);

Categorie op Elektronisch Factureren

Aan het woord: Jan Bergwerff – Finance Professional

Aan het woord: Jan Bergwerff – Finance Professional

Tijdig betalen is heel gewoon

In onze snel veranderende maatschappij is stilstand achteruitgang. Inspelen en vooruitlopen op die veranderingen is daarom constant noodzakelijk. Inwoners willen op een andere manier publieke zaken geregeld hebben. Ondernemers organiseren eigen publieke initiatieven. Vernieuwen, processen soepeler laten verlopen, de dienstverlening naar een hoger plan tillen en de eigen servicenormen respecteren – daar gaat het om. Aan deze intrinsieke dynamiek moet iedereen in de organisatie in beginsel zijn of haar bijdrage leveren. Naast deze interne opgave zien organisaties de noodzaak van werken in netwerken met partners en leveranciers.

Daar komt bij dat door veranderingen (lees: bezuinigingen) organisaties gedwongen worden nog kritischer naar de kosten van de bedrijfsvoering te kijken.

Werken in netwerken is heel gewoon. Tegelijkertijd is het in zijn praktische uitvoering alles behalve gewoon. Werken in netwerken is ‘anders sturen’ maar ook dat het ‘onder de motorkap’ anders moet. Interne regels en procedures meer enten op de externe omgeving is de echte opgave.

Kortom: voldoende urgentie voor organisaties om naar eenvoudige oplossingen over te stappen. Het proces dat zich hiervoor bij uitstek leent is het facturatieproces. Het is mogelijk om binnen zeer korte tijd van al uw leveranciers eFacturen te ontvangen!

Een netwerkomgeving draait om kennis en kennis zit – allereerst – in mensen. Wie in een netwerkomgeving die steeds meer draait om de innovatieve kracht van kennis en creativiteit, het beste uit zijn organisatie wil halen, stelt de medewerkers centraal. En dat betekent: anders organiseren , anders werken en samenwerken. U vraagt zich wellicht af: Hoe gaan we dit binnen onze organisatie waarmaken?

Ook binnen uw organisatie is het mogelijk om op zeer korte termijn van al uw leveranciers PDF-facturen te ontvangen. Vervolgens kunt u al deze inkomende PDF-facturen verwerken met Factuurportal, dat betekent voor uw organisatie een 100% geautomatiseerd proces, al uw leveranciers doen eenvoudig en gratis mee, uitval behoort tot de verleden tijd en er worden enorme kostenbesparingen gerealiseerd.

Afsluitend kunnen we stellen dat door toepassing van Factuurportal uw organisatie een coalitie aangaat met uw leveranciers die belang hebben bij uw oplossing, zodat tijdig en eenvoudig betalen geborgd is in partnership.

 Jan Bergwerff is Finance Professional bij Bergwerff management en advies, met ruim 35 jaar ervaring in financiën en bedrijfsvoering.

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

PdfAls je verantwoordelijk bent voor het verwerken van veel inkomende facturen, wil je natuurlijk graag de factuurdata van zoveel mogelijk van je leveranciers/ crediteuren digitaal aangeleverd krijgen. In een formaat waarin het zo je financieel administratief systeem –of je inkoopoplossing– in kan. Liefst gevalideerd. Uiteraard heb ik het dan niet over aanleveren op papier. Ook niet over ingescande factuurdata (want dat is nog steeds vanaf papier en kent helaas nog steeds fouten, uitval) Ik bedoel een aanleveren in formaten die financiële systemen “begrijpen”, zoals XML, UBL, EDI.

Maar begrijpen jouw leveranciers dit ook?

Hun begrip zal er nog wel zijn, maar willen ze en vooral kunnen ze zomaar facturen in deze formaten aanleveren? Niet zonder meer en daar zit hem de crux. Want als het moeite gaat kosten is de kans groot dat zij als vanouds enveloppen blijven likken. Maar er speelt nog meer mee.

Bekijk het eens van de kant van de leverancier

Stel je levert als banketbakker dozen (verjaars-)gebak aan zo’n 20 wat grotere klanten/ kantoren. Je doet goede zaken, want in elk kantoorgebouw van een paar honderd man is er gemiddeld elke dag wel iemand jarig en afdelingen tellen toch al snel 10 medewerkers (en de jarige gaat niet als enige achter een gebakje zitten). Hoe dan ook, je omzetten zijn goed en je stuurt maandelijks enveloppen met rekeningen rond.

