);

Blog

Heeft de EU-richtlijn inderdaad e-facturatie een boost gegeven?

Sinds 18 april 2019 is de richtlijn met betrekking tot e-facturatie van kracht (EU-Richtlijn 2014/55/EU). Deze richtlijn verplicht alle overheidsinstanties in Nederland om E-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor de Rijksoverheid gold deze verplichting overigens al langer (2017). Uiteraard is deze richtlijn bedoeld om het gebruik van E-facturen (XML/UBL) flink te stimuleren.

De vraag is natuurlijk of deze richtlijn inderdaad als een stimulans werkt en of de adoptie van E-facturatie inderdaad is toegenomen?

Eerst nog even de intenties op een rij

Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad de EU-Richtlijn 2014/55/EU met betrekking tot elektronisch factureren bij overheidsopdrachten vastgesteld. Deze richtlijn is een kader om de belemmeringen voor de grensoverschrijdende handel, die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere technische normen inzake e-facturering, weg te nemen of te verminderen.

Door onder meer te zorgen voor zogenaamde technische en semantische interoperabiliteit (waarbij dus definities voor formats, posities en betekenis van de uit te wisselen gegevens worden bepaald), zou deze richtlijn de invoering van elektronische facturering moeten bevorderen. Hierdoor kunnen lidstaten, aanbestedende entiteiten en ondernemers aanzienlijke voordelen genereren als het gaat om tijdsbesparingen, papiergebruik en verminderingen van de administratieve lasten.

Kanttekeningen

In eerste instantie waren er veel positieve reacties. Het zag er eindelijk naar uit dat er een beweging was in de juiste richting als het gaat om het verplicht stellen van elektronisch factureren binnen de EU Echter, al snel kwamen ook de eerste kanttekeningen. In onze optiek is de belangrijkste, dat alleen de ontvangers van een factuur (dus in dit geval alleen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties), verplicht zijn elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Er geldt dus geen verplichting voor verzenders van facturen. Sterker nog, in de richtlijn wordt uitgelegd dat het recht van de verzender om de factuur op papier of conform nationale of andere technische normen in te dienen, niet belemmerd mag worden door deze richtlijn (bron CFO.nl; op deze site werd hier op de datum van invoering wederom op gewezen).

Wat zien we in praktijk?

In onze praktijk zien we dat het aantal E-facturen inderdaad aan het stijgen is, maar dat het aandeel E-facturen nog steeds heel laag is. We zien een geringe stijging van UBL-facturen, maar ook sinds de EU-richtlijn van kracht is, is deze stijging nog steeds heel beperkt. Verreweg het grootse deel van de facturen betreft nog steeds PDF facturen. En ja, er zijn ook nog steeds organisaties die facturen per post naar hun klant versturen…

Ook blijkt dat nog behoorlijk veel van de gebruikte financiële software niet in staat is om een goede E-factuur te genereren. En zolang de verzender niet verplicht wordt om een E-factuur op te leveren, zal dat ook niet zo snel gaan veranderen en zal de adoptiegraad slechts heel langzaam gaan toenemen.

Dat betekent dat het voor organisaties nog steeds zeer zinvol is om een E-facturatie oplossing te gebruiken die zowel PDF-facturen als échte E-facturen kan verwerken. En dat zal de komende jaren echt nog wel zo blijven. Zeker een E-facturatie oplossing die als SaaS wordt aangeboden is dan een uitkomst. Snel aan te sluiten, maar ook weer makkelijk stop te zetten op het moment dat de leveranciers in staat zijn om E-facturen aan te leveren.

Meer weten, neem contact op met Factuurportal!

Wat klanten van ons vinden: de 3 sterkste eigenschappen van Factuurportal!

Factuurportal heeft in de afgelopen periode een online klanttevredenheidsenquête uitgestuurd onder haar klanten. Met als doel om zo objectief mogelijke input en feedback te verzamelen over de tevredenheid met de verschillende aspecten van onze dienstverlening.

