);

Blog

Vijf tips voor een efficiënte maandafsluiting

Een tijdje geleden hebben we het gehad over de grootste irritaties tijdens de maandafsluiting. Hierbij vijf tips zodat we deze zo klein mogelijk kunnen houden!

Tips voor tijdens de maandafsluiting

Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden, de maandafsluiting. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. We beschreven meer herkenbare frustraties in een eerder geplaatst artikel. Hieronder volgen een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de maandafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.

De checklist – het overleg

Vaak wordt gebruik gemaakt van een checklist. Belangrijk om deze zowel vooraf als tijdens de maandsluiting te bespreken om op deze manier de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.  

Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.

Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het proces. Zo creëert u controles over het gehele proces.

Afsluitingscultuur

Laat de eindverantwoordelijke zorgen dat medewerkers betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen in het proces. Stel duidelijke deadlines en zorg dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft bij de medewerkers.

Efficiënte inrichting van het proces

Een goede helikopterview over het gehele proces zorgt ervoor dat eventuele issues snel getackeld kunnen worden. Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heeft u meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.

Geen onjuiste facturen in uw systeem

Factuurportal helpt u hier graag bij! Via Factuurportal zorgen we ervoor dat er geen onjuiste facturen in uw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door.

Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, laat dan een bericht achter via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Geïnvesteerd in automatische factuurverwerking en toch niet meer dan 30% van het factuurvolume verwerkt?

    Heeft u de afgelopen tijd ook flink ingezet op automatisering van de factuurverwerking? E-facturatie, EDI-verbindingen met de grote, vaste leveranciers… facturen komen zonder menselijke tussenkomst in het financieel systeem beschikbaar voor betaalbaarstelling. Prachtig! De praktijk blijkt helaas vaak weerbarstig. Ondanks alle inspanningen blijkt er nog steeds maar een klein deel van de facturen echt automatisch verwerkt te kunnen worden. Herkenbaar? Lees dan verder!

    E-facturatie als doel

    Al jaren wordt e-facturatie als het beloofde land geschetst om de factuuruitwisseling en -verwerking volledig te automatiseren. Met behulp van e-facturatie worden een aantal belangrijke voordelen gerealiseerd. Systemen zijn daarmee in staat om, zonder menselijke tussenkomst, factuurgegevens te transporteren en te verwerken. Dit voorkomt data-entry-activiteiten en maakt het proces minder foutgevoelig. Ook de doorlooptijd van het proces wordt door de geautomatiseerde verwerking drastisch ingekort. En last but not least, het is minder fraudegevoelig omdat er geen handmatige interventies zijn en er allerlei geautomatiseerde controles worden uitgevoerd. Deze doelen en voordelen zijn vast herkenbaar en daar kunt u het bijna niet mee oneens zijn.

    Waarom is de implementatie van e-facturatie in de praktijk zo lastig?

    Om e-facturatie tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van EDI-technieken. Electronic data interchange (EDI) is een generieke term voor de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde berichten of bevestigingen. Omdat de betreffende documenten moeten voldoen aan specifieke standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor herhalende transacties.

    In de praktijk blijkt het voor bedrijven en organisaties nog steeds lastig om e-facturatie te implementeren. Een aantal belangrijke redenen hiervoor zijn:

    • Het is complexe en specialistische materie waar niet iedere organisatie over beschikt. Up-to-date kennis over documentstandaarden, verzendprotocollen en identifiers is niet ieders ‘cup of tea’ en vraagt diepgaande kennis over e-facturatie en EDI-technieken.
    • Het is lastig om tot standaarden te komen die door alle betrokken partijen ondersteund kunnen worden. Hoe meer partijen betrokken, hoe meer complexiteit. Zeker internationaal! Fiscale wetgeving en kenmerken van facturen verschillen nou eenmaal van land tot land.
    • De meeste moderne boekhoudsystemen ondersteunen de recente factuurstandaarden. Echter, veel organisaties en bedrijven maken geen gebruik van de meest recente versie van deze software, waardoor de nieuwste factuurstandaarden niet verzonden en/of ontvangen/geïmporteerd kunnen worden.
    • Het vraagt forse investeringen om deze systemen aan te passen zodat deze e-facturatie standaarden alsnog ondersteund kunnen worden.

    Mede als gevolg van deze (aanloop)problemen, zien we in de praktijk dat nog verreweg het grootste aantal facturen als Pdf-bestand per mail van leverancier aan klant wordt verstuurd.

