);

Categorie op Elektronisch Factureren

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

Aan het woord: Rick Teunissen – Organisatie adviseur bij Tacstone

RickGeautomatiseerde factuurverwerking, een effectief wapen tegen spookfacturen en dubbel betaalde facturen?

Factuurportal verovert in rap tempo de Nederlandse markt met een oplossing voor het verwerken van PDF facturen. Géén gedoe meer met haperende scanapparaten, gebrekkige OCR herkenning en handmatige correcties. Maar wél automatisch facturen ontvangen, inlezen, valideren op KvK-, BTW-, verplichtingennummers en andere eisen. En deze direct als XML/UBL-bericht afleveren in het inkoop- of ERP systeem. Wij hebben voor diverse bedrijven en gemeenten de business case voor deze oplossing doorgerekend. Zonder uitzondering blijkt het economisch verstandig om de stekker uit een – soms nog fonkelnieuwe – scanstraat te trekken. Ter illustratie zal ik een voorbeeld business case behandelen en stilstaan bij een bijzonder element hierin, nl. het fenomeen spookfacturen.

We nemen een middelgrote gemeente die 10 duizend facturen per jaar verwerkt. Papieren facturen gaan de scanstraat in, de rest wordt als PDF-plaatje ‘herkend’ door de OCR-functie van de scansoftware. De uitval uit het scanproces wordt handmatig hersteld. Veel facturen zijn niet compleet en worden handmatig aangevuld. Indien nodig is er contact met de leverancier of wordt de factuur alsnog teruggestuurd. Goedgekeurde facturen worden toegewezen aan de budgethouders. Helaas niet altijd aan de juiste budgethouder, dus dan komt de factuur terug op de administratie om opnieuw in de juiste ‘route’ gezet te worden.

De gemeente heeft moeite om alle facturen binnen de termijn van 30 dagen te betalen. Leveranciers klagen of dreigen zelfs het gat in de weg niet te repareren totdat hun uitstaande factuur is betaald. De financiële administratie moet voortdurend alle budgethouders aansporen om facturen tijdig betaalbaar te stellen. Budgethouders hebben op hun beurt moeite om in rekening gebrachte kosten en prestaties – vaak onder tijdsdruk – te beoordelen.

Als we deze inefficiënties uit het proces van factuurverwerking elimineren, is een besparing van 1,5 tot 3 fte realiseerbaar. Eventuele inhuur kan hierdoor worden beëindigd, een opgelegde formatiereductie wordt realiseerbaar of personeel kan worden vrijgemaakt voor andere taken, zoals het managen van de kwaliteit en continuïteit. Een gestroomlijnde factuurverwerking zorgt dat de gemeente alle facturen binnen de verplichte termijn van 30 dagen kan betalen. In 2014 werd door Nederlandse gemeenten 16 procent van de facturen te laat betaald, wat resulteert in duizenden euro’s per jaar aan incassokosten en wettelijke rente. En omdat facturen zelfs binnen 14 dagen betaald kunnen worden, ontstaat onderhandelingsruimte over een betalingskorting met aannemers en andere leveranciers. Een niet ondenkbeeldige korting van 0,5% levert op een inkoop van 100 miljoen euro ‘zomaar’ 500 duizend euro op.

Een laatste element van de business case is minder voor de hand liggend en lastiger te kwantificeren, maar niet minder relevant. Malafide partijen sturen zogenaamde ‘spookfacturen’ voor niet geleverde prestaties. Dit fenomeen staat ook bekend als ‘acquisitiefraude’. Bestaande leveranciers kunnen – bewust of onbewust – dubbele facturen insturen. Deze schadepost is lastig te kwantificeren. Soms wordt de schade achteraf duidelijk, bijvoorbeeld bij een accountantscontrole, maar in de meeste gevallen zullen we nooit weten welke bedragen ten onrechte zijn overgemaakt.

Hoe kan Factuurportal deze schadepost beperken? Factuurportal valideert iedere factuur direct bij ontvangst op alle wettelijke eisen en specifieke eisen. Indien een factuur niet als authentiek kan worden aangemerkt, bijvoorbeeld door een onbekend BTW-, KvK-nummer of IBAN wordt deze geweigerd en wordt de leverancier automatisch per e-mail genotificeerd. Een dubbele factuur wordt herkend (en dus geweigerd) door harde validatie op unieke factuurnummers, óók als dezelfde factuur de ene keer met een combinatie van debiteurennummer en – factuurnummer is ingestuurd en de volgende keer zonder debiteurennummer. En omdat Factuurportal geen scanoplossing is, maakt het géén scanfouten, door bijvoorbeeld in het factuurnummer een ‘8’ te interpreteren als een ‘3’, of een ‘IO’ voor een ‘10’.

