);

Blog

Zelfscan hard- en software… Te duur en toch veel handwerk?

Veel organisaties hebben scan- en herkenoplossingen locaal geïmplementeerd. Met hardware om poststukken te kunnen scannen en digitaliseren. Én de software om documenten te kunnen uitlezen en de gegevens in de verschillende systemen beschikbaar te krijgen.

Destijds een prima keuze! Echter, de ontwikkelingen gaan snel op dit gebied.

Deze oplossingen zijn vaak niet gebruiksvriendelijk en het vergt veel handelingen om de juiste data in de systemen te laden. En ook de onderhouds- en beheerkosten van deze oplossingen zijn fors. De support van de leverancier laat regelmatig te wensen over; lange responstijden en elke extra vraag betekent fors hogere kosten.

Een ook zien we dat het aantal poststukken snel terugloopt. Facturen komen tegenwoordig bijna allemaal per e-mail als PDF bestand binnen. Dat maakt eenvoudigere en veel goedkopere oplossingen mogelijk.

Factuurportal biedt een snel en eenvoudig alternatief!

Een van de meeste gebruikte scan/herken-toepassingen, is om de gegevens van de inkomende facturen te scannen en te importeren in de financiële administratie. Een tijdrovende en routinematige activiteit. Bent u dit ook beu? Of worden de kosten wel erg hoog?

Dan is het verstandig om contact op te nemen met Factuurportal!

Factuurportal biedt dé ‘plug and play’ cloudoplossing voor de bulkverwerking van de inkomende facturen. Wij lezen voor al uw inkomende facturen de benodigde factuurgegevens snel en betrouwbaar voor u uit en exporteren die naar uw financiële- of inkoopapplicatie.

  • Snel implementeerbaar!
  • Alle facturen van uw leveranciers per direct door ons verwerkt.
  • Inclusief door u gewenste controles
  • Inclusief regelherkenning

Wilt u weten wat Factuurportal voor u kan betekenen? Als u uw contactgegevens invoert, dan nemen wij snel contact met u op voor een vrijblijvende toelichting (online of live):

    Factuurportal is uw betrouwbare partner op het gebied van inkomende factuurverwerking!

    Werken op afstand = Het nieuwe werken!

    Thuiswerken is al een tijdje het devies. Ook bij Factuurportal wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Werken op afstand is dan ook heel normaal geworden. Met de uitbreiding van ons team en het groeiende klantenbestand, brengt dit uitdagingen met zich mee. Benieuwd hoe wij dit aangaan? Neem dan snel een kijkje…

    Werken op afstand, Thuiswerken

    Het nieuwe werken

    ‘Het nieuwe werken’, een term die steeds vaker wordt gebruikt. Klinkt mooi en vooruitstrevend, maar het bleek best de nodige opstartproblemen met zich mee te brengen. Denk aan een haperende internetverbinding (overbelaste WIFI), de zoektocht naar een goed bureau met stoel, een tweede scherm aansluiten met behulp van een HDMI-kabel die ergens in huis moet liggen, etc.
    Herkenbaar?

    Inmiddels zijn we eraan gewend en geeft 3 op de 4 thuiswerkers aan op deze manier prima uit de voeten te kunnen. Sommigen zijn zelfs zo tevreden, dat de voorkeur is om na de coronacrisis ook grotendeels vanuit huis te blijven werken. Maar de meeste mensen geven aan een combinatie van het thuiswerken met werken op kantoor ideaal te vinden.

    Werken op afstand

    Ook Factuurportal werkt op dit moment vanuit huis. Door de uitbreiding van ons team en het aansluiten van nieuwe klanten, moesten er creatieve oplossingen verzonnen worden, die erg goed hebben uitgepakt!

