);

Categorie op Elektronisch Factureren

Nederlands bedrijfsleven heeft nog 2 maanden om over te stappen op de e-factuur

In een recent verschenen artikel op PlatformElfa  werd aangegeven dat het Nederlandse bedrijfsleven nog 2 maanden de tijd heeft om over te stappen op de e-factuur. Tenminste, als het bedrijfsleven nog zaken wil doen met de Nederlandse Rijksoverheid.

Richtlijn e-factureren

Dit artikel gaat in op de richtlijn e-factureren die per 1 januari 2017 van kracht is voor de Rijksoverheid. De richtlijn houdt in dat de Nederlandse Rijksoverheid de facturen per 1 januari 2017 elektronisch gaat verwerken. Bij nieuwe inkoopcontracten wordt het dan ook een harde eis om de factuur op een elektronische manier aan te leveren. Op deze manier wil de Rijksoverheid er voor zorgen dat het bedrijfsleven alvast kan wennen aan de nieuwe manier waarop de facturen aangeleverd moeten worden. Omdat ook de decentrale overheid per november 2018 alleen nog maar e-facturen gaat accepteren.

Kleinere bedrijven worden op een achterstand gezet

Voor de grotere bedrijven is het versturen van de betreffende UBL-berichten geen probleem. De kleinere bedrijven worden echter op een achterstand gezet. Zoals Gerard Bottemanne van GBNED terecht opmerkt in dit artikel op Binnenlands Bestuur:  ‘Er moet namelijk via de infrastructuur van de Rijksoverheid geleverd worden (in UBL-OHNL via Digipoort) of met een omweg via SimplerInvoicing’. En dat is volgens Bottemanne voor veel MKB-bedrijven een brug te ver. ‘Ze beschikken meestal wel over een boekhoudpakket dat prima een UBL-factuur kan aanmaken en mailen aan de ontvanger. Maar de Rijksoverheid accepteert geen UBL-factuur per email. En ook al geen standaard UBL via Digipoort. MKB’ers moeten dan een betaalde tussenoplossing gebruiken of met de hand de factuur opnieuw intoetsen via een portaal van de Rijksoverheid.’

Met bovenstaande opmerking slaat Gerard Bottemanne de spijker op zijn kop. De enorme stimulans die elektronisch factureren krijgt vanuit de Rijksoverheid is logisch, de voordelen hiervan zijn alom bekend. Maar door dit soort maatregelen te nemen wordt onvoldoende rekening gehouden met bedrijven die niet in staat zijn om een dergelijke factuur aan te leveren.

De oplossing

Voor deze (grote) groep bedrijven bestaat echter ook een oplossing. Deze bedrijven kunnen gewoon de PDF-facturen per e-mail aanleveren via Factuurportal. Factuurportal zet de factuur vervolgens om in het juiste formaat. Daarna levert Factuurportal de factuur via het gewenste netwerk – bijvoorbeeld Simplerinvoicing – af bij de overheidsinstantie.

Op deze manier bereikt de overheid zijn doel om de facturen in UBL-formaat te ontvangen. De partijen die hier echter niet direct aan kunnen conformeren kunnen zo, met behulp van Factuurportal, toch nog zaken doen met de overheid.

Omdat Factuurportal in staat is om zowel PDF- als UBL-facturen te ontvangen, fungeert de oplossing zo als voorportaal voor een organisatie. Een organisatie heeft zo geen omkijken meer naar zijn inkomende facturen. De facturen komen allemaal 100% correct en binnen 5 minuten in het financiële-, inkoop- of ERP-systeem terecht. Zo voldoet een organisatie direct aan de EU-richtlijn terwijl er daarnaast geprofiteerd wordt van een grote stroom automatisch verwerkbare facturen.

Benieuwd hoe Factuurportal voor uw organisatie ingezet kan worden? Vraag een demonstratie aan!

Europese richtlijn e-factureren, is uw organisatie al voorbereid?