Wat we hiermee kunnen besparen zal nooit helemaal duidelijk zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat Nederlandse overheidsorganisaties gemiddeld 1 euro per factuur dubbel zouden betalen. Voor onze gemeente zou het dan om een schadepost van 10 duizend euro per jaar gaan. Maar misschien is het wel véél belangrijker dat een gemeente straks kan garanderen dat er geen gemeenschapsgeld meer wordt verkwanseld door gebreken in de factuurverwerking?

 

Rick Teunissen is organisatie adviseur en partner bij Tacstone

www.tacstone.nl

 

Papieren facturen: meer nadelen dan voordelen

Papieren facturen: meer nadelen dan voordelen

e-facturatie oplossingDe kans is groot dat het merendeel van de facturen van uw organisatie nog in papieren vorm binnenkomt. Maar waarom? Papier kent eigenlijk alleen maar nadelen. Een e-facturatie oplossing zoals Factuurportal daarentegen kent alleen maar voordelen!

De nadelen van papieren facturen zijn niet meer op één hand te tellen, de voordelen op één vinger. Want het enige ‘echte’ voordeel aan deze manier van factureren is dat het voor alle leveranciers toegankelijk is. Maar weegt dit nog wel op tegen alle nadelen; bewerkelijk proces, grote kans op fouten, hoge kosten voor zowel sturende- als ontvangende partij, veel handmatige handelingen, gemiste betalingstermijnen, spookfacturen en de belasting van het milieu?

Ik denk van niet en ik ben niet de enige. Maar liefst 96% van de publieke sector wil over op een e-facturatie oplossing, ook zonder de verplichting vanuit de regelgeving. Het is nou eenmaal gewoon veel sneller, betrouwbaarder, duurzamer en helpt bovendien taakstellingen te realiseren.

e-facturatie oplossing wekt angst op

Waarom blijft de echte doorbraak van elektronisch factureren dan toch nog uit? Diverse onderzoeken tonen aan dat er binnen deze organisaties ‘angst’ heerst over het meekrijgen van alle leveranciers, want wat is een e-facturatie oplossing waard als de leveranciers niet meedoen?

Deze angst is – gezien het huidige aanbod aan elektronische facturatie oplossingen – volkomen begrijpelijk. Het lijkt wel alsof de moderne organisatie die op zoek is naar een e-facturatie oplossing maar twee keuzes heeft: Een niet volledig betrouwbare scan- en herken oplossing of een technologisch ingewikkelde oplossing die gebruik maakt van het UBL formaat. Beide verre van ideaal. Met scan- en herken oplossingen haal je een oplossing in huis waarbij leveranciers gemakkelijk mee kunnen doen, maar dit gaat ten koste van de betrouwbaarheid, effectiviteit en ben je in principe niet écht aan het e-factureren. Met een oplossing gebaseerd op UBL formaat is de betrouwbaarheid 100%, maar zul je maar een erg klein percentage van je leveranciers mee krijgen door de hoge kosten die hier aan vast zitten voor een leverancier.

Dit kan ook anders!

Bij het zien van dit landschap dachten wij bij Factuurportal dat dit anders moet kunnen, en dat kan ook! Met Factuurportal haal je een e-facturatie oplossing in huis met de betrouwbaarheid en effectiviteit van een e-facturatie oplossing op basis van UBL maar ook het gemak voor uw leveranciers van een scan- en herken oplossing. Het beste uit de bestaande oplossingen gecombineerd dus.

Waar de kracht ligt van onze oplossing? Uw PDF! Iedere leverancier kan een PDF-factuur maken en per e-mail verzenden. Dit is overigens zelfs de gewenste manier van aanleveren omdat ook leveranciers hiermee op tijd en kosten besparen. Factuurportal ontvangt en verwerkt deze facturen volautomatisch en 100% correct en u hoeft zich nergens meer zorgen over te maken.

Lees meer over elektronisch factureren met Factuurportal.

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

Aan het woord: John Heesakkers – Eigenaar HBP Finance

John heesakkers

Uitdagingen bij het verwerken van facturen

Of je nu verantwoordelijk bent voor een afdeling financiële administratie, een accountantskantoor of een administratiekantoor, automatisering is de sleutel tot meer efficiëntie. Hoe meer je van het hele factuurverwerkings- en boekingsproces weet te automatiseren, des te meer tijd je overhoudt voor bijvoorbeeld advieswerkzaamheden. Voor de financiële afdelingen van een organisatie zullen dergelijke werkzaamheden meer intern gericht zijn, voor ons meer extern, namelijk klantgericht.