    Er zijn initiatieven om e-facturatie te stimuleren. Denk daarbij aan de EU-wetgeving gericht op overheidsorganisaties op dit vlak en het Europese initiatief om een netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder facturen) te realiseren en te stimuleren – Peppol genoemd.

    Focus op de grote volumes

    Vaak wordt er bij de automatisering van de factuurverwerking en de invoering van e-facturatie, gefocust op de groep van leveranciers waar het meeste voordeel te behalen is.

    Hierbij worden vaak de volgende invalshoeken gebruikt:

    • Het inkoopvolume
      Er wordt gefocust op de leveranciers die verantwoordelijk zijn voor het grootste inkoopvolume (in euro’s of dollars gemeten). In de praktijk blijkt dit echter vaak maar een relatief klein aantal leveranciers te zijn waardoor in aantallen gemeten de meeste facturen buiten scope blijven.
    • De top 20 of top 50 leveranciers (in factuurvolume) wordt geautomatiseerd
      Dit zijn veelal de wat grotere organisaties die de mogelijkheid hebben om e-facturen te genereren. De kleinere leveranciers hebben deze mogelijkheid vaak niet. Daardppr valt de zogenaamde ‘longtail’ (het grote aantal leveranciers dat maar een of enkele facturen per jaar verstuurd) buiten scope.

    Hierdoor zie je dat in praktijk vaak maar ca. 25% tot 35% van het factuurvolume (in aantallen facturen!) geautomatiseerd kan worden verwerkt. De rest moet nog (deels) met het handje…

    Verbinden van de ‘oude wereld’ en de ‘nieuwe wereld’

    Als bedrijf of organisatie wil u helemaal niet bezig zijn met ‘the art of e-invoicing’. U wil bezig zijn met het eigen primaire proces; met uw dienstverlening, met uw klanten!

    De kunst is dan ook om een oplossing te kiezen voor de factuurverwerking die zowel de ‘oude wereld’ (de verwerking van Pdf-facturen) als de nieuwe wereld (e-facturatie) ondersteund.

    Factuurportal is zo’n oplossing. Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen, zowel PDF- als E-facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met betrouwbare en volledige dataconversie op Pdf-facturen zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

    Daarmee benut u:
     1) per direct alle voordelen van e-facturatie (Pdf-facturen worden immers bij de klant als e-factuur aangeleverd) en 2) het gemak om zonder inspanning en zorgen de hele transitie van Pdf-facturen naar E-facturatie te ondersteunen.

    Dan kunt u zich weer richten op de dienstverlening aan uw klanten!

    Contact

    Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

      Gemeenten in financiële problemen wegens coronacrisis

      Halverwege 2020 verwachtte bijna 90% van de gemeenten in financiële problemen te komen wegens de coronacrisis. Dit bleek uit onderzoek van EenVandaag en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

      Daling van inkomsten, stijging van uitgaven

      De inkomsten van gemeenten zijn door de crisis een stuk lager. Dit was al gauw te merken aan de toeristenbelasting, waar veel minder van binnenkomt. Daarnaast werd een groot deel van de huur van gemeentepanden niet meer betaald en werd er een stuk minder belastinggeld ontvangen.

      Langzaamaan vlakt deze daling iets af. Echter zijn we er nog lang niet!

      Tegelijkertijd zijn de uitgaven van gemeentes fors toegenomen. Denk bijvoorbeeld aan de handhaving van de coronamaatregelen of de hoeveelheid werk dat is gestegen bij de GGD. Mensen die hun baan zijn kwijtgeraakt en nu recht hebben op bijstand en schuldhulpverlening. Deze vraag werd het afgelopen jaar steeds groter!

      Compensatiepakket coronacrisis gemeenten

      Begin 2021 heeft het kabinet maatregelen getroffen ter compensatie. Elke gemeente ontving een brief over de uitbreiding van het economisch steun- en herstelpakket, het aanvullend steunpakket sociaal en mentaal welzijn en leefstijl. Daarnaast was bij de decembercirculaire 2020 de verdeling van de beschikbare middelen bekend over de afvalinzameling, TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) en het Jeugdpakket.

      De meicirculatie 2021 viel voor veel gemeenten tegen. Hieruit bleek namelijk dat de extra middelen voor jeugdzorg na 2021, de re-integratie en het minimabeleid voor 2022 ontbreken. In 2023 wordt zelfs een daling van het gemeentefonds verwacht.

      Besparingen binnen gemeenten

      Bovenstaande leidt ertoe dat veel gemeenten met forse tekorten kampen. Burgemeesters en bestuurders trekken aan de bel in Den Haag dat zo niet langer kan! Om zowel de sociale rol als de zorgrol te kunnen vervullen, zullen er extra middelen ter beschikking gesteld moeten worden is de boodschap.

