);

Categorie op Elektronisch Factureren

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

elektronische factuurGezonde organisaties zijn continu op zoek naar verbeteringen om hun processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan is elektronisch factureren, een oplossing voor het tijdrovende en foutgevoelige traditionele facturatieproces met inzet van scan en herken-software. Maar wat is elektronisch factureren per definitie en wanneer spreken we van een elektronische factuur?

“Bij elektronisch factureren gaat het om het digitaal ontvangen en verwerken van facturen (Digitale overheid, 2014)”

Volgens bovenstaande definitie moet een organisatie dus zijn facturen digitaal aangeleverd krijgen en verwerken om het elektronisch factureren te kunnen noemen. Zoals in een eerdere blog -de mythe, PDF factuur is geen echte elektronische factuur- aangegeven valt de PDF-factuur hier dus ook onder. Waarom wordt dan door verschillende partijen elke keer de nadruk gelegd op het “feit” dat UBL-facturen de enige e-facturen zijn en de PDF-facturen niet? Voor ons blijft het een raadsel waarom de definitie niet consequent lijkt te worden toegepast. Hieronder zal ik het verschil tussen elektronisch factureren met PDF en UBL proberen duidelijk te maken.

Elektronisch factureren met PDF via Factuurportal

De leverancier slaat zijn factuur op als leesbaar PDF-bestand en mailt het naar Factuurportal. Zijn factuur wordt vervolgens automatisch en 100% correct gelezen (GEEN SCAN en HERKEN) waarna Factuurportal de factuur omzet in het vereiste UBL/XML formaat alvorens deze te exporteren naar het financiële systeem van de afnemer.

Elektronisch factureren met UBL

De leverancier moet beschikken over een UBL/XML-geschikt facturatieprogramma en bovendien een uitgebreide en complexe test uitvoeren om de  UBL-factuur in de correcte standaard rechtstreeks –of via SimplerInvoicing– naar het financiële systeem van zijn afnemer te kunnen versturen.

Beide processen zijn volledig automatisch en garanderen beide 100% correct afgeleverde facturen in het inkoopsysteem. Echter, het merendeel van de leveranciers –met name het MKB– is niet in staat UBL-facturen te genereren en te verzenden. Hier biedt Factuurportal uitkomst; elke leverancier kan namelijk een leesbare PDF-factuur verzenden. En dat met slechts één druk op de knop.

Ideale situatie

In onze optiek ontstaat een ideale situatie wanneer de leveranciers die UBL aan kunnen hun facturen in dit formaat verzenden en de leveranciers die hier nog niet toe in staat zijn de facturen als leesbare PDF-factuur versturen. Alleen zo ontstaat er een optimaal elektronisch facturatieproces waar alle leveranciers aan kunnen meedoen.

En Factuurportal? Die verwerkt beide stromen volautomatisch en 100% correct.

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Aan het woord: Jan Bergwerff – Accountmanager

Jan BergwerffMaatschappelijke dynamiek en  focus op digitale dienstverlening

Het ene rapport is nog niet uitgebracht of het volgende dient zich alweer aan. Steeds vanuit de behoefte om eigenlijk blijvend impulsen af te geven richting een (nog) beter presterende overheid. De overheid in casu de gemeente heeft zich lang kunnen koesteren in een bepaalde manier van werken en zich betrekkelijk soepel kunnen aanpassen aan wat er in de samenleving gebeurde. Maar we zijn in het publiek domein op een punt gekomen dat zelfs basale dingen anders moeten worden bekeken.  De maatschappelijke dynamiek is zo aan het veranderen –er is een permanente technologische revolutie gaande– dat instituties er hijgend achteraan lopen. Het aanpassingsvermogen van de overheid wordt echt op de proef gesteld. En, erger nog, het gaat vastlopen als we hier niet fundamenteel anders over gaan denken.