Voor het blok

Nu willen jouw 5 grootste klanten –onafhankelijk van elkaar- dat jij je facturen elektronisch gaat aanleveren. Geen verplichting nog, maar heeft wel hun sterke voorkeur. Logisch want betekent voor hen een enorme efficiencyverbetering. Een probleem alleen is dat je verwezen wordt naar 5 verschillende Billing Service Providers maar het gaat ook om verschillende formaten zoals UBL, EDI en XML. Als klap op de vuurpijl accepteert een van je klanten zelfs alleen maar een specifiek “dialect” van XML. Oh ja, er wordt ook nog een tarief per factuur gerekend door de Billing Service Provider..

Wat zou jij dan doen als leverancier?

Jij bent die bakker. Maar om aan de verzoeken van je grote klanten te voldoen, zou je dus met verschillende Billing Service Providers te doen krijgen. Dit betekent een steeds uploaden of overtikken van je facturen via verschillende platforms. Of je probeert je facturen rechtstreeks in het goede formaat aan te leveren en misschien wel een directe koppeling te leggen. Maar zulke grote aantallen uitgaande facturen heb je helemaal niet om die investering in tijd en geld te rechtvaardigen.

Is het sop de kool wel waard?

In jouw rol als afnemer met grotere aantallen inkomende facturen beslist wel. Jouw MKB-leveranciers daarentegen willen vanwege hun relatief klein aantal uitgaande facturen geen extra tijd en kosten spenderen aan eFactureren. Tenzij de drempels die jij als afnemer voor hen opwerpt bijzonder laag zijn. Of helemaal geen drempels natuurlijk.

Laat je leveranciers zonder drempels eFactureren

Bied leveranciers eFacturatie waarbij er:

– geen invloed is op zijn huidige administratieve processen

– geen aanpassingen zijn op zijn huidige infrastructuur

– geen veranderingen aan zijn huidige applicaties nodig zijn

– geen extra instellingen, ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn

– geen extra tarieven, kosten om de hoek komen kijken

Simpelste oplossingen het mooist

Stevig lijstje. Maar de simpelste oplossingen zijn het mooist; je laat je leveranciers hun factuur niet printen, maar opslaan als PDF en mailen naar facturen@jouworganisatie.nl (bijvoorbeeld). Direct gaat Factuurportal aan de slag met valideren, automatische feedback naar de leverancier en de correcte factuurdata exporteren naar de financiële administratie van de afnemer.

Check maar, geen drempels!

Meer informatie over elektronisch facturen verwerken met Factuurportal? Klik hier!

Geen vakantie-stress!

Geen vakantie-stress!

VakantieOok in de vakantieperiode zullen binnenkomende facturen verwerkt moeten worden. De vakantiemaanden zijn voor leveranciers namelijk geen aanleiding hun betalingstermijnen te verruimen. Daarbij komt dan nog, dat je wilt voorkomen direct na je vakantie een stapel achterstallige facturen te moeten verwerken. Wat niet mee zal helpen is een mogelijke onderbezetting deze maanden bij de (eigen) financiële administratie.

Lijkt een harde dobber maar de sleutel zit hem toch echt in de juiste automatisering. Echter, krijg dat vóór de vakantie allemaal maar eens geïmplementeerd.

Factuurportal breekt met tradities!

Toegegeven, veel facturatie-oplossingen kosten veel tijd, veel geld om ze draaiende te krijgen. Helaas is dat inderdaad al jaren “usance” bij automatiserings-trajecten, waarvan dan ook regelmatig melding in de media. Factuurportal doorbreekt dit en verkort de implementatie-tijd drastisch door een oplossing te bieden die niet hoeft in te grijpen in de bestaande systemen en processen.

Ervaar hier zelf hoe wij dit voor u kunnen realiseren.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Aan het woord: Frank de Beer – Finance Manager bij Koike Europe B.V.