    (In)werken op afstand

    Het introduceren van nieuwe collega’s zonder elkaar te kunnen ontmoeten voelt in het begin nogal vreemd. Echter went dit al erg snel. Via Teams is er voor ons de mogelijkheid om makkelijk contact met elkaar te houden.
    ’s Ochtends een kort overleg om de dag met elkaar te beginnen, de belangrijkste prioriteiten en taakverdeling voor de dag te bespreken en om te checken hoe iedereen er bij zit. En einde van de dag een korte afsluiting om met elkaar vast te stellen wat goed ging en wat beter kan de volgende dag.

    Zelfs inwerken blijkt grotendeels op afstand te kunnen. Uitleg en toelichting gaat prima via Teams. Door schermen te delen kan uitleg over de werking van systemen e.d. eenvoudig worden gegeven. Ofschoon je altijd merkt dat het sociale aspect (het elkaar leren kennen) écht minder makkelijk gaat op deze manier. Direct contact (maar wel op gepaste afstand) is dan toch de oplossing.

    Online implementeren

    Onze cloudoplossing is prima op afstand aan te sluiten en te implementeren. We hebben inmiddels al behoorlijk wat online implementaties gedaan, dat verloopt erg soepel. Door de planning en de bijbehorende implementatiechecklists tevoren te delen, zorgen we dat iedereen inzicht heeft in wat er moet gebeuren. En ook hier biedt Teams een goede oplossing om overleg en afstemming te hebben. Op die manier houden we nauw contact met de klant.

    Online demo’s en presentaties

    De online demo’s en presentaties leken de grootste uitdaging, maar verlopen net zo goed als wanneer Factuurportal op locatie aanwezig is. Via Teams wordt de presentatie op het scherm getoond. Je mist eigenlijk alleen de non-verbale communicatie, daar moet je écht wel meer attent op zijn en meer expliciet en vaker vragen of er onduidelijkheden of vragen zijn. Maar de problemen om je eigen laptop aangesloten te krijgen op grotere schermen in de vergaderzaal zijn we kwijt!

    ‘Het nieuwe werken’, we zijn er inmiddels behoorlijk aan gewend. Toch hopen we snel weer bij u langs te kunnen komen! Hoe fijn het online en thuiswerken ook kan zijn, het team van Factuurportal hecht erg aan persoonlijk contact en staat graag voor u klaar om u te ondersteunen!

    Meer weten over wat Factuurportal voor u kan betekenen?

    Neemt u gerust contact op met ons. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden.

    Werken op afstand, contactgegevens

    Factuurportal, alles voor een tevreden klant!


    Lees ook:

    Andere blogs lezen? Klik hier voor alle blogs!


    Bekijk onze LinkedIn pagina!

    Teamuitbreiding bij Factuurportal door succes e-facturatie!

    Team versterking, Succes E-facturatie

    Onze cloudoplossing werkt geheel online en is uitermate geschikt om op afstand te kunnen werken! Niet raar dat ook in deze coronacrisis steeds meer organisaties kiezen voor onze diensten.

    Naar aanleiding van deze groei en het succes van e-facturatie, hebben wij ons team uitgebreid. Benieuwd naar onze nieuwe collega’s? Neem dan snel een kijkje…

    Meet our new team!

    Vanwege de groei van Factuurportal zijn wij op zoek gegaan naar verdere versterking. Met trots kunnen we zeggen dat dit erg goed is gelukt! We hebben in de afgelopen maanden 3 nieuwe collega’s mogen verwelkomen. We stellen ze kort aan u voor.

    Support Medewerkers

    Per afgelopen december is Nadia bij ons in dienst gekomen als Support Medewerker. Nadat Nadia terug was gekomen uit Australië was ze op zoek naar een nieuwe uitdaging in Nederland. Opgeleid in de hotelbranche (5 sterren!) heeft ze service en kwaliteit hoog in het vaandel staan. Een goede match met Factuurportal.

    En in februari is Mashal gestart bij Factuurportal. Mashal is zeer enthousiast en leergierig. Ze barst van de energie en weet overal plezier uit te halen. Ze wil alles wat ze doet goed doorgronden en helpt daarmee met verdere optimalisaties.

    Medewerker Marketing

    Ook op het gebied van de marketing hebben we versterking gekregen.
    In februari is Owen gestart en helpt ons om de (online) marketing te professionaliseren.

