);

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

FactuurDe Rijksoverheid monitort de eigen gerealiseerde betaaltermijnen sinds 2009. De inmiddels bekende 30 dagen-norm wordt in 90% van de gevallen ruimschoots gehaald. Dit is natuurlijk al een behoorlijke prestatie en zoals Minister Kamp al in zijn brief van 31 oktober jl. aan de Tweede kamer aangaf, is 100% niet het streven. Immers, er kunnen bijvoorbeeld factuurgegevens ontbreken of onjuist zijn of er kan een lopend geschil met de leverancier zijn en dat is de overheid niet toe te rekenen.

Bij gemeenten ontbreekt een monitor op gerealiseerde betalingstermijnen. Voor het gemak neem ik maar even aan dat –ook- gemeenten in de meeste gevallen (90%?) aan de betalingstermijn voldoen, ook al zal dit nog uit monitor of onderzoek moeten blijken. Onze eigen ervaring is dat gemeenten voor een groot deel binnen de gestelde termijn blijven ook al wordt soms toegegeven dat dit de nodige moeite heeft gekost.

Wat nou interessant zou zijn, is om te onderzoeken hoeveel moeite die laatste loodjes gekost hebben. Ik heb het dan niet over de laatste 10%-punten naar de 100%, want daar zullen –zoals bij de rijksoverheden- gemeenten ook nog niet aan toekomen. De laatste loodjes zitten hem dan meer in het traject van 80% naar 90% of bijvoorbeeld van 70% naar 90% betaald krijgen binnen de termijn.

Intern onderzoek zou dit nader kunnen uitwijzen, maar je kunt er vergif op innemen dat ook ten aanzien van deze groepen de oorzaak ligt bij de door Kamp aangehaalde facturen waar iets aan mankeert. Dat wil zeggen niet conform eisen Belastingdienst, specifieke gemeente-eisen, zoals een inkoopordernummer of contractnummer) of waar onjuistheden /mismatches in voorkomen. Dus dezelfde achterliggende oorzaken als bij de laatste moeilijk te halen 10%, maar wel op tijd door de workflow en daarmee deel van de 90% die binnen de termijn bleef. Hiermee is dan niet gezegd dat deze facturen niet intern voor veel problemen en onevenredig meerwerk hebben gezorgd, ze zijn alleen binnen de gestelde termijn erdoorheen.

Voordeurbeleid

Ik ben ervan overtuigd dat des te dieper een niet correcte factuur de productieomgeving instroomt, des te meer energie het kost om dit gecorrigeerd te krijgen, immers, er zijn dan al meerdere collega’s/ afdelingen bij betrokken die ook onderling weer moeten communiceren en er zijn ondertussen telefoontjes cq. mailtjes naar en van je crediteur nodig om in te lichten en af te stemmen, maar op dan ook weer met je collega’s, etc. Dit is overigens uitstekend te staven door het proces in beeld te brengen en er met de ‘stopwatch naast te gaan zitten’. Immers meten is weten!

Een helder “voordeurbeleid” ligt dan voor de hand. Des te eerder je de leverancier inlicht over eventuele fouten in zijn factuur, des te eerder stuurt hij je een nieuwe, correcte factuur die vervolgens probleemloos jouw workflow kan instromen en doorlopen. In de meest krachtige vorm is dat een directe, automatische e-mail notificatie aan je crediteur op het moment dat onvolkomenheden op de gemailde factuur gespot worden. In directe reactie op zijn gemailde PDF-factuur bijvoorbeeld.

© 2021 Factuurportal