De Europese Richtlijn (2014/55/EU) bepaalt dat uiterlijk eind 2018 alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Bovendien heeft het kabinet met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De deadline komt steeds dichter bij voor de Rijksoverheid. Ook voor de lagere overheden wordt elektronische factuurverwerking een steeds belangrijker onderwerp.

Waarom wordt elektronisch factureren door de overheid gestimuleerd?

Niet alleen de naderende deadline zorgt voor de verschuivende interesse richting elektronische factuurverwerking, ook de voordelen van elektronisch factureren ten opzichte van de traditionele factuurverwerking en scan- en herkenoplossingen worden voor steeds meer organisaties duidelijk. Dit is dan ook precies de reden dat elektronische factuurverwerking zo gestimuleerd wordt door de overheid. De voordelen van elektronische factuurverwerking zijn groot. Het is niet alleen sneller, gemakkelijker en nauwkeuriger, het zorgt ook voor het terugdringen van het enorme aantal papieren facturen dat jaarlijks wereldwijd in omloop is.

Waar moet uw organisatie precies aan voldoen?

Uw organisatie moet in staat zijn om de elektronische facturen die uw leverancier aanlevert te verwerken, zonder dat deze factuur het systeem verlaat. Met andere woorden, de factuur moet digitaal blijven. Uitprinten, inkloppen en scan-herkenoplossingen voldoen dus niet. Uw organisatie moet dus in staat zijn om UBL-, XML- én digitale PDF-facturen te verwerken. Hier zijn verschillende oplossingen voor, waaronder Factuurportal.

Hoe uw organisatie beter wordt van elektronische factuurverwerking

Door elektronische factuurverwerking bespaart uw organisatie substantieel tijd en geld. Doordat de facturen het systeem niet meer verlaten en – bijvoorbeeld door Factuurportal – automatisch verwerkt worden, zijn handmatige handelingen en visuele controles verleden tijd. Zo wordt al direct de eerste tijdswinst gerealiseerd. Daarnaast neemt de betrouwbaarheid van de factuurverwerking toe en wordt de verwerkingstijd van een factuur korter. Samengevat zorgt elektronische factuurverwerking dus voor een efficiënter factuurverwerkingsproces waardoor de betrouwbaarheid en snelheid toenemenen, terwijl de kosten afnemen.

En hoe zit het dan met de papieren facturen?elektronische factuurverwerking

Wij geloven niet in papieren facturen, het is een oud en achterhaald concept. Het is voor zowel leverancier als klant gemakkelijker en sneller om de facturen digitaal te verzenden en ontvangen. Bovendien besparen beide partijen hierdoor aanzienlijk op tijd en kosten. Dus maak een einde aan de instandhouding van papieren facturen. Zet Factuurportal in voor een 100% geautomatiseerd en digitaal factuurverwerkingsproces. Meer weten?

Inkomende facturen volautomatisch van PDF naar UBL zonder uitval

Inkomende facturen volautomatisch van PDF naar UBL zonder uitval

Het grootste gedeelte van de inkomende factuurstroom bestaat voor steeds meer organisaties uit PDF-facturen. Eerder schreven wij er al over: PDF-facturen populairder dan UBL en XML. Deze situatie blijft aanhouden en de exponentiële groei van het gebruik van PDF-facturen in plaats van papieren facturen is uiteraard een mooie slag wat betreft duurzaam ondernemen. Daarnaast is zowel het verzenden als het ontvangen van PDF-facturen gemakkelijker, sneller en voordeliger voor zowel klant als leverancier.

PDF biedt mogelijkheden

Nu uw organisatie steeds minder papieren facturen en steeds meer PDF-facturen ontvangt, kan ook de verwerking daarvan een stuk efficiënter. PDF-facturen zijn namelijk uitermate geschikt voor volautomatische, foutloze verwerking. Dit komt doordat PDF-facturen een tekstlaag bevatten en daardoor readable zijn. Een échte elektronische factuurverwerkingsoplossing zoals Factuurportal kan hierdoor de informatie uit de tekstlaag halen, in plaats van het achterhaalde scannen en herkennen. Het voornaamste voordeel hiervan is dat de facturen 100% correct uitgelezen worden, daar waar scan- en herkenoplossingen slechts 70-80% van de facturen correct uitlezen. Resultaat? Met de inzet van Factuurportal is uitval verleden tijd.