    Accountmanager

    Tot slot hopen we in de komende periode een nieuwe accountmanager te kunnen verwelkomen. Belangrijk om de relaties met onze klanten goed te kunnen onderhouden en op nieuwe kansen in te kunnen spelen!

    Zoals u ziet een mooie versterking van ons team. Hiermee zijn we ervan overtuigd dat we onze dienstverlening nog verder kunnen verbeteren!

    Meer weten over wat Factuurportal voor u kan betekenen?

    Neemt u gerust contact op met ons. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden.

    succes e-facturatie

    Factuurportal, alles voor een tevreden klant!


    Lees ook:

    Andere blogs lezen? Klik hier voor alle blogs!


    Bekijk onze LinkedIn pagina!

    Operational Excellence met Factuurportal!

    De inkomende factuurverwerking is één van de financiële processen die bovengemiddeld veel aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Juist hier is ‘operational excellence’ cruciaal zodat dit zonder fouten gebeurd! Factuurportal geeft de mogelijkheid om deze excellence écht te realiseren.

    Factuurverwerking zonder fouten

    De noodzaak van een up-to-date crediteurenadministratie

    Het volledige proces van het ontvangen van een factuur tot de daadwerkelijke betaling en de tijdige verwerking daarvan in de boekhouding is cruciaal voor een goede bedrijfsvoering. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.

    De crediteurenadministratie is één van de financiële processen die bovengemiddeld veel aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen ondersteunen helaas alleen een beperkt deel van de procesketen. Waardoor bijvoorbeeld uitzonderingen beoordelen, het coderen en inboeken, het matchen van alle factuurregels met de bestellingen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.

    Factuurportal is de eerste organisatie in Nederland die de crediteurenadministratie volledig (end to end) automatiseert

    Factuurportal gaat niet uit van de mogelijkheden van de eigen oplossing, maar gaat uit van de situatie en gewenste oplossing bij de klant. We leveren niet slechts een tool. Factuurportal bestaat uit de combinatie van ervaren Finance- en ICT professionals én state-of-the-art tools voor factuurverwerking. Onze professionals hebben ruime ervaring met het realiseren van operational excellence en weten wat hiervoor nodig is. We onderzoeken uw probleem en zijn in staat om met de juiste mix van finance kennis en van automatisering/robotisering uw factuurverwerkingsproces écht te automatiseren. Dit leidt tot volledige ontzorging.

    Met state-of-the art technologie naar een échte oplossing

    Geen deeloplossingen zoals inflexibele tooling, of dure uitbesteding van de handmatige factuurverwerking aan administratiekantoren, maar een volledig geautomatiseerde workflow van inkomende factuur tot en met het boeken op de juiste kostenplaats. Daarvoor staat Factuurportal!

    Wij maken gebruik van de modernste technologieën: met ons factuurconversiemodel op basis van Artificial Intelligence- en Machine Learning algoritmes in combinatie met Robotic Process Automation (RPA), zijn wij in staat om een in Nederland unieke en complete end-to-end oplossing te bieden. Daarvoor werkt Factuurportal met Tacstone en UIPath, de marktleider in RPA software.

    Meer weten over wat Factuurportal voor u kan betekenen?

    Neemt u gerust contact op met ons. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden.

    Factuurverwerking zonder fouten

    Factuurportal, alles voor een tevreden klant!


    Lees ook:

    Andere blogs lezen? klik hier voor alle blogs!


    bekijk onze LinkedIn pagina!

    Factuurportal verwelkomt gemeentes als nieuwe klant!

    Factuurportal verwelkomt gemeentes als nieuwe klant

    In de afgelopen maanden hebben we weer een aantal gemeentes als klant mogen verwelkomen.

    In deze vreemde coronatijd zijn er sectoren die het zeer zwaar hebben, maar er zijn ook bedrijven die juist goed gedijen bij deze online-maatschappij. Factuurportal biedt klanten een oplossing die uitermate goed past in onze huidige ‘afstands-maatschappij’.

