);

Categorie op Elektronisch Factureren

Verkoopfacturen vanuit Odoo via Peppol versturen?

U heeft vast al gehoord dat het werken met eFacturen veel voordelen biedt, omdat deze betrouwbaar en efficiënt verwerkt kunnen worden. Dat geldt voor ontvangen facturen van leveranciers, maar dat geldt ook voor verkoopfacturen.

Hobbels bij e-facturatie

Het blijkt in praktijk nog niet zo makkelijk te zijn om eFacturatie toe te passen. Veel administratieve systemen zijn niet in staat om eFacturen in het juiste formaat (standaard) te genereren. Of blijken niet gekoppeld te zijn aan het Peppol netwerk.

Peppol

Factuurportal is Full Access Provider van SimplerInvoicing / Peppol. Hiermee zijn wij gekoppeld aan het Peppol netwerk. Wij kunnen namens onze klanten facturen ontvangen, verwerken én versturen via het Peppol netwerk. Wij zijn in staat om (verkoop)facturen in het juiste UBL-formaat te genereren en te versturen via het Peppol netwerk naar uw opdrachtgever.

Odoo

Dutchworld en Factuurportal hebben samen de mogelijkheid gecreëerd om eFacturen vanuit Odoo via Peppol te kunnen versturen. Via Odoologic worden de factuurgegevens bij Factuurportal aangeleverd. Factuurportal genereert op basis hiervan een UBL factuur in het juiste formaat. Vervolgens levert Factuurportal deze UBL factuur via het Peppol netwerk af bij de klant. Deze ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging.

Voordelen e-factureren nu ook bij Odoo

Odoo biedt nu dus ook de voordelen van eFacturatie. We noemen de belangrijkste:

  • Tijdbesparing
    De facturen worden direct verstuurd en verschijnen direct in de boekhouding, dit zorgt voor minder handelingen voor het versturen van de facturen.
  • Snellere betaling
    Doordat uw elektronische verkoopfacturen eerder worden ingeboekt, worden de facturen meestal eerder betaald.
  • Minder fouten
    Omdat er minder stappen zijn bij het versturen en (aan de andere kant) het verwerken van een e-factuur, vermindert automatisch de kans op fouten.

Meer weten

Wilt u meer weten over eFacturatie of over facturatie via Peppol? Neemt u dan gerust contact met ons op!

Telefoonnummer: +31 10 846 0581
Mail: support@factuur-portal.nl

Factuurportal B.V.
Dutchworld IT Solutions
Odoo Experts

Corona crisis helpt ons over de drempel van het ‘remote’ werken!

Bent u inmiddels ook volledig on-line ontsloten en via het web in contact met uw omgeving?

Als iets duidelijk is geworden in de huidige corona crisis, is het wel het nut en de noodzaak van communicatie en het kunnen werken via internettoepassingen. Mogelijkheden die al tijden beschikbaar waren, maar niet zo’n enorme vlucht namen omdat er altijd een drempel was om ze echt te gaan gebruiken. Totdat we wel moésten! Lees meer…

Herkent u de drempels?

Een salesgesprek via Skype, een vergadering via MS Teams? Pitchen via Google Hangouts? Ik weet niet hoe het u vergaan is, maar eindelijk heb ik tijd gestoken om deze handige tools te gaan gebruiken. In het verleden heb ik regelmatig pogingen ondernomen om op afstand te vergaderen, maar vaak liep dat op niks uit omdat we niet konden verbinden, omdat de microfoon niet werkte, de externe camera niet herkend werd etc.
Dan was het toch sneller om even te bellen of alsnog live af te spreken.

Nu dat laatste vanaf half maart niet meer kon, heb ik doorgezet en bleek de oplossing vaak verrassend simpel. Gewoon even wat instellingen checken en waar nodig aanpassen aan de specifieke situatie en vervolgens draaien de tools als een zonnetje! En ervaren we hoeveel gemak en tijdswinst dergelijke oplossingen met zich meebrengen.

Blijvend effect

De breed gedeelde opinie is dan ook dat het ‘werken op afstand’ nu echt een blijvertje is. Ook als de huidige pandemie achter de rug is, dan zullen mensen deze tools blijven gebruiken en bewuster met hun tijd om gaan. Is het live-contact voor deze afstemming of bespreking echt nodig en is het de reistijd (en file?) waard, of kunnen we dit net zo effectief met een Teams meeting regelen?