Als algemeen rapportcijfer gaven klanten ons gemiddeld een 8,2. Een score waar we trots op zijn!

Wanneer we kijken naar de verschillende aspecten van onze dienstverlening, dan zien we dat onze klanten het meest tevreden zijn over:

  • De doorlooptijd van de factuurverwerking (gemiddeld een 8,7);
  • De mate waarin we ons opstellen als businesspartner en meedenken over de verdere optimalisatie van het proces van de inkomende factuurverwerking (gemiddeld een 8,6);
  • De bereikbaarheid, servicegerichtheid en responsetijd van onze SupportDesk (gemiddeld een 8,5).

We zien deze mooie scores als een beloning voor het harde werken in het afgelopen jaar. We hebben met elkaar behoorlijk geïnvesteerd in de uitbreiding van de functionaliteit en kwaliteit van onze oplossing.

Lara van Andel, Manager van de SupportDesk bij Factuurportal: “Van deze scores word ik echt heel blij. We proberen onze klanten en hun leveranciers altijd te helpen en te ondersteunen. In de reguliere afstemmingen die ik met onze klanten heb, merk je altijd wel in enige mate of ze tevreden of juist ontevreden zijn. Maar het is toch leuk om deze waardering zo expliciet en over de verschillende aspecten op deze manier terug te krijgen!”

Zoals gezegd, we zijn trots op deze score. Maar de input is ook bedoeld om te leren en om onze dienstverlening verder te verbeteren. Dan kijk je dus ook naar de laagste scores. Factuurportal scoort het minst goed in het bieden van inzicht in de factuurverwerking. Het gemiddelde cijfer hiervoor is een 7,3. Daar moeten we dus mee aan de slag.

Rob Klaver, Directeur Factuurportal: “Ik kan me wel voorstellen dat klanten ons lager scoren op inzicht in de verwerking. Het is natuurlijk een SaaS oplossing en als alles goed gaat, dan is het enige wat klanten zien en merken dat ze een elektronische factuur krijgen aangeleverd. Via het klantportaal en aanvullende rapportages geven we inzicht in de verwerkte facturen, maar blijkbaar is dit niet voldoende voor onze klanten. Deze feedback geeft aanleiding om na te gaan welke aanvullende inzichten gewenst zijn en hoe we dat kunnen faciliteren”.

We danken onze klanten voor de tijd en feedback die ze ons gegevens hebben. We gaan ermee aan de slag om onszelf verder te verbeteren en we gaan natuurlijk voor nog mooiere scores volgend jaar!

De 6 belangrijkste voordelen van SaaS!

Steeds meer IT oplossingen worden als “Saas”, Software as a Service, aangeboden. Bij Software als een Service draait de software niet op de server van de organisatie zelf, maar centraal op een externe plaats. De functionaliteit wordt via internet als een online dienst aangeboden. Een van de belangrijkste voordelen voor de organisatie is, dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor het beheer en onderhoud van de applicatie en het platform waar het op draait.

In de zorgsector wordt de laatste tijd de noodklok geluid over het steeds groter wordend aantal applicaties en systeempjes dat binnen instellingen operationeel zijn. Voor veel IT afdelingen van instellingen wordt het een onbeheersbaar geheel waar overzicht over ontbreekt en wat nauwelijks ondersteund kan worden. Laat staan de uitdaging die het vormt om dit woud aan applicaties volledig up-to-date te houden. Zeker op de krappe arbeidsmarkt voor goede IT-ers wordt dit probleem alleen maar nijpender.