Frank de BeerPDF-facturen afgelopen jaren sterk in opkomst

De stroom inkomende facturen bij Koike is met name de afgelopen jaren opmerkelijk van samenstelling veranderd. Onze leveranciers in binnen- en buitenland sturen steeds minder de facturen over de post, maar zenden hen blijkbaar liever per PDF over de email. Daar hebben wij zelf niet in “gestuurd” of om gevraagd, het is in die zin dus een spontane ontwikkeling, spontaan gedrag. Uiteraard zijn er leveranciers die deze stap nog niet gemaakt hebben, we krijgen op kantoor Zaandam namelijk genoeg papier binnen, maar de trend is – in ieder geval bij ons – opmerkelijk ten gunste van PDF.

 

Verdubbeling aantal PDF-facturen in 3 jaar tijd

De cijfers spreken voor zich; het percentage PDF-facturen is bij ons de afgelopen 3 jaar verdubbeld van ca. 25% naar ca. 50% van het totaal (en papier dus gedaald van 75% naar 50%). Deze trend zet zich nog steeds onverminderd voort.

We ontvangen van onze leveranciers overigens geen andere soorten facturen, zoals bijvoorbeeld in XML- of EDI –formaten. Dit soort formaten spelen in onze administratie geen enkele rol. Ook hebben wij nog nooit van een leverancier bijvoorbeeld het verzoek gekregen te koppelen met hun eigen boekhoud- of financiële systeem, om maar aan te geven dat PDF en papier totaal dominant zijn.

 

PDF of papier?

Het is dus alleen PDF en papier dat de klok slaat, waarbij papier naar alle waarschijnlijkheid op termijn het veld zal moeten ruimen ten gunste van PDF. Die trend zie ik niet meer gekeerd worden. Op een zeker moment zal het voor financiële administraties ook wel voor de hand liggen om het groeiend aantal PDF-facturen direct automatisch te laten verwerken. Je moet er immers iets mee, zij gaan “de dienst uitmaken”.

 

Waarom is er überhaupt nog papier?

Je kunt je afvragen waarom niet elke leverancier die “Opslaan als PDF”-knop weet te vinden in plaats van de “Afdrukken” –knop. Oftewel, waarom is papier nog zo’n hardnekkige factor?

Ik denk twee oorzaken:

  • Bewustwording  
    • De leverancier staat er nu eenmaal niet bij stil, want “het loopt zoals het loopt” en men doet wat men altijd heeft gedaan. Gewoonte speelt een grote rol, vrijwel gedachteloos gaan de facturen steeds op de post.
  • Wantrouwen
    • De leverancier kan een zeker wantrouwen hebben bij elektronisch verzenden; komt mijn factuur wel goed aan? Wordt de data niet gecorrumpeerd? Verdwijnt het niet allemaal in een Spam-box? Voor hen heeft elektronisch factureren nog iets ongrijpbaars en onbekend maakt onbemind. Het feit dat papier tastbaar is en dat de factuurdata daarop vastliggen, d.w.z. niet vluchtig of manipuleerbaar zijn, geeft waarschijnlijk een idee van zekerheid.

Het zal een kwestie van tijd en gewenning zijn. Ook onze laatste groep leveranciers zal naar verwachting uiteindelijk zijn overgestapt op factureren per PDF.

Frank de Beer is Finance Manager bij Koike Europe B.V. en verantwoordelijk voor financiën en de financiële administratie. Koike produceert en distribueert wereldwijd laser-, plasma- en autogeen snijmachines. Toepassingen zijn met name in de machinebouw en zware industrie zoals de scheepsbouw te vinden.

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Aan het woord: Paul Weideman – Directeur Admiprofs

Worden kleine accountantskantoren overbodig?Paul Weideman

Als je de ‘goeroes’ uit de branche moet geloven, daalt het aantal werkzame personen in de accountancy-branche de komende jaren met wel vijftig procent. Menen ze dat nou echt, of is de boodschap meer als wake-up call bedoeld voor vooral de kleinere accountants- en administratiekantoren?

Sommige kantoren worden inderdaad overbodig. Je geld verdienen met arbeidsintensieve administratieverwerking en jaarrekeningen maken wordt echt verleden tijd. ‘Sweet dreams’ en een lege klantenportefeuille voor diegenen die denken dat dat wel meevalt! Moderne productiestraten en slimme systemen nemen het eenvoudige handwerk in een rap tempo over. Klanten worden ook slimmer. Waarom naar een accountant gaan en voor eenvoudige vragen € 90 per uur betalen wanneer je steeds meer kennis van het internet haalt?