Ook Factuurportal werkt vanuit de cloud

De analogie van de net weergegeven ervaringen met onze cloudoplossing Factuurportal is opvallend. Nu we met name vanuit huis werken en maar zeer beperkt op kantoor aanwezig zijn, wordt het gemak en de toegevoegde waarde van cloud-oplossingen zoals de onze nog meer duidelijk.

Een recent aangesloten klant verzuchtte: “Ik kon mijn werkzaamheden eigenlijk allemaal prima vanuit huis doen. De enige reden waarom ik nog regelmatig naar kantoor kwam, was om de binnengekomen facturen in te scannen en te verwerken. Nu we de hele factuurverwerking via de cloudoplossing van Factuurportal laten verlopen is, kunnen we echt ‘remote’ werken. Heerlijk!”.

En ook voor Factuurportal geldt: de activering en aansluiting kosten eigenlijk nauwelijks moeite (instellingen goed zetten!), en dat weegt alleszins op tegen het gemak en de efficiencywinst die dat vervolgens oplevert. Het aansluitproces gebeurt volledig op afstand, zelfs in deze corona tijd is onze oplossing snel up-and-running!

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met mij op. Ik vertel u graag over de mogelijkheden van onze oplossing en hoe die ook in de huidige tijd snel geactiveerd kan worden.

Rob Klaver
Directeur Factuurportal BV
rob.klaver@factuur-portal.nl

De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

  1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
    a. IBAN-rekeningnummer
    b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
    c. KvK-nummer
    Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
  2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
    Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
  3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
    Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
  4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
    De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
  5. Onduidelijke diensten of goederen.
    Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

Universal Business Language: hoe universeel is het eigenlijk?

Al jaren wordt er gesproken over eFacturatie als een soort heilige graal. Tot nu toe wordt die belofte nog maar mondjesmaat ingelost. En dat terwijl systemen steeds eenvoudiger aan elkaar gekoppeld kunnen worden en de communicatie tussen systemen steeds eenvoudiger wordt.

Het sleutelwoord is standaardisatie. Niet alleen qua techniek (dus computertalen, protocollen etc.), maar ook qua inhoud en structuur. Dat is wat UBL (Universal Business Language) in combinatie met specifieke afspraken over de inhoud en structuur van facturen beoogt te doen. In Europa kennen we de Europese Norm (EN)16931, specifiek in Nederland wordt er voor de uitwisseling van UBL-facturen ook NLCIUS gebruikt. Om het verzenden en ontvangen van UBL-facturen te vergemakkelijken is er de SimplerInvoicing community opgericht, waar participanten gezamenlijk werken aan verbetering van eFacturatie.

En toch merken veel bedrijven dat het nog steeds niet altijd makkelijk is om XML/UBL facturen te verzenden of te ontvangen en te verwerken. We zien in de praktijk een aantal oorzaken die hieraan ten grondslag liggen:

  • Het is nog niet zo eenvoudig om tot internationaal dekkende standaarden qua inhoud en structuur te komen, omdat (fiscale) wet- en regelgeving tussen landen verschilt. Denk bijvoorbeeld aan een typisch Nederlands fenomeen van het werken met G-rekeningen. Dit wordt niet afgedekt in internationale SI-UBL- standaarden. Dat maakt dat er vaak varianten op standaarden worden gecreëerd die door lang niet alle aanbieders van administratieve- of facturatiesystemen worden ondersteund.
  • Veel organisaties gebruiken niet altijd de meeste recente versie van administratieve systemen of werken met ‘legacy’ systemen. Deze systemen zijn vaak niet in staat om XML/UBL-facturen te genereren.
  • De gebruikers van de administratieve systemen hebben met name een financieel administratieve achtergrond en zijn minder thuis in de UBL standaarden en ontberen kennis van XML/UBL-bestanden. Hierdoor is het lastig om eventuele aanpassingen aan de UBL-facturen zelf te doen, waardoor deze alsnog aan de standaarden zouden kunnen voldoen.

Door deze problemen, merken we dat veel organisaties nog niet in staat zijn om valide UBL facturen te verzenden. En dus merken de ontvangers van XML/UBL-facturen dat deze alsnog niet succesvol geïmporteerd kunnen worden in de financieel administratieve systemen, omdat de factuur niet valide is conform de te hanteren standaard en omdat de mapping van velden niet goed gaat.

Onze verwachting is dat dit in de toekomst echt wel gaat verbeteren. Maar niet zo snel. Het vervangen van systemen vergt nou eenmaal een aanzienlijke doorlooptijd en bij veel bedrijven ligt de focus niet op standaardisatie van UBL-facturen.