Naast het genoemde voordeel m.b.t. beheer en onderhoud zijn er nog meer voordelen. We zetten de 6 belangrijkste voordelen kort op een rij:

  1. Minder of geen investeringen bij ingebruikname van de software.
    Hierdoor is de implementatietijd over het algemeen ook zeer kort (‘plug and play’);
  2. Gebruik middels een abonnement dat gemakkelijk periodiek beëindigd kan worden;
  3. SaaS oplossingen zijn schaalbaar, waardoor de kosten flexibel mee bewegen met de behoefte van de gebruiker;
  4. De klant hoeft zich niet bezig te houden met het beheer van de software en de infrastructuur waar die op draait;
  5. Lagere kosten omdat er minder personeel en apparatuur nodig is;
  6. Software leveranciers blijven betrokken bij hun klanten en streven continu naar verdere optimalisatie van het systeem, om zo het aantal vertrekkende klanten zo laag mogelijk te houden. Dit maakt de software toekomstbestendig.

Ook onze eigen eFacturatie Cloudservice Factuurportal is een SaaS oplossing. Juist om het voor gebruikers laagdrempelig te maken. De hierboven genoemde voordelen zijn ook op onze dienstverlening van toepassing.

Factuurportal én Robotics; de snelste weg naar succesvolle automatisering van de inkomende factuurverwerking!

Robotic Process Automation (RPA) is ‘hot’! Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van RPA. Waar automatiseringsprojecten in het verleden vaak faalden en niet de gewenste resultaten leverden, is RPA een uitermate laagdrempelige oplossing.

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot(computer) de reeds bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt, eigenlijk precies zoals een medewerker dit ook zou doen. Vooraf worden werkprocessen geobserveerd en geanalyseerd. En vervolgens worden de handelingen van de van de robot daarop gebaseerd. Zodra de robot is ‘getraind’, kan hij automatisch processen uitvoeren. Een oplossing die met name geschikt is voor gestandaardiseerde en repeterende werkzaamheden. En doordat er inmiddels zeer professionele standaard RPA oplossingen beschikbaar zijn, heb je in een paar weken tijd een proces geautomatiseerd.

De combinatie van RPA met Factuurportal maakt het mogelijk om in een dergelijk kort tijdsbestek het proces van inkomende factuurverwerking te automatiseren. Factuurportal is dé SaaS-oplossing voor geautomatiseerde ontvangst,validatie en conversie van inkomende facturen. Samen met een boekhoud-robot worden eenvoudig aanvullende processtappen van de inkomende factuurverwerking ook geautomatiseerd. Hierbij kun je denken aan:

  • Het routeren van facturen ten behoeve van de goedkeuring door budgethouders;
  • Het toevoegen van coderingen ten behoeve van het boeken van de facturen in de administratie;
  • Het matchen van inkooporders met inkomende facturen en deze betaalbaar stellen.

Dit zijn functionaliteiten die in de meer uitgebreide ERP-of P2P-systemen ook zijn opgenomen. Het selecteren en implementeren van een dergelijke oplossing vraagt echter al snel een half jaar doorlooptijd (meestal langer!). En een goede analyse van de licentiekosten is ook aan te raden. Zeker als het aantal goed keurders/budgethouders groot is, lopen de licentiekosten van een dergelijke oplossing al snel flink op.

Factuurportal in combinatie met RPA biedt een alternatief wat én in een paar weken is te implementeren én wat qua kosten zeer beperkt is. Daardoor is de terugverdientijd zeer kort (meestal binnen een half jaar!). En dan beschikt u over een state-of-the-art-oplossing. Factuurportal wordt gezien als een ‘best-of-breed’ oplossing voor de factuurconversie. En UIpath (de RPA oplossing die door onze implementatiepartner Tacstone 
wordt aangeboden https://tacstone.nl/tacstone-wint-2019-uipath-partner-of-the-year-award/ ) is volgens Gartner een van de beste RPA oplossingen in de markt.

