);

Blog

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

PDF FileVaak gehoord in de markt; factureren via PDF-bestanden is slechts digitaal factureren maar niet echt elektronisch factureren. Ik snap waar het vandaan komt, maar deze uitspraak is –meestal- niet waar. Het hangt er namelijk vanaf over welk type PDF-bestand je het hebt.

Voordat ik in details treed, moeten we het eerst eens worden over wat een eFactuur nu eigenlijk is.

Definitie eFactuur

De algemeen geaccepteerde definitie is, dat “een eFactuur gegevens van de leverancier dient te bevatten in een formaat dat kan worden ingevoerd (geïntegreerd) in het financieel administratieve systeem van de opdrachtgever zonder dat enige verdere data-input van opdrachtgeverszijde is vereist

Het doel van eFactureren is namelijk om foutloos en volautomatisch de factuurgegevens aan te bieden aan het financiële systeem van de opdrachtgever (of bijvoorbeeld eerst nog een tussenstap via een inkoop-oplossing). Hierdoor worden transparantie, inzicht, foutenreductie en efficiëntie bevorderd en uiteindelijk de operationele kosten verlaagd. Ook weegt mee dat elektronisch factureren een papierloos proces is, dus een groen karakter heeft.

PDF eigenlijk wel een eFactuur?

Wanneer voldoet een PDF-factuur aan de genoemde definitie van een eFactuur? Dat hangt van het type PDF af. Eerst maar eens kijken wanneer een PDF géén eFactuur is. Simpel gezegd, een PDF-bestand kan geen eFactuur zijn wanneer een papieren document is gescand en het beeld (foto) van de factuur wordt opgeslagen als PDF. In dit geval is de PDF alleen maar een “dom” plaatjesbestand. Er zijn zo geen werkelijke factuurgegevens opgeslagen en er zal OCR-technologie nodig zijn om te proberen de foto van zo’n factuur te lezen. “Proberen” is hier ook wel op z’n plaats, omdat het OCR-proces niet 100% herkenning oplevert, dus uitval laat zien. Helaas betekent uitval opnieuw verwerken en de ontbrekende gegevens handmatig aanvullen/intikken(!)

Readable PDF is wél een eFactuur

Echter, wanneer een PDF is gegenereerd door een willekeurige applicatie (vanuit een willekeurig boekhoudpakket, maar ook bijvoorbeeld vanuit Word of Excel via de optie “sla op als PDF”), kan dit weliswaar ook nog steeds als plaatje getoond worden, maar bevat het bestand ook alle ruwe -digitale-, factuurgegevens. Zo’n PDF wordt ook wel readable PDF genoemd, een PDF-bestand met een zogenaamde tekstlaag. Het is natuurlijk de kunst de factuurinformatie uit zo’n PDF te halen en deze vervolgens gestructureerd aan te leveren aan het financiële systeem van de opdrachtgever.

Verreweg de meeste eFacturatie-oplossingen werken in de basis niet met en via PDF’s en moeten dus inboeten op laagdrempeligheid wat de adoptie van eFactureren –dus- nadelig beïnvloedt. Onze eFacturatie-oplossingen werken daarentegen wel via readable PDF. Lees meer over onze elektronische facturatie oplossing

Myth Busted!

Terugkomend op de hardnekkige mythe dat een PDF-factuur niet een echte eFactuur zou zijn, kan ik toch wel stellen dat deze mythe ontkracht is. Dit geldt overigens alleen voor het type readable PDF-factuur, maar dus niet voor een PDF die via een scan is gegenereerd. Een readable PDF kan namelijk met de juiste applicatie cq. de juiste oplossing zonder tussenkomst perfect worden geïnterpreteerd en omgezet naar XML of UBL ten behoeve van de inkoopoplossing en/of het financieel systeem.

Sterker nog; juist het versturen van readable PDF-facturen blijkt voor met name de MKB-leverancier vele voordelen te bieden boven allerlei andere eFacturatie methoden. Maar dan alleen als de juiste applicaties door de opdrachtgever (ontvanger) worden ingezet.

Lees hier deel 2 van dit 3-delig blog. Daarin wordt de readable PDF verder uitgelicht en wordt er een vergelijking gemaakt met de XML en UBL standaarden.

