Automatische factuurverwerking is simpelweg het volledig automatisch verwerken van inkomende facturen. Hierbij komen geen handmatige handelingen of visuele controles voor. Bij automatische factuurverwerking is er geen sprake van menselijke tussenkomst.
Factuurportal is een oplossing die volledig automatische factuurverwerking mogelijk maakt. Dit betekent dat de facturen vanaf ontvangst tot en met het klaarzetten voor goedkeuring in het financiële systeem (of het inkoopsysteem) automatisch afgehandeld worden. Maar hoe werkt dat precies?
Hoe Factuurportal automatische factuurverwerking mogelijk maakt
Factuurportal is een cloudoplossing. Dit betekent dat de oplossing niet fysiek bij een organisatie geplaatst wordt, maar dat een organisatie toegang krijgt tot de software via het internet. Dit wordt ook wel Software-as-a-Service (SaaS) genoemd. In tegenstelling tot een scanstraat merkt een organisatie dus weinig van de elektronische factuurverwerking door Factuurportal.
Factuurportal maakt gebruik van een script om facturen op te halen uit een mailbox. Alle facturen die in deze mailbox aanwezig zijn worden dus direct 'opgezogen' en verwerkt. Na het ophalen van de facturen controleert Factuurportal of de factuur authentiek is. Dat wil zeggen: komt de factuur wel van een echte leverancier? Dit om spookfacturen tegen te gaan. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van het KvK- en BTW-nummer van de organisatie die de factuur aanlevert.
Automatische controle op factuureisen
Is de factuur authentiek? Dan volgt er een controle op alle wettelijke en klantspecifieke factuureisen. Een voorbeeld van een wettelijke factuureis is dat de correcte btw-percentages en bedragen vermeld zijn. Een voorbeeld van een klantspecifieke factuur eis is bijvoorbeeld het uitlezen van een ordernummer. De klantspecifieke factuureisen zijn gemakkelijk in te stellen in Factuurportal op basis van de wensen van een klant.
Als de factuur authentiek is en voldoet aan alle factuureisen, wordt de factuur omgezet in het gewenste formaat voor het systeem van de klant. Dit kan bijvoorbeeld een vorm van UBL of XML zijn. De gevalideerde factuur wordt vervolgens afgeleverd in het systeem van de klant, waar de goedkeuring en betaling kan plaatsvinden. Dit hele proces neemt maximaal 5 minuten in beslag.
De voordelen van automatische factuurverwerking
Automatische factuurverwerking heeft veel voordelen. Zo bespaart een organisatie fors op arbeidsuren, gaat de effectiviteit omhoog, wordt er een efficiencyslag gemaakt en wordt de doorlooptijd van een factuur drastisch ingekort. Doordat de factuurverwerking met Factuurportal voortaan geheel automatisch verloopt, zonder menselijke tussenkomst, bespaart een organisatie op:
- Handmatige handelingen
- Visuele controles
- Handmatige correcties
Handmatige handelingen
Handmatige handelingen zijn verleden tijd met Factuurportal, de facturen komen namelijk in PDF per e-mail binnen. Daardoor hoeft de post niet meer opengemaakt en gesorteerd te worden. Daarnaast zijn uw medewerkers geen tijd meer kwijt aan het handmatig overtikken van facturen in het systeem, of het scannen van papieren facturen.
Visuele controles
Visuele controles komen met Factuurportal niet meer voor. Wij bieden als enige partij de garantie op 100% correcte verwerking van readable pdf-facturen. Hierdoor hoeven medewerkers de factuur niet nog een keer te controleren. De factuur staat gegarandeerd correct klaar in uw systeem.
Handmatige correcties
Aansluitend aan het verdwijnen van de visuele controles zijn ook handmatige correcties verleden tijd. Door de garantie op 100% correct verwerkte facturen is er dus ook geen correctie meer nodig, zo bespaart je organisatie nog meer tijd.
Hoeveel kan een organisatie besparen door automatische factuurverwerking?
De te behalen besparing is voor iedere organisatie anders en hangt af van verschillende factoren. Bij Factuurportal gebruiken we vooral het factuurvolume als uitgangspunt om de besparing te berekenen. Deze besparing wordt dan voornamelijk berekend in het aantal FTE dat een organisatie kan besparen door de factuurverwerking te automatiseren. Benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen? Lees meer over de voordelen van automatische factuurverwerking.
Meer informatie
Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over de cloudoplossing van Factuurportal? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