      Tegelijkertijd zijn wij van mening dat ook gemeentes er niet aan ontkomen om te zorgen dat ze daar waar mogelijk gaan besparen en bezuinigen. Ook voor lokale overheden wordt het belangrijk om de uitvoeringskosten en bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk in te te richten. Processen efficiënter inrichten, zorgen dat er minder capaciteit nodig is om de gewenste resultaten te behalen en daar waar mogelijk routinematige werkzaamheden automatiseren. Trends die in het bedrijfsleven al veel gangbaarder en meer geaccepteerd zijn. In onze optiek kunnen ook gemeentes zich daar niet aan onttrekken.

      Binnen de administratieve processen is vaak nog veel te winnen op de factuurverwerking. Daar ligt veelal een behoorlijk en nog onbenut besparingspotentieel wat ook nog eens vrij eenvoudig is te benutten.

      Benieuwd hoe Factuurportal u hierbij kan helpen? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

        Vijf vragen aan Pieter van Heyst, Financial Intelligence Specialist bij onze klant Staedion

        Benieuwd naar de ervaringen van een woningcorporatie met factuurverwerking? We hebben Pieter, Financial Intelligence Specialist bij Staedion, een aantal vragen gesteld over factuurverwerking en de ervaring met Factuurportal. Benieuwd naar zijn antwoorden? Lees dan snel verder!

        Hoe zijn jullie met Factuurportal in aanraking gekomen?

        Rond 2016 kampte Staedion met het probleem dat er nog veel papieren facturen binnenkwamen. Langzaamaan werden dit meer pdf-facturen. Echter vormde dit nog niet de gewenste efficiencyverbetering binnen de organisatie.

        Tijdens het Facturencongres is Staedion in aanraking gekomen met Factuurportal. Medio 2016 zijn Staedion en Factuurportal gaan samenwerken.

        Hoe ervaren jullie de samenwerking met Factuurportal?

        Factuurportal BV is een klantgerichte organisatie die meedenkt en oplossingen aanreikt voor actuele knelpunten. De samenwerking na de overname eind 2018 is alleen maar beter geworden. De klantgerichtheid is verbeterd door meer flexibiliteit te bieden bij het aansluiten van nieuwe leveranciers. De oplossingen zijn naast de actualiteit ook meer gericht op een toekomstperspectief.

        Wat vind je een sterk kenmerk van Factuurportal?

        Het sterkste kenmerk aan Factuurportal is de goede validatie aan de voorkant op de factuureisen. De vroegere spookfacturen behoren hierbij tot het verleden. Daarnaast is de tijd die uitgespaard wordt ook een enorme winst. Indien een factuur niet volledig juist is, wordt deze door Factuurportal teruggestuurd naar de leverancier. Dit scheelt de crediteurenadministratie dus enorm veel tijd!

        Waarin kunnen wij nog verbeteren?

        Doordat de functionaliteit nagenoeg vlekkeloos verloopt, is er nog maar weinig behoefte aan de klantomgeving. Toch zou een tool voor het uitdraaien van een rapportage nog wel een aanwinst zijn voor totalen verwerkt of afgewezen.

        Welke verbeteringen hebben jullie met Factuurportal gerealiseerd?

        Dankzij de samenwerking met Factuurportal heeft Staedion de volgende realisaties bereikt:

        1. Volledige overschakeling naar pdf-facturatie
          Voorheen was er veel papierwerk. Dit is volledig teruggedrongen tot pdf-facturatie.
        2. Validatie op ordernummers
          Omdat de ordernummers aan een bepaalde syntax voldoen, worden alleen deze facturen doorgezet. Zo zijn alle orders gemakkelijk aan elkaar te linken en dat scheelt veel handwerk.
        3. Sterke bewaking van algemene factuurvereisten
          Zoals al eerder vermeld, is er een strenge controle op de algemene factuurvereisten. Dit zorgt ervoor dat geen spookfacturen meer binnenkomen, maar alleen juiste facturen.

        In samenwerking met Pieter van Heyst, FI Specialist bij Staedion, hebben we deze blog mogen publiceren. Bedankt hiervoor Pieter!

        Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter via het onderstaande formulier en een van onze specialisten neemt contact met u op!

        Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Webinar: hoe om te gaan met tijdwinst op uw factuurverwerking

          Help, ik heb tijd over!