Bron: Purchasinginsight

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (2/3)

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (2/3)

PDF File

Readable Pdf wijd verbreid

De laatste trends wijzen uit dat van alle Pdf-bestanden die organisaties elkaar sturen, de door applicaties gegenereerde (readable) Pdf-jes verreweg het meest voorkomen. Ga maar eens na in je eigen dagelijkse praktijk. Wanneer scande je voor het laatst papier in? Terwijl dat niet hoeft; immers iedereen kan tegenwoordig een bestandje (brief, factuur etc) als Pdf-je opslaan (ook wel printen naar Pdf).

Readable Pdf versus XML en UBL

Uiteraard zijn Pdf enerzijds en XML en UBL anderzijds verschillende standaarden. XML en UBL zijn vanouds specifiek bedoeld voor de communicatie tussen ERP- en financiële -systemen en Pdf is dat niet. Pdf op zijn beurt is een wijdverbreide standaard, letterlijk binnen ieders handbereik en laagdrempelig.

“eFacturatie? Loopt uitstekend bij ons!”

“eFacturatie? Loopt uitstekend bij ons!”

Hand-schuddenDit kreeg ik laatst letterlijk zo te horen in gesprek met het Hoofd Financiën van een gemeente. Nu liggen de succesverhalen rond eFacturatie in gemeenteland niet echt voor het oprapen, op een aantal gemeenten na die wel voortvarend te werk gaan. Dus ik was benieuwd naar de achtergronden.

“Ook grootste deel van het MKB aangesloten?” vroeg ik, wetende dat dit zo’n beetje de hamvraag is en een stevige graadmeter voor succes in eFacturatie-trajecten.

Het antwoord verbaasde me:  “Geen idee!”.
Waarom verbazing? Je hoeft als Hoofd Financiën toch niet alle selecties op je crediteurenbestand uit je hoofd te kennen?

Uiteraard niet, maar uit onze eigen praktijk is bekend dat bij het invoeren van eFacturatie de échte uitdaging ligt in het maximaliseren van de adoptie. Dat wil zeggen, zoveel mogelijk leveranciers laten eFactureren. Immers, het leeuwendeel (80%)van het crediteurenbestand bij een gemeente bestaat uit MKB-bedrijven. En –laatste jaren toenemend aantal– ZZP-ers; niet typisch ondernemingen die via hun boekhoudsysteem een koppeling hebben met de financiële administratie van een gemeente.

Zonder zicht te hebben op de aantallen en percentages van je MKB-leveranciers die eFactureren kun je nooit echt het succes van je eFacturatie-traject meten. Laat staan beweren dat het traject uitstekend loopt. Vandaar mijn verbazing. Het percentage aangesloten MKB-leveranciers is namelijk een sleutel-indicatie voor succes.

“Grote jongens”

Geen omkijken naar de “grote jongens” zoals de telco’s en energiebedrijven want zij eFactureren al jaren tamelijk succesvol. Daarbij maken zij gebruik van dure en complexe koppelingen. Zij hebben daarvoor de kennis in huis en de opbrengsten wegen op tegen de kosten. Kortom een positieve business case. Helaas vormen zij slechts 10 tot 20 procent van het totale factuurvolume.

Ontsluit het MKB

De uitdaging voor een gemeente zit hem vooral in het over de streep trekken van alle overige leveranciers. Oftewel het ontsluiten van het leger aan MKB-ers in haar crediteurenbestand. Dat kan mijns inziens alleen door het MKB te faciliteren met een eFacturatie-oplossing die uiterst simpel, toegankelijk en kostenbesparend is.

Factuurportal is zo’n oplossing!

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (2/3)

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (2/3)

250px-Flying_Ford_Anglia

ICT-concepten die goed beginnen maar uiteindelijk toch niet werken

Techniek (software), infrastructuur en veiligheid, hier komen de ontwikkelaars en systeeminrichters meestal wel uit. Techniek is vaak een kwestie van gewoon door-ontwikkelen totdat je ontwerp is gerealiseerd. Ook succesvolle technische tests waar de functionaliteiten van een oplossing worden aangetoond mogen na een fatsoenlijke ontwikkeltijd ook echt geen probleem meer zijn. Voldoende veiligheid; dit is een punt van serieuze aandacht, maar ook dit mag in technologisch opzicht uiteindelijk geen echt struikelblok vormen.

Wat kan er dan nog fout gaan?

De zwakste schakel

“Techniek OK, maar niemand werkt ermee”, dat moet je dus zien te voorkomen. Binnen je eigen organisatie kun je de gebruikers van een systeem of oplossing misschien nog wel motiveren (sturen?) ermee te gaan werken, maar als het ook gebruikers buiten je eigen organisatie betreft? Ander verhaal, want minder beheersbaar.