Van PDF naar UBL in 5 minuten

Als ondernemer wilt u zo veel mogelijk tijd bezig zijn met uw kernactiviteiten. Helaas slokt de administratie vaak – onnodig – veel tijd op. Het liefst heeft u dat uw facturen rechtstreeks in uw inkoopsysteem belanden, zonder dat u hier medewerkers voor hoeft in te zetten die de facturen overtikken. Hier is met Factuurportal geen sprake meer van. De facturen komen per e-mail binnen, worden door Factuurportal opgepakt, gecontroleerd en geconverteerd naar het gewenste formaat (vaak UBL of XML) voor uw financiële-, inkoop- of ERP-systeem. Dit hele proces duurt maximaal 5 minuten, u heeft dus binnen 5 minuten na ontvangst van de factuur een gevalideerde factuur klaar staan in uw systeem voor verdere verwerking.  Een nadere toelichting op het proces.

Besparen op uw factuurverwerking

Automatische factuurverwerking bespaart uw organisatie al snel enkele euro’s per factuur. Daarnaast is het simpelweg sneller en betrouwbaarder, er komen geen menselijke handelingen meer aan te pas en menselijke fouten worden dus ook uitgesloten. Benieuwd hoeveel u precies kunt besparen? Wij rekenen het graag voor u uit: Bereken uw besparing.

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Factuurverwerking, een kostenpost die geen kostenpost hoeft te zijn

Paper

Een administratief medewerker van bedrijf Paper ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen om vervolgens de papieren facturen over te tikken in het inkoopsysteem. Daarna volgt er een visuele controle en wordt de factuur doorgezet voor goedkeuring. Het bestaat echt nog, de traditionele manier van factuurverwerking. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Better Days

Bedrijf Better Days heeft al stappen genomen om de factuurverwerking te verbeteren door gebruik te maken van een scan- en herkenoplossing. De administratief medewerker van Better Days ontvangt en sorteert de post, opent de post om de facturen eruit te halen en maakt vervolgens “batches” met facturen. Deze “batches” worden vervolgens met behulp van een scanner digitaal gemaakt, waarna een oplossing op basis van Optical Character Recognition (OCR) de factuur uitleest. Het uitleesresultaat wordt vervolgens klaargezet in het inkoopsysteem. Ondanks dat de factuurverwerking van Better Days efficiënter is dan die van Paper, komt er nog steeds een visuele controle aan te pas. Een scan- en herkenoplossing is namelijk niet 100% correct, denk aan uitleesfouten waarbij een “I” (hoofdletter i) wordt aangezien voor een “1” etc.

Knelpunten bij Paper en Better Days

Uit onze ervaring blijkt dat de factuurverwerking van de meeste bedrijven op die van Better Days lijkt. Slechts een klein percentage verwerkt de facturen nog compleet handmatig, zoals Paper dat doet. Bij beide processen komen de knelpunten op hetzelfde neer:

– Factuurverwerking neemt (te) veel tijd in beslag

– Factuurverwerking is foutgevoelig

– Doorlooptijd van facturen is (te) lang waardoor betalingstermijnen niet gehaald worden

– Controle en correspondentie met leverancier over foute facturen is tijdrovend

– Grote stroom papieren facturen wordt in stand gehouden

Bovenstaande knelpunten leiden tot ingrijpende gevolgen, uitgedrukt in tijd en geld. Een organisatie zoals Paper of Better Days heeft vaak meerdere administratief medewerkers in dienst om de facturen te verwerken, die al snel €50.000,- per FTE per jaar kosten (TCO). Daarnaast leidt handmatige verwerking tot fouten, eindeloze correspondentie met leveranciers, dubbel betaalde facturen en het niet behalen van betalingstermijnen. Allemaal gevolgen die voorkomen kunnen worden door Factuurportal in te zetten. Onderstaand voorbeeld van gemeente Eindhoven laat zien hoe.