Er wordt vaak geroepen dat de overheid moet sturen en verbinden. Er zijn situaties denkbaar dat invulling geven aan beide onderdelen noopt tot herontwerp van een totaalproces. Per 1 januari 2015 zijn bij de gemeenten belangrijke taken terecht gekomen en met het oog op de decentralisaties zijn zij eigenlijk steeds meer uitvoerder geworden. Dus hoe kan ook daar de nieuwe verbinding worden gelegd? Essentieel hierbij is om na te blijven denken over de vraag: Wat is je dienstverleningsconcept?

De opgave

Digitale Overheidsagenda 2017’ bepaalt in sterke mate de agenda van de dienstverlening. Inzetten op ‘digitaal gaan’  verbonden met de nuchterheid dat bepaalde dienstverlening beter op een andere manier kan. Dus: digitaal daar waar het kan, maar blijf oog hebben voor maatwerk daar waar dat nodig is. We moeten mensen niet het digitale kanaal induwen wanneer dat voor hen geen oplossing is. Permanent nadenken over de vraag hoe je als gemeentelijke overheid bijdraagt aan een overheid die:

  • Niet naar de bekende weg vraagt en vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven serieus neemt;
  • Klantgericht is, vraaggestuurd werkt en haar diensten snel, adequaat en waar mogelijk proactief verleent;
  • Zich niet voor de gek laat houden, frauduleus handelen effectief bestrijdt;
  • Weet waarover ze het heeft en een gedegen informatiepositie heeft als het gaat om uitvoering, monitoring en verantwoording.

Het spreekt voor zich dat u van mening bent dat voornoemde elementen in meer of mindere mate al herkenbaar zijn geïmplementeerd en verbonden binnen uw eigen gemeentelijke organisatie. Zoals de Engelsen terecht zeggen: the devil is in the detail, gaat dat ook hier op. In meer of mindere mate wil niets anders zeggen dan dat uw organisatie goed bezig is maar nog niet optimaal of erger nog dat er nog een hele wereld te winnen is.

Invulling geven aan de opgave

Zoals eerder opgemerkt, is de opgave voor de gemeente: bewoners en bedrijven van dienst te zijn, tegen zo laag mogelijke kosten. Een voorbeeld hiervan is het digitaal verwerken van inkomende facturen.  Digitaal verwerken -absoluut niet te verwarren met slimme scan- en herkenoplossingen- maakt dat de relatie tussen u en uw leveranciers naar het optimale niveau wordt getild waarbij:

  • Aangeleverde (digitale) facturen volledig automatisch verwerkt worden;
  • Aangeleverde (digitale) facturen 100% correct verwerkt worden;
  • Beide partijen inzicht hebben in de status van de factuur;
  • Facturen veel sneller verwerkt en betaald kunnen worden;
  • Automatisch notificaties verstuurd worden indien factuurgegevens niet kloppen;
  • Visuele controle en handmatige handelingen tot het verleden behoren.

Deze wijze van verbinden betekent niet ‘roept u maar’ tegen uw leveranciers maar samen met hen eenmalig investeert in het afstemmen van uw factuureisen zodat de ingediende digitale facturen op een snelle en volledig papierloze wijze door Factuurportal gevalideerd worden. Deze facturen worden vervolgens automatisch doorgezet worden naar uw workflow of financiële applicatie.

Bent u ook van mening dat het voor uw gemeente de hoogste tijd voor volledig digitale verwerking van inkomende facturen is? Dan nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen voor het uitzetten van uw digitale ‘koers’.  Wij hebben de beste stuurlui al aan boord…

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

Het is bijna 2016, het jaar van de PDF!

PDF 2016Als het aan de Nederlandse gemeentelijke organisaties ligt bestaat ruim 70% van het aantal inkomende facturen in 2016 uit PDF-facturen. UBL blijft ver achter met circa 15%. Het onderzoeksrapport e-factureren van Factuurportal toont aan dat de complexiteit van UBL en de lagere kosten voor zowel ontvangende als versturende partij van PDF hiervoor de voornaamste redenen zijn.

PDF het meest gangbare formaat

In het huidige landschap is PDF het meest gangbare formaat. Een leverancier zal desgewenst veel eerder geneigd zijn een PDF- dan een UBL-factuur aan te leveren. Reden? Grootbedrijven hebben de technologie en het budget in huis om UBL-facturen op te stellen en te verzenden terwijl het MKB die mogelijkheid niet heeft. En laat 99% van de ondernemingen in Nederland nou MKB zijn.

Rob Klaver, Managing director Factuurportal: “Wij voorspelden jaren geleden al de dominantie van de PDF-factuur. Voor ons is het succes van de PDF-factuur dan ook geen verrassing. Wij verwachten dat de PDF-factuur haar dominante rol de aankomende 4-5 jaar zal behouden.”

Direct succesvol e-factureren? Ga voor PDF!

Organisaties die direct succesvol willen e-factureren spelen slim in op die almaar toenemende stroom PDF-facturen. Hoe? Door een abonnement op Factuurportal te nemen. Dan worden ál uw inkomende PDF-facturen volautomatisch én 100% correct verwerkt. Op de lange termijn zal het aandeel UBL-facturen toenemen. Geleidelijk aan ontstaat er een hybride situatie waarin Factuurportal zowel de inkomende PDF- als UBL-facturen verwerkt. Overigens kan Factuurportal nu beide stromen al verwerken.

Jan Bergwerff, Accountmanager voor Factuurportal: “Een organisatie haalt het meeste rendement uit een e-facturatie oplossing als alle leveranciers de factuur elektronisch aanleveren. Stel geen moeilijke eisen, laat uw leverancier zelf beslissen of de facturen in PDF- of UBL-formaat aangeleverd worden.”

Uw organisatie zal in 2016 dus ook overspoeld worden met PDF-facturen, wedden?

Gemeente Eindhoven

Gemeente Eindhoven

Stef_van_dielenDe gemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft de gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

De gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:

  1. Het sneller verwerken van inkomende facturen
  2. Het maken van een kwaliteitsslag
  3. Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
  4. Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van de gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussenkomen van handmatige handelingen.

De komende periode staat volledig in het teken van het aansluiten van alle leveranciers op Factuurportal. De leveranciers die al PDF sturen worden direct aangesloten op Factuurportal, de leveranciers die nog papieren facturen sturen worden ingelicht over Factuurportal en gevraagd voortaan de facturen in PDF aan te leveren. Ook de leveranciers zijn enthousiast, zij sturen graag PDF-facturen omdat dit voor hun ook gewoon makkelijker en goedkoper is.

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van de Gemeente Eindhoven. De gemeente Eindhoven maakt per 1 oktober 2015 gebruik van Factuurportal.

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen?

Wij verzorgen graag een demo voor u!

Factuurportal nu ook in gebruik bij gemeente Eindhoven

Factuurportal nu ook in gebruik bij gemeente Eindhoven

74639_fullimage_73910_fullimage_logoNIEUWGemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

Gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:
1. Het sneller verwerken van inkomende facturen
2. Het maken van een kwaliteitsslag
3. Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
4. Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussen komst van handmatige handelingen.

Gemeente Eindhoven is gestart met het aansluiten van een aantal geselecteerde leveranciers op Factuurportal. Deze leveranciers zijn enthousiast, zij sturen graag PDF-facturen omdat dit voor hun ook gewoon makkelijker en goedkoper is. De komende periode zal de gemeente verder gaan met het aansluiten van steeds meer leveranciers op Factuurportal. De leveranciers die al PDF sturen worden direct aangesloten op Factuurportal, de leveranciers die nog papieren facturen sturen worden ingelicht over Factuurportal en gevraagd voortaan de facturen in PDF aan te leveren.

Stefvandielen

 

 

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van gemeente Eindhoven. Gemeente Eindhoven maakt per 1 oktober 2015 gebruik van Factuurportal.

Duurzaam ondernemen

Duurzaam ondernemen

imagesStart met e-factureren!

Maatschappelijk verantwoord ondernemen is al jaren in opkomst. Dit is ook niet langer iets waar een organisatie rekening mee kan houden, het begint meer en meer een must te worden. In dit artikel richten wij ons op de “longen van de wereld”, namelijk de bomen.

Wereldwijd worden er 150 miljard facturen per jaar gestuurd. Voor Europa alleen al staat de teller op 35 miljard in 2015. Ervan uitgaande dat uit een gemiddelde boom ongeveer 8000 vellen A4 papier komen, is het totaal aantal bomen dat in 2015 gekapt wordt om deze facturen te kunnen verzenden bijna 4,5 miljoen. Zonde? Ja! Is dit nodig? Helemaal niet zelfs.

De oplossing is al jaren op de markt en is behalve duurzaam ook gewoon veel efficiënter, betrouwbaarder en bespaart enorm op tijd. Ik heb het hier over elektronisch factureren. Ik hoor u denken, als dit zo veel voordelen heeft waarom is het bedrijfsleven hier dan nog niet massaal op overgestapt? Dit heeft te maken met de volgende punten:

  • Ontbrekende kennis op technologisch gebied
  • Onvoldoende budget
  • Angst voor het niet meekrijgen van de leveranciers
  • Angst voor grote impact op de ICT-omgeving

Bovenstaand de voornaamste redenen waarom elektronisch factureren nog niet de doorbraak heeft gemaakt die het verdiend. Dit kan echter ook anders. Factuurportal heeft een elektronische facturatie oplossing ontwikkeld die zó laagdrempelig is dat zelfs de bakker op de hoek gemakkelijk meedoet. Hoe? Simpel, de e-facturatie oplossing Factuurportal verwerkt inkomende PDF-facturen 100% volautomatisch en correct. Nooit meer uitval, geen handmatige handelingen, alle leveranciers doen gemakkelijk mee en wellicht het belangrijkste voordeel: Géén papieren facturen meer!

Lees hier meer over Factuurportal!

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

RickGeautomatiseerde factuurverwerking, een effectief wapen tegen spookfacturen en dubbel betaalde facturen?

Factuurportal verovert in rap tempo de Nederlandse markt met een oplossing voor het verwerken van PDF facturen. Géén gedoe meer met haperende scanapparaten, gebrekkige OCR herkenning en handmatige correcties. Maar wél automatisch facturen ontvangen, inlezen, valideren op KvK-, BTW-, verplichtingennummers en andere eisen. En deze direct als XML/UBL-bericht afleveren in het inkoop- of ERP systeem. Wij hebben voor diverse bedrijven en gemeenten de business case voor deze oplossing doorgerekend. Zonder uitzondering blijkt het economisch verstandig om de stekker uit een – soms nog fonkelnieuwe – scanstraat te trekken. Ter illustratie zal ik een voorbeeld business case behandelen en stilstaan bij een bijzonder element hierin, nl. het fenomeen spookfacturen.

We nemen een middelgrote gemeente die 10 duizend facturen per jaar verwerkt. Papieren facturen gaan de scanstraat in, de rest wordt als PDF-plaatje ‘herkend’ door de OCR-functie van de scansoftware. De uitval uit het scanproces wordt handmatig hersteld. Veel facturen zijn niet compleet en worden handmatig aangevuld. Indien nodig is er contact met de leverancier of wordt de factuur alsnog teruggestuurd. Goedgekeurde facturen worden toegewezen aan de budgethouders. Helaas niet altijd aan de juiste budgethouder, dus dan komt de factuur terug op de administratie om opnieuw in de juiste ‘route’ gezet te worden.

De gemeente heeft moeite om alle facturen binnen de termijn van 30 dagen te betalen. Leveranciers klagen of dreigen zelfs het gat in de weg niet te repareren totdat hun uitstaande factuur is betaald. De financiële administratie moet voortdurend alle budgethouders aansporen om facturen tijdig betaalbaar te stellen. Budgethouders hebben op hun beurt moeite om in rekening gebrachte kosten en prestaties – vaak onder tijdsdruk – te beoordelen.

Als we deze inefficiënties uit het proces van factuurverwerking elimineren, is een besparing van 1,5 tot 3 fte realiseerbaar. Eventuele inhuur kan hierdoor worden beëindigd, een opgelegde formatiereductie wordt realiseerbaar of personeel kan worden vrijgemaakt voor andere taken, zoals het managen van de kwaliteit en continuïteit. Een gestroomlijnde factuurverwerking zorgt dat de gemeente alle facturen binnen de verplichte termijn van 30 dagen kan betalen. In 2014 werd door Nederlandse gemeenten 16 procent van de facturen te laat betaald, wat resulteert in duizenden euro’s per jaar aan incassokosten en wettelijke rente. En omdat facturen zelfs binnen 14 dagen betaald kunnen worden, ontstaat onderhandelingsruimte over een betalingskorting met aannemers en andere leveranciers. Een niet ondenkbeeldige korting van 0,5% levert op een inkoop van 100 miljoen euro ‘zomaar’ 500 duizend euro op.

Een laatste element van de business case is minder voor de hand liggend en lastiger te kwantificeren, maar niet minder relevant. Malafide partijen sturen zogenaamde ‘spookfacturen’ voor niet geleverde prestaties. Dit fenomeen staat ook bekend als ‘acquisitiefraude’. Bestaande leveranciers kunnen – bewust of onbewust – dubbele facturen insturen. Deze schadepost is lastig te kwantificeren. Soms wordt de schade achteraf duidelijk, bijvoorbeeld bij een accountantscontrole, maar in de meeste gevallen zullen we nooit weten welke bedragen ten onrechte zijn overgemaakt.

Hoe kan Factuurportal deze schadepost beperken? Factuurportal valideert iedere factuur direct bij ontvangst op alle wettelijke eisen en specifieke eisen. Indien een factuur niet als authentiek kan worden aangemerkt, bijvoorbeeld door een onbekend BTW-, KvK-nummer of IBAN wordt deze geweigerd en wordt de leverancier automatisch per e-mail genotificeerd. Een dubbele factuur wordt herkend (en dus geweigerd) door harde validatie op unieke factuurnummers, óók als dezelfde factuur de ene keer met een combinatie van debiteurennummer en – factuurnummer is ingestuurd en de volgende keer zonder debiteurennummer. En omdat Factuurportal geen scanoplossing is, maakt het géén scanfouten, door bijvoorbeeld in het factuurnummer een ‘8’ te interpreteren als een ‘3’, of een ‘IO’ voor een ‘10’.

Wat we hiermee kunnen besparen zal nooit helemaal duidelijk zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat Nederlandse overheidsorganisaties gemiddeld 1 euro per factuur dubbel zouden betalen. Voor onze gemeente zou het dan om een schadepost van 10 duizend euro per jaar gaan. Maar misschien is het wel véél belangrijker dat een gemeente straks kan garanderen dat er geen gemeenschapsgeld meer wordt verkwanseld door gebreken in de factuurverwerking?

 

Rick Teunissen is organisatie adviseur en partner bij Tacstone

www.tacstone.nl

 

Papieren facturen: meer nadelen dan voordelen

Papieren facturen: meer nadelen dan voordelen

e-facturatie oplossingDe kans is groot dat het merendeel van de facturen van uw organisatie nog in papieren vorm binnenkomt. Maar waarom? Papier kent eigenlijk alleen maar nadelen. Een e-facturatie oplossing zoals Factuurportal daarentegen kent alleen maar voordelen!

De nadelen van papieren facturen zijn niet meer op één hand te tellen, de voordelen op één vinger. Want het enige ‘echte’ voordeel aan deze manier van factureren is dat het voor alle leveranciers toegankelijk is. Maar weegt dit nog wel op tegen alle nadelen; bewerkelijk proces, grote kans op fouten, hoge kosten voor zowel sturende- als ontvangende partij, veel handmatige handelingen, gemiste betalingstermijnen, spookfacturen en de belasting van het milieu?

Ik denk van niet en ik ben niet de enige. Maar liefst 96% van de publieke sector wil over op een e-facturatie oplossing, ook zonder de verplichting vanuit de regelgeving. Het is nou eenmaal gewoon veel sneller, betrouwbaarder, duurzamer en helpt bovendien taakstellingen te realiseren.

e-facturatie oplossing wekt angst op

Waarom blijft de echte doorbraak van elektronisch factureren dan toch nog uit? Diverse onderzoeken tonen aan dat er binnen deze organisaties ‘angst’ heerst over het meekrijgen van alle leveranciers, want wat is een e-facturatie oplossing waard als de leveranciers niet meedoen?

Deze angst is – gezien het huidige aanbod aan elektronische facturatie oplossingen – volkomen begrijpelijk. Het lijkt wel alsof de moderne organisatie die op zoek is naar een e-facturatie oplossing maar twee keuzes heeft: Een niet volledig betrouwbare scan- en herken oplossing of een technologisch ingewikkelde oplossing die gebruik maakt van het UBL formaat. Beide verre van ideaal. Met scan- en herken oplossingen haal je een oplossing in huis waarbij leveranciers gemakkelijk mee kunnen doen, maar dit gaat ten koste van de betrouwbaarheid, effectiviteit en ben je in principe niet écht aan het e-factureren. Met een oplossing gebaseerd op UBL formaat is de betrouwbaarheid 100%, maar zul je maar een erg klein percentage van je leveranciers mee krijgen door de hoge kosten die hier aan vast zitten voor een leverancier.

Dit kan ook anders!

Bij het zien van dit landschap dachten wij bij Factuurportal dat dit anders moet kunnen, en dat kan ook! Met Factuurportal haal je een e-facturatie oplossing in huis met de betrouwbaarheid en effectiviteit van een e-facturatie oplossing op basis van UBL maar ook het gemak voor uw leveranciers van een scan- en herken oplossing. Het beste uit de bestaande oplossingen gecombineerd dus.

Waar de kracht ligt van onze oplossing? Uw PDF! Iedere leverancier kan een PDF-factuur maken en per e-mail verzenden. Dit is overigens zelfs de gewenste manier van aanleveren omdat ook leveranciers hiermee op tijd en kosten besparen. Factuurportal ontvangt en verwerkt deze facturen volautomatisch en 100% correct en u hoeft zich nergens meer zorgen over te maken.

Lees meer over elektronisch factureren met Factuurportal.

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

John heesakkers

Uitdagingen bij het verwerken van facturen

Of je nu verantwoordelijk bent voor een afdeling financiële administratie, een accountantskantoor of een administratiekantoor, automatisering is de sleutel tot meer efficiëntie. Hoe meer je van het hele factuurverwerkings- en boekingsproces weet te automatiseren, des te meer tijd je overhoudt voor bijvoorbeeld advieswerkzaamheden. Voor de financiële afdelingen van een organisatie zullen dergelijke werkzaamheden meer intern gericht zijn, voor ons meer extern, namelijk klantgericht.

Door de factuurverwerking te automatiseren, verklein je de kans op fouten en zul je uiteindelijke tijd besparen. Tijd die je beter kunt besteden aan werkzaamheden die waarde toevoegen voor de klant en dus voor ons

 

De papieren fase voorbij

Zelf zijn we de papieren fase inmiddels wel voorbij. Onze klanten leveren hun facturen en bonnetjes digitaal aan, waarvan 80% in PDF. Het betreft hier zowel “readable” PDF (dus plaatje met tekstlaag), als “non-readable” PDF (alleen een plaatje dat vervolgens door software herkend moet gaan worden). UBL (en XML) krijgen we nagenoeg niet te verwerken. 100% digitaal werken wil echter niet zeggen dat de hele factuurverwerking daarmee dan klaar is want de praktijk wijst uit dat ondanks gemaakte slagen in de automatisering, mensenwerk toch nog altijd nodig is. Wij zien de digitale verwerking als middel om sneller te verwerken maar blijven nog controleren. Recentelijk hebben wij met nieuwe factuurverwerkingssoftware weer een volgende stap gezet om de foutenmarge nog verder te verkleinen.