Neem eFacturatie-oplossingen, hier heb je 2 gebruikersgroepen; de eigen crediteurenadministratie en uiteraard de crediteuren (jouw leveranciers) zelf. In de zin van een geslaagd introduceren van eFactureren -want dat wil je- vormen je leveranciers de meest onzekere, want minst “stuurbare” groep. De zwakste schakel dus. Als zij besluiten hun uitgaande  facturen nog steeds te printen en in een envelop te stoppen en dus niet via jouw eFacturatie-oplossing gaan werken, dan is jouw introductie van eFactureren toch mislukt. Hoe aardig de software technisch dan ook mag werken.

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (3/3)

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (3/3)

250px-Flying_Ford_Anglia

Adoptie, adoptie en nog ‘ns adoptie

Vooropgesteld dat de oplossing zelf in haar beheersbare aspecten technisch, functioneel en infrastructureel uitstekend en veilig werkt, dan zal al snel de focus moeten komen te liggen op een beïnvloeding van de minder beheersbare factoren, oftewel het gedrag van je externe gebruikers zoals hun acceptatie en adoptie van de door jou geboden oplossing.

Wat verhoogt de adoptie onder je externe gebruikers? Een paar tips ten aanzien van eFacturatie-oplossingen:

  • Gebruik software die voor iedereen, maar met name voor je externe gebruikers
    -in goed Nederlands- “stupid & simple” is
  • Haak aan op vertrouwde, breed geaccepteerde werkwijzen  en standaarden; bijvoorbeeld “email een Pdf-factuur”; iedereen kan dit met standaard applicaties
  • Bied een gemakkelijker oplossing die factuur printen, envelopperen en frankeren overbodig maakt
  • Introduceer geen nieuwe systemen waar hij/zij opeens mee moet gaan werken; schrijf geen software voor of verlang niet dat men in bepaald boekhoudpakket moet gaan werken
  • Beloon je gebruikers met snelle, relevante informatie; geef direct -automatisch- feedback bij handelingen die de gebruiker verricht om snel en voor gebruiker makkelijk (factuur-)fouten eruit te halen
  • Introduceer t.a.v. je externe gebruiker vooral geen kosten of extra tijd en moeite

Eind goed, al goed!

Factuurportal wérkt…

eFacturatie; vele wegen leiden naar Rome (1/2)

eFacturatie; vele wegen leiden naar Rome (1/2)

romeWikipedia: “Elektronisch factureren is het geheel digitaal afhandelen van een factuur.

Simpele, heldere definitie. Als je je vervolgens gaat verdiepen in de praktijk van het eFactureren, dan blijkt “het geheel digitaal afhandelen van een factuur” op vele manieren ingevuld te kunnen worden. Bovendien is het onderscheid tussen de oplossingen vaak verre van simpel en helder te noemen.

Neem nu auto’s, vanuit deze autobranche zijn vaak dankbaar parallellen te trekken.

Elke auto brengt je van A naar B, maar niet elk type auto is gelijk. Prijs, kwaliteit, service, inrichting, type brandstof, accessoires, snelheid, verbruik, ritinformatie, veiligheid, pech-bestendigheid, onderhoudskosten, etc.  Inderdaad, er is erg veel  variatie in automerken, -typen, -uitvoeringen, wat het vergelijk en de keuze er niet gemakkelijker op maakt.

Schrale troost voor alle Hoofden Financiën en Financiële Administraties;

Zo gedifferentieerd als de autobranche is de markt van eFacturatie-oplossingen gelukkig ook weer niet. Maar, de keuze voor het juiste eFacturatie-systeem lijkt vergelijkbaar lastig en op punten misschien nog wel een tikkeltje lastiger omdat deze markt minder inzichtelijk is en de producten en oplossingen minder helder zijn omschreven. We missen nu eenmaal een ANWB of Top Gear in deze markt.

Werkelijke functionaliteiten, prestaties, kosten

Wat leert de praktijk? Wat zijn de wérkelijke prestaties van deze oplossingen?  Wat zijn de werkelijke totale kosten? Sommige leveranciers hebben dit weinig inzichtelijk gemaakt of houden een deel “rekbaar” omdat er nog bijvoorbeeld een hoop extra ICT-werkzaamheden on-site verricht blijken te moeten worden. Ook moet je oppassen geen appels met peren te vergelijken. Een zuivere benchmark is dus cruciaal. Ik ga er gemakshalve maar even vanuit dat de (eigen) eisen ten aanzien van functionaliteiten bekend zijn, maar kan me vergissen.