    Onze cloud-dienstverlening wordt ook tijdens deze pandemie probleemloos gecontinueerd waardoor onze klanten de voordelen van onze oplossing blijven benutten. En ook het ‘plug and play’ aansluitproces kunnen we geheel op afstand uitvoeren! In de afgelopen maanden hebben we weer een aantal gemeentes als klant mogen verwelkomen. Fijn om dat vertrouwen te krijgen en ook mooi als andere gemeentes de positieve ervaringen met onze dienstverlening delen.

    Onze oplossing is zeer geschikt voor de gemeentelijke markt.

    Met Factuurportal bieden we onze klanten een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor bulkverwerking van alle inkomende facturen. Dit proces wordt volledig geautomatiseerd en dat bespaart onze klanten een hoop tijd en kosten. Doordat we de inkomende facturen op belangrijke criteria controleren (bijvoorbeeld op verplichtingennummers), worden alleen juiste facturen in behandeling genomen. Hierdoor draagt onze oplossing direct bij aan het verbeteren van de doelmatigheid en waarborgen van de rechtmatigheid.

    Onze state-of the art techniek op basis van Artificial Intelligence maakt het mogelijk om per direct de facturen van alle leveranciers geautomatiseerd te kunnen verwerken. Dus zowel de facturen van de lokale bedrijven en middenstand als die van de grote, meer landelijk opererende leveranciers.

    Met onze oplossing voor factuurverwerking is de gemeente klaar voor de toekomst. Doordat we alle type facturen ondersteunen (zowel PDF als eFacturen) zijn verdere investeringen op dat vlak niet meer nodig. En doordat we meerdere ‘workflows’ per klant kunnen inrichten, is het heel eenvoudig om ook samenwerkingsverbanden en fusies van gemeentes direct te ondersteunen.

    Doordat we inmiddels een groot aantal gemeentes tot klant mogen rekenen, beschikken we over koppelingen met de meest voorkomende administratieve systemen binnen de gemeentelijke instellingen zoals SAP CiVision & iFinanciën (PinkRoccade), Key2Financien (Centric) en Coda/Unit4.

    Met de inzet van Factuurportal voldoet de gemeente tevens aan de wettelijke eis met betrekking tot e-Facturatie. Factuurportal is Peppol Access Provider.

    Samen met onze klanten streven we er naar om de toepasbaarheid van Factuurportal steeds verder te vergroten. We zijn nu bijvoorbeeld bezig om samen met onze klant Gemeente Someren ook de stroom van betaalopdrachten in het kader van subsidieverstrekking (“interne facturen”) geautomatiseerd via Factuurportal te verwerken. Een oplossing die ook voor andere gemeentes zeker interessant zal zijn!

    Meer weten over de mogelijkheden? Laat het ons gerust weten!

    Rob Klaver
    Directeur Factuurportal BV
    rob.klaver@factuur-portal.nl

    Factuurportal, dé bewezen oplossing voor factuurverwerking! Ook voor gemeentelijke instellingen.

    • Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Bekijk dan hier onze website!
    • Wilt u meer blogs lezen? Klik hier!

    Processen verbeteren lastig in corona tijd? Nee hoor!

    “Never waste a good crisis” is een veelgehoord management-adagium. En het is o zo waar. Kijk eens hoe lang er al gepraat wordt over online-onderwijs? Het was binnen enkele weken geïmplementeerd. eHealth? Daar werd vooral veel over gepraat (maar niet zozeer door de zorgprofessionals zelf). We hebben gezien hoe snel bijvoorbeeld huisartsenpraktijken consulten op afstand konden doen. MS Teams, Zoom, het was er allemaal al jaren maar werd nauwelijks gebruikt. En als je het een keer wilde proberen, dan werkte het niet. Binnen een paar dagen was in maart opeens iedereen online aan het vergaderen. En u kunt zelf waarschijnlijk ook direct 3 voorbeelden noemen!