Door de factuurverwerking te automatiseren, verklein je de kans op fouten en zul je uiteindelijke tijd besparen. Tijd die je beter kunt besteden aan werkzaamheden die waarde toevoegen voor de klant en dus voor ons

 

De papieren fase voorbij

Zelf zijn we de papieren fase inmiddels wel voorbij. Onze klanten leveren hun facturen en bonnetjes digitaal aan, waarvan 80% in PDF. Het betreft hier zowel “readable” PDF (dus plaatje met tekstlaag), als “non-readable” PDF (alleen een plaatje dat vervolgens door software herkend moet gaan worden). UBL (en XML) krijgen we nagenoeg niet te verwerken. 100% digitaal werken wil echter niet zeggen dat de hele factuurverwerking daarmee dan klaar is want de praktijk wijst uit dat ondanks gemaakte slagen in de automatisering, mensenwerk toch nog altijd nodig is. Wij zien de digitale verwerking als middel om sneller te verwerken maar blijven nog controleren. Recentelijk hebben wij met nieuwe factuurverwerkingssoftware weer een volgende stap gezet om de foutenmarge nog verder te verkleinen.

 

Het reilen en zeilen van financiële administraties

De vestigingen van HBP Finance verwerken voor hun klanten duizenden inkomende facturen per maand. Ik denk dat we in de loop der tijd wel alle mogelijke factuurformaten, -kwaliteiten en manieren van aanleveren  voorbij hebben zien komen. Door aandacht aan onze automatisering te schenken én steeds te blijven communiceren met de klant, hebben we steeds een werkbare oplossing weten te vinden.

 

5 tips voor financiële administraties

In onze praktijk hebben wij dus met financiële administraties van derden te doen.

Wat speelt er zoal?

Ik deel graag met jullie enkele van onze ervaringen:

 

  1. Maak afspraken met je leveranciers
  • Als je met je leveranciers geen nadere afspraken maakt, blijven facturen in werkelijk alle soorten en digitale formaten, maar ook nog op papier binnenkomen.
  • Diverse (bestands-)formaten, kwaliteiten (leesbaarheid) en aanleveringsvormen; deze diversiteit betekent duidelijk meer werk. Werk naar een standaard toe.
  • Nog steeds wordt meer dan 50% van de facturen op papier verstuurd. Vraag je leveranciers om digitaal te factureren een formaat dat jijzelf zoveel mogelijk automatisch kunt verwerken.
  • Onze schatting is dat 10% – 30% van alle facturen door boekhoud- of facturatie-programma’s wordt gegenereerd, afhankelijk van de branche. ZZP’ers gaan richting 30%, het MKB gaat richting 10-20% van alle facturen. ZZP’ers maken hun facturen vaak ook in Excel of Word. Het gaat hierbij vooral om PDF, zoals gezegd speelt UBL/XML eigenlijk geen rol.

 

  1. Jouw crediteuren c.q. leveranciers hebben tijd nodig om zich aan te passen
  • Verandering in gedrag kost tijd
  • Zelfs na het maken van afspraken over de aanlevering van de facturen (over formaat, kwaliteit) kan er onbedoeld ruis optreden. Maak je leveranciers hiervan bewust.
  • Voorbeelden van ruis:
    • Meerdere bonnetjes op de glasplaat gelegd en gescand
    • 1 scan-bestand met naast facturen ook andersoortige documenten ingescand
    • Slecht geproduceerde, onleesbare scans, delen van de factuur die weggevallen
    • Goede digitale facturen die worden uitgeprint en daarna weer ingescand
    • Missende facturen, namelijk eerst nog te downloaden uit diverse “MyAccounts” (denk aan de telefoonprivider, energieleverancier etc. e.d.)

 

  1. Met alleen automatisering kom je er niet
  • Volgens mij is er op dit moment niet één automatiseringsoplossing voor factuurverwerking die alle menselijk handelen elimineert. Het verwerken van UBL /XML komen wij in de praktijk nauwelijks tegen.
  • Er zal altijd enige mate van uitval, storing, uitzonderingen etc. zijn, waarbij menselijk handelen gewenst is. De keuze moet vallen op de software-oplossing die gedurende een testperiode de minste uitval en fouten en dus de meeste efficiëntie laat zien
  • Tussen de diverse software-oplossingen zijn wel degelijk significante prestatie- en kwaliteitsverschillen.
  • Communicatie met je leveranciers/ crediteuren over het proces blijft essentieel.

 

  1. Het verwerken van bonnetjes blijft lastig te automatiseren
  • Bonnetjes laten zich moeilijk automatisch verwerken. Zo’n 20% van alle rekeningen is een bonnetje. Houd er in je planning en budgettering rekening met feit dat dit handwerk zal blijven.

