);

Blog

Wat is een XML-factuur?

Een XML-factuur is een factuur opgesteld in het zogeheten Extensible Markup Language, een standaard van formele opmaaktalen waarmee gestructureerde gegevens weergegeven kunnen worden in de vorm van platte tekst. Deze factuursoort is enkel geschikt voor directe uitwisseling van de facturen, dat wil zeggen vanuit het facturatiepakket rechtstreeks naar het inkoopsysteem.

Voor het blote oog is een XML-factuur geen logisch leesbaar formaat. Het gaat er echter om dat – net zoals bij UBL- de verzendende en ontvangende systemen precies weten waar de benodigde informatie op de factuur staat. Hierdoor wordt 100% correcte en volautomatische verwerking van facturen mogelijk gemaakt.

Ook XML heeft subsets. De voornaamste is de HR-XML, dat voluit staat voor Human Resources Extensible Markup Language. Dit formaat wordt gebruikt door de grote partijen in de uitzendbranche, die tijd en kosten besparen door gemakkelijk een groot aantal facturen te kunnen sturen.

Elektronische Factuurverwerking

Elektronische factuurverwerking is het geheel elektronisch laten verlopen van het factuurverwerkingsproces. De factuur komt op een elektronische manier binnen per e-mail, upload of directe koppeling. Vervolgens wordt de informatie van de factuur in het inkoopsysteem van een organisatie gezet en verder afgehandeld.

Mogelijkheden van elektronische factuurverwerking

De manier waarop organisaties de factuurverwerking ingericht hebben is de laatste jaren in rap tempo veranderd. De ‘traditionele’ factuurverwerking: het compleet handmatig verwerken van inkomende facturen, begint een uitgestorven ras te worden. In een tijdperk waarin bedrijven continue doorontwikkelen om de kosten terug te dringen en de winst te verhogen kan ook de factuurverwerking niet achterblijven. Steeds meer organisaties zetten de stap naar een efficiëntere factuurverwerkingsmethode. Hierin zijn grofweg 4 mogelijkheden:

  • Scan- en herkenoplossing
  • PDF-conversie
  • Gebruik van e-factuur netwerken zoals SimplerInvoicing en Peppol
  • Directe koppeling met leveranciers

Voordelen van elektronische factuurverwerking

Elektronische factuurverwerking levert toegevoegde waarde voor een organisatie. Zo wordt er vooral bespaard op tijd en geld, maar wordt er ook een efficiencyslag gemaakt. Afhankelijk van het aantal inkomende facturen per jaar en de manier waarop een bedrijf zijn factuurverwerkingsproces inricht is een besparing van ten minste één FTE (full time employee) al snel gerealiseerd. Daarnaast zorgt elektronische factuurverwerking ook voor:

  • Minder handmatige handelingen
  • Minder fouten in verwerkingsproces
  • Kortere verwerkingstijd
  • Gemakkelijker halen van betalingstermijn
  • Terugdringen van de onnodig hoge hoeveelheid papieren facturen

Is elektronische factuurverwerking iets voor uw organisatie?

E-factureren biedt voordelen voor iedere organisatie, groot en klein. Voor de kleinere organisaties met tientallen tot honderden inkomende facturen per jaar zijn gemakkelijke cloudoplossingen beschikbaar vanaf een paar tientjes per maand. Voor de grotere organisaties met enkele duizenden facturen per jaar zijn er geavanceerde oplossingen op de markt die naast verwerken nog veel verder gaan. Kijk bijvoorbeeld eens naar Factuurportal; volledig automatisch en 100% correcte ontvangst, validatie en verwerking van inkomende PDF- én UBL-facturen, u hoeft ze alleen nog maar te betalen!

Hoe kan ik elektronische factuurverwerking inzetten voor mijn organisatie?

Uw organisatie is toe aan de volgende verbetering van de inkomende factuurstroom. De effectiviteit moet omhoog en de kosten omlaag, maar hoe gaat u dat bereiken? In dit artikel worden de 4 voornaamste manieren van elektronische factuurverwerking verder toegelicht, namelijk:

  • Scan- en herken
  • PDF-conversie
  • Gebruik van e-factuur netwerken zoals SimplerInvoicing en Peppol
  • Directe koppeling met leveranciers

Scan- en herken

De scan- en herkenoplossing is een veel gekozen oplossing om handmatige handelingen in het factuurverwerkingsproces terug te dringen. Door het inzetten van een dergelijke oplossing worden de inkomende facturen naar het systeem gescand, waardoor handmatige invoer overbodig wordt. Visuele controles en handmatige uitleescorrecties blijven wel in stand.Deze oplossingen maken gebruik van OCR (Optical Character Recognition) om de cijfers en tekens op een factuur te herkennen en te digitaliseren.

Door het inzetten van een scan- en herkenoplossing is uw organisatie dus veel minder tijd kwijt aan het handmatig invoeren van de factuurgegevens in uw inkoopsysteem. Het is dan slechts een kwestie van het scannen van de facturen, het controleren of het uitleesresultaat klopt en waar nodig handmatig te corrigeren.

scan en herkenVoordelen scan- en herken:

  • Verminderen handmatige invoer
  • Besparen van tijd
  • Medewerkers houden tijd over voor andere werkzaamheden (tactisch monitoring)

Nadelen scan- en herken

  • OCR is niet 100% correct, eerder 75-90%
  • Incorrecte uitleesresultaten
  • Visuele controle en handmatige correcties nodig

PDF-conversie

Uit eerder onderzoek van Platform Elfa blijkt dat de behoefte aan e-facturen in PDF groter is dan alle andere vormen. Dit komt omdat organisaties steeds meer PDF-facturen binnen krijgen en steeds minder papieren facturen. Logisch ook, want het opstellen van een PDF-factuur en die per e-mail verzenden, is voor een leverancier een stuk sneller en goedkoper dan printen en op de post doen. Omdat deze facturen al digitaal binnen komen, is het zonde om deze vervolgens handmatig te verwerken. Een PDF-conversie oplossing leent zich bij uitstek voor de verwerking van deze PDF-facturen.

Een PDF-conversie oplossing -zoals Factuurportal- haalt de PDF-facturen rechtstreeks uit de e-mailbox op en controleert of alle gegevens aanwezig en correct zijn. Zo controleert Factuurportal bijvoorbeeld of de factuur authentiek en integer is en verder voldoet aan alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen. Vervolgens wordt de factuur omgezet in een formaat waardoor het rechtstreeks het financiële- of inkoopsysteem van een opdrachtgever in kan. Dit alles volledig automatisch!

PDF conversieVoordelen PDF-conversie

  • Volautomatische verwerking van de alsmaar toenemende stroom PDF-facturen
  • Wegnemen van alle handmatige handelingen
  • 100% correct
  • Geen visuele controles en correcties

Nadelen PDF-conversie

  • Kan geen handgeschreven en papieren facturen verwerken

Gestructureerd e-factuur netwerk

Netwerken zoals SimplerInvoicing en InvoiceSharing zijn opgezet om UBL-facturen over te kunnen versturen. In plaats van een aparte koppeling met iedere leverancier die UBL-facturen verstuurt, kan een organisatie koppelen met bijvoorbeeld SimplerInvoicing. Leveranciers sluiten zich ook aan bij SimplerInvoicing, en zo komen beide partijen met elkaar in contact. Elke aangesloten leverancier kan e-factureren verzenden naar elke aangesloten klantorganisatie.

Voordelen e-factuur netwerk

  • Gemakkelijk facturen verzenden
  • 100% betrouwbaar
  • Hoe groter het netwerk wordt hoe aantrekkelijker het wordt

Nadelen e-factuur netwerk

  • Kan alleen UBL-facturen ontvangen en versturen
  • Noodzakelijke semantische standaarden zijn complex
  • Kosten voor uw leverancier
  • Weinig leveranciers in staat om UBL-facturen te verzenden

Directe koppeling met leveranciers

De laatste optie is een directe koppeling tussen het pakket waarmee uw leverancier facturen verstuurt en uw financiële- of inkoopsysteem. Op deze manier kunnen de UBL-facturen van uw leverancier rechtstreeks uw systeem in, zonder tussenkomst van een intermediair. Omdat er in deze situatie echter voor iedere leverancier een nieuwe koppeling gelegd moet worden is het een dure en onbeheersbare oplossing. Deze oplossing is wel interessant indien u een aantal leveranciers heeft die duizenden facturen per jaar aanleveren.

Wat zijn de voordelen van elektronische factuurverwerking?

Elektronische factuurverwerking biedt verlichting voor iedere administratieve afdeling. Door de facturen elektronisch te verwerken worden handmatige handelingen weggenomen, wordt de doorlooptijd van een factuur korter en bespaart een organisatie kosten. In een eerder geschreven blog hebben we het al gehad over de 5 voornaamste redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking, in dit artikel worden de voordelen van elektronische factuurverwerking nader toegelicht.

Elektronische factuurverwerking bespaart tijd

Doordat de handmatige handelingen uit het factuurverwerkingsproces worden weggenomen kost het verwerken van een factuur minder tijd. Het overtikken van een papieren factuur is hierbij verleden tijd. Hierdoor kunnen de administratieve medewerkers andere taken uit gaan voeren.

Elektronische factuurverwerking bespaart geld

Doordat elektronische factuurverwerking de handmatige handelingen wegneemt bespaart u op arbeidsuren, wat een besparing in geld oplevert. Daarnaast wordt ook de doorlooptijd van een factuur ingekort, deze wordt immers sneller verwerkt. Een kortere doorlooptijd biedt u vervolgens de mogelijkheid om de facturen eerder te betalen, wat kan resulteren in een korting voor vroegtijdig betalen. Dubbel besparen dus!

De doorlooptijd wordt ingekort

Elektronische factuurverwerking dringt ook de doorlooptijd van een factuur terug. Hierdoor haalt u betalingstermijnen gemakkelijker en kunt u zelfs profiteren van korting voor vroegtijdig betalen zoals hierboven is aangegeven.

Minder fouten in de factuurverwerking

Overal waar menselijke handelingen aan te pas komen is er de mogelijkheid op fouten, dus ook bij de factuurverwerking. Doordat de handmatige handelingen weggenomen worden neemt dus ook de kans op fouten af. Zo is uw organisatie niet onnodig veel tijd meer kwijt aan het corrigeren van fouten en de bijbehorende tijdrovende communicatie met uw leveranciers.

Maak het uw leverancier gemakkelijk

Succesvol elektronisch factureren valt en staat met uw leveranciers. Als het uw leveranciers te moeilijk gemaakt wordt om mee te doen ontvangt u maar weinig elektronische facturen. Kies daarom voor een oplossing die al uw leveranciers gemakkelijk mee laat doen. Met Factuurportal, dé elektronische factuurverwerkingsoplossing, geeft u leveranciers de keuze om de factuur aan te leveren in PDF én UBL. Zo kunnen alle leveranciers gemakkelijk meedoen en ontvangt u een groot aantal e-facturen die automatisch verwerkt kunnen worden. Uw leverancier bespaart vervolgens ook op tijd en kosten om de facturen te versturen. Het sturen van een mailtje is een stuk sneller dan de factuur printen en op de post doen!

Succesvol overstappen op elektronische factuurverwerking

Vroeg of laat zal uw organisatie overstappen op elektronische factuurverwerking, maar hoe laat je dit succesvol verlopen? Bij Factuurportal hebben wij een stappenplan ontwikkeld waardoor de overstap van traditionele factuurverwerking naar elektronische factuurverwerking zo succesvol mogelijk verloopt.

Stap 1: Implementeren Factuurportal

De implementatie van Factuurportal is snel en gemakkelijk, in principe moet er alleen een koppeling gelegd worden tussen Factuurportal en uw inkoopsysteem. Na het leggen van deze koppeling wordt deze uitvoerig getest om te kijken of alle facturen goed doorkomen.

Stap 2: Medewerkers informeren

Factuurportal is op zodanige ingericht dat het gebruik ervan voor iedereen zeer gemakkelijk is. Uw administratief medewerkers die dagelijks met Factuurportal werken, maar ook uw leveranciers ervaren het gemak van Factuurportal. Ondanks dit gemak krijgen uw medewerkers toch een korte training, waarin alle mogelijkheden uitgebreid besproken worden.

Stap 3: Live gaan

Nadat de koppeling getest is en de medewerkers geïnformeerd zijn gaat Factuurportal live. Dit betekent dat alle inkomende PDF- én UBL-facturen nu via Factuurportal verwerkt kunnen worden.

Stap 4: Leveranciers aansluiten

Factuurportal is méér dan een oplossing voor elektronische factuurverwerking. Factuurportal voert ook controle uit op dubbele facturen en spookfacturen (facturen die niet van een echte leverancier van u komen). Om dit mogelijk te maken vereist het gebruik van Factuurportal voor uw leveranciers een eenmalige registratie, een proces dat hoogstens 2 minuten in beslag neemt.