 

Het reilen en zeilen van financiële administraties

De vestigingen van HBP Finance verwerken voor hun klanten duizenden inkomende facturen per maand. Ik denk dat we in de loop der tijd wel alle mogelijke factuurformaten, -kwaliteiten en manieren van aanleveren  voorbij hebben zien komen. Door aandacht aan onze automatisering te schenken én steeds te blijven communiceren met de klant, hebben we steeds een werkbare oplossing weten te vinden.

 

5 tips voor financiële administraties

In onze praktijk hebben wij dus met financiële administraties van derden te doen.

Wat speelt er zoal?

Ik deel graag met jullie enkele van onze ervaringen:

 

  1. Maak afspraken met je leveranciers
  • Als je met je leveranciers geen nadere afspraken maakt, blijven facturen in werkelijk alle soorten en digitale formaten, maar ook nog op papier binnenkomen.
  • Diverse (bestands-)formaten, kwaliteiten (leesbaarheid) en aanleveringsvormen; deze diversiteit betekent duidelijk meer werk. Werk naar een standaard toe.
  • Nog steeds wordt meer dan 50% van de facturen op papier verstuurd. Vraag je leveranciers om digitaal te factureren een formaat dat jijzelf zoveel mogelijk automatisch kunt verwerken.
  • Onze schatting is dat 10% – 30% van alle facturen door boekhoud- of facturatie-programma’s wordt gegenereerd, afhankelijk van de branche. ZZP’ers gaan richting 30%, het MKB gaat richting 10-20% van alle facturen. ZZP’ers maken hun facturen vaak ook in Excel of Word. Het gaat hierbij vooral om PDF, zoals gezegd speelt UBL/XML eigenlijk geen rol.

 

  1. Jouw crediteuren c.q. leveranciers hebben tijd nodig om zich aan te passen
  • Verandering in gedrag kost tijd
  • Zelfs na het maken van afspraken over de aanlevering van de facturen (over formaat, kwaliteit) kan er onbedoeld ruis optreden. Maak je leveranciers hiervan bewust.
  • Voorbeelden van ruis:
    • Meerdere bonnetjes op de glasplaat gelegd en gescand
    • 1 scan-bestand met naast facturen ook andersoortige documenten ingescand
    • Slecht geproduceerde, onleesbare scans, delen van de factuur die weggevallen
    • Goede digitale facturen die worden uitgeprint en daarna weer ingescand
    • Missende facturen, namelijk eerst nog te downloaden uit diverse “MyAccounts” (denk aan de telefoonprivider, energieleverancier etc. e.d.)

 

  1. Met alleen automatisering kom je er niet
  • Volgens mij is er op dit moment niet één automatiseringsoplossing voor factuurverwerking die alle menselijk handelen elimineert. Het verwerken van UBL /XML komen wij in de praktijk nauwelijks tegen.
  • Er zal altijd enige mate van uitval, storing, uitzonderingen etc. zijn, waarbij menselijk handelen gewenst is. De keuze moet vallen op de software-oplossing die gedurende een testperiode de minste uitval en fouten en dus de meeste efficiëntie laat zien
  • Tussen de diverse software-oplossingen zijn wel degelijk significante prestatie- en kwaliteitsverschillen.
  • Communicatie met je leveranciers/ crediteuren over het proces blijft essentieel.

 

  1. Het verwerken van bonnetjes blijft lastig te automatiseren
  • Bonnetjes laten zich moeilijk automatisch verwerken. Zo’n 20% van alle rekeningen is een bonnetje. Houd er in je planning en budgettering rekening met feit dat dit handwerk zal blijven.

 

  1. Blijf kritisch ten opzichte van je eigen software
  • De verkooppresentatie ziet er altijd goed uit maar ga zelf testen en kijk of de programmatuur voor jouw werkt. Bepaal zelf de norm, communiceer hierover en leg afspraken met de softwareleverancier
  • Hanteer normen die werkelijk invloed hebben op efficiëntie en effectiviteit.
  • Hanteer normen die objectief meetbaar zijn.
  • Bespreek dingen die fout gaan met de softwareleverancier en kom tot oplossingen die voor jou werken.
  • Zorg ervoor dat je weet wat de mogelijkheden van de software zijn en dat je ermee kunt werken door een training te volgen.

 

Wij hopen met de implementatie van ons nieuwe systeem de factuurverwerking nog efficiënter te maken en blijven kritisch naar onze processen kijken.

 

John Heesakkers is eigenaar van HBP Finance en coach bij Qredits.

Papieren facturen simpel gedag zeggen

Papieren facturen simpel gedag zeggen

papierNiemand wil facturen ontvangen, maar al helemaal niet op papier (duur, belastend, traag, inefficiënte verwerking). Raar dat we het dan niet voor elkaar krijgen om dat vermaledijde papier terug te dringen. Volgens het CBS zaten we in 2012 (helaas geen recentere cijfers) nog op een kleine 60% papier, van alle facturen. En hoe lang wordt er al over gepraat? Decennia? Ik geloof dat ik hiermee geeneens overdrijf.

Er leek dan ook lange tijd geen definitieve oplossing te zijn. Er was geen volautomatische, volledig papierloze oplossing met breed draagvlak van MKB leveranciers/ crediteuren. Als zij niet meewerken kan je het vergeten. Wel half-oplossingen zoals facturen inscannen en erachter komen dat herkenningssoftware beperkt werkt, of factuur up- en downloaden via portals dan wel als plaatje laten emailen maar vervolgens toch nog handmatig moeten valideren en inboeken.

Toch kan het en het is best simpel, maar je moet het gezien hebben wil je het doorhebben (vrij naar Cruijff).

We denken te ingewikkeld.

Het gekke is, naarmate een probleem langer voortduurt, langer voortleeft onder een steeds breder wordende laag van bevolking of bedrijfsleven c.q. maatschappij, men er al vanuit gaat dat de oplossing –als die er al komt- wel ingewikkeld en duur zal móeten zijn. Immers, als er een eenvoudige oplossing voorhanden zou zijn, zou het probleem toch al lang opgelost zijn? Klinkt logisch. Ik betrap mijzelf ook regelmatig op deze manier van denken. Toch is het logica van de kouwe grond. Ik leg dat uit.

Het is een merkwaardig fenomeen dat naarmate de tijd voortschrijdt, het probleem voortduurt en het in steeds bredere (maatschappelijke) lagen wordt erkend en gevoeld, eenvoudige oplossingen op voorhand al worden uitgesloten.

Sterker nog; naarmate alles langer voortduurt, worden eenvoudige oplossingen steeds sceptischer bekeken, of soms zelfs domweg direct al onbekeken terzijde geschoven. “Zoveel mensen, bedrijven, leveranciers buigen zich al zolang over dit probleem, dan kan het niet zo zijn dat…. etc.” Dat er bij aanvang van de problematiek nog geen eenvoudige oplossing voorhanden was, wil natuurlijk niet zeggen dat in een later stadium niet iets ontwikkeld zou kunnen worden dat toch bijzonder simpel en adequaat is.

Juist dan, zou ik willen beweren, want geniale oplossingen hebben enige tijd nodig om uitgedokterd te worden en zijn de meeste ‘geniale’ oplossingen ook juist niet verrassend simpel? Moeilijk doen kan immers iedereen. Duur en omslachtig te werk gaan: werkelijk geen kunst aan. Nog een blik consultants erbij? Waarom niet. Een extra bak uren inhuren? Vooruit, we zaten toch al boven budget en bovendien stonden we al met onze rug tegen de muur… “Can’t get any worse”… Herkenbaar?

Eenvoud, duidelijkheid en doeltreffendheid, dat is juist de uitdaging.

“In der Beschränkung zeigt sich den Meister”.

Klik hier om te zien hoe simpel je van het papier afkomt


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11