Gemeente Eindhoven lost de knelpunten op

Gemeente Eindhoven loopt voorop als het gaat om innovatie en het digitaal stroomlijnen van haar bedrijfsvoering. Met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. In lijn met toekomstige wet en regelgeving. Na een uitgebreide marktconsultatie voor de elektronische verwerking van facturen is de keuze gevallen op Factuurportal. Waarom?

– Factuurportal ontvangt, verwerkt en valideert alle inkomende PDF- en UBL-facturen volautomatisch

– Factuurportal garandeert 100% correct uitgelezen facturen

– De doorlooptijd van factuurverwerking wordt teruggebracht tot enkele minuten

– Automatische notificatie naar leveranciers over de status van de ingezonden factuur

– Stroom papieren facturen wordt geleidelijk afgebouwd

Gemeente Eindhoven heeft een kostenbesparing gerealiseerd en een efficiencyslag gemaakt door Factuurportal in te zetten voor de volautomatische verwerking van inkomende PDF- en UBL-facturen. Benieuwd naar de resultaten? Lees de klantcase Eindhoven!

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Aan het woord: Ab Borg – Qualiborg B.V.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door elektronische factuurverwerking

Ab Borg - Qualiborg B.V.

Papier is een uit de hand lopende vorm en kostenverhogende factor. De hoeveelheden papier die in onze huidige samenleving omgaan zijn gigantisch. Allerlei risicomijdende procedures die we in de loop der tijd met elkaar hebben gecreëerd resulteren in een exponentiële toename van in elkaar grijpende bureaucratische gedrochten, archieven daarmee annex, die aan nieuwelingen in deze wereld haast niet meer zijn uit te leggen. Soms zijn er andere vormen van logica nodig om de volgordelijkheid van processen, laat staan overzicht en doelen, nog te kunnen vatten. Rekenkamers van diverse overheden laten zich niet zelden in laatdunkende bewoordingen uit over doelmatigheid en efficiency, een zaak die uiteindelijk elke burger aangaat.

 

De rol van overheden hierin.

Om uit de bovengenoemde, wat gechargeerde,  beschrijving te geraken vervullen overheden ook een cruciale rol. Als maatschappelijke organisaties hebben zij niet alleen een normstellende voorbeeldrol maar zitten zij ook op een sleutelpositie in hun economisch handelen voor hun eigen takenpakket op de diverse terreinen van onze samenleving. Het begrip Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is op overheden met uitnemendheid van toepassing. Het gaat dan om de volgende kenmerken: goed bestuur van de organisatie, mensenrechten, arbeidspraktijk, milieu, eerlijk zaken doen, consumentenaangelegenheden, betrokkenheid bij de gemeenschap. Deze kenmerken vormen ook de basis van de internationale ISO 26000-richtlijn.

 

Invulling van de overheidsrol.

Als het om gewenste veranderingen gaat, MVO om eens wat te noemen, hebben overheden in economische ketens een niet te onderschatten functie als inkoper van goederen en diensten en als aanbesteder van infrastructurele projecten. Zij stellen eisen aan de toeleveranciers. De meeste van de toeleverende bedrijven kopen op hun beurt ook weer producten en diensten van andere bedrijven en instellingen. Eisen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen spelen in deze (dan inmiddels) ketens begrijpelijkerwijs dan ook steeds meer een rol. Zodanig dat er reputaties mee gemoeid zijn. Dit kan een prikkel vormen voor het op gang brengen van een beweging waarbij men klanteisen doorvertaalt naar leverancierseisen. Met name ook op MVO-gebied.

 

Wanneer doe je het als overheid op MVO-gebied nu goed?

Uitdrukkelijk NIET wanneer MVO door ketenpartners, waaronder overheden, slechts inhoudsloos vermarkt wordt: MVO blijft dan hangen in windowdressing. Want daadwerkelijke verduurzaming van de markt is het oogmerk.