Factuurportal biedt hiervoor een oplossing. Naast onze dienstverlening op het gebied van geautomatiseerde inkomende factuurverwerking, kunnen wij u ook ondersteunen bij het converteren en valideren van XML/UBL verkoopfacturen naar elke gewenste standaard. Zonder aanpassingen aan uw eigen systeem. Heeft u vragen over eFacturatie of over gehanteerde UBL standaarden, neemt u gerust contact met ons op. https://factuur-portal.nl/

AI: Hoe algoritmes ons dagelijks leven bepalen

Het gebruik van Artificial Intelligence neemt ongelooflijk snel toe.

Ons leven wordt bestuurd door algoritmes, regeltjes achter de schermen. Deze wiskundige formules, gevoed door grote hoeveelheden data, filteren verdachten uit de massa, bepalen wat we zien op het web en hoe we ons gedragen in winkels en in het verkeer. Op 28 januari schreef NRC over 2 nieuwe toepassingen bij het Radboud UMC en het VU MC.

In het ‘Reshape center’, de innovatieafdeling van het Radboudumc, monitoren medewerkers patiënten op afstand (bron NRC 26-01-2020, foto Flip Franssen)

In korte tijd verschenen 2 artikelen in NRC over nieuwe toepassingen van AI in de zorg. Twee ziekenhuizen geven algoritmen formeel een adviserende rol bij medische beslissingen:

  • Bij het Amsterdam UMC, locatie VUmc, gaat de computer artsen adviseren of een patiënt veilig kan worden ‘ontslagen’ van de intensive care.
  • In het Radboudumc in Nijmegen worden computerscores die iets zeggen over de gezondheid van patiënten onderdeel van het protocol. Het ziekenhuis wil problemen zien aankomen vóórdat de patiënten zich ziek voelen.

Toepassingen van AI

Ziekenhuizen verwachten veel van data-analyse met kunstmatige intelligentie. Maar we kennen inmiddels veel meer toepassingen van AI en Machine Learning. Routeplanners die rekening houden met drukte en files en met voorkeursroutes, websites met trackers die vervolgens specifieke content aanbieden. Maar ook risico-analyses bij verzekeringsmaatschappijen, algoritmes die de belastingdienst gebruikt om fraude op te sporen, gezichtsherkenning bij beveiligingscamera’s en zelfs wapensystemen die ‘zelfstandig’ het doel opzoeken.

Er is best de nodige angst of de algoritmes de besluitvorming van de mens gaan overnemen, zeker als je dat laatste voorbeeld in ogenschouw neemt. Deze angst is volgens deskundigen voorbarig, al is dat in onze opinie ook zeker afhankelijk van de soort toepassing. AI modellen worden met name gebruikt om snelle analyses van grote hoeveelheden data te kunnen uitvoeren. Patroonherkenning of juist afwijkingen daarvan. Met name voor signalering en advisering, de uiteindelijke besluitvorming berust over het algemeen (gelukkig) bij de mens zelf.

Eigenlijk overal waar het gaat om interpretatie van grote hoeveelheden gegevens of het steeds herhalen van dezelfde routines op grote hoeveelheden gegevens, dan is de inzet van Artificial Intelligence interessant.

AI bij Factuurportal

Ook Factuurportal maakt bij het uitlezen van de factuurgegevens gebruik van AI / Machine Learning. Doordat het model in staat is om gegevens (incl. patronen en kenmerken) te herkennen, is het uitlezen van de data substantieel verbeterd. Dit komt aan de nauwkeurigheid ten goede en scheelt substantieel tijd. Wat zich per saldo vertaalt in aantrekkelijke tarieven.
En een belangrijk voordeel is tevens dat hoe meer klanten gebruik maken van Factuurportal, hoe meer volume er door ons AI model gaat en hoe betrouwbaarder het wordt. Het mes snijdt aan twee kanten!

Als u geïnteresseerd bent in AI / Machine Learning en u wilt meer weten over onze toepassing, neemt u dan gerust contact met ons op. We zijn bereikbaar via 010 – 846 0581 of per mail support@factuur-portal.nl.

Factuurportal sluit samenwerkingsovereenkomst met PinkRoccade Local Government

Factuurportal en PinkRoccade Local Government – Financiën & Services zijn een samenwerking aangegaan op het gebied van eFacturatie. Klanten van PinkRoccade kunnen via de eFacturatiemodule CLIQ al facturen in XML/UBL formaat automatisch verwerken. Met behulp van Factuurportal wordt het voor deze klanten nu ook mogelijk om PDF facturen geautomatiseerd te verwerken.