 

Voorkom klassieke fouten

Er zijn ook kantoren die niét overbodig worden. De kantoren die weten waar hun klanten van wakker liggen en daar oplossingen voor bieden. Veel bedrijven moeten van overheidswege of willen vanuit hun missie duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Er zijn vele MKB-ondernemingen die er administratief een bende van maken en daardoor geld verliezen. Bedrijven die groeien, maken vaak klassieke fouten en niemand die ze daarvoor behoedt. Bij het bedenken van een nieuwe strategie zijn goede ideeën en adviezen altijd welkom. En ook in het omgaan met het belangrijkste kapitaal van het bedrijf, de mensen, kan de gemiddelde ondernemer nog het nodige leren.

 

Samenwerking en automatisering

Wanneer je zo’n kantoor wilt worden, vereist dat wel een heldere visie op de toekomst, duidelijke keuzes in wat je wel en niet doet, het ontwikkelen van specialismen en daarbij ook samenwerking met andere kantoren! Je blijft klein, persoonlijk en regionaal betrokken, terwijl je met een intensieve samenwerking hetzelfde kunt bieden als de grote kantoren.

Daarnaast zal je ook in de interne processen zowel kwaliteit- als efficiencyslagen moeten blijven maken. Administratiekantoren kunnen niet anders dan meegaan met de technologische ontwikkelingen die nu gaande zijn. Het belangrijkste is om te kijken met welke oplossingen je ‘de boel’ intern onder controle gaat krijgen/blijft houden? Zonder controle is een groei of drukke periode simpelweg niet te tackelen. Ook dienen de systemen waarop ‘de boel’ gaat draaien ‘te staan’ om vervolgens meters te kunnen maken.

Als je hier de link legt, naar bijvoorbeeld eFacturatie-oplossingen, kan je niet anders dan concluderen dat je ook hier met de tijd mee moet gaan. Of het er nu 1000 of 10.000 binnenkomende facturen zijn op jaarbasis. Je moet een oplossing in gebruik nemen die in één keer staat. Dat betekent; zonder ingewikkelde implementaties, maar direct een 100% correcte werking en papierloos waarbij de leveranciers gratis meedoen  Dit is van cruciaal belang. Alleen op deze manier bereik je snel ‘interne controle’ binnen de organisatie. Met andere woorden; de fundering naar een gezonde winstgevende bloei. Met focus op zowel kwaliteitsverbetering als ook beheersing van kosten.

Paul Weideman is directeur van Admiprofs en hij neemt samen met zijn team de volledige administratie en alle belastingperikelen uit handen voor hun klanten. “Controle” is het toverwoord en door het combineren van administratie met allerhande IT-oplossingen wordt op een efficiënte, heldere manier een top-dienstverlening geleverd.

 

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Aan het woord: Kees Groeneveld – Leveranciersmanagement KING

Nieuwe generatie softwareleveranciers onderscheidt zich met 4 extra P’s

Kees Groeneveld over softwareleveranciers

“Stel de klant centraal.” We kennen dit (marketing-)credo al sinds de 80-er jaren van de vorige eeuw. Op bedrijven-sites staat soms met zekere trots: “Wij stellen de klant centraal”. Men zal zeker goede bedoelingen hebben, maar de praktijk blijkt weerbarstig.

In het gemeentedomein bijvoorbeeld zien we regelmatig een spagaat tussen de behoefte en verwachting van de klant/ gemeente enerzijds en de invulling daarvan door hun ICT-leveranciers anderzijds. Vaak weten gemeenten wel goed te verwoorden wat ze FUNCTIONEEL willen hebben, maar met het HOE en de IMPLICATIES hiervan inzake techniek, integratie, beveiliging en continuïteit, hebben gemeenten vaak hulp nodig. Softwareleveranciers begrijpen als geen ander dat hun oplossingen als een puzzelstuk moet passen in het ICT-landschap van hun klant. Het enkel leveren van hun eigen puzzelstukje met een bemoedigend “Veel succes ermee” is onvoldoende om een klant tevreden te krijgen en te houden.