    Met andere woorden, als het moet of als je het écht wilt, dan kunnen werkwijzes en processen wel degelijk heel snel én op afstand worden verbeterd. Het moet op dat moment een direct aantoonbaar voordeel opleveren, dan lukt veranderen wel degelijk. En dan is het waarschijnlijk in het begin nog niet perfect, maar je bent wel over de grootste horde heen en vervolgens weer in staat om verder met elkaar te optimaliseren.

    Belangrijke voorwaarde is wel dat je gebruik kunt maken van tools en hulpmiddelen vanuit de cloud. Anders krijg je dergelijke procesverbeteringen nooit snel geregeld omdat de benodigde hulpmiddelen niet voor iedereen beschikbaar zijn.

    Cloudoplossing Factuurportal ondersteunt thuiswerken in coronatijd

    De cloudoplossing Factuurportal geeft de mogelijkheid om in korte tijd de gehele inkomende factuurstroom geautomatiseerd te verwerken en daarmee het thuiswerken nog verder te versoepelen. Specifiek gaat het bij het thuiswerken om de volgende vijf redenen:

    1. We kunnen de connectie met uw systeem volledig op afstand tot stand brengen.
      De implementatie van onze oplossing is zeer eenvoudig en vergt nauwelijks inspanning van de klant.
    2. We helpen om de nog resterende papierstromen zo snel mogelijk te automatiseren. Hierdoor hoeft u niet persé naar kantoor om de per post verstuurde facturen op te halen.
    3. We leveren volledig gecontroleerde en juist geconverteerde facturen aan die volledig geautomatiseerd rechtstreeks in uw financiële systeem beschikbaar komen.
    4. Uw medewerkers kunnen altijd en overal snel en gemakkelijk aan de slag. Zo hebben uw medewerkers via een beveiligde verbinding altijd toegang tot ons klantenportaal om ingezonden facturen in te zien.
    5. Uw organisatie hoeft zich niet druk te maken over het onderhoud van wéér een nieuw systeem, dat nemen wij voor onze rekening! Bij vragen is onze supportdesk altijd bereikbaar per telefoon en per mail.

    Ook in de afgelopen maanden hebben wij weer een aantal nieuwe klanten mogen aansluiten. Volledig remote, en tot volle tevredenheid. Onze oplossing heeft bij onze klanten tot een verkorting van de doorlooptijd, een flinke efficiencywinst en optimalisatie van het ‘purchase-to-pay’ proces geleid.

    Wilt u deze voordelen ook zo snel mogelijk benutten? Wilt u meer weten over Factuurportal? Neem dan een kijkje op onze website https://factuur-portal.nl en neem contact met ons op via support@factuur-portal.nl of bel ons op 010 846 0581.

    Verkoopfacturen vanuit Odoo via Peppol versturen?

    U heeft vast al gehoord dat het werken met eFacturen veel voordelen biedt, omdat deze betrouwbaar en efficiënt verwerkt kunnen worden. Dat geldt voor ontvangen facturen van leveranciers, maar dat geldt ook voor verkoopfacturen.

    Hobbels bij e-facturatie

    Het blijkt in praktijk nog niet zo makkelijk te zijn om eFacturatie toe te passen. Veel administratieve systemen zijn niet in staat om eFacturen in het juiste formaat (standaard) te genereren. Of blijken niet gekoppeld te zijn aan het Peppol netwerk.

    Peppol

    Factuurportal is Full Access Provider van SimplerInvoicing / Peppol. Hiermee zijn wij gekoppeld aan het Peppol netwerk. Wij kunnen namens onze klanten facturen ontvangen, verwerken én versturen via het Peppol netwerk. Wij zijn in staat om (verkoop)facturen in het juiste UBL-formaat te genereren en te versturen via het Peppol netwerk naar uw opdrachtgever.

    Odoo

    Dutchworld en Factuurportal hebben samen de mogelijkheid gecreëerd om eFacturen vanuit Odoo via Peppol te kunnen versturen. Via Odoologic worden de factuurgegevens bij Factuurportal aangeleverd. Factuurportal genereert op basis hiervan een UBL factuur in het juiste formaat. Vervolgens levert Factuurportal deze UBL factuur via het Peppol netwerk af bij de klant. Deze ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging.