PinkRoccade Local Government is een belangrijke ICT dienstverlener die specifieke oplossingen biedt voor Nederlandse gemeentes, provincies en waterschappen. De applicaties CiVision Middelen & iFinanciën ondersteunen de diverse financiële beleids- en beheersprocessen binnen deze publieke organisaties.

Voor de verwerking van inkomende facturen biedt PinkRoccade de eFacturatiemodule CLIQ, waarmee XML/UBL facturen kunnen worden ontvangen en ingelezen in CiVision. Hierbij ontstaan veel nieuwe mogelijkheden, zoals een directe match van de factuur met een verplichting.

Het aandeel van eFacturen (XML/UBL) is aan het stijgen. Door Factuurportal als aanvulling op CLIQ aan te bieden, kunnen ook PDF facturen geautomatiseerd worden ingelezen in CiVision en iFinanciën. De combinatie van CLIQ en Factuurportal biedt daarmee een adequate oplossing voor de transitie van PDF-facturen naar eFacturen.
Deze gecombineerde oplossing is inmiddels al een tijd naar volle tevredenheid in gebruik bij een aantal klanten van PinkRoccade Local Government.

Rob Klaver, Directeur van Factuurportal, geeft aan: “We zijn trots dat een gerenommeerde speler als PinkRoccade voor ons kiest! We bieden hiermee een krachtige oplossing voor de verwerking van de inkomende facturen. Dit is nog altijd een van de meest arbeidsintensieve processen binnen administraties. Door Factuurportal naast CLIQ aan te bieden, wordt dit proces aanmerkelijk efficiënter. Met name het uitvoerende, repeterende werk wordt aanmerkelijk verminderd, zodat deze tijd aan belangrijke zaken besteed kan worden. Tevens wordt het risico op ‘malware’ sterk gereduceerd. Onze SaaS oplossing is snel geïmplementeerd zodat de klant snel de voordelen van CLIQ en Factuurportal samen plukt”.

Meer weten, neem contact op met Factuurportal.

Heeft de EU-richtlijn inderdaad e-facturatie een boost gegeven?

Sinds 18 april 2019 is de richtlijn met betrekking tot e-facturatie van kracht (EU-Richtlijn 2014/55/EU). Deze richtlijn verplicht alle overheidsinstanties in Nederland om E-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor de Rijksoverheid gold deze verplichting overigens al langer (2017). Uiteraard is deze richtlijn bedoeld om het gebruik van E-facturen (XML/UBL) flink te stimuleren.

De vraag is natuurlijk of deze richtlijn inderdaad als een stimulans werkt en of de adoptie van E-facturatie inderdaad is toegenomen?

Eerst nog even de intenties op een rij

Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad de EU-Richtlijn 2014/55/EU met betrekking tot elektronisch factureren bij overheidsopdrachten vastgesteld. Deze richtlijn is een kader om de belemmeringen voor de grensoverschrijdende handel, die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere technische normen inzake e-facturering, weg te nemen of te verminderen.

Door onder meer te zorgen voor zogenaamde technische en semantische interoperabiliteit (waarbij dus definities voor formats, posities en betekenis van de uit te wisselen gegevens worden bepaald), zou deze richtlijn de invoering van elektronische facturering moeten bevorderen. Hierdoor kunnen lidstaten, aanbestedende entiteiten en ondernemers aanzienlijke voordelen genereren als het gaat om tijdsbesparingen, papiergebruik en verminderingen van de administratieve lasten.

Kanttekeningen

In eerste instantie waren er veel positieve reacties. Het zag er eindelijk naar uit dat er een beweging was in de juiste richting als het gaat om het verplicht stellen van elektronisch factureren binnen de EU Echter, al snel kwamen ook de eerste kanttekeningen. In onze optiek is de belangrijkste, dat alleen de ontvangers van een factuur (dus in dit geval alleen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties), verplicht zijn elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Er geldt dus geen verplichting voor verzenders van facturen. Sterker nog, in de richtlijn wordt uitgelegd dat het recht van de verzender om de factuur op papier of conform nationale of andere technische normen in te dienen, niet belemmerd mag worden door deze richtlijn (bron CFO.nl; op deze site werd hier op de datum van invoering wederom op gewezen).

Wat zien we in praktijk?

In onze praktijk zien we dat het aantal E-facturen inderdaad aan het stijgen is, maar dat het aandeel E-facturen nog steeds heel laag is. We zien een geringe stijging van UBL-facturen, maar ook sinds de EU-richtlijn van kracht is, is deze stijging nog steeds heel beperkt. Verreweg het grootse deel van de facturen betreft nog steeds PDF facturen. En ja, er zijn ook nog steeds organisaties die facturen per post naar hun klant versturen…

Ook blijkt dat nog behoorlijk veel van de gebruikte financiële software niet in staat is om een goede E-factuur te genereren. En zolang de verzender niet verplicht wordt om een E-factuur op te leveren, zal dat ook niet zo snel gaan veranderen en zal de adoptiegraad slechts heel langzaam gaan toenemen.

Dat betekent dat het voor organisaties nog steeds zeer zinvol is om een E-facturatie oplossing te gebruiken die zowel PDF-facturen als échte E-facturen kan verwerken. En dat zal de komende jaren echt nog wel zo blijven. Zeker een E-facturatie oplossing die als SaaS wordt aangeboden is dan een uitkomst. Snel aan te sluiten, maar ook weer makkelijk stop te zetten op het moment dat de leveranciers in staat zijn om E-facturen aan te leveren.

Meer weten, neem contact op met Factuurportal!

Wat klanten van ons vinden: de 3 sterkste eigenschappen van Factuurportal!

Factuurportal heeft in de afgelopen periode een online klanttevredenheidsenquête uitgestuurd onder haar klanten. Met als doel om zo objectief mogelijke input en feedback te verzamelen over de tevredenheid met de verschillende aspecten van onze dienstverlening.

Als algemeen rapportcijfer gaven klanten ons gemiddeld een 8,2. Een score waar we trots op zijn!

Wanneer we kijken naar de verschillende aspecten van onze dienstverlening, dan zien we dat onze klanten het meest tevreden zijn over:

  • De doorlooptijd van de factuurverwerking (gemiddeld een 8,7);
  • De mate waarin we ons opstellen als businesspartner en meedenken over de verdere optimalisatie van het proces van de inkomende factuurverwerking (gemiddeld een 8,6);
  • De bereikbaarheid, servicegerichtheid en responsetijd van onze SupportDesk (gemiddeld een 8,5).

We zien deze mooie scores als een beloning voor het harde werken in het afgelopen jaar. We hebben met elkaar behoorlijk geïnvesteerd in de uitbreiding van de functionaliteit en kwaliteit van onze oplossing.

Lara van Andel, Manager van de SupportDesk bij Factuurportal: “Van deze scores word ik echt heel blij. We proberen onze klanten en hun leveranciers altijd te helpen en te ondersteunen. In de reguliere afstemmingen die ik met onze klanten heb, merk je altijd wel in enige mate of ze tevreden of juist ontevreden zijn. Maar het is toch leuk om deze waardering zo expliciet en over de verschillende aspecten op deze manier terug te krijgen!”

Zoals gezegd, we zijn trots op deze score. Maar de input is ook bedoeld om te leren en om onze dienstverlening verder te verbeteren. Dan kijk je dus ook naar de laagste scores. Factuurportal scoort het minst goed in het bieden van inzicht in de factuurverwerking. Het gemiddelde cijfer hiervoor is een 7,3. Daar moeten we dus mee aan de slag.

Rob Klaver, Directeur Factuurportal: “Ik kan me wel voorstellen dat klanten ons lager scoren op inzicht in de verwerking. Het is natuurlijk een SaaS oplossing en als alles goed gaat, dan is het enige wat klanten zien en merken dat ze een elektronische factuur krijgen aangeleverd. Via het klantportaal en aanvullende rapportages geven we inzicht in de verwerkte facturen, maar blijkbaar is dit niet voldoende voor onze klanten. Deze feedback geeft aanleiding om na te gaan welke aanvullende inzichten gewenst zijn en hoe we dat kunnen faciliteren”.

We danken onze klanten voor de tijd en feedback die ze ons gegevens hebben. We gaan ermee aan de slag om onszelf verder te verbeteren en we gaan natuurlijk voor nog mooiere scores volgend jaar!

De 6 belangrijkste voordelen van SaaS!

Steeds meer IT oplossingen worden als “Saas”, Software as a Service, aangeboden. Bij Software als een Service draait de software niet op de server van de organisatie zelf, maar centraal op een externe plaats. De functionaliteit wordt via internet als een online dienst aangeboden. Een van de belangrijkste voordelen voor de organisatie is, dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor het beheer en onderhoud van de applicatie en het platform waar het op draait.