Uiteraard is de klant/gemeente verantwoordelijk voor een helder verwoorden van de eigen verwachtingen. Maar tegelijkertijd is de leverancier verantwoordelijk voor het succesvol afronden van het traject, oftewel de hele puzzel. Waar de gemeente de technische implicaties, ook op de veranderende workflow nog niet (door)ziet, moet de leverancier hen hier juist vroegtijdig op wijzen, risico’s in kaart brengen en budgetbewust blijven adviseren, handelen, bijsturen. Niet alleen in de opstartfase, maar gedurende het hele traject.

Deze proactieve, verantwoordelijke houding zit bij menig leverancier nog niet “tussen de oren”. Neem nou het onderling koppelen van applicaties. Hoe moeilijk kan het zijn: je neemt contact op met de andere leveranciers waaraan gekoppeld moet worden, je hanteert vervolgens dezelfde standaarden en je levert pas op als jouw puzzelstukje past in het ICT-landschap waarin het geplaatst wordt en het ketenproces volledig werkt. De leverancier toont zich vervolgens werkelijk klantgericht(!) als hij volledig meewerkt met het koppelen van producten van derden (d.w.z. niet alleen maar producten uit eigen lijn wilt aansluiten), als hij vol meewerkt aan de gegevensconversies en geen buitenproportionele meerkosten offreert (omdat hij eigenlijk niet echt wilt meewerken).

Moeilijk om je werkelijk klantgericht op te stellen? Dit vergt verandering van een vaak ingesleten basishouding ten opzichte van de klant. Hier kunnen 4 toegevoegde P’s  behulpzaam bij zijn. In de marketing worden immers traditioneel 4 P’s gehanteerd: Prijs, Product, Plaats en Promotie. Voor dienstverlening rondom software-oplossingen in het publieke domein komen er 4 extra P’s bij: Partnership (gericht op ontzorging van de klant en naast je klant gaan staan), Participatie (gemeenten op het WAT en leveranciers op het HOE, inclusief de brede verantwoordelijkheid rond dit “hoe”), Performance (binnen gestelde tijd en kosten de software werkend opleveren in de keten waarin het gebruikt wordt) en People (Leveranciers zullen moeten investeren in hun mensen zodat deze de ‘taal’ van de gemeenten echt begrijpen).

Nieuw is het niet, maar leveranciers die deze toegevoegde 4 P’s goed weten in te vullen zullen concurrentieel voordeel gaan krijgen: Door tijdig de bakens te verzetten kun je je als leverancier blijvend onderscheiden en de continuïteit borgen naar de toekomst toe. De keuze is aan u.

Kees Groeneveld MBA is verantwoordelijk voor leveranciersmanagement binnen KING. Doel is om te werken aan markttransparantie, standaarden te ontwikkelen en beschikbaar te krijgen in producten van softwareleveranciers voor het gemeentelijk domein (ziewww.softwarecatalogus.nl).

Aan het woord: Eva Muller & Mark Goorts – Advocaten bij Banning Advocaten

Aan het woord: Eva Muller & Mark Goorts – Advocaten bij Banning Advocaten

Eva Muller over betalingstermijnen

Sinds de crisis schuwen ‘grote’ ondernemingen niet om hun ‘kleine’ leveranciers lange betalingstermijnen van 90 of zelfs 120 dagen op te leggen. De kleine ondernemer komt daardoor als het ware in een spagaat terecht. Enerzijds wil hij graag zaken doen met deze ‘grote’ klant, maar anderzijds drukt een dergelijk lange betalingstermijn zwaar op zijn liquiditeit met alle financiele gevolgen van dien.

Om dergelijke handelspraktijken te ontmoedigen en een betere betalingsmoraal te bewerkstellingen is er in 2011 op Europees niveau een richtlijn (2011/7/EU van 23 februari 2011, PbEU L48/1) opgesteld. De regels uit die richtlijn zijn op 16 maart 2013 (Staatsblad 2012/647) in de Nederlandse wet opgenomen.

Deze regels zijn alleen van toepassing op overeenkomsten waarbij tegen betaling bijvoorbeeld een zaak wordt geleverd of een dienst wordt verricht (de zogenaamde handelsovereenkomst), die zijn gesloten op of na 16 maart 2013 tussen ondernemingen of tussen een onderneming en de overheid.