Er zullen immers nog genoeg geïnteresseerden in eFacturatie-oplossingen zijn die daar onvoldoende over zijn geïnformeerd en daarom niet een optimale keuze kunnen maken. Blind je huisleverancier volgen, valt wat mij betreft hier ook onder.

Inzichtelijkheid

In het tweede van deze blog zal ik als een heuse Ben Woldring (gaslicht.com) de markt voor eFacturatie-oplossingen meer inzichtelijk proberen te maken. De ‘Complete gids elektronisch factureren 2015’ zet ze alvast op een rijtje:

http://www.ictplaza.nl/uploads/efactureren/2015_elektronisch_factureren_inhoudsopgave.pdf

Gratis te downloaden via Softwarepakketten

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

Betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid

FactuurDe Rijksoverheid monitort de eigen gerealiseerde betaaltermijnen sinds 2009. De inmiddels bekende 30 dagen-norm wordt in 90% van de gevallen ruimschoots gehaald. Dit is natuurlijk al een behoorlijke prestatie en zoals Minister Kamp al in zijn brief van 31 oktober jl. aan de Tweede kamer aangaf, is 100% niet het streven. Immers, er kunnen bijvoorbeeld factuurgegevens ontbreken of onjuist zijn of er kan een lopend geschil met de leverancier zijn en dat is de overheid niet toe te rekenen.

Bij gemeenten ontbreekt een monitor op gerealiseerde betalingstermijnen. Voor het gemak neem ik maar even aan dat –ook- gemeenten in de meeste gevallen (90%?) aan de betalingstermijn voldoen, ook al zal dit nog uit monitor of onderzoek moeten blijken. Onze eigen ervaring is dat gemeenten voor een groot deel binnen de gestelde termijn blijven ook al wordt soms toegegeven dat dit de nodige moeite heeft gekost.

Wat nou interessant zou zijn, is om te onderzoeken hoeveel moeite die laatste loodjes gekost hebben. Ik heb het dan niet over de laatste 10%-punten naar de 100%, want daar zullen –zoals bij de rijksoverheden- gemeenten ook nog niet aan toekomen. De laatste loodjes zitten hem dan meer in het traject van 80% naar 90% of bijvoorbeeld van 70% naar 90% betaald krijgen binnen de termijn.

Intern onderzoek zou dit nader kunnen uitwijzen, maar je kunt er vergif op innemen dat ook ten aanzien van deze groepen de oorzaak ligt bij de door Kamp aangehaalde facturen waar iets aan mankeert. Dat wil zeggen niet conform eisen Belastingdienst, specifieke gemeente-eisen, zoals een inkoopordernummer of contractnummer) of waar onjuistheden /mismatches in voorkomen. Dus dezelfde achterliggende oorzaken als bij de laatste moeilijk te halen 10%, maar wel op tijd door de workflow en daarmee deel van de 90% die binnen de termijn bleef. Hiermee is dan niet gezegd dat deze facturen niet intern voor veel problemen en onevenredig meerwerk hebben gezorgd, ze zijn alleen binnen de gestelde termijn erdoorheen.

Voordeurbeleid

Ik ben ervan overtuigd dat des te dieper een niet correcte factuur de productieomgeving instroomt, des te meer energie het kost om dit gecorrigeerd te krijgen, immers, er zijn dan al meerdere collega’s/ afdelingen bij betrokken die ook onderling weer moeten communiceren en er zijn ondertussen telefoontjes cq. mailtjes naar en van je crediteur nodig om in te lichten en af te stemmen, maar op dan ook weer met je collega’s, etc. Dit is overigens uitstekend te staven door het proces in beeld te brengen en er met de ‘stopwatch naast te gaan zitten’. Immers meten is weten!

Een helder “voordeurbeleid” ligt dan voor de hand. Des te eerder je de leverancier inlicht over eventuele fouten in zijn factuur, des te eerder stuurt hij je een nieuwe, correcte factuur die vervolgens probleemloos jouw workflow kan instromen en doorlopen. In de meest krachtige vorm is dat een directe, automatische e-mail notificatie aan je crediteur op het moment dat onvolkomenheden op de gemailde factuur gespot worden. In directe reactie op zijn gemailde PDF-factuur bijvoorbeeld.

Betalingstermijnen; het Calimero-effect

Betalingstermijnen; het Calimero-effect

betalingstermijnen facturenJe bent MKB-er, je hebt iets geleverd en je stuurt een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen. Doodnormale factureringspraktijk van alle dag en tot zover nog niets aan de hand.

Maar dan; je betalingstermijn wordt in de praktijk “overruled” door je debiteur – een grote organisatie- die in haar inkoopvoorwaarden stelt dat de betalingstermijn 90 of  zelfs 120(!) dagen is. Technisch gezien kan je hieraan failliet gaan. Bij ondernemers, bedrijven die geen “vet op de botten” hebben is dit zeker wel voorstelbaar, temeer daar er een verband is tussen volume-grootte van het geleverde en grootte van de klant. Grote leveringen betekenen nu eenmaal een groter “opgelegd” leverancierskrediet, iets dat bij een MKB- leverancier niet lang is op te brengen.

Calimero

Om het contrast nog schriller te maken; grotere partijen vergen soms betalingstermijnen van 15 dagen en weliswaar heeft een leverancier hier niets mee van doen, het toont, wat mij betreft, op een pijnlijke manier aan dat Calimero nog steeds springlevend is, want “Zij zijn groot en ik is klein, en da’s niet eerlijk, o nee”

Deze scheefgegroeide betalingstermijnen zijn in de praktijk helaas geen uitzondering. Ik zeg bewust helaas, want een direct gevolg is dat de liquiditeitspositie van relatief kleinere bedrijven –lees MKB- hiermee natuurlijk onder druk komt te staan. Al helemaal niet wenselijk in een periode van economisch herstel, waar met name kleinere bedrijven nog steeds financieel kwetsbaar zullen zijn.

Wet 30 dagen betalingstermijn

Gelukkig voor het MKB –maar voor hen niet alleen- zijn per 16 maart 2013 de betalingstermijnen wettelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor betalingstermijnen voor handelstransacties tussen bedrijven onderling als voor betalingstermijnen tussen bedrijven en overheidsinstanties anderzijds.

De belangrijkste aspecten hierbij zijn een maximumbetalingstermijn voor overheidsinstanties van 30 dagen en een minimumvergoeding van € 40,-  voor invorderingskosten mocht deze termijn niet gehaald worden.

Of de invordering vervolgens leidt tot een snellere betaling, valt te bezien. De vertragingstechnieken zullen legio kunnen zijn. Er is veel grijs gebied. Hier komt bij, dat je als kleinere ondernemer natuurlijk graag zaken wilt blijven doen met een grotere klant. Je zult daarom niet snel op je strepen gaan staan als je klant opeens –bij jou- een versnellinkje terugschakelt.

Het beste is als de klant daadwerkelijk de intentie heeft om binnen de gestelde, redelijke termijn uit te betalen,  anders blijft het trekken en sleuren, inclusief de nodige mistgordijnen. Gemeenten, als deelnemers aan het economisch verkeer, tonen in ieder geval wél de juiste intentie.

Financieel beleid bij gemeenten

Gemeenten –maar zij niet alleen- hanteren namelijk een financieel administratief beleid dat er o.a. op is gericht de crediteuren/leveranciers zoveel mogelijk te ontzien. Hierbij passen uiteraard de genoemde uitbetalingen binnen de –wettelijke- 30 dagen termijn. Gemeenten zijn er daarom op gebrand hun financiële administratie zo in te richten dat de factuurverwerking efficiënt verloopt en zij in ieder geval binnen de gestelde termijn kunnen uitbetalen. Je kunt namelijk wel de goede intentie hebben om binnen een termijn te betalen, maar als je het administratieve (geautomatiseerde) proces niet voldoende onder controle hebt, komt een spoedige betaling toch nog in gevaar.

Efficiënte factuurverwerking; Factuurportal

Naast het hebben van de juiste betalingsmoraal dient het factuurverwerkingsproces efficiënt ingericht te zijn. Het is onze visie dat de efficiency al aan de voordeur begint, met het direct en automatisch detecteren van fouten, lacunes of onjuistheden bij een inkomende factuur en dit per ommegaande aan de betreffende crediteur terug te geven met verzoek de punten te corrigeren en de factuur per ommegaande weer in te zenden. Het kost namelijk onevenredig veel moeite factuurdata te corrigeren als de factuur al halverwege het factuurverwerkingsproces zit.

Op tijd betalen wordt vergemakkelijkt

Dus “betaal op tijd met het juiste voordeurbeleid”, wat met Factuurportal mogelijk wordt gemaakt. Zo is het ook echt mogelijk binnen de wettelijke termijnen te opereren.