 

  1. Blijf kritisch ten opzichte van je eigen software
  • De verkooppresentatie ziet er altijd goed uit maar ga zelf testen en kijk of de programmatuur voor jouw werkt. Bepaal zelf de norm, communiceer hierover en leg afspraken met de softwareleverancier
  • Hanteer normen die werkelijk invloed hebben op efficiëntie en effectiviteit.
  • Hanteer normen die objectief meetbaar zijn.
  • Bespreek dingen die fout gaan met de softwareleverancier en kom tot oplossingen die voor jou werken.
  • Zorg ervoor dat je weet wat de mogelijkheden van de software zijn en dat je ermee kunt werken door een training te volgen.

 

Wij hopen met de implementatie van ons nieuwe systeem de factuurverwerking nog efficiënter te maken en blijven kritisch naar onze processen kijken.

 

John Heesakkers is eigenaar van HBP Finance en coach bij Qredits.

Papieren facturen simpel gedag zeggen

Papieren facturen simpel gedag zeggen

papierNiemand wil facturen ontvangen, maar al helemaal niet op papier (duur, belastend, traag, inefficiënte verwerking). Raar dat we het dan niet voor elkaar krijgen om dat vermaledijde papier terug te dringen. Volgens het CBS zaten we in 2012 (helaas geen recentere cijfers) nog op een kleine 60% papier, van alle facturen. En hoe lang wordt er al over gepraat? Decennia? Ik geloof dat ik hiermee geeneens overdrijf.

Er leek dan ook lange tijd geen definitieve oplossing te zijn. Er was geen volautomatische, volledig papierloze oplossing met breed draagvlak van MKB leveranciers/ crediteuren. Als zij niet meewerken kan je het vergeten. Wel half-oplossingen zoals facturen inscannen en erachter komen dat herkenningssoftware beperkt werkt, of factuur up- en downloaden via portals dan wel als plaatje laten emailen maar vervolgens toch nog handmatig moeten valideren en inboeken.

Toch kan het en het is best simpel, maar je moet het gezien hebben wil je het doorhebben (vrij naar Cruijff).

We denken te ingewikkeld.

Het gekke is, naarmate een probleem langer voortduurt, langer voortleeft onder een steeds breder wordende laag van bevolking of bedrijfsleven c.q. maatschappij, men er al vanuit gaat dat de oplossing –als die er al komt- wel ingewikkeld en duur zal móeten zijn. Immers, als er een eenvoudige oplossing voorhanden zou zijn, zou het probleem toch al lang opgelost zijn? Klinkt logisch. Ik betrap mijzelf ook regelmatig op deze manier van denken. Toch is het logica van de kouwe grond. Ik leg dat uit.

Het is een merkwaardig fenomeen dat naarmate de tijd voortschrijdt, het probleem voortduurt en het in steeds bredere (maatschappelijke) lagen wordt erkend en gevoeld, eenvoudige oplossingen op voorhand al worden uitgesloten.

Sterker nog; naarmate alles langer voortduurt, worden eenvoudige oplossingen steeds sceptischer bekeken, of soms zelfs domweg direct al onbekeken terzijde geschoven. “Zoveel mensen, bedrijven, leveranciers buigen zich al zolang over dit probleem, dan kan het niet zo zijn dat…. etc.” Dat er bij aanvang van de problematiek nog geen eenvoudige oplossing voorhanden was, wil natuurlijk niet zeggen dat in een later stadium niet iets ontwikkeld zou kunnen worden dat toch bijzonder simpel en adequaat is.

Juist dan, zou ik willen beweren, want geniale oplossingen hebben enige tijd nodig om uitgedokterd te worden en zijn de meeste ‘geniale’ oplossingen ook juist niet verrassend simpel? Moeilijk doen kan immers iedereen. Duur en omslachtig te werk gaan: werkelijk geen kunst aan. Nog een blik consultants erbij? Waarom niet. Een extra bak uren inhuren? Vooruit, we zaten toch al boven budget en bovendien stonden we al met onze rug tegen de muur… “Can’t get any worse”… Herkenbaar?

Eenvoud, duidelijkheid en doeltreffendheid, dat is juist de uitdaging.

“In der Beschränkung zeigt sich den Meister”.

Klik hier om te zien hoe simpel je van het papier afkomt

Aan het woord: Jan Bergwerff – Finance Professional

Aan het woord: Jan Bergwerff – Finance Professional

Tijdig betalen is heel gewoon

In onze snel veranderende maatschappij is stilstand achteruitgang. Inspelen en vooruitlopen op die veranderingen is daarom constant noodzakelijk. Inwoners willen op een andere manier publieke zaken geregeld hebben. Ondernemers organiseren eigen publieke initiatieven. Vernieuwen, processen soepeler laten verlopen, de dienstverlening naar een hoger plan tillen en de eigen servicenormen respecteren – daar gaat het om. Aan deze intrinsieke dynamiek moet iedereen in de organisatie in beginsel zijn of haar bijdrage leveren. Naast deze interne opgave zien organisaties de noodzaak van werken in netwerken met partners en leveranciers.

Daar komt bij dat door veranderingen (lees: bezuinigingen) organisaties gedwongen worden nog kritischer naar de kosten van de bedrijfsvoering te kijken.

Werken in netwerken is heel gewoon. Tegelijkertijd is het in zijn praktische uitvoering alles behalve gewoon. Werken in netwerken is ‘anders sturen’ maar ook dat het ‘onder de motorkap’ anders moet. Interne regels en procedures meer enten op de externe omgeving is de echte opgave.

Kortom: voldoende urgentie voor organisaties om naar eenvoudige oplossingen over te stappen. Het proces dat zich hiervoor bij uitstek leent is het facturatieproces. Het is mogelijk om binnen zeer korte tijd van al uw leveranciers eFacturen te ontvangen!

Een netwerkomgeving draait om kennis en kennis zit – allereerst – in mensen. Wie in een netwerkomgeving die steeds meer draait om de innovatieve kracht van kennis en creativiteit, het beste uit zijn organisatie wil halen, stelt de medewerkers centraal. En dat betekent: anders organiseren , anders werken en samenwerken. U vraagt zich wellicht af: Hoe gaan we dit binnen onze organisatie waarmaken?

Ook binnen uw organisatie is het mogelijk om op zeer korte termijn van al uw leveranciers PDF-facturen te ontvangen. Vervolgens kunt u al deze inkomende PDF-facturen verwerken met Factuurportal, dat betekent voor uw organisatie een 100% geautomatiseerd proces, al uw leveranciers doen eenvoudig en gratis mee, uitval behoort tot de verleden tijd en er worden enorme kostenbesparingen gerealiseerd.

Afsluitend kunnen we stellen dat door toepassing van Factuurportal uw organisatie een coalitie aangaat met uw leveranciers die belang hebben bij uw oplossing, zodat tijdig en eenvoudig betalen geborgd is in partnership.

 Jan Bergwerff is Finance Professional bij Bergwerff management en advies, met ruim 35 jaar ervaring in financiën en bedrijfsvoering.

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

PdfAls je verantwoordelijk bent voor het verwerken van veel inkomende facturen, wil je natuurlijk graag de factuurdata van zoveel mogelijk van je leveranciers/ crediteuren digitaal aangeleverd krijgen. In een formaat waarin het zo je financieel administratief systeem –of je inkoopoplossing– in kan. Liefst gevalideerd. Uiteraard heb ik het dan niet over aanleveren op papier. Ook niet over ingescande factuurdata (want dat is nog steeds vanaf papier en kent helaas nog steeds fouten, uitval) Ik bedoel een aanleveren in formaten die financiële systemen “begrijpen”, zoals XML, UBL, EDI.

Maar begrijpen jouw leveranciers dit ook?

Hun begrip zal er nog wel zijn, maar willen ze en vooral kunnen ze zomaar facturen in deze formaten aanleveren? Niet zonder meer en daar zit hem de crux. Want als het moeite gaat kosten is de kans groot dat zij als vanouds enveloppen blijven likken. Maar er speelt nog meer mee.

Bekijk het eens van de kant van de leverancier

Stel je levert als banketbakker dozen (verjaars-)gebak aan zo’n 20 wat grotere klanten/ kantoren. Je doet goede zaken, want in elk kantoorgebouw van een paar honderd man is er gemiddeld elke dag wel iemand jarig en afdelingen tellen toch al snel 10 medewerkers (en de jarige gaat niet als enige achter een gebakje zitten). Hoe dan ook, je omzetten zijn goed en je stuurt maandelijks enveloppen met rekeningen rond.

Voor het blok

Nu willen jouw 5 grootste klanten –onafhankelijk van elkaar- dat jij je facturen elektronisch gaat aanleveren. Geen verplichting nog, maar heeft wel hun sterke voorkeur. Logisch want betekent voor hen een enorme efficiencyverbetering. Een probleem alleen is dat je verwezen wordt naar 5 verschillende Billing Service Providers maar het gaat ook om verschillende formaten zoals UBL, EDI en XML. Als klap op de vuurpijl accepteert een van je klanten zelfs alleen maar een specifiek “dialect” van XML. Oh ja, er wordt ook nog een tarief per factuur gerekend door de Billing Service Provider..

Wat zou jij dan doen als leverancier?

Jij bent die bakker. Maar om aan de verzoeken van je grote klanten te voldoen, zou je dus met verschillende Billing Service Providers te doen krijgen. Dit betekent een steeds uploaden of overtikken van je facturen via verschillende platforms. Of je probeert je facturen rechtstreeks in het goede formaat aan te leveren en misschien wel een directe koppeling te leggen. Maar zulke grote aantallen uitgaande facturen heb je helemaal niet om die investering in tijd en geld te rechtvaardigen.

Is het sop de kool wel waard?

In jouw rol als afnemer met grotere aantallen inkomende facturen beslist wel. Jouw MKB-leveranciers daarentegen willen vanwege hun relatief klein aantal uitgaande facturen geen extra tijd en kosten spenderen aan eFactureren. Tenzij de drempels die jij als afnemer voor hen opwerpt bijzonder laag zijn. Of helemaal geen drempels natuurlijk.

Laat je leveranciers zonder drempels eFactureren

Bied leveranciers eFacturatie waarbij er:

– geen invloed is op zijn huidige administratieve processen

– geen aanpassingen zijn op zijn huidige infrastructuur

– geen veranderingen aan zijn huidige applicaties nodig zijn

– geen extra instellingen, ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn

– geen extra tarieven, kosten om de hoek komen kijken

Simpelste oplossingen het mooist

Stevig lijstje. Maar de simpelste oplossingen zijn het mooist; je laat je leveranciers hun factuur niet printen, maar opslaan als PDF en mailen naar facturen@jouworganisatie.nl (bijvoorbeeld). Direct gaat Factuurportal aan de slag met valideren, automatische feedback naar de leverancier en de correcte factuurdata exporteren naar de financiële administratie van de afnemer.

Check maar, geen drempels!

Meer informatie over elektronisch facturen verwerken met Factuurportal? Klik hier!

Geen vakantie-stress!

Geen vakantie-stress!

VakantieOok in de vakantieperiode zullen binnenkomende facturen verwerkt moeten worden. De vakantiemaanden zijn voor leveranciers namelijk geen aanleiding hun betalingstermijnen te verruimen. Daarbij komt dan nog, dat je wilt voorkomen direct na je vakantie een stapel achterstallige facturen te moeten verwerken. Wat niet mee zal helpen is een mogelijke onderbezetting deze maanden bij de (eigen) financiële administratie.

Lijkt een harde dobber maar de sleutel zit hem toch echt in de juiste automatisering. Echter, krijg dat vóór de vakantie allemaal maar eens geïmplementeerd.

Factuurportal breekt met tradities!

Toegegeven, veel facturatie-oplossingen kosten veel tijd, veel geld om ze draaiende te krijgen. Helaas is dat inderdaad al jaren “usance” bij automatiserings-trajecten, waarvan dan ook regelmatig melding in de media. Factuurportal doorbreekt dit en verkort de implementatie-tijd drastisch door een oplossing te bieden die niet hoeft in te grijpen in de bestaande systemen en processen.

Ervaar hier zelf hoe wij dit voor u kunnen realiseren.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Frank de BeerPDF-facturen afgelopen jaren sterk in opkomst

De stroom inkomende facturen bij Koike is met name de afgelopen jaren opmerkelijk van samenstelling veranderd. Onze leveranciers in binnen- en buitenland sturen steeds minder de facturen over de post, maar zenden hen blijkbaar liever per PDF over de email. Daar hebben wij zelf niet in “gestuurd” of om gevraagd, het is in die zin dus een spontane ontwikkeling, spontaan gedrag. Uiteraard zijn er leveranciers die deze stap nog niet gemaakt hebben, we krijgen op kantoor Zaandam namelijk genoeg papier binnen, maar de trend is – in ieder geval bij ons – opmerkelijk ten gunste van PDF.

 

Verdubbeling aantal PDF-facturen in 3 jaar tijd

De cijfers spreken voor zich; het percentage PDF-facturen is bij ons de afgelopen 3 jaar verdubbeld van ca. 25% naar ca. 50% van het totaal (en papier dus gedaald van 75% naar 50%). Deze trend zet zich nog steeds onverminderd voort.

We ontvangen van onze leveranciers overigens geen andere soorten facturen, zoals bijvoorbeeld in XML- of EDI –formaten. Dit soort formaten spelen in onze administratie geen enkele rol. Ook hebben wij nog nooit van een leverancier bijvoorbeeld het verzoek gekregen te koppelen met hun eigen boekhoud- of financiële systeem, om maar aan te geven dat PDF en papier totaal dominant zijn.

 

PDF of papier?

Het is dus alleen PDF en papier dat de klok slaat, waarbij papier naar alle waarschijnlijkheid op termijn het veld zal moeten ruimen ten gunste van PDF. Die trend zie ik niet meer gekeerd worden. Op een zeker moment zal het voor financiële administraties ook wel voor de hand liggen om het groeiend aantal PDF-facturen direct automatisch te laten verwerken. Je moet er immers iets mee, zij gaan “de dienst uitmaken”.

 

Waarom is er überhaupt nog papier?

Je kunt je afvragen waarom niet elke leverancier die “Opslaan als PDF”-knop weet te vinden in plaats van de “Afdrukken” –knop. Oftewel, waarom is papier nog zo’n hardnekkige factor?

Ik denk twee oorzaken:

  • Bewustwording  
    • De leverancier staat er nu eenmaal niet bij stil, want “het loopt zoals het loopt” en men doet wat men altijd heeft gedaan. Gewoonte speelt een grote rol, vrijwel gedachteloos gaan de facturen steeds op de post.
  • Wantrouwen
    • De leverancier kan een zeker wantrouwen hebben bij elektronisch verzenden; komt mijn factuur wel goed aan? Wordt de data niet gecorrumpeerd? Verdwijnt het niet allemaal in een Spam-box? Voor hen heeft elektronisch factureren nog iets ongrijpbaars en onbekend maakt onbemind. Het feit dat papier tastbaar is en dat de factuurdata daarop vastliggen, d.w.z. niet vluchtig of manipuleerbaar zijn, geeft waarschijnlijk een idee van zekerheid.

Het zal een kwestie van tijd en gewenning zijn. Ook onze laatste groep leveranciers zal naar verwachting uiteindelijk zijn overgestapt op factureren per PDF.

Frank de Beer is Finance Manager bij Koike Europe B.V. en verantwoordelijk voor financiën en de financiële administratie. Koike produceert en distribueert wereldwijd laser-, plasma- en autogeen snijmachines. Toepassingen zijn met name in de machinebouw en zware industrie zoals de scheepsbouw te vinden.

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Worden kleine accountantskantoren overbodig?Paul Weideman

Als je de ‘goeroes’ uit de branche moet geloven, daalt het aantal werkzame personen in de accountancy-branche de komende jaren met wel vijftig procent. Menen ze dat nou echt, of is de boodschap meer als wake-up call bedoeld voor vooral de kleinere accountants- en administratiekantoren?

Sommige kantoren worden inderdaad overbodig. Je geld verdienen met arbeidsintensieve administratieverwerking en jaarrekeningen maken wordt echt verleden tijd. ‘Sweet dreams’ en een lege klantenportefeuille voor diegenen die denken dat dat wel meevalt! Moderne productiestraten en slimme systemen nemen het eenvoudige handwerk in een rap tempo over. Klanten worden ook slimmer. Waarom naar een accountant gaan en voor eenvoudige vragen € 90 per uur betalen wanneer je steeds meer kennis van het internet haalt?

 

Voorkom klassieke fouten

Er zijn ook kantoren die niét overbodig worden. De kantoren die weten waar hun klanten van wakker liggen en daar oplossingen voor bieden. Veel bedrijven moeten van overheidswege of willen vanuit hun missie duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Er zijn vele MKB-ondernemingen die er administratief een bende van maken en daardoor geld verliezen. Bedrijven die groeien, maken vaak klassieke fouten en niemand die ze daarvoor behoedt. Bij het bedenken van een nieuwe strategie zijn goede ideeën en adviezen altijd welkom. En ook in het omgaan met het belangrijkste kapitaal van het bedrijf, de mensen, kan de gemiddelde ondernemer nog het nodige leren.

 

Samenwerking en automatisering

Wanneer je zo’n kantoor wilt worden, vereist dat wel een heldere visie op de toekomst, duidelijke keuzes in wat je wel en niet doet, het ontwikkelen van specialismen en daarbij ook samenwerking met andere kantoren! Je blijft klein, persoonlijk en regionaal betrokken, terwijl je met een intensieve samenwerking hetzelfde kunt bieden als de grote kantoren.

Daarnaast zal je ook in de interne processen zowel kwaliteit- als efficiencyslagen moeten blijven maken. Administratiekantoren kunnen niet anders dan meegaan met de technologische ontwikkelingen die nu gaande zijn. Het belangrijkste is om te kijken met welke oplossingen je ‘de boel’ intern onder controle gaat krijgen/blijft houden? Zonder controle is een groei of drukke periode simpelweg niet te tackelen. Ook dienen de systemen waarop ‘de boel’ gaat draaien ‘te staan’ om vervolgens meters te kunnen maken.

Als je hier de link legt, naar bijvoorbeeld eFacturatie-oplossingen, kan je niet anders dan concluderen dat je ook hier met de tijd mee moet gaan. Of het er nu 1000 of 10.000 binnenkomende facturen zijn op jaarbasis. Je moet een oplossing in gebruik nemen die in één keer staat. Dat betekent; zonder ingewikkelde implementaties, maar direct een 100% correcte werking en papierloos waarbij de leveranciers gratis meedoen  Dit is van cruciaal belang. Alleen op deze manier bereik je snel ‘interne controle’ binnen de organisatie. Met andere woorden; de fundering naar een gezonde winstgevende bloei. Met focus op zowel kwaliteitsverbetering als ook beheersing van kosten.

Paul Weideman is directeur van Admiprofs en hij neemt samen met zijn team de volledige administratie en alle belastingperikelen uit handen voor hun klanten. “Controle” is het toverwoord en door het combineren van administratie met allerhande IT-oplossingen wordt op een efficiënte, heldere manier een top-dienstverlening geleverd.

 

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Nieuwe generatie softwareleveranciers onderscheidt zich met 4 extra P’s

Kees Groeneveld over softwareleveranciers

“Stel de klant centraal.” We kennen dit (marketing-)credo al sinds de 80-er jaren van de vorige eeuw. Op bedrijven-sites staat soms met zekere trots: “Wij stellen de klant centraal”. Men zal zeker goede bedoelingen hebben, maar de praktijk blijkt weerbarstig.

In het gemeentedomein bijvoorbeeld zien we regelmatig een spagaat tussen de behoefte en verwachting van de klant/ gemeente enerzijds en de invulling daarvan door hun ICT-leveranciers anderzijds. Vaak weten gemeenten wel goed te verwoorden wat ze FUNCTIONEEL willen hebben, maar met het HOE en de IMPLICATIES hiervan inzake techniek, integratie, beveiliging en continuïteit, hebben gemeenten vaak hulp nodig. Softwareleveranciers begrijpen als geen ander dat hun oplossingen als een puzzelstuk moet passen in het ICT-landschap van hun klant. Het enkel leveren van hun eigen puzzelstukje met een bemoedigend “Veel succes ermee” is onvoldoende om een klant tevreden te krijgen en te houden.

Uiteraard is de klant/gemeente verantwoordelijk voor een helder verwoorden van de eigen verwachtingen. Maar tegelijkertijd is de leverancier verantwoordelijk voor het succesvol afronden van het traject, oftewel de hele puzzel. Waar de gemeente de technische implicaties, ook op de veranderende workflow nog niet (door)ziet, moet de leverancier hen hier juist vroegtijdig op wijzen, risico’s in kaart brengen en budgetbewust blijven adviseren, handelen, bijsturen. Niet alleen in de opstartfase, maar gedurende het hele traject.

Deze proactieve, verantwoordelijke houding zit bij menig leverancier nog niet “tussen de oren”. Neem nou het onderling koppelen van applicaties. Hoe moeilijk kan het zijn: je neemt contact op met de andere leveranciers waaraan gekoppeld moet worden, je hanteert vervolgens dezelfde standaarden en je levert pas op als jouw puzzelstukje past in het ICT-landschap waarin het geplaatst wordt en het ketenproces volledig werkt. De leverancier toont zich vervolgens werkelijk klantgericht(!) als hij volledig meewerkt met het koppelen van producten van derden (d.w.z. niet alleen maar producten uit eigen lijn wilt aansluiten), als hij vol meewerkt aan de gegevensconversies en geen buitenproportionele meerkosten offreert (omdat hij eigenlijk niet echt wilt meewerken).

Moeilijk om je werkelijk klantgericht op te stellen? Dit vergt verandering van een vaak ingesleten basishouding ten opzichte van de klant. Hier kunnen 4 toegevoegde P’s  behulpzaam bij zijn. In de marketing worden immers traditioneel 4 P’s gehanteerd: Prijs, Product, Plaats en Promotie. Voor dienstverlening rondom software-oplossingen in het publieke domein komen er 4 extra P’s bij: Partnership (gericht op ontzorging van de klant en naast je klant gaan staan), Participatie (gemeenten op het WAT en leveranciers op het HOE, inclusief de brede verantwoordelijkheid rond dit “hoe”), Performance (binnen gestelde tijd en kosten de software werkend opleveren in de keten waarin het gebruikt wordt) en People (Leveranciers zullen moeten investeren in hun mensen zodat deze de ‘taal’ van de gemeenten echt begrijpen).

Nieuw is het niet, maar leveranciers die deze toegevoegde 4 P’s goed weten in te vullen zullen concurrentieel voordeel gaan krijgen: Door tijdig de bakens te verzetten kun je je als leverancier blijvend onderscheiden en de continuïteit borgen naar de toekomst toe. De keuze is aan u.

Kees Groeneveld MBA is verantwoordelijk voor leveranciersmanagement binnen KING. Doel is om te werken aan markttransparantie, standaarden te ontwikkelen en beschikbaar te krijgen in producten van softwareleveranciers voor het gemeentelijk domein (ziewww.softwarecatalogus.nl).


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10