Stap 5: Profiteren van de voordelen

Nu uw grootste leveranciers aangesloten zijn en de mogelijkheid hebben om de facturen per e-mail of per upload aan te leveren, profiteert u optimaal van de volledig automatische factuurverwerking. U bespaart tijd, geld en het factuurverwerkingsproces is strakgetrokken! Benieuwd naar alle voordelen? Lees dan snel meer over de voordelen van elektronische factuurverwerking.

Wat zijn de kosten van elektronische factuurverwerking?

De kosten van elektronische factuurverwerking zijn lager dan die van traditionele (handmatige) factuurverwerking. Hoeveel lager is moeilijk te zeggen en is afhankelijk van de manier waarop u nu facturen verwerkt, en de e-facturatie oplossing waar u voor kiest. Onderstaand geven wij een globale indruk van de kosten voor traditionele factuurverwerking en de kosten voor elektronische factuurverwerking. Onderaan de pagina leest u een beknopte vergelijking tussen beide vormen.

De kosten van traditionele factuurverwerking

De kosten voor handmatige factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:

  • Arbeidsuren voor overtypen van factuur
  • Arbeidsuren voor correspondentie met leveranciers
  • Arbeidsuren voor controleren en corrigeren van factuurinformatie
  • Kosten voor het niet halen van de betalingstermijn (aanmaningen)

Er zijn de afgelopen jaren legio aan onderzoeken gedaan naar de kosten voor het verwerken van één factuur. Deze onderzoeken melden verschillende kosten per factuur, uiteenlopend van €5,50 tot tientallen euro’s. Zonde van het geld, zeker wanneer er oplossingen op de markt zijn die de kosten voor de factuurverwerking drastisch terugdringen.

De kosten van elektronische factuurverwerking

De kosten voor elektronische factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:

  • Implementatiekosten oplossing
  • Koppeling tussen oplossing en uw systeem

Indien uw organisatie overstapt op een e-facturatie oplossing moet deze geïmplementeerd worden. Vervolgens moet er een werkende koppeling worden gerealiseerd tussen de oplossing en uw systeem. In deze fase worden de kosten gemaakt. Zodra de oplossing eenmaal staat zijn de kosten per verwerkte factuur vele malen lager dan bij traditionele factuurverwerking. Er komen immers geen handmatige handelingen meer aan te pas. Daarnaast is de factuurverwerking niet meer afhankelijk van menselijke handelingen, waardoor de verwerkingstijd van een factuur sneller wordt. Zo mist u geen betalingstermijnen meer.

Wat is de kostenbesparing bij elektronische factuurverwerking?

Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group en Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur. Dit blijft natuurlijk een algemene schatting, de kosten zijn zeer afhankelijk van de manier waarop de processen in uw organisatie zijn ingericht. Toch benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen? Bereken uw besparing!

Parsing, wat is het en wat heb ik er aan?

Parsing is het uitlezen, analyseren en ontleden van de datalaag die een zogenaamde ‘readable’of ‘digitally-born’ PDF-factuur bevat en geschiedt 100% correct. In tegenstelling tot OCR: de gescande factuur wordt middels herkenning in data omgezet. Dit is niet foutloos waardoor visuele controle van de gescande factuur door de medewerkers een vereiste is en altijd zal blijven.

Elektronische factuurverwerking door middel van Parsing

Parsing wordt toegepast om elektronische factuurformaten volledig automatisch uit te lezen. In tegenstelling tot OCR biedt parsing echter wel de garantie op 100% correct uitgelezen facturen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat deze techniek de aanwezige datalaag in het PDF-bestand er als het ware ‘uitzuigt’ en interpreteert op basis van vooraf ingestelde regels en zo omzet in een 100% correcte factuur die direct in een financieel- of inkoopsysteem kan worden geboekt. In tegenstelling tot OCR, die tracht tekens te herkennen door de gescande tekens in de afbeelding te vergelijken met wat er in de database bekend is. Het komt er grofweg op neer dat per gescande letter, het plaatje van die letter met opgeslagen plaatjes van die specifieke letter in het OCR-systeem worden vergeleken. Dit leidt in veel gevallen tot incorrect uitgelezen factuurgegevens. Denk aan een 1 die aangezien wordt voor een kleine- of hoofd letter l (el). Of een 0 die met een hoofdletter O (oh) wordt verwisseld. Om slechts een paar voorbeelden te noemen.

Parsing, wat heb je er aan?

Het grote voordeel van deze uitleesmethode is de betrouwbaarheid: 100% correcte facturen in uw financiële systeem. Zonder dat er nog een hand of oog van uw medewerker aan te pas komt. Er is geen enkele andere manier van uitlezen op de markt die PDF-facturen 100% correct kan uitlezen. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties verleden tijd en bespaart u tijd en geld. Daarnaast is het gebruiksgemak van een oplossing als Factuurportal ook een plus. Een organisatie kan zelf bepalen welke factuurregels uitgelezen moeten worden. De facturen worden hier vervolgens op gecontroleerd. Is alle benodigde informatie aanwezig en volledig? Dan wordt de factuur automatisch doorgezet naar het financiële- of inkoopsysteem van de opdrachtgever/klant. Ontbreekt informatie? Dan wordt de factuur binnen vijf minuten teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de ontbrekende of incorrecte informatie aan te passen en de factuur nogmaals te verzenden.

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) is een transformatie waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning de karakters vergeleken worden met de karakters die bekend zijn in de database. Op basis daarvan wordt het karakter gekozen dat het beste past bij het karakter uit de afbeelding. Op die manier kan de informatie die op een afbeelding staat uitgelezen worden en omgezet worden.

Elektronische factuurverwerking door middel van OCR

OCR wordt ook toegepast bij factuurverwerking, in de vorm van een scan- en herkenoplossing. Bij deze techniek worden de inkomende papieren facturen gescand, en vervolgens uitgelezen door middel van de OCR-software in de oplossing. Het grote voordeel van elektronische factuurverwerking door middel van de OCR-software is dat het ook papieren facturen kan verwerken. Het nadeel eraan is de correctheid, die vaak rond de 70-90% ligt. Dit resulteert in fouten in de factuurverwerking die alsnog handmatig gecontroleerd en gecorrigeerd moeten worden.

De OCR-techniek is eigenlijk al niet meer de beste oplossing als het gaat om elektronisch factureren. De alternatieven PDF-conversie en e-factuurnetwerken verwerken de facturen volledig automatisch, sneller en 100% correct. Daarnaast is dit allemaal geregeld in de cloud, waar je voor een scan- en herkenoplossing vaak een hele scanstraat moet aanschaffen.

Factuurportal

Factuurportal is dé oplossing voor elektronische factuurverwerking. Factuurportal stelt een organisatie in staat om alle inkomende PDF- en UBL-facturen 100% correct en volledig automatisch te verwerken. Hierdoor worden handmatige handelingen en visuele controles verleden tijd, en bespaart u tijd en geld op uw administratieve werkzaamheden.

Doordat Factuurportal een cloudoplossing is heeft de implementatie vrijwel geen impact op de ICT-infrastructuur van een organisatie. Daarnaast kan een organisatie zeer snel starten en ligt de ROI (Return on Investment) erg hoog.

Op deze pagina vindt u de belangrijkste informatie over Factuurportal. Klik op een van de onderstaande onderwerpen om er meer over te lezen!

100% correcte factuurverwerking

Factuurportal staat voor 100% correcte factuurverwerking. Dat wil zeggen, álle inkomende PDF- en UBL-facturen worden foutloos en automatisch verwerkt. De factuur wordt pas goedgekeurd als die correct is en alle vereiste informatie aanwezig is. Indien informatie ontbreekt of de factuur incorrect is wordt de factuur automatisch teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de factuur aan te passen.

Hoe kan Factuurportal 100% correcte factuurverwerking garanderen?

De garantie op 100% correct verwerkte facturen is uniek voor de verwerking van PDF-facturen. Geen enkele andere aanbieder van een elektronische facturatieoplossing kan dit bieden. Dit komt omdat Factuurportal gebruik maakt van parsing om facturen uit te lezen, in tegenstelling tot het scannen en herkennen van de overige partijen.

Waarom 100% correcte factuurverwerking onmisbaar is voor uw organisatie

Zowel traditionele factuurverwerking (volledig handmatig) en scan- en herkenoplossingen kennen uitval. Dit percentage ligt tussen de 20-40% en is afhankelijk van verschillende factoren. Dit betekent dat 2-4 op de 10 facturen incorrect verwerkt worden. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties noodzakelijk, dit alles is behoorlijk tijdrovend.

Door Factuurportal in te schakelen worden alle handmatige handelingen overbodig. Daarnaast wordt het factuurverwerkingsproces een stuk strakker ingericht. De doorlooptijd en kosten gaan omlaag en de efficiency omhoog.