Voor handelsovereenkomsten tussen ondernemingen geldt (als zij niets regelen) in beginsel een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Ondernemingen kunnen een termijn van maximaal 60 dagen overeenkomen. Die verlenging mag in de algemene voorwaarden worden opgenomen.

Wil een ondernemer echter een nog langere termijn dan 60 dagen hanteren, dan dient aan twee cumulatieve eisen te zijn voldaan:

(i) partijen dienen de langere betalingstermijn expliciet in de te sluiten overeenkomst (bijvoorbeeld in de koopovereenkomst) op te nemen. Het is dus in principe niet voldoende om die termijn op te nemen in de algemene voorwaarden; en
(ii) de termijn dient billijk te zijn jegens de schuldeiser. Daarvan is sprake indien de schuldenaar objectieve redenen heeft om af te wijken van voornoemde 60 dagen termijn of de aard van de prestatie dat rechtvaardigt.

Mark Goorts over betalingstermijnenOverheidsinstanties zijn bij de te sluiten handelsovereenkomst gebonden aan een maximale betalingstermijn van 30 dagen. Die termijn kan slechts worden verlengd tot ten hoogste 60 dagen. Een langere termijn is niet toegestaan. Wil een overheidsinstantie deze maximale termijn van 60 dagen afspreken, dan dient voldaan te zijn aan de volgende twee cumulatieve eisen:

(i) partijen dienen de langere betaaltermijn expliciet in de overeenkomst op te nemen. Deze verlenging mag niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen; en
(ii) de bijzondere aard of eigenschappen van de overeenkomst dienen de verlenging te rechtvaardigen. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het moet gaan om een overeenkomst die de betreffende instantie niet dagelijks of regelmatig sluit.

Deze overeengekomen betalingstermijnen zijn te kwalificeren als fatale termijnen. Laat de schuldenaar na om binnen die termijn te betalen, dan raakt hij meteen in verzuim. Dit heeft voor de schuldeiser het voordeel dat hij de schuldenaar niet eerst schriftelijk hoeft aan te manen en hem een redelijke termijn hoeft te geven om te betalen (ook wel genaamd ‘in gebreke stellen’). De schuldeiser kan direct jurdische actie ondernemen tegen de schuldenaar zoals de overeenkomst ontbinden of schadevergoeding vorderen.

Legt de schuldeiser daarentegen een betalingstermijn eenzijdig op, dan is die termijn, behoudens uitzonderingen, niet fataal. Betaalt de schuldenaar dan te laat, raakt hij pas in verzuim nadat hij ingebreke is gesteld. Vanaf dat moment kan de schuldeiser de hiervoor genoemde juridische stappen nemen tegen de schuldenaar.

Conclusie: (i) zorg ervoor dat de gehanteerde betalingstermijnen in overeenstemming zijn met de huidige wettelijke bepalingen en (ii) benoem expliciet dat een betalingstermijn een fatale termijn betreft.

Eva Muller en Mark Goorts zijn als advocaat werkzaam bij Banning Advocaten in ’s-Hertogenbosch. Zij zijn gespecialiseerd in het opstellen en beoordelen van commerciële contracten en algemene voorwaarden. Ook procederen zij daar regelmatig over. Tevens verzorgen zij trainingen en cursussen op dit gebied.

Aan het woord: Maarten IJzermans – Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.

Aan het woord: Maarten IJzermans – Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.

Steeds meer factuurfraudeMaarten IJzermans over factuurfraude

Factuurfraude lijkt zich als een olievlek te verspreiden binnen en tussen organisaties. Dat zie ik aan de hand van de onderzoeken die we de afgelopen twee jaar bij Hoffmann hebben uitgevoerd.

 

Ander rekeningnummer

Bij de genoemde fraude gaat het over valse en nagemaakte facturen. Ze lijken van leveranciers van een (bekend) bedrijf te komen. Alleen het rekeningnummer is gewijzigd. Deze vorm van factuurfraude lijkt nu vaker voor te komen dan de fraude met zogenaamde spookfacturen. Spookfacturen gaan vaak niet eens over geleverde diensten. Het is dan gemakkelijker om te zien dat ze vals zijn. De nieuwe vorm van factuurfraude betreft facturen voor daadwerkelijk geleverde diensten. De facturