), Participatie (gemeenten op het WAT en leveranciers op het HOE, inclusief de brede verantwoordelijkheid rond dit “hoe”), Performance (binnen gestelde tijd en kosten de software werkend opleveren in de keten waarin het gebruikt wordt) en People (Leveranciers zullen moeten investeren in hun mensen zodat deze de ‘taal’ van de gemeenten echt begrijpen).

Nieuw is het niet, maar leveranciers die deze toegevoegde 4 P’s goed weten in te vullen zullen concurrentieel voordeel gaan krijgen: Door tijdig de bakens te verzetten kun je je als leverancier blijvend onderscheiden en de continuïteit borgen naar de toekomst toe. De keuze is aan u.

Kees Groeneveld MBA is verantwoordelijk voor leveranciersmanagement binnen KING. Doel is om te werken aan markttransparantie, standaarden te ontwikkelen en beschikbaar te krijgen in producten van softwareleveranciers voor het gemeentelijk domein (ziewww.softwarecatalogus.nl).

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Worden kleine accountantskantoren overbodig?Paul Weideman

Als je de ‘goeroes’ uit de branche moet geloven, daalt het aantal werkzame personen in de accountancy-branche de komende jaren met wel vijftig procent. Menen ze dat nou echt, of is de boodschap meer als wake-up call bedoeld voor vooral de kleinere accountants- en administratiekantoren?

Sommige kantoren worden inderdaad overbodig. Je geld verdienen met arbeidsintensieve administratieverwerking en jaarrekeningen maken wordt echt verleden tijd. ‘Sweet dreams’ en een lege klantenportefeuille voor diegenen die denken dat dat wel meevalt! Moderne productiestraten en slimme systemen nemen het eenvoudige handwerk in een rap tempo over. Klanten worden ook slimmer. Waarom naar een accountant gaan en voor eenvoudige vragen € 90 per uur betalen wanneer je steeds meer kennis van het internet haalt?

 

Voorkom klassieke fouten

Er zijn ook kantoren die niét overbodig worden. De kantoren die weten waar hun klanten van wakker liggen en daar oplossingen voor bieden. Veel bedrijven moeten van overheidswege of willen vanuit hun missie duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Er zijn vele MKB-ondernemingen die er administratief een bende van maken en daardoor geld verliezen. Bedrijven die groeien, maken vaak klassieke fouten en niemand die ze daarvoor behoedt. Bij het bedenken van een nieuwe strategie zijn goede ideeën en adviezen altijd welkom. En ook in het omgaan met het belangrijkste kapitaal van het bedrijf, de mensen, kan de gemiddelde ondernemer nog het nodige leren.

 

Samenwerking en automatisering

Wanneer je zo’n kantoor wilt worden, vereist dat wel een heldere visie op de toekomst, duidelijke keuzes in wat je wel en niet doet, het ontwikkelen van specialismen en daarbij ook samenwerking met andere kantoren! Je blijft klein, persoonlijk en regionaal betrokken, terwijl je met een intensieve samenwerking hetzelfde kunt bieden als de grote kantoren.

Daarnaast zal je ook in de interne processen zowel kwaliteit- als efficiencyslagen moeten blijven maken. Administratiekantoren kunnen niet anders dan meegaan met de technologische ontwikkelingen die nu gaande zijn. Het belangrijkste is om te kijken met welke oplossingen je ‘de boel’ intern onder controle gaat krijgen/blijft houden? Zonder controle is een groei of drukke periode simpelweg niet te tackelen. Ook dienen de systemen waarop ‘de boel’ gaat draaien ‘te staan’ om vervolgens meters te kunnen maken.

Als je hier de link legt, naar bijvoorbeeld eFacturatie-oplossingen, kan je niet anders dan concluderen dat je ook hier met de tijd mee moet gaan. Of het er nu 1000 of 10.000 binnenkomende facturen zijn op jaarbasis. Je moet een oplossing in gebruik nemen die in één keer staat. Dat betekent; zonder ingewikkelde implementaties, maar direct een 100% correcte werking en papierloos waarbij de leveranciers gratis meedoen  Dit is van cruciaal belang. Alleen op deze manier bereik je snel ‘interne controle’ binnen de organisatie. Met andere woorden; de fundering naar een gezonde winstgevende bloei. Met focus op zowel kwaliteitsverbetering als ook beheersing van kosten.

Paul Weideman is directeur van Admiprofs en hij neemt samen met zijn team de volledige administratie en alle belastingperikelen uit handen voor hun klanten. “Controle” is het toverwoord en door het combineren van administratie met allerhande IT-oplossingen wordt op een efficiënte, heldere manier een top-dienstverlening geleverd.

 

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Frank de BeerPDF-facturen afgelopen jaren sterk in opkomst

De stroom inkomende facturen bij Koike is met name de afgelopen jaren opmerkelijk van samenstelling veranderd. Onze leveranciers in binnen- en buitenland sturen steeds minder de facturen over de post, maar zenden hen blijkbaar liever per PDF over de email. Daar hebben wij zelf niet in “gestuurd” of om gevraagd, het is in die zin dus een spontane ontwikkeling, spontaan gedrag. Uiteraard zijn er leveranciers die deze stap nog niet gemaakt hebben, we krijgen op kantoor Zaandam namelijk genoeg papier binnen, maar de trend is – in ieder geval bij ons – opmerkelijk ten gunste van PDF.

 

Verdubbeling aantal PDF-facturen in 3 jaar tijd

De cijfers spreken voor zich; het percentage PDF-facturen is bij ons de afgelopen 3 jaar verdubbeld van ca. 25% naar ca. 50% van het totaal (en papier dus gedaald van 75% naar 50%). Deze trend zet zich nog steeds onverminderd voort.

We ontvangen van onze leveranciers overigens geen andere soorten facturen, zoals bijvoorbeeld in XML- of EDI –formaten. Dit soort formaten spelen in onze administratie geen enkele rol. Ook hebben wij nog nooit van een leverancier bijvoorbeeld het verzoek gekregen te koppelen met hun eigen boekhoud- of financiële systeem, om maar aan te geven dat PDF en papier totaal dominant zijn.

 

PDF of papier?

Het is dus alleen PDF en papier dat de klok slaat, waarbij papier naar alle waarschijnlijkheid op termijn het veld zal moeten ruimen ten gunste van PDF. Die trend zie ik niet meer gekeerd worden. Op een zeker moment zal het voor financiële administraties ook wel voor de hand liggen om het groeiend aantal PDF-facturen direct automatisch te laten verwerken. Je moet er immers iets mee, zij gaan “de dienst uitmaken”.

 

Waarom is er überhaupt nog papier?

Je kunt je afvragen waarom niet elke leverancier die “Opslaan als PDF”-knop weet te vinden in plaats van de “Afdrukken” –knop. Oftewel, waarom is papier nog zo’n hardnekkige factor?

Ik denk twee oorzaken:

  • Bewustwording  
    • De leverancier staat er nu eenmaal niet bij stil, want “het loopt zoals het loopt” en men doet wat men altijd heeft gedaan. Gewoonte speelt een grote rol, vrijwel gedachteloos gaan de facturen steeds op de post.
  • Wantrouwen
    • De leverancier kan een zeker wantrouwen hebben bij elektronisch verzenden; komt mijn factuur wel goed aan? Wordt de data niet gecorrumpeerd? Verdwijnt het niet allemaal in een Spam-box? Voor hen heeft elektronisch factureren nog iets ongrijpbaars en onbekend maakt onbemind. Het feit dat papier tastbaar is en dat de factuurdata daarop vastliggen, d.w.z. niet vluchtig of manipuleerbaar zijn, geeft waarschijnlijk een idee van zekerheid.

Het zal een kwestie van tijd en gewenning zijn. Ook onze laatste groep leveranciers zal naar verwachting uiteindelijk zijn overgestapt op factureren per PDF.

Frank de Beer is Finance Manager bij Koike Europe B.V. en verantwoordelijk voor financiën en de financiële administratie. Koike produceert en distribueert wereldwijd laser-, plasma- en autogeen snijmachines. Toepassingen zijn met name in de machinebouw en zware industrie zoals de scheepsbouw te vinden.

Aan het woord: Robert van Vliet – communicatieadviseur VNG/KING

Aan het woord: Robert van Vliet – communicatieadviseur VNG/KING

Decentralisaties efficiënter door elektronische gegevensuitwisselingRobert van Vliet

Ouderen en mensen met een beperking willen zo lang mogelijk zelfstandig blijven leven. Ook moet de zorg goed, betaalbaar en passend zijn. Daarom wordt de ondersteuning en langdurige zorg anders georganiseerd. Per 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de WMO en de jeugdzorg. Dit vraagt een nieuwe samenwerking tussen gemeenten en aanbieders van zorg. Hiervoor wordt met nieuwe partijen samengewerkt en gegevens uitgewisseld. Zo gaan gemeenten met aanbieders gegevens uitwisselen voor toewijzingen en declaraties, met het CAK voor de eigen bijdrage, met de SVB voor het PGB en het CIZ voor de WLZ-indicatie.

Per 1 januari 2015 moeten zorgaanbieders en gemeenten de processen ingericht hebben rondom beschikking, toewijzing, registratie, levering, declaratie, facturatie, betaling en verantwoording. Het toepassen van het elektronisch berichtenverkeer in dit proces moet ervoor zorgen dat de administratieve groei juist wordt beperkt voor gemeenten. eFactureren bijvoorbeeld, helpt de gemeenten om de navenante toename van facturen door de decentralisatie efficiënt te kunnen verwerken.

Bij de meeste gemeenten zijn de inkoopafspraken met zorgaanbieders inmiddels gemaakt. Het is zaak dat de resterende tijd benut wordt om deze te vertalen in concrete werkafspraken tussen gemeenten en aanbieders. Vervolgens worden deze afspraken vertaald naar de primaire en ondersteunende processen in de eigen organisatie. Dit is essentieel om het gehele proces van toewijzen, plaatsen, bevoorschotten, declareren, betalen en verantwoorden vanaf 1 januari soepel te laten verlopen. Zo wordt een goede dienstverlening voor de cliënt gegarandeerd.

Om de administratieve processen te ondersteunen wordt in samenwerking een landelijke infrastructuur neergezet door VNG, VWS, KING, Zorginstituut Nederland, VECOZO en het Inlichtingenbureau. Via deze infrastructuur worden op een veilige en gestandaardiseerde manier elektronische berichten uitgewisseld . Voor de gemeenten verloopt dit via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK), voor aanbieders via VECOZO. Het GGK wordt gerealiseerd door de VNG in samenwerking met het Inlichtingenbureau. Daarnaast zijn standaarden vastgesteld voor het uitwisselen van berichten. Met deze geboden oplossing  kunnen gemeenten en aanbieders door één koppeling meerdere digitale diensten afnemen. Dit voorkomt onveilige gegevensuitwisseling en hoge administratieve lasten.

Het heeft de voorkeur dat gemeenten en aanbieders zo snel mogelijk gebruik maken van de gegevensuitwisseling via het GGK en VECOZO.  Dit is mogelijk vanaf 1 januari 2015 als de partijen daar klaar voor zijn, anders zo snel mogelijk daarna.

Robert van Vliet heeft zo’n 20 jaar ervaring in het communicatievak, van interne communicatie tot corporate communicatie. Als manager, projectleider en adviseur. Maar ook als woordvoerder bij complexe communicatievraagstukken. Hij is nu communicatieadviseur bij VNG/KING en gemeente Kampen. Ook is hij voorzitter bij beroepsvereniging Cascadis.

Gemeente Purmerend van start met Factuurtotaal

Gemeente Purmerend van start met Factuurtotaal

Gemeente Purmerend heeft op 23 april jl.
Factuurtotaal real time gedemonstreerd. Factuurtotaal is de eFacturatie- en inkoopoplossing van 20/20 vision Europe en Factuurportal. Deze oplossing is gekoppeld aan Purmerend’s financiële systeem Decade van Unit4 -Factuurportal kan overigens met elk financieel- of inkoopsysteem worden verbonden. De demonstratie is gegeven voor de Ministeries van EZ en BZK, Logius (Digipoort) en Finyard (expert op financieel administratief proces).

Gemeente Purmerend is continu bezig met het optimaliseren van  haar processen, waaronder het financieel administratieve proces. Door eFacturatie actief onder de leveranciers te bevorderen, krijgen kwaliteit en doorlooptijd van de factuurverwerking een positieve impuls. Dit leidt tot een substantiële kostenreductie op de bedrijfsvoering.

Leveranciers zijn niet verplicht om elektronisch te factureren. Daarom is het cruciaal de drempel voor leveranciers zo laag mogelijk te maken; om tot een zo hoog mogelijke adoptie van eFactureren te komen. De laatste trends laten zien dat steeds meer MKB-leveranciers het initiatief nemen om facturen als pdf te e-mailen. Dit sluit volledig aan op de werking van Factuurtotaal.

‘One fits all’ gaat niet op bij eFacturatie; met andere woorden, in de praktijk blijken er verschillende oplossingen voor verschillende doelgroepen (afhankelijk van het te verzenden aantal facturen) te worden ontwikkeld: Digipoort, Billing Service Providers, point-to-point oplossingen en geïntegreerde MKB-portals (in combinatie met inkoopoplossingen).
Factuurtotaal valt in deze laatste categorie en richt zich onder andere op het publieke domein (gemeenten, ZBO’s, waterschappen en provincies) en de ontsluiting van haar MKB-leveranciers.

Gemeente Purmerend koploper in eFactureren

Gemeente Purmerend koploper in eFactureren

Teammanager Financiën Harry van der Aar van de gemeente Purmerend over de laatste ontwikkelingen

Datum: 30-05-14

schema-efactureren_groot

Hoe kan de workflow van onze financiële administratie verbeterd worden? Dat was de vraag waarmee destijds 2020 vision Europe door hun klant gemeente Purmerend werd geconfronteerd. Vorig jaar verscheen in Documentwereld een artikel aan de hand van een interview met Harry van der Aar, teammanager Financiën van de gemeente Purmerend naar aanleiding van de implementatie van Budget-tot-betaling van 2020 vision. Hij zei toen:  “De volgende stap – inkomende facturen verwerken via XML en Digipoort – kan zodoende het nieuwe speerpunt van de Gemeente Purmerend worden in het continue verbeteringsproces.”De afgelopen tijd zijn twee mijlpalen gerealiseerd: Verbetering van de workflow via de inkoopoplossing Budget-tot-betaling en nu ook de digitalisering en stroomlijning van de inkomende facturen met Factuurportal, tezamen met Budget-tot-betaling “Factuurtotaal” genoemd.

Hoe staat het er nu voor?

“We begonnen met  Budget-tot-betaling van 2020 vision, dat is gekoppeld aan ons financieel pakket Decade. Wat toen ging spelen, is hoe we de volgende slag gaan slaan om onze workflow nog meer te stroomlijnen. Voor ons was een logische stap de inkomende facturen digitaal aan te laten leveren. Wij denken dan al snel aan Pdf. Inkomende Pdf-facturen verwerken wij nu natuurlijk al, maar dat kon efficiënter via Factuurtotaal. Vervolgens Factuurtotaal getest en het is nu goed aangesloten op de workflow en ons financiële pakket Decade. Dit hebben we ook laten zien op onze demonstratie afgelopen 23 april waar onder andere genodigden van Digipoort (Logius), maar ook het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Ministerie van Economische Zaken bij aanwezig waren. Men was zonder meer enthousiast. We hebben hiermee niet alleen vooruitgang geboekt, maar ook een voorsprong verkregen ten opzichte van andere gemeenten. Factuurtotaal vertaalt Pdf naar XML, terwijl de Pdf (in beeld) ook bewaard blijft. Dat is met name ook handig voor onze -eventuele- visuele controle.”

Hoe kijk je aan tegen de toekomst van digitaal factureren?

“We krijgen op jaarbasis ongeveer 25.000 facturen binnen. Daarvan is 30% en misschien wel 40% digitaal, vooral als Pdf. Ik verwacht dat dit verder groeit en dat dit percentage nog hoger kan. Ik ben ervan overtuigd dat je leveranciers enthousiast kan maken door te laten zien hoe gemakkelijk het factureren met Pdf is. Je moet leveranciers dan ook actief gaan benaderen. Dat heb ik zelf in het klein al wel eens gedaan, door, op de Koemarkt in Purmerend na een lunch te vragen of ze de bon niet kunnen mailen. Allerlei voordelen: factuur sneller in de financiële flow en leverancier bespaart –normaliter- envelop, postzegel en wordt ook nog ‘ns sneller betaald.

Wij gaan vragen aan de groep leveranciers die dit nog niet doet, of het niet mogelijk is om de factuur als Pdf aan te leveren. Hierbij moet je niet vergeten hen vooral de voordelen te laten zien. Zijn ze eenmaal zover, dan gaat deze groep leveranciers natuurlijk ook aan andere gemeenten vragen om met Pdf te werken. Ik zie het als een samenspel, een balletje dat gaat rollen.

Praktisch gezien, hoeven we de inkomende Pdf-facturen nu ook niet meer eerst uit te printen en dan in te voeren. Ik zie deze praktijk overigens nog wel vaak bij andere gemeenten, maar ook diverse andere organisaties.”

Wat is de rol van Digipoort voor de Gemeente Purmerend?

“Ik heb laatst voor het eerst echt contact met ze gehad. Ik vind het opmerkelijk dat ze ondersteuning willen bieden in het speelveld tussen leverancier en gemeenten. Maar de leverancier wil uiteindelijk gewoon zijn centjes, zijn behoefte is duidelijk en praktisch. Bij interne verbetering moet je het juist hebben van de energie in je team, je innovatie-kracht, je creativiteit.”

Zitten andere gemeenten in dezelfde fase van procesverbetering?

“Nee, ik denk het niet. Daar praten we ook niet echt over met elkaar. We hebben 7 à 8 gemeenten laten zien wat we intern voor elkaar hebben gekregen. We hebben afgelopen tijd diverse digitale slagen gemaakt met het team. Ik vermoed dat we op dat gebied veel verder zijn dan andere gemeenten, maar blijft een vermoeden. Heeft ook wel te maken met schaalgrootte. Wij hebben de financiële administratie van de gemeente Beemster overgenomen. Feitelijk doen we Beemster erbij, in ons systeem dus. Daar hebben we een mooie slag gemaakt in de bedrijfsvoering.

Vroeger gingen de facturen bij ons rond in de overbekende rode mappen, bij andere gemeenten gebeurt dat nog steeds. Dat we niet gelijk op gaan als collega-gemeenten onderling, dat is jammer. De oorzaak verschilt per gemeente. Bij sommige gemeenten worden ontwikkelingen ten aanzien van de financiële administratie niet goed samen gewerkt met de collega’s van ICT. ICT-collega’s hebben veel verstand van de ICT omgeving, technische specificaties en ICT landschap waarin systemen moeten functioneren. Het is ook de kunst om te blijven kijken naar je omgeving en de wensen van je (interne) klanten. Die veranderingen, die omslag in denken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de juiste implementatie te kiezen.”

Is het een kwestie van geld óf cultuur?

“Denkkracht, cultuur, kwaliteitsdenken, het telt allemaal mee. Maar ook de financiën. Als je het hebt over het verbeteren van efficiëntie, betekent dat vaak ook het terugbrengen van je Fte’s en dat wil niemand in eerste instantie. Houd goed je eigen ambitie in de gaten. Starten op korte termijn levert ook resultaat op. Bij efficiëntiemaatregelen moet je ook goed nadenken over de rol van je mensen, dat is echt heel belangrijk.”

Wil Purmerend zoveel mogelijk zijn leveranciers ontzien?

“Ik zou zeggen dat we in een gemengde fase zitten, dus hen wel zoveel mogelijk ontzien, maar ook daarin moet je steeds afwegen wat je wel en niet kunt vragen van je leverancier, hoe ver je kunt gaan. Bijvoorbeeld: Factuurportal geeft direct een feedback per email aan de leverancier als er bijvoorbeeld iets mist op de factuur of niet conform bepaalde eis zou zijn. De vraag die je je ook altijd moet stellen is: hoe gaat de leverancier deze feedback ervaren? In het begin kan het voor een leverancier overkomen als “gedoe” om de verbeterpunten over de email direct terug te krijgen. Mooie technologie, maar het is belangrijk hoe je dat terugkoppelt aan leveranciers, hoe je dit doseert, hoe je dit communiceert.

Als je er bijvoorbeeld niét voor zou kiezen om directe email-feedback op inkomende facturen te geven, dan komen al die foutieve facturen uiteraard op je eigen bordje terug. Als het om meerdere fouten in de factuur gaat, wordt nu nog de factuur intern doorgestuurd naar de manager en dat maakt het verwerkingsproces gewoon langer. Je kunt beter direct of snel de leverancier terugbellen met feedback. Dat is echter onder collega’s niet de meest populaire bezigheid en daarom zou enige mate van automatische terugmelding het proces kunnen stroomlijnen. Maar ook weer niet alles automatisch willen afhandelen, zeker in het begin niet.”

Hoe kun je beter kennis en ervaring delen?

“Gemeenten delen onderling eigenlijk nauwelijks kennis en ervaring is onze ervaring. Ook niet via KING of VNG.

Ik ben ervan overtuigd dat qua bedrijfsvoering iedere gemeente met eenzelfde problematiek zit of heeft gezeten; hier kan je dus van leren. Dan is het wel goed denk ik om bij en met andere (regio-)gemeenten om de zoveel tijd contacten te organiseren, want nu komt dat niet of te weinig voor. Je kunt ook naar het concept van “supergemeenten” toe, waarbij gemeenten zouden moeten fuseren tot bijvoorbeeld minimaal 100.000 inwoners. Zover komt het niet denk ik. Misschien wel in de bedrijfsvoering via Shared Service Centers of andere samenwerkingsvormen waarbij steeds, zeg, 100.000 mensen minimaal bediend kunnen worden. Als je een vergelijk trekt met de veiligheidsregio’s, dit zijn wel landelijk negen regio’s geworden. Dat zou een mooi opstapje kunnen zijn naar verdergaande samenwerking.

Purmerend werkt in haar financiële administratie ten aanzien van de gemeente Beemster overigens niet met een Shared Service Center, want wij hebben gewoon hun taken en mensen overgenomen. Beemster ‘s eigen financiële systeem is buiten werking gesteld en alles draait nu in ons financieel systeem Decade. Er is overigens nog wel een gescheiden, apart gecodeerde administratie, waaronder de facturen, en in die zin zijn wij ook niet gefuseerd.”

Wat is bij factuurverwerking nu echt de grootste uitdaging?

“Adoptie van leveranciers die 1 à 2 keer per jaar een factuur sturen. Dat zijn er namelijk heel veel. Gevoelsmatig is dat 50% van onze leveranciers. De verwachtingen en communicatie met deze groep moeten duidelijk zijn en er moet met hen goede afspraken gemaakt worden. De eerste (test)factuur naar Factuurportal wordt eigenlijk gelijk de echte factuur voor deze groep, want een volgende factuur gaat (voorlopig) niet meer komen. Hen goed begeleiden is de grootste uitdaging, ook al zullen de juiste systeemmeldingen hier natuurlijk wel behulpzaam bij zijn. Als je als leverancier 10 facturen of meer aan ons per jaar verstuurt, dan heb je al snel alleen maar profijt van Factuurtotaal. Bij minder facturen per jaar heb je ook wel profijt, maar moet er meer gecommuniceerd worden.”

Waarom hebben jullie gekozen voor Factuurportal?

schema-efactureren_groot“Allereerst omdat we in dit systeem inkomende readable Pdf-facturen kunnen verwerken. Het percentage inkomende Pdf-facturen, zoals gezegd, is bij ons nu al 30% a 40% en dat percentage zien wij groeien. Het kunnen versturen van Pdf’s biedt onze leveranciers gemak, zo simpel is het. Als je kijkt naar de concurrentie, dan was ons in ieder geval geen pakket bekend dat hetzelfde kon leveren. In ons geval is een integratie met Budget-tot-Betaling van 2020 vision natuurlijk ook een voordeel. Digipoort kennen we nog niet zolang, daar moet ik eerlijk in zijn. Maar wat ik van hen begrijp is dat ze ook niet zoveel voor ons daadwerkelijk kunnen oplossen. Ze leveren voor ons namelijk geen complete oplossing, maar willen dan bijvoorbeeld bemiddelen “tussen oplossingen”. Dat werkt voor ons minder, wij hebben liever direct iets dat voldoet aan onze wensen.”

Massale adoptie van eFactureren door MKB is belangrijk, hoe dit aanpakken?

“Bij Factuurtotaal kijk je in hoeverre jezelf de foutieve factuur bewerkt of, met feedback, automatisch terug laat sturen naar je leverancier. We moeten nog uitzoeken wat optimaal is, wat de minste weerstand en dus de meeste adoptie oplevert. Voor het opzetten van deze communicatie met de leverancier moet er onder andere afgestemd worden tussen de afdelingen Financiën en Communicatie, waarbij dan uiteindelijk Financiën de brief of email verstuurt of het telefoontje pleegt. Een apart Communicatieplan opstellen is in ons geval niet nodig denk ik. Dat ligt ook aan de projectgrootte. Inkomende facturen verder digitaliseren en verwerken vinden wij een relatief klein project, belangrijk maar te overzien. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de inrichting van een nieuwe wijk en alles wat daarbij speelt. Daar komt namelijk wel een heel communicatieplan bij kijken. Maar bij het introduceren en stimuleren van factureren per Pdf via Factuurportal denken we het met een of twee informatieve brieven te kunnen doen, met wellicht nog een apart traject voor de zojuist genoemde groep met een (zeer) lage factuurfrequentie.

Dit zijn overigens typisch projecten die je gewoon moet doen, je begint aan de rit, lost problemen gaandeweg op en vooral niet teveel gedoe eromheen.”

Waar zijn jij en je team het meest trots op?

“Eigenlijk ben ik niet zozeer trots op één ding maar op alles wat te maken heeft gehad met de digitalisering, niet alleen  de implementatie van de workflow van de inkomende facturen. De managers waren ook vrij snel overtuigd toen ze zagen hoe het systeem draaide. We horen uit diverse hoeken dat ze erg tevreden zijn. Natuurlijk is het mooi om van anderen te horen dat het een succes is. Onze benadering: elk project goed doen, de één na de ander, maar zeker niet 10 tegelijk.”

Nog een tip of advies voor andere gemeenten?

“Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, dan ook mensen van de werkvloer erbij betrekken.”

Gemeentelijke fusies leveren geen kostenbesparing op

Gemeentelijke fusies leveren geen kostenbesparing op

De kabinetsbezuiniging van één miljard op gemeentelijke fusies is op drijfzand gebaseerd. Dat schrijft onderzoekscentrum Coelo van de Rijksuniversiteit Groningen vandaag in vakblad ESB.

Gemeentelijke fusies hebben geen enkel financieel effect, positief noch negatief, op korte noch lange termijn, concludeert het Coelo (Centrum voor onderzoek van de economie van de lagere overheden).

Het kabinet bezuinigt de komende drie jaar 360 miljoen euro op het gemeentefonds vanwege verwacht financieel voordeel na fusies. Dat bedraagt loopt na 2017 op tot een blijvende korting op het gemeentefonds van 975 miljoen euro per jaar. Dat bedrag is voor de gemeentelijke inkomsten wat de volledige motorrijtuigenbelasting plus bijna de gehele overdrachtsbelasting betekent voor de portemonnee van het Rijk.

 

‘VAN BESPARING IS GEEN SPRAKE’

Het kabinet wil de besparing behalen via “schaalvoordelen”, “minder dubbeling van taken” en een “daling van het aantal gemeenteambtenaren”, zo staat in het regeerakkoord.

Maar van besparing is geen sprake, schrijft het Coelo. Het instituut vergeleek de totale uitgaven per hoofd van de bevolking in de afgelopen twaalf jaar in gefuseerde en niet-gefuseerde gemeenten; alle gemeenten die tussen 1997 en 2011 fuseerden – ruim driehonderd – werden onder de loep genomen. Conclusie: fusies pakken positief noch negatief uit. Dat geldt zowel voor kleine als voor grote gemeenten, en voor samenvoegingen van zowel twee als drie gemeenten.

Lees het complete artikel op Nrc.nl

Kostenbesparing van 80 procent met elektronisch factureren

Kostenbesparing van 80 procent met elektronisch factureren

Door over te stappen op eFacturatie kunnen bedrijven in Europa een kostenbesparing van 60 tot 80 procent realiseren in vergelijking met traditionele processen met papieren facturen, zo blijkt uit een nieuw rapport van Billentis dat gesponsord is door Ricoh.

In het rapport van Billentis wordt opgemerkt dat met name het MKB beseft dat nieuwe oplossingen voor factuurbeheer nodig zijn om tegemoet te komen aan de eisen van klanten, de concurrentie aan te kunnen blijven gaan en de kosten te beperken. Er wordt echter ook geconstateerd dat leidinggevenden in het MKB weliswaar de noodzaak van verandering inzien, maar ondertussen de kat uit de boom kijken bij het doorvoeren van oplossingen die hun manier van werken verandert. De 20 miljoen kleine en middelgrote bedrijven in Europa vertegenwoordigen meer dan 99 procent van alle bedrijven en het is daarom essentieel dat deze sector het pad van digitale transformatie inslaat, zodat organisaties flexibel blijven en uitdagingen kunnen aangaan, terwijl ze tegelijkertijd meer nieuwe zakelijke kansen creëren.

Lees het complete artikel op Documentenwereld.nl


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10