In de zorgsector wordt de laatste tijd de noodklok geluid over het steeds groter wordend aantal applicaties en systeempjes dat binnen instellingen operationeel zijn. Voor veel IT afdelingen van instellingen wordt het een onbeheersbaar geheel waar overzicht over ontbreekt en wat nauwelijks ondersteund kan worden. Laat staan de uitdaging die het vormt om dit woud aan applicaties volledig up-to-date te houden. Zeker op de krappe arbeidsmarkt voor goede IT-ers wordt dit probleem alleen maar nijpender.

Naast het genoemde voordeel m.b.t. beheer en onderhoud zijn er nog meer voordelen. We zetten de 6 belangrijkste voordelen kort op een rij:

  1. Minder of geen investeringen bij ingebruikname van de software.
    Hierdoor is de implementatietijd over het algemeen ook zeer kort (‘plug and play’);
  2. Gebruik middels een abonnement dat gemakkelijk periodiek beëindigd kan worden;
  3. SaaS oplossingen zijn schaalbaar, waardoor de kosten flexibel mee bewegen met de behoefte van de gebruiker;
  4. De klant hoeft zich niet bezig te houden met het beheer van de software en de infrastructuur waar die op draait;
  5. Lagere kosten omdat er minder personeel en apparatuur nodig is;
  6. Software leveranciers blijven betrokken bij hun klanten en streven continu naar verdere optimalisatie van het systeem, om zo het aantal vertrekkende klanten zo laag mogelijk te houden. Dit maakt de software toekomstbestendig.

Ook onze eigen eFacturatie Cloudservice Factuurportal is een SaaS oplossing. Juist om het voor gebruikers laagdrempelig te maken. De hierboven genoemde voordelen zijn ook op onze dienstverlening van toepassing.

Factuurportal én Robotics; de snelste weg naar succesvolle automatisering van de inkomende factuurverwerking!

Robotic Process Automation (RPA) is ‘hot’! Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van RPA. Waar automatiseringsprojecten in het verleden vaak faalden en niet de gewenste resultaten leverden, is RPA een uitermate laagdrempelige oplossing.

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot(computer) de reeds bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt, eigenlijk precies zoals een medewerker dit ook zou doen. Vooraf worden werkprocessen geobserveerd en geanalyseerd. En vervolgens worden de handelingen van de van de robot daarop gebaseerd. Zodra de robot is ‘getraind’, kan hij automatisch processen uitvoeren. Een oplossing die met name geschikt is voor gestandaardiseerde en repeterende werkzaamheden. En doordat er inmiddels zeer professionele standaard RPA oplossingen beschikbaar zijn, heb je in een paar weken tijd een proces geautomatiseerd.

De combinatie van RPA met Factuurportal maakt het mogelijk om in een dergelijk kort tijdsbestek het proces van inkomende factuurverwerking te automatiseren. Factuurportal is dé SaaS-oplossing voor geautomatiseerde ontvangst,validatie en conversie van inkomende facturen. Samen met een boekhoud-robot worden eenvoudig aanvullende processtappen van de inkomende factuurverwerking ook geautomatiseerd. Hierbij kun je denken aan:

  • Het routeren van facturen ten behoeve van de goedkeuring door budgethouders;
  • Het toevoegen van coderingen ten behoeve van het boeken van de facturen in de administratie;
  • Het matchen van inkooporders met inkomende facturen en deze betaalbaar stellen.

Dit zijn functionaliteiten die in de meer uitgebreide ERP-of P2P-systemen ook zijn opgenomen. Het selecteren en implementeren van een dergelijke oplossing vraagt echter al snel een half jaar doorlooptijd (meestal langer!). En een goede analyse van de licentiekosten is ook aan te raden. Zeker als het aantal goed keurders/budgethouders groot is, lopen de licentiekosten van een dergelijke oplossing al snel flink op.

Factuurportal in combinatie met RPA biedt een alternatief wat én in een paar weken is te implementeren én wat qua kosten zeer beperkt is. Daardoor is de terugverdientijd zeer kort (meestal binnen een half jaar!). En dan beschikt u over een state-of-the-art-oplossing. Factuurportal wordt gezien als een ‘best-of-breed’ oplossing voor de factuurconversie. En UIpath (de RPA oplossing die door onze implementatiepartner Tacstone 
wordt aangeboden https://tacstone.nl/tacstone-wint-2019-uipath-partner-of-the-year-award/ ) is volgens Gartner een van de beste RPA oplossingen in de markt.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11