WEL wanneer overheden vanuit een breed overzicht van MVO-aspecten hun eigen bedrijfsmatige activiteiten en die van hun toeleverende ketenpartners continu verbeteren.

Een van die aspecten is het overheidsorganisatie elektronisch factureren. Dat drukt (sic!) de kosten op het gebied van handling, opslagruimte en porti bij overheden zelf alsook bij ketenpartners. Maar uiteindelijk ook bij de burger.

 

Ab Borg – voorzitter stichting bevordering duurzame strategie en bedrijfsvoering, Qualiborg B.V.
info@qualiborg.com

PDF- én UBL-facturen conform EU-richtlijn ontvangen en verwerken

PDF- én UBL-facturen conform EU-richtlijn ontvangen en verwerken

PDF- én UBL-facturen conform de EU-richtlijn elektronisch ontvangen en verwerken. Factuurportal en Simplerinvoicing maken het mogelijk!
Het landschap van elektronisch factureren lijkt op een lappendeken van oplossingen. Als manager of applicatiebeheerder weet je je deze dagen dan ook voor een heuse uitdaging gesteld om de juiste en toekomstbestendige e-facturatie oplossing te vinden.

 

Simplerinvoicing UBL

Het aardige is, dat er nu een ‘standaard factuur-stopcontact’ op de markt is waar een ‘standaard factuur-stekker’ op past. Deze standaard heet in de volksmond Simplerinvoicing UBL, kortgezegd: SI-UBL.

Elke leverancier die gebruikt maakt van een softwarepakket dat beschikt over deze ‘standaard factuur-stekker’ kan ‘inprikken’ en vervolgens de SI-UBL factuur correct, snel en veilig afleveren bij de opdrachtgever.

Maar… de praktijk laat helaas zien dat immens veel leveranciers softwarepakketten gebruiken die nog geen ‘standaard factuur-stekker’ hebben. Vreselijk jammer hoor ik u denken; met dat potentieel aan elektronische facturen wordt nu niets gedaan! Deze leveranciers blijven voorlopig gewoon PDF-facturen per e-mail versturen. En dat is een gigantische hausse aan PDF-facturen.

 

Simplerinvoicing UBL én PDF

Ik kan u geruststellen. Het goede nieuws is dat Simplerinvoicing daarop heeft geanticipeerd. Leveranciers die een PDF-factuur sturen kunnen deze naar Factuurportal mailen. Factuurportal zorgt voor automatische ontvangst, validatie, omzetting naar SI-UBL en aflevering bij het ‘standaard factuur-stopcontact’. Met als eindresultaat, een correcte, snelle en veilige aflevering bij de opdrachtgever.

De samenwerking tussen Factuurportal en Simplerinvoicing stelt uw organisatie in staat om een grote stroom elektronische facturen (PDF én UBL) volautomatisch te verwerken conform de EU-richtlijn. Zo voldoet uw organisatie aan de richtlijn -waarvan de deadline nadert- én profiteert u van de voordelen die elektronische factuurverwerking te bieden heeft.

 

Demonstratie

Ontvangt en verwerkt uw organisatie elektronische facturen al conform de EU-richtlijn? Wij laten u graag zien hoe Factuurportal en Simplerinvoicing samen de optimale oplossing bieden voor uw organisatie in een persoonlijke demonstratie.

Aan het woord: Jaap Jan Nienhuis – Manager Simplerinvoicing

Aan het woord: Jaap Jan Nienhuis – Manager Simplerinvoicing

Jaap Jan Nienhuis14 april 2016 kondigde het ministerie van Economische Zaken tijdens het Factuurcongres aan dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen. De Nederlandse overheid zal in 2016 al een e-factuur afdwingen bij haar leveranciers door een aanpassing in de algemene voorwaarden. Voor het formaat van de e-facturen gaat de overheid uit van drie mogelijkheden waaronder Simplerinvoicing.

Gé Linssen van het ministerie van Economische Zaken (EZ) opende het Factuurcongres. Zijn boodschap: in 2016 aan de e-factuur! Gé Linssen is plaatsvervangend directeur Regeldruk en ICT-beleid bij EZ en is verantwoordelijk voor het beleid van de digitale overheid.