Vijf harde feiten over de kosten van de inkomende factuurverwerking

Uit eerder onderzoek (Aberdeen, Hacket en Gartner) is gebleken dat de verwerking van papieren- en pdf-facturen behoorlijk arbeidsintensief en kostbaar is:

  1. Een inkomende factuur wordt in gemiddeld 19 dagen verwerkt en dat kost gemiddeld 9 euro per factuur;
  2. Bij 20%van de inkomende facturen stijgt door fouten de verwerkingstijd met 9 dagen naar zo’n 28 dagen, dit zorgt ervoor dat de verwerking van een factuur meer dan 20 euro kost;
  3. Gemiddeld wordt er 0,25 fte besteed aan het beantwoorden van leveranciersvragen. Dat neemt snel toe als de verwerkingstijd door fouten toeneemt;
  4. Door bovenstaande opsommingen kunnen de gemiddelde kosten voor factuurverwerking oplopen tot wel 60 euro per factuur;
  5. Bijna 50%van de organisaties mist het zicht op het verwerkingsproces en daarbij dus ook het inzicht in de kosten van dit proces.

E-facturatie zou hier een oplossing voor bieden. Door elektronische facturen te versturen (en dus ook te ontvangen), zullen de kosten en doorlooptijd van de verwerking inderdaad fors teruggedrongen kunnen worden.De overgang van papieren- en PDF-facturen naar E-facturen (XML/UBL) gaat echter langzamer dan verwacht. In praktijk blijkt dat op dit moment nog zeker 80% van de facturen via e-mail (in PDF) of zelfs nog via de post wordt aangeleverd. Dat betekent dat de doorlooptijd, kosten en leveranciersvragen van en over facturen nog steeds hoog uitvallen.

De verwachting is dat in de komende jaren het aandeel E-facturen inderdaad zal gaan toenemen, maar dat er tegelijkertijd door m.n.het kleinbedrijf nog behoorlijk wat PDF facturen verstuurd zullen worden.Vanuit de overheid wordt het gebruik van E-facturen (o.a. door wetgeving)gestimuleerd.

Klant- en leveranciersvriendelijke factuurverwerking

Factuurportal biedt u een oplossing voor zowel de verwerking van PDF facturen als voor de verwerking van E-facturen. Hierdoor hebt u nu al de mogelijkheid om per direct de voordelen van E-facturatie te benutten (wij converteren de PDF facturen in een échte E-factuur).

Hierdoor kunt u per direct de gemiddelde kosten per factuur en het aantal fte dat bezig is met het beantwoorden van leveranciersvragen over facturen flink laten dalen. En omdat we tevens in staat zijn om ook E-facturen te ontvangen en te verwerken (we zijn ook access provider voor Peppol, het Europese platform voor E-facturatie), bent u ook meteen klaar voor de toekomst!

Uit een recent klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat onze klanten gemiddeld een 8,5 geven aan de doorlooptijd van het proces. De E-facturen die u vanuit Factuurportal ontvangt, zijn gevalideerd en dus foutloos en kunnen direct worden geïmporteerd in uw systeem. Leveranciers ontvangen notificaties waardoor zij precies weten waar hun factuur zich in de keten bevindt.

Onze SaaS oplossing is in slechts enkele weken te implementeren en vergt nauwelijks inspanning van de klant. En leveranciers kunnen per direct meedoen.

Zowel een klant- als leveranciersvriendelijk proces!

Veel gemeentes hebben nog weinig profijt van e-facturatie

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter nog maar weinig profijt van deze automatiseringsslag!

De verwerking van e-facturen is toekomstgericht en efficiënt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem. Het zijn met name XML-of UBL-bestanden. De geautomatiseerde verwerking van e-facturen scheelt veel tijd en kosten en vergroot de juistheid in de verwerking. Een mooie stap voorwaarts dus.

Het vervelende is echter dat de meeste leveranciers nog steeds PDF facturen in plaats van échte e-facturen versturen. De verwachting was dat dit in hoog tempo zou veranderen ten faveure van e-facturen, maar dit blijkt in praktijk nog niet zo’n vaart te lopen.

Voldoen aan de verplichtingen van e-facturatie

Een belronde langs een behoorlijk aantal gemeente liet zien dat veel gemeentes een e-facturatie oplossing hebben geïmplementeerd die inderdaad XML/UBL facturen kan ontvangen en verwerken, meestal ook is aangesloten op Simplerinvoicing/Peppol, maar dat deze oplossing niet in staat is om PDF facturen te ontvangen en verwerken. Daarmee voldoen deze gemeentes netjes aan de wet, maar plukken ze vooralsnog weinig de vruchten van e-facturering. Zoals gezegd, het gros van de leveranciers levert haar facturen nog steeds niet via UBL aan, maar over het algemeen in PDF per mail of zelfs een enkeling nog op papier per post.

Hierdoor zijn deze gemeentes nog veel onnodige tijd kwijt aan de langere verwerkingstijden van PDF facturen. Tijd die ze beter aan andere zaken kunnen besteden!

En dat terwijl er e-facturatie oplossingen beschikbaar zijn die zowel PDF- als UBL-facturen kunnen verwerken én beschikken over een aansluiting op Peppol. Deze oplossingen ondersteunen dus zowel de huidige factuurverwerking als de toekomstige factuurverwerking. Hiermee wordt de hele transitie van PDF facturen naar in de toekomst UBL facturen naadloos mogelijk gemaakt én voldoe je als organisatie ook aan de relevante wetgeving.

Efficiënt e-factureren

Factuurportal is een e-facturatie-oplossing die zowel PDF als UBL facturen direct kan verwerken en die access provider voor Simplerinvoicing/Peppol is. Daarmee voldoe je aan de wetgeving met betrekking tot e-facturatie en realiseer je nu al een aanzienlijke tijdswinst. Het beste van 2 werelden dus! Het is ook mogelijk om Factuurportal aan te sluiten op een reeds geïmplementeerde e-facturatieoplossing om met name de PDF-facturen alsnog geautomatiseerd te kunnen verwerken.

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met ons op.

Nieuwe functionaliteiten Factuurportal

Factuurportal is voortdurend bezig om de dienstverlening aan haar klanten uit te breiden en deze maximaal op de wensen van de klanten af te stemmen. Het afgelopen halfjaar zijn er behoorlijk wat nieuwe functies toegevoegd aan onze eFacturatie-oplossing zodat het factuurverwerkingsproces nog beter ondersteund wordt.

In de afgelopen periode zijn onder meer de volgende functies  beschikbaar gekomen:

  1. Aansluiting op Peppol.
    Factuurportal is sinds december 2018 Full Access Provider van Simplerinvoicing en zijn wij gekoppeld aan het Peppol netwerk. Wij kunnen namens u facturen voor u ontvangen en verwerken en tevens zijn wij in staat om facturen aan te bieden aan het Peppol netwerk.
  2. Verbeterde notificaties aan leveranciers, waarbij specifieker wordt aangegeven waarom een factuur niet door Factuurportal verwerkt kan worden. Dit maakt het voor de leveranciers makkelijker om een correctie te doen en daar in de toekomst rekening mee te houden
  3. Wij kunnen inmiddels naast de ‘readable’ PDF’s ook gescande PDF-facturen verwerken. En uiteraard ook XML/UBL facturen. Hiermee ondersteunen we de hele transitie naar eFacturatie zonder dat onze klant daar forse investeringen voor hoeft te doen. 
  4. De mogelijkheid om bijlagen bij facturen klantspecifiek te verwerken.
    Afhankelijk van uw wensen en de eisen van uw systemen, kunnen we  eenmalig instellen hoe de import er exact uit moet zien zodat de verwerking binnen uw organisatie zo optimaal mogelijk verloopt. We kunnen bijlagen samenvoegen, maar ook juist separaat aanleveren.
  5. De mogelijkheid om mails met facturen door te kunnen sturen (via auto-forward mails) aan Factuurportal.
    Het is mogelijk om mails geautomatiseerd door te laten sturen vanuit een centrale mailbox bij u naar uw mailbox van Factuurportal.
  6. Een geautomatiseerde koppeling met de crediteurenadministratie voor het continu bijwerken van crediteuren stamgegevens in Factuurportal.

Als u een verdere toelichting wilt hebben op de werking van ons systeem, dan zijn wij graag bereid om vrijblijvend een demo voor u op locatie te verzorgen.

Factuurportal implementeert Artificial Intelligence technologie!

Factuurportal heeft geïnvesteerd in de doorontwikkeling van haar eFacturatie oplossing. Recent hebben wij samen met onze technologiepartner een nieuwe PDF parser ontwikkeld en geïmplementeerd op basis van Artificial Intelligence technologie (kortweg AI of ook wel machine learning genoemd). Hiermee beschikt Factuurportal over state-of-the-art conversie technologie die een zeer hoge uitleesbetrouwbaarheid waarborgt.

Waar veel andere partijen gebruik maken van de inmiddels toch verouderde ‘scan- en herken’ technieken (OCR) om PDF facturen om te zetten naar e-facturen, maakte Factuurportal al gebruik van parsing op basis van readable PDF’s. Hierdoor wist Factuurportal al een hogere uitleesbetrouwbaarheid te realiseren dan veel andere oplossingen. Door de nieuwe AI-parser is de uitleesbetrouwbaarheid van Factuurportal nog verder toegenomen.

Doordat de kwaliteit en betrouwbaarheid van het uitlezen van PDF facturen fors is toegenomen, dalen hierdoor tegelijkertijd de ‘handling’-kosten dalen omdat er nagenoeg geen uitval en handmatige verwerking resteert. En de geringe uitval en correcties die nog resteren, zijn via de ‘feedback-loop’ direct ook weer input (“traingingsmateriaal”) voor het AI-model. Het model ontwikkelt zich op deze manier zelf naarmate er meer facturen worden verwerkt en wordt daarmee steeds betrouwbaarder.

Lara van Andel, Manager Supportdesk bij Factuurportal: “Het mooie van deze AI technologie is dat onze klanten hier direct van profiteren doordat de verwerking nog betrouwbaarder is geworden, maar ook doordat nieuwe leveranciers direct aangesloten kunnen worden. Het is immers niet meer nodig om nieuwe factuurformats in te trainen in ons systeem zodat deze goed uitgelezen worden. Dat doet het systeem tegenwoordig zelf! Ook het aansluiten van nieuwe klanten kan daardoor veel sneller.”

Rob Klaver, Managing Director van Factuurportal vult aan: “Lara heeft gelijk, de dienstverlening naar onze klanten wordt hierdoor nog beter. Doordat het intrainen van nieuwe factuurformats niet meer handmatig hoeft te gebeuren, zijn we ook in staat om leveranciers te bedienen die slechts één of enkele facturen per jaar aanleveren. Factuurportal kan vanaf nu ook de zogenaamde ‘longtail’ van facturen/leveranciers voor onze klanten verwerken. Daarmee onderscheiden we ons in de markt!”

Heeft u interesse om meer over onze innovatieve AI oplossing te horen of te zien, neemt u dan gerust contact met ons op. We vertellen u graag meer!

ICT als ondernemer, mijn ervaringen met onze ICT partner IRIS one

Bij Factuurportal doen we er alles aan om onze klanten te voorzien van de allerbeste ondersteuning op het gebied van elektronische factuurverwerking op ons eigen platform. Logisch dat we dit ook verwachten van partners die ons in de bedrijfsvoering helpen.

Het maximale uit jezelf halen
Omdat we werken met een geïntegreerde set tools van Microsoft hebben al onze medewerkers toegang tot basisapps zoals Word, Excel en PowerPoint maar wordt het delen van bestanden nog eenvoudiger gemaakt binnen onze OneDrive en Sharepoint omgeving. Omdat de “apps” zowel online als lokaal te benaderen zijn zorgt het voor een uitstekende acceptatie bij gebruikers en kunnen we nog eenvoudiger samenwerken. Hierdoor zijn onze medewerkers nog productiever.