    Voordelen e-factureren nu ook bij Odoo

    Odoo biedt nu dus ook de voordelen van eFacturatie. We noemen de belangrijkste:

    • Tijdbesparing
      De facturen worden direct verstuurd en verschijnen direct in de boekhouding, dit zorgt voor minder handelingen voor het versturen van de facturen.
    • Snellere betaling
      Doordat uw elektronische verkoopfacturen eerder worden ingeboekt, worden de facturen meestal eerder betaald.
    • Minder fouten
      Omdat er minder stappen zijn bij het versturen en (aan de andere kant) het verwerken van een e-factuur, vermindert automatisch de kans op fouten.

    Meer weten

    Wilt u meer weten over eFacturatie of over facturatie via Peppol? Neemt u dan gerust contact met ons op!

    Telefoonnummer: +31 10 846 0581
    Mail: support@factuur-portal.nl

    Factuurportal B.V.
    Dutchworld IT Solutions
    Odoo Experts

    Corona crisis helpt ons over de drempel van het ‘remote’ werken!

    Bent u inmiddels ook volledig on-line ontsloten en via het web in contact met uw omgeving?

    Als iets duidelijk is geworden in de huidige corona crisis, is het wel het nut en de noodzaak van communicatie en het kunnen werken via internettoepassingen. Mogelijkheden die al tijden beschikbaar waren, maar niet zo’n enorme vlucht namen omdat er altijd een drempel was om ze echt te gaan gebruiken. Totdat we wel moésten! Lees meer…

    Herkent u de drempels?

    Een salesgesprek via Skype, een vergadering via MS Teams? Pitchen via Google Hangouts? Ik weet niet hoe het u vergaan is, maar eindelijk heb ik tijd gestoken om deze handige tools te gaan gebruiken. In het verleden heb ik regelmatig pogingen ondernomen om op afstand te vergaderen, maar vaak liep dat op niks uit omdat we niet konden verbinden, omdat de microfoon niet werkte, de externe camera niet herkend werd etc.
    Dan was het toch sneller om even te bellen of alsnog live af te spreken.

    Nu dat laatste vanaf half maart niet meer kon, heb ik doorgezet en bleek de oplossing vaak verrassend simpel. Gewoon even wat instellingen checken en waar nodig aanpassen aan de specifieke situatie en vervolgens draaien de tools als een zonnetje! En ervaren we hoeveel gemak en tijdswinst dergelijke oplossingen met zich meebrengen.

    Blijvend effect

    De breed gedeelde opinie is dan ook dat het ‘werken op afstand’ nu echt een blijvertje is. Ook als de huidige pandemie achter de rug is, dan zullen mensen deze tools blijven gebruiken en bewuster met hun tijd om gaan. Is het live-contact voor deze afstemming of bespreking echt nodig en is het de reistijd (en file?) waard, of kunnen we dit net zo effectief met een Teams meeting regelen?

    Ook Factuurportal werkt vanuit de cloud

    De analogie van de net weergegeven ervaringen met onze cloudoplossing Factuurportal is opvallend. Nu we met name vanuit huis werken en maar zeer beperkt op kantoor aanwezig zijn, wordt het gemak en de toegevoegde waarde van cloud-oplossingen zoals de onze nog meer duidelijk.

    Een recent aangesloten klant verzuchtte: “Ik kon mijn werkzaamheden eigenlijk allemaal prima vanuit huis doen. De enige reden waarom ik nog regelmatig naar kantoor kwam, was om de binnengekomen facturen in te scannen en te verwerken. Nu we de hele factuurverwerking via de cloudoplossing van Factuurportal laten verlopen is, kunnen we echt ‘remote’ werken. Heerlijk!”.

    En ook voor Factuurportal geldt: de activering en aansluiting kosten eigenlijk nauwelijks moeite (instellingen goed zetten!), en dat weegt alleszins op tegen het gemak en de efficiencywinst die dat vervolgens oplevert. Het aansluitproces gebeurt volledig op afstand, zelfs in deze corona tijd is onze oplossing snel up-and-running!

    Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met mij op. Ik vertel u graag over de mogelijkheden van onze oplossing en hoe die ook in de huidige tijd snel geactiveerd kan worden.

    Rob Klaver
    Directeur Factuurportal BV
    rob.klaver@factuur-portal.nl

    De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

    Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

    Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

    1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
      a. IBAN-rekeningnummer
      b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
      c. KvK-nummer
      Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
    2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
      Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
    3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
      Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
    4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
      De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
    5. Onduidelijke diensten of goederen.
      Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

    De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

    Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

    Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

    Al jaren wordt er gesproken over eFacturatie als een soort heilige graal. Tot nu toe wordt die belofte nog maar mondjesmaat ingelost. En dat terwijl systemen steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden en de communicatie tussen systemen steeds eenvoudiger wordt.

    Het sleutelwoord is standaardisatie. Niet alleen qua techniek (dus computertalen, protocollen etc.), maar ook qua inhoud en structuur. Dat is wat UBL (Universal Business Language) in combinatie met specifieke afspraken over de inhoud en structuur van facturen beoogt te doen. In Europa kennen we de Europese Norm (EN)16931, specifiek in Nederland wordt er voor de uitwisseling van UBL-facturen ook NLCIUS gebruikt. Om het verzenden en ontvangen van UBL-facturen te vergemakkelijken is er de SimplerInvoicing community opgericht, waar participanten gezamenlijk werken aan verbetering van eFacturatie.

    En toch merken veel bedrijven dat het nog steeds niet altijd makkelijk is om XML/UBL facturen te verzenden of te ontvangen en te verwerken. We zien in de praktijk een aantal oorzaken die hieraan ten grondslag liggen:

    • Het is nog niet zo eenvoudig om tot internationaal dekkende standaarden qua inhoud en structuur te komen, omdat (fiscale) wet- en regelgeving tussen landen verschilt. Denk bijvoorbeeld aan een typisch Nederlands fenomeen van het werken met G-rekeningen. Dit wordt niet afgedekt in internationale SI-UBL- standaarden. Dat maakt dat er vaak varianten op standaarden worden gecreëerd die door lang niet alle aanbieders van administratieve- of facturatiesystemen worden ondersteund.
    • Veel organisaties gebruiken niet altijd de meeste recente versie van administratieve systemen of werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen zijn vaak niet in staat om XML/UBL-facturen te genereren.
    • De gebruikers van de administratieve systemen hebben met name een financieel administratieve achtergrond en zijn minder thuis in de UBL standaarden en ontberen kennis van XML/UBL-bestanden. Hierdoor is het lastig om eventuele aanpassingen aan de UBL-facturen zelf te doen, waardoor deze alsnog aan de standaarden zouden kunnen voldoen.

    Door deze problemen, merken we dat veel organisaties nog niet in staat zijn om valide UBL facturen te verzenden. En dus merken de ontvangers van XML/UBL-facturen dat deze alsnog niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de financieel administratieve systemen, omdat de factuur niet valide is conform de te hanteren standaard en omdat de mapping van velden niet goed gaat.

    Onze verwachting is dat dit in de toekomst echt wel gaat verbeteren. Maar niet zo snel. Het vervangen van systemen vergt nou eenmaal een aanzienlijke doorlooptijd en bij veel bedrijven ligt de focus niet op standaardisatie van UBL-facturen.

    Factuurportal biedt hiervoor een oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde inkomende factuurverwerking, kunnen wij u ook ondersteunen bij het converteren en valideren van XML/UBL verkoopfacturen naar elke gewenste standaard. Zonder aanpassingen aan uw eigen systeem. Heeft u vragen over eFacturatie of over gehanteerde UBL standaarden, neemt u gerust contact met ons op. https://factuur-portal.nl/