Het ministerie ziet kansen om e-factureren in Nederland een impuls te geven in 2016. De afgelopen jaren is er in Nederland steeds meer aandacht voor e-factureren gekomen. Barrières zijn weggenomen en steeds meer organisaties besluiten nu om over te gaan. Vanaf 2016 zal dit proces naar verwachting in een stroomversnelling komen. Linssen sprak over de wijze waarop de overheid samen met branche- en koepelorganisaties uit het bedrijfsleven een extra impuls wil geven.

Stimuleren massa-adoptie e-factureren
Ieder jaar versturen bedrijven samen miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nu nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert EZ bedrijven om de overheid elektronische facturen te sturen. EZ vindt dat Nederland niet kan achterblijven bij de groei van e-facturatie die momenteel in Europa plaatsvindt. Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat eind 2018 alle aanbestedende overheidsdiensten e-facturen moeten kunnen ontvangen.

Realiseren van de voorzieningen
Momenteel worden vanuit ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzieningen bij alle departementen en rijksdiensten getroffen, zodat binnen afzienbare tijd e-facturen kunnen worden ontvangen. In nieuwe contracten met leveranciers wordt dan ook de verplichting opgenomen om te e-factureren. Overheden en (andere) aanbestedende diensten moeten zelf hun eigen voorzieningen tijdig inrichten.

Simplerinvoicing een van de mogelijkheden voor e-factureren aan de overheid
Eén van de drie mogelijkheden die de overheid biedt voor het sturen van elektronische facturen is via Simplerinvoicing. Dit is het netwerk van ERP-, accounting-pakketten en e-facturatiedienstverleners. Via dit netwerk is het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit de eigen boekhoudsoftware, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen. Andere mogelijkheden – naast Simplerinvoicing – zijn via een aansluiting op Digipoort of als fallback, via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid.

Over Simplerinvoicing
Simplerinvoicing is een community van leidende Europese e-facturatie- en accountingsoftwareleveranciers, die streven naar massa-adoptie van e-factureren volgens de Europese standaard. Simplerinvoicing is geïnitieerd door de overheid en verbindt de wereld van accountingsoftware en e-facturatiedienstverleners met één standaard, uitgewisseld via e-mail of via een veilig transportprotocol (PEPPOL). Deze standaard maakt het mogelijk om elektronische facturen te verzenden en ontvangen met het eigen systeem, zonder aanpassingen.

Iedereen kan PDF facturen opstellen

Iedereen kan PDF facturen opstellen

ACP_PDF 2_file_document“99% van de standaard boekhoudpakketten kan PDF-facturen sturen”

Zou het dan niet ideaal zijn als deze PDF-facturen die automatisch gegeneerd worden door het facturatiesysteem van uw leverancier, ook automatisch verwerkt worden door uw organisatie?

Gerard Bottemanne schrijft in zijn artikel “UBL zorgt voor doorbraak elektronisch factureren” voor kennisplatform E-proqure over het belang van het hebben van een standaard die zorgt voor efficiency en connectiviteit. Factuurportal is het daar uiteraard mee eens, een dergelijke standaard -zoals UBL- die massaal omarmd wordt, zal enorm bijdragen aan de winst die elektronisch factureren met zich brengt. Helaas is dit nog (bij lange na) geen werkelijkheid.

Werkelijkheid is dat slechts een klein percentage van de leveranciers daadwerkelijk in staat is om UBL-facturen te genereren. Heel vervelend, want écht elektronisch factureren levert voor zowel u als uw leverancier een groot scala aan voordelen en mogelijkheden op.

De oplossing? Een oplossing die recht doet aan de hybride situatie waarin PDF en UBL naast elkaar bestaan. Zoals de titel aangeeft kan vrijwel iedere leverancier PDF-facturen opstellen, handmatig of via zijn boekhoudpakket. Laat deze facturen automatisch ontvangen, verwerken, valideren en klaarzetten in uw financiële systeem door Factuurportal. Daarmee bespaart uw organisatie aanzienlijk op uren en geld terwijl u profiteert van voordelen zoals een korte doorlooptijd (5 minuten!) en 100% correcte facturen.

Naast de volledig automatische afhandeling van PDF ondersteunt Factuurportal ook UBL, zodat de leveranciers die al zo ver zijn hier moeiteloos van kunnen profiteren. Door Factuurportal in te zetten worden alle elektronische facturen volledig automatisch binnen 5 minuten in uw systeem klaargezet. Waardoor uw organisatie al optimaal profiteert van alle voordelen die elektronisch factureren biedt, zonder dat u hiervoor hoeft te wachten tot al uw leveranciers over zijn op UBL.

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

Aan het woord: Sjoerd Simon Kuipers – Teammanager Financiën Sudwest Fryslân

SSK-SWFBinnen onze gemeente zijn we met elkaar hard aan het werk om dagelijks (kleine) verbeteringen door te voeren. Deze verbeteringen richten zich niet alleen op processen, de onderlinge samenwerking heeft daarbij ook permanent aandacht. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden voor de gemeente vragen interne aanpassing. En er komt nogal wat af op ons als gemeente. Zoals ook geldt voor alle gemeenten in Nederland. Decentralisaties, asielzoekersopvang zijn om maar iets te noemen zeer forse opgaven. Deze moeten vervolgens nog duelleren met bezuinigingen vanuit de Rijksoverheid.

Gemeentefonds

Het Gemeentefonds wordt gevoed volgens het principe ‘samen de trap op en samen de trap af’. Als het Rijk meer uitgeeft, gaat er meer naar het fonds, geeft het minder uit, dan vloeit er minder naar het Gemeentefonds.

Gemeenten ontvangen dit jaar minder uit het Gemeentefonds dan voorzien, maar moeten wel nieuwe taken in het sociaal domein uitvoeren met minder geld dan voorheen beschikbaar was. Dat ‘vraagt’ van gemeenten ingrijpende keuzes om de financiën op orde te houden. Voorwaar geen sinecure!

Vereenvoudiging van de bedrijfsvoering

Naast meer of minder ingrijpende beleidskeuzes zijn we als gemeenten ook serieus bezig met het kijken naar alle processen binnen het domein van de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging van voornoemde processen is hierbij het adagium. Binnen de gemeente SudWest Fryslân tonen we bij het onderzoek naar verbeteringen geen enkele schroom. Momenteel zijn we volop bezig met herontwerp, lees: vereenvoudigen van de P&C cyclus. Ook wij hebben in het verleden de kansen benut voor het optuigen van een indrukwekkende p&c cyclus, overigens zonder dat deze de beleidscyclus ondersteunde, laat staan, deze versterkte.

Daarnaast zijn we ons steeds meer gaan richten op het verder digitaliseren van processen. Hierbij zijn we met name gestuit op de grenzen van onze mogelijkheden binnen de huidige verwerking van inkomende facturen. We ontvangen op jaarbasis circa 23.000 facturen. Hiervan wordt 65% aangeleverd als pdf en via OCR technologie herkend.  De overige 35% van de facturen (ruim 8000) worden bij binnenkomst gescand (van papier naar pdf)

Door middel van handmatige handelingen worden de facturen verder ‘verrijkt’ met interne coderingen. Ondanks het feit dat de collega’s zeer consciëntieus werken en we gebruik maken van slimme scan- en herkentechnologie is er geen sprake van een foutloos proces. De kans is altijd aanwezig dat daardoor de verwerking stokt en de betaling mogelijk vertraging oploopt.

We zijn overtuigd van het feit dat we goed grip hebben op de verwerking van onze inkomende facturen. We zien ook een positieve kentering bij onze leveranciers om hun papieren factuur ‘uit te ruilen’ voor het aanbieden van de factuur als readable pdf factuur. Deze kentering gaat niet vanzelf. We zullen actief moeten blijven inzetten om leveranciers te stimuleren en daar waar nodig te helpen bij het opstellen van een readable pdf factuur. De komende jaren zien wij het gebruik van de readable pdf factuur alleen nog maar toenemen.