IRIS one ICT Services zonder verassingen achteraf
Ideaal in onze samenwerking met IRIS one is dat ze uitgaan van “profielen” en wij dus een vast bedrag, per medewerker, per maand hebben. Ook ondersteuning en beheer maken deel uit van het vaste maandbedrag. Dit geeft ons, en onze medewerkers de gelegenheid om met IRIS one te overleggen zonder dat we rekening hoeven te houden met het “uurtje factuurtje” principe wat in de ICT markt kennelijk normaal is geworden.

Consultancy en persoonlijkheid
Bij IRIS one kennen we onze vaste aanspreekpunten. Ze helpen ons niet alleen reactief met vragen wanneer we deze aan ze stellen maar nemen ook de rol van consultant op zich. Ook deze consultancy uren maken onderdeel uit van de profielen waardoor we periodiek onze eigen interne ICT processen nog verder kunnen verbeteren.

Een zesjes cultuur past gewoon niet bij ons
We willen alleen het allerbeste voor onze klanten en medewerkers en hebben in de keuze dan ook rekening gehouden met referenties en meer generieke klanttevredenheid. IRIS one meet haar klanttevredenheid aan de hand van de Net Promotor Score (NPS). In deze NPS wordt niet uitgegaan van het cijfer wat een klant je geeft maar de vraag “zou je ons aanbevelen bij iemand anders?”… Een mooie manier om je bedrijfsvoering te ‘challengen’ wat mij betreft en niet tevreden te zijn met een 7 of 8.

Meer weten over IRIS one? Kijk op www.iris-one.nl of neem contact op met Rob Stolzenbach via rob@iris-one.nl of door hem te bellen op 073-3031720.

Elektronische Factuur Formaten

Papieren facturen zijn achterhaald en steeds meer organisaties ervaren het gemak van elektronisch factureren. Elektronische factuurverwerking kan in veel verschillende vormen, iedere vorm heeft zijn eigen eisen aan een factuur. In dit artikel leest u over de verschillende factuur formaten en voor welke vorm van elektronisch factuurverwerking deze formaten geschikt zijn.

Elektronische factuur formaten:

Factuurformaten voor scannen en herkennen

Voor een scan- en herkenoplossing is het van belang dat het document duidelijk leesbare informatie heeft. UBL en XML facturen zijn opgebouwd in ‘programmeertaal’ en bestaan daarom niet uit gegevens die gemakkelijk gescand en uitgelezen kunnen worden.

Scan- en herkenoplossingen werken met de volgende formaten:

  • Papier
  • PDF
  • Word
  • Excel
  • TXT

Factuurformaten voor PDF-conversie

Factuurportal is een oplossing die inkomende PDF-facturen omzet in het gewenste XML-formaat voor het inkoopsysteem van een organisatie. Omdat Factuurportal gebruik maakt van ‘parsing’, het uitlezen van factuurgegevens op regelniveau, is het niet mogelijk om papieren facturen of scans te verwerken. Deze formaten hebben namelijk geen tekstlaag, maar zijn een afbeelding.

Factuurportal werkt met de volgende formaten:

  • PDF
  • UBL
  • XML

Factuurformaten voor directe koppeling

Een directe koppeling tussen het inkoopsysteem van een organisatie en het facturatiepakket van uw leverancier is ook mogelijk. Deze koppeling zorgt ervoor dat facturen direct in het inkoopsysteem van een organisatie komen, zonder handmatige tussenkomst. De facturen zullen altijd 100% correct verwerkt worden omdat de koppeling specifiek is afgesteld op de eisen van beide systemen.

Directe koppelingen maken gebruik van:

  • UBL
  • XML

Uiteindelijk is het voor een organisatie van belang om de eigen situatie in kaart te brengen. Bestaat de factuurstroom voornamelijk uit PDF? Dan is een PDF-conversie oplossing zoals Factuurportal geschikt. Ontvangt een organisatie alle facturen in papieren vorm? Dan is een scan- en herkenoplossing een goede oplossing.