          Hoe boekt u flinke tijdwinst op uw huidige factuurverwerking? Welke besparingen zijn mogelijk en wat doet u daarmee? Een andere mix van werkzaamheden vraagt om andere vaardigheden – hoe gaat u daarmee om? Antwoorden op deze vragen (en meer) worden toegelicht op 14 juli, tijdens een informatief webinar van Factuurportal.

          Verwerking van inkomende facturen

          De verwerking van inkomende facturen op een betrouwbare en juiste manier verwerken is nog steeds een arbeidsintensief onderdeel van de financiële administratie. Er is sprake van veel repeterende en routinematige werkzaamheden. Voor de medewerker is het vaak eentonig en met drukke piekmomenten (periode-afsluitingen, vakanties e.d.). Voor de organisatie is het enerzijds belangrijk dat de werkzaamheden snel en goed worden uitgevoerd, en tegelijkertijd van minder toegevoegde waarde vergeleken met andere taken van de financiële administratie.

          De inhoud van het webinar

          Tijdens dit webinar nemen we u mee in onze oplossing voor geautomatiseerde inkomende factuurverwerking. We geven inzicht in onze dienstverlening en wat dat betekent voor uw eigen proces.

          U krijgt een beeld van de mogelijke besparingen, ook gerelateerd aan uw huidige situatie. We bespreken de gevolgen voor de capaciteit, maar ook voor de werkzaamheden die resteren en wat dit aan vaardigheden en competenties vraagt.

          Tevens nemen we u mee in een aantal mogelijke scenario’s om de tijdbesparing daadwerkelijk te effectueren. Neemt u afscheid van eventuele uitzendkrachten of gaat u juist vaste medewerkers anders inzetten? We bespreken de voor- en nadelen van veel voorkomende scenario’s.

          We bespreken een aantal dilemma’s aan de hand van prikkelende stellingen. Dat geeft zeker discussie en leidt ook tot nieuwe of aangescherpte inzichten! 

          Kortom: een programma dat u veel ‘food for thought’ geeft in de komende vakantieperiode.

          Aanmelden

          Heeft u interesse, schrijft u zich dan in via onderstaande knop. Doe dat snel, het aantal plekken is beperkt.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Stage online marketing bij Factuurportal: iets voor jou?

          Word stagiair online marketing bij een mooi en ambitieus softwarebedrijf voor e-facturatie

          Ben jij klaar om aan de slag te gaan met online marketing en zelf te ontdekken hoe het werkt? Wil jij meer leren over marketingstrategieën, SEO, content en websites? Ben je iemand die graag het initiatief neemt en veel wil leren en proberen? Dan hebben wij vanaf begin september 2021 een leuke stageplek voor je bij Factuurportal (met stagevergoeding!).

          Over Factuurportal

          Factuurportal is een cloudoplossing voor de automatische verwerking van inkomende facturen. Voor onze klanten nemen wij, met behulp van onze software, het proces van het invoeren van factuurgegevens volledig over en we automatiseren de hele factuurverwerking.

          We zijn een jong bedrijf dat stevig aan de weg timmert en inmiddels een mooie positie op de markt heeft veroverd. Om verder te kunnen groeien met onze onderneming willen we verder professionaliseren op het gebied van online marketing, zodat onze profilering en sales (nog) effectiever worden ondersteund.

          Zo gaat jouw stage eruitzien

          Als stagiair online marketing ga je meehelpen met het effectiever maken en verder uitbouwen van de online marketingstrategie. Je gaat aan de slag met de uitvoering daarvan en je zorgt ervoor dat het online marketingbeleid wordt gerealiseerd in alle online uitingen.

          Ook ga je intensief samenwerken met een extern online marketingbureau dat ons ondersteunt in het verder professionaliseren van onze marketing. Zo krijg je een kijkje in de keuken en krijg je de kans om veel te leren in de praktijk!

          Waar je o.a. mee aan de slag gaat:

          • Vernieuwen van de website (ontwerp, content, SEO en CTA’s)
          • Regelmatig blogs en berichten posten via LinkedIn
          • Opzetten en verzenden van nieuwsbrieven naar targetsegmenten
          • Onderhouden en up-to-date houden van de website
          • Monitoren van websitebezoek/traffic
          • Follow-up websitebezoek (analyses, conversie etc.)
          • Eventuele bijstelling n.a.v. follow-up en analyses
          • Ondersteuning van salesacties
          • Overige werkzaamheden gerelateerd aan online marketing en sales

          Wat jij van ons krijgt

          • Veel verantwoordelijkheid en ruimte om je eigen inbreng te leveren
          • Enthousiaste collega’s. Je wordt onderdeel van een leuk en jong team;
          • Professionele begeleiding met aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
          • De mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken (coronaproof!);
          • Een passende stagevergoeding van 350 euro per maand.

          Wat we in jou zoeken

          • Je bent een 3e jaars HBO/WO student in de richting van Marketing, Commerciële Economie of Communicatie;
          • Je bent beschikbaar voor circa 4 maanden voor 32-36 uur per week;
          • Je bent leergierig en hebt een brede interesse, je wil veel leren en proberen;
          • Basiskennis van online marketing is mooi meegenomen.

          Periode en inzet

          Voor de periode van begin september tot en met eind december. Inzet 4-5 dagen per week. De exacte stageperiode en het aantal uren is in overleg vast te stellen.

          Jouw plaats in de organisatie

          De stagiair rapporteert aan- en wordt begeleid door de Managing Director Rob Klaver. Verder werkt de stagiair intensief samen met onze Manager Supportdesk, Lara van Andel.

          Interesse?

          Heb je interesse? Neem dan contact op met Rob Klaver, Managing Director van Factuurportal BV. Stuur een e-mail voorzien van je motivatie en een CV aan rob.klaver@factuur-portal.nl.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Heb je vragen over deze functie? Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

            De drie grootste frustraties tijdens de maandafsluiting

            De maandafsluiting. Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden. Rapportages moeten op de afgesproken tijd verstuurd worden, budgethouders en leidinggevenden zitten op de cijfers te wachten. Vaak een frustrerend proces op de administratie! Herkent u de volgende drie frustraties?

            1. Maandelijkse facturatie zorgt voor piekdrukte

            Leveranciers factureren vaak per maand. En dan zo snel mogelijk op of na maandeinde. Hierdoor ontstaat er aan het einde van de maand een grote piek in het te verwerken aantal facturen, waar de bezetting van de crediteurenadministratie niet op ingericht is. Drukte en overwerk is het gevolg. Vervolgens lijken alle facturen verwerkt, totdat er op het laatste moment alsnog een factuur binnenkomt met een dermate groot bedrag dat die wel nog verwerkt moet worden in de maandcijfers. Uit ervaring zien wij dat het factuurvolume halverwege de laatste en eerste week van de maand gemiddeld met zo’n 50% stijgt!

            2. Handmatig invoeren: een fout is snel gemaakt

            De facturen dienen snel én juist in de boekhouding te worden verwerkt. Vaak gebeurt dit nog handmatig of met ouderwetse scan-/herkenoplossingen. Niet het leukste werk op de financiële afdeling, maar iets wat onder grote tijdsdruk én foutloos moet gebeuren. Het risico hierbij is dat de gegevens niet juist worden overgenomen, een typefout is immers snel gemaakt. En dat geldt ook voor de data-invoer met behulp van OCR- of scan-/herkenoplossingen. Een 8 die wordt uitgelezen als een B in het factuurnummer, een 4 als een A in het IBAN. Nulletjes en ootjes, eentjes en elletjes. Al met al is het arbeidsintensief én foutgevoelig.

            3. Managementrapportages zijn het kind van de rekening

            Het maken van rapportages kost veel tijd, gemiddeld zo’n 3 tot 5 dagen. De te gebruiken cijfers moeten gecontroleerd worden, analyses moeten worden verricht. En vervolgens dienen de rapportages van commentaar te worden voorzien. Doordat dit proces pas kan starten als alle facturen over de voorgaande maand verwerkt zijn én de rapportages op voorgeschreven momenten gedistribueerd moeten worden, zit dit proces altijd in een tijdsklem.

            Elke tegenvaller in het bijwerken van de administratie gaat direct ten koste van de tijd die beschikbaar is voor het vervaardigen van een kwalitatief goede rapportage. Hierdoor is er veel te weinig tijd beschikbaar en resteert slechts een platte weergave van de cijfers, niet voorzien van enige analyse of commentaar. Hierdoor neemt de toegevoegde waarde van de rapportage behoorlijk af!

            Bovenstaande punten zorgen voor aardig wat frustraties rond de maandafsluiting. En dit komt rond de kwartaal- en jaarafsluiting nog eens een keer in het kwadraat terug.

            Voorkomen van frustraties rondom de maandafsluiting

            Met Factuurportal kunt u een groot deel van deze frustraties ondervangen. Wij zorgen ervoor dat de piekbelasting op de administratie voor een groot deel wordt teruggedrongen. Ook zorgen we ervoor dat facturen al gecontroleerd zijn en automatisch in de administratie worden opgenomen. Dat scheelt veel tijd en werkdruk. Hierdoor ontstaat de ruimte die nodig is voor het maken en verstrekken van kwalitatief goede analyses en rapportages. De werkdruk op de administratie neemt af, terwijl de toegevoegde waarde fors toeneemt. Een echte win-win!

            Factuurportal helpt u hier graag bij. Neem een kijkje op deze pagina en lees hoe wij u hierin kunnen ondersteunen zodat uw factuur altijd juist in uw boekhouding terechtkomt!

            Wilt u meer weten over onze dienstverlening en onze specifieke aanpak? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

            Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

              Medewerker aan het woord: Supportmanager Lara van Andel

              Ook ICT-dienstverlening is mensenwerk!

              ICT-dienstverlening is mensenwerk! Dat geldt ook voor geautomatiseerde factuurverwerking. In deze ‘medewerker aan het woord-blog’ vertelt Lara van Andel hoe ze haar stempel drukt op de dienstverlening van Factuurportal.

              Benieuwd hoe Supportmanager Lara de afgelopen maanden heeft ervaren? Hoe zij er tijdens de corona-pandemie voor zorgt dat ze haar klanten goed weet te ondersteunen bij procesoptimalisaties en implementaties? Lees dan snel verder.

              Wat leuk dat u benieuwd bent naar mijn ervaring! Ik deel graag hoe wij ervoor zorgen dat de processen op het gebied van factuurverwerking worden geoptimaliseerd. En hoe we de afgelopen tijd weer een aantal nieuwe klanten hebben aangesloten op Factuurportal. De uitdaging: alles online in plaats van op locatie.

              Ik ben Lara van Andel, Manager Supportdesk bij Factuurportal. Inmiddels doe ik dit werk al ruim 2,5 jaar, ik ben sinds de start van het bedrijf aan boord bij Factuurportal. Als Manager Supportdesk ben ik verantwoordelijk voor de overall dienstverlening. Ik houd me vooral bezig met het aansturen van ons Supportteam en zorg ervoor dat we altijd voldoen aan de SLA’s die we met onze klanten hebben. Naast de dagelijkse operatie, besteed ik een behoorlijk deel van mijn tijd aan het optimaliseren van de factuurverwerkingsprocessen, in samenwerking met de crediteurenadministraties van onze klanten. Uiteraard is het aansluiten van nieuwe klanten ook een van mijn taken. Graag vertel ik wat meer over deze twee laatste punten.

              Bron: Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM, 2020)

              Op voorhand leek het thuiswerken en alles online inregelen mij wel een erg grote uitdaging! Maar nu blijkt dat we misschien nog wel efficiënter en effectiever dan voorheen. Zoals bovenstaande ‘newsflash’ al laat zien, geldt dit niet alleen voor Factuurportal maar zijn velen het met mij eens.

              Klantoptimalisaties

              Service hebben we binnen Factuurportal hoog in het vaandel staan. Ik vind het erg leuk om samen met mijn klanten de ketenprocessen te verbeteren. Vandaar dat ik met al onze klanten regelmatig een afspraak heb, om te zien of er mogelijke verbeteringen te realiseren zijn in het end-to-end proces van de factuurverwerking. Oplossingen waarmee de administratie bij mijn klant verder wordt ontzorgd of ontlast en die ook het proces voor ons kunnen vergemakkelijken. Een win-win dus!

              Een voorbeeld van een interessante optimalisatie die ik met een klant aan het implementeren ben, is het verwerken van zogenaamde ‘interne facturen’ en declaraties. In de gesprekken met de crediteurenadministratie kwam naar voren dat het invoeren van deze interne betaalspecificaties veel tijd vergden. En dat het best wel om een serieus volume ging.

              Samen met deze klant zijn we op zoek gegaan naar mogelijkheden om deze boekingsstukken alsnog geautomatiseerd in de financiële administratie beschikbaar te krijgen en om daarmee het betaalproces te vergemakkelijken. Inmiddels hebben we hier samen een mooie oplossing voor bedacht en bevinden we ons nu aan het einde van de testfase. Binnenkort kunnen we live.

              Van dit soort gezamenlijke verbeteringen word ik blij, dat geeft veel voldoening. Daarmee onderscheiden we ons ook behoorlijk van de andere aanbieders. We denken graag met u mee!

              Implementaties bij nieuwe klanten

              Optimalisaties bij bestaande klanten is één ding. Je kent elkaar al en het online contact verloopt gemakkelijk. Maar zonder elkaar te zien, is samen een heel nieuw proces inrichten even wat anders en klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Echter waren we dit al redelijk gewend aangezien we als bedrijf een cloudoplossing aanbieden. Maar nu verlopen zelfs ook de afstemmingen, voortgangs-vergaderingen, demo’s en presentaties online. Uiteraard hebben we veel gebruik gemaakt van Microsoft Teams (en alle andere online vergadertools) om kennis met elkaar te maken en bijvoorbeeld een demo te verzorgen van Factuurportal.

              We merken dat we daarmee, ook in deze corona-pandemie, nog steeds eenvoudig en snel nieuwe klanten kunnen aansluiten en de nieuwe werkwijze kunnen implementeren. Functioneel gaat dit prima! Maar mijn voorkeur blijft er toch naar uitgaan om presentaties en demo’s op locatie te doen, omdat ik veel waarde hecht aan het contact met mijn klanten. Daar krijg ik energie van. Op deze manier verloopt de communicatie toch altijd prettiger en heb ik het gevoel dat ik makkelijker op eventuele vragen of onduidelijkheden in kan spelen.

              Gelukkig gaan de vaccinaties inmiddels heel snel en lijken we toch weer voorzichtig terug te gaan naar normaal. Dat betekent ook dat ik binnenkort weer live contacten met mijn klanten kan aanhalen, eindelijk!

              Wilt u meer weten over onze dienstverlening en onze specifieke aanpak? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

              Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

                Succesvol webinar over automatisering van de crediteurenadministratie – door Factuurportal en Tacstone Consulting

                Op dinsdag 8 juni hebben Factuurportal en Tacstone Consulting een webinar verzorgd over het verregaand automatiseren van werkzaamheden op de crediteurenadministratie. Ruim twintig geïnteresseerde deelnemers hebben input, ideeën en inspiratie opgedaan over welke mogelijkheden hier tegenwoordig voor beschikbaar zijn. Het was een succesvolle bijeenkomst en we hebben veel positieve reacties ontvangen. Meer lezen over de informatie die tijdens dit webinar is gedeeld? Lees verder!

                Het belang van een goed lopende crediteurenadministratie

                Een goed georganiseerde crediteurenadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhouding. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.

                Tegelijkertijd is de crediteurenadministratie ook één van de financiële processen die bovengemiddeld veel van uw aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen richten zich echter alleen op een beperkt deel van de totale keten. Waardoor inscannen van facturen, uitzonderingen beoordelen, coderen, inboeken en matchen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.

                Bezetting van de crediteurenadministratie vaak net te krap

                Bij veel administraties is de bezetting gaandeweg naar het minimaal noodzakelijk niveau teruggebracht. Daardoor knelt het in de drukke periodes (denk bijvoorbeeld aan de jaarafsluiting) en tijdens vakanties. Doorlooptijden en zelfs continuïteit staan daardoor onder druk.

                Vaak moeten de piekperiodes noodgedwongen worden opgevangen met tijdelijke flexkrachten. Dat is een dure oplossing en qua kennis niet altijd optimaal. En alleen de urgente zaken worden opgepakt. De focus gaat dan meestal naar de inkomende facturen, deze wil men dan zo snel mogelijk in de administratie krijgen. Activiteiten met meer toegevoegde waarde zoals analyses, rapportages en advisering aan budgethouders en management sneuvelen als eerste. Maar het kan ook anders!

                Terugblik op het webinar ‘De crediteurenadministratie écht geautomatiseerd’

                Gastheer Jim Emanuels, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen, ontving namens Factuurportal en Tacstone drieëntwintig geïnteresseerden. Tijdens het webinar hebben zij ideeën en inspiratie opgedaan op basis van de presentaties van de diverse sprekers.

                Rob Klaver, directeur van Factuurportal, nam de deelnemers mee in mogelijke oplossingen om met slimme technieken meer delen van de administratie te automatiseren of zelfs (deels) uit te besteden. Waardoor routinematige werkzaamheden niet meer door de medewerkers hoeven te worden uitgevoerd. Zij houden alleen de ‘vinger aan de pols’ en krijgen juist ruimte om zaken die vaak blijven liggen alsnog op te pakken en zich te richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde (bijvoorbeeld analyses, rapportages en advisering aan budgethouders). De mogelijkheden van de toepassing van Artificial Intelligence en RPA zijn nader toegelicht.

                Mark de Poorter, Partner bij Tacstone Consulting, gaf een introductie op RPA (Robotic Process Automation). Hij heeft toegelicht wat RPA precies is en in welke situaties RPA veel toegevoegde waarde biedt. Met name repeterende, routinematige werkzaamheden lenen zich bij uitstek voor snelle automatisering met RPA. Vooral ook binnen de administratieve processen (waaronder de crediteurenadministratie) zijn robotica toepassingen uitermate geschikt en succesvol.

                Tot slot verzorgde Vincent Hoogveld, Senior RPA developer bij Tacstone Consulting, een aantal live demo’s van RPA-toepassingen binnen de crediteurenadministratie.

                Positieve reacties na afloop

                “Thx voor het webinar. Mooie presentatie. Top!’’

                “Goede presentaties. Altijd nog wat leerpuntjes in te vinden”.

                “Het aspect toekomstvisie vind ik er sterk in verwerkt”. “Hoewel voor ons niet helemaal nieuw, ga ik de presentaties toch graag nog delen met mijn directie”.

                Bent u ook geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Of wilt u deelnemen aan ons eerstvolgende webinar? Laat uw gegevens achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

                Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

                  Investeringen van woningcorporaties nemen weer toe

                  Uit de cijfers die minister Ollongren op 4 juni aan de Tweede Kamer stuurde, blijkt dat woningcorporaties de komende vijf jaar bijna 6 miljard meer gaan uitgeven dan zij in hun eerdere prognoses hebben aangegeven. Het belang van ‘financial control’ neemt hierdoor toe.

                  Investeringsplannen woningcorporaties nemen toe

                  Elk jaar stellen woningcorporaties investeringsplannen op voor de komende vijf jaar. Bij elkaar opgeteld hebben zij voor de jaren 2021-2025 investeringen van 52,3 miljard euro gepland. Van dat bedrag is 18,8 miljard gereserveerd voor verbetering en verduurzaming van woningen. De andere 33,5 miljard is bedoeld voor nieuwbouw van sociale huurwoningen. Dat is een toename van bijna 6 miljard vergeleken met de afgelopen vijf jaar!

                  De IBW (Indicatieve Bestedingsruimte Woningcorporaties), opgesteld door het ministerie, geeft een eerste indicatie van de extra beschikbare ruimte die een woningcorporatie maximaal kan lenen. Dat is bovenop het bedrag dat de corporatie al gereserveerd heeft voor voorgenomen werkzaamheden en huurbeleid. De IBW daalt nu vanwege de stijgende investeringsvoornemens.

                  Investeringen nemen toe

                  Voorgaande jaren daalden de investeringsvoornemens van corporaties. Dit had vooral te maken met de verhuurderheffing. De verhuurderheffing is de heffing die verhuurders betalen over de waarde van hun sociale huurwoningen.

                  Op de langere termijn vormen de financiële middelen een belangrijke uitdaging voor de woningcorporaties. Ze zullen niet allemaal over voldoende middelen beschikken om al hun opgaven direct uit te voeren. Zij zullen dus keuzes moeten maken, prioriteren en maatregelen nemen om de lasten te beperken.

                  Tegelijkertijd is de extra ruimte die de IBW geeft om aanvullend te lenen een kans om nu fors te investeren in het aanbod. Omdat de huidige situatie op de woningmarkt zo nijpend en urgent is, is iedereen het met elkaar eens: dit is het moment om de boel aan te pakken! Op korte termijn hebben corporaties de beschikking tot extra investeringen.

                  Belang van financial control voor woningcorporaties

                  Een adequate financiële controle met actueel inzicht in kosten en opbrengsten is altijd belangrijk. Dat geldt niet alleen voor woningcorporaties, maar voor alle organisaties en huishoudens. Met de extra miljarden die in de woningcorporaties om zullen gaan, neemt het belang van een goede financial control voor de corporaties daarom verder toe.

                  Het is belangrijk om de (financiële) administratieve processen effectief en efficiënt in te richten. Dit om ervoor te zorgen dat de administraties een goede weergave van de werkelijkheid zijn. Inzicht, overzicht en transparantie zijn de kernwoorden.

                  Verwerking van de facturenstroom

                  Ook een snelle en juiste verwerking van de facturenstroom is daarbij cruciaal. Dat vormt immers de basis van het juiste inzicht in verplichtingen en kosten. De facturen dienen zo snel mogelijk in de administratie te worden gezet en geboekt te worden op de juiste kostenplaatsen en -soorten.

                  Onze specialisten kunnen daarbij helpen! Wij hebben de oplossingen en expertise is huis om het proces van inkomende factuurverwerking te optimaliseren en in hoge mate te automatiseren. Benieuwd naar onze oplossingen?Neemt u dan gerust contact op via het onderstaande formulier!

                    Geïnteresseerd in nog meer blogs? Neem dan even een kijkje hieronder!