Optimaal benutten van elektronisch factureren

Dat betekent dat we ons moeten bezinnen op ons huidige verwerkingsproces. Het verder stroomlijnen, maar meer nog, het optimaal gaan benutten van volledig elektronisch verwerken van digitale facturen vormt voor ons een onontkoombare opgave. We zijn het aan onze leveranciers en burgers verplicht de dienstverlening verder te optimaliseren en te voorzien van een kwaliteitsimpuls. Het vervangen van OCR-achtige techniek in combinatie met het reduceren van handmatige handelingen draagt bij aan een professionele dienstverlening tegen acceptabele maatschappelijke kosten. Het e-factureren is nu al de toekomst!

Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van onze leveranciers en onze eigen organisatie. Het uitwisselen van XML-facturen, ofwel elektronisch factureren zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, elimineert fouten, zorgt voor tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

In Nederland is UBL de meest populaire standaard omdat elke Rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL standaard.

Moraal van het verhaal is dat de Rijksoverheid naast het hanteren van haar financieel regime, ook op het vlak van elektronisch factureren de wettelijke standaard (UBL) al heeft bepaald. Aan de gemeenten in Nederland de opgave ook hieraan te gaan voldoen.

Als gemeente SudWest Fryslân weten we wat ons te doen staat en hebben we ook al zicht op een oplossing uit de markt, namelijk Factuurportal.

Meer over elektronisch factureren met Factuurportal

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

Optimale flexibiliteit? Ga voor SaaS!

“Forrester voorziet gouden toekomst SaaS”. Een interessant artikel in de Computable, geplaatst op 16 februari 2016. Want wat is SaaS? En wellicht nog belangrijker, waarom heeft SaaS een gouden toekomst?

Software as a Service

SaaS staat voor Software as a Service. Dus niet de traditionele on-premisse oplossingen, maar software die wordt afgenomen in de vorm van een service, ofwel abonnementsvorm. Simpelweg betekent dit dat de software geen ‘bezit’ wordt van een organisatie, maar dat de organisatie een abonnement neemt op de software.

Als voorbeeld neem ik hierbij elektronisch factureren. Voor een organisatie zijn er meerdere manieren om een elektronisch facturatieproces in te richten. Ga je voor een scan- en herken oplossing, dan heb je een scanstraat nodig om de facturen in te scannen om vervolgens de gescande facturen te herkennen met de bijbehorende software. In dit geval is er sprake van een on-premisse oplossing, er moet namelijk een complete scanstraat worden geïmplementeerd op locatie.

De andere mogelijkheid is een SaaS-oplossing, zoals Factuurportal. Factuurportal werkt volledig in de cloud en er hoeft dus niets geïmplementeerd te worden op locatie. De implementatie van Factuurportal bestaat uit het leggen van een koppeling met het inkoopsysteem en het trainen van de medewerkers in de werking van de software.

Het verschil tussen SaaS en on-premisse

Het verschil? Bij een on-premisse oplossing worden er vaak ingrijpende aanpassingen gemaakt aan de ICT-structuur van een organisatie, dit is dus een implementatie met een grote impact. Bij een SaaS-oplossing is de impact minimaal en is de oplossing gemakkelijk te integreren in de huidige ICT-structuur.

Onderstaand samenvattend de voordelen van SaaS ten opzichte van on-premisse:

  • Geen (hoge) investering
  • Geen onderhoudskosten en afschrijvingen
  • Hoge flexibiliteit door de abonnementsvorm
  • Lage tot geen impact op ICT-structuur
  • Geen zorgen om beheer
  • Uitstekende service van de softwareleverancier die klanten tevreden moet houden omdat de klanten makkelijk op korte termijn kunnen opzeggen.

SaaS heeft een gouden toekomst en Factuurportal draagt daaraan bij. Benieuwd naar de voordelen van een SaaS e-facturatie oplossing voor uw onderneming? Lees alles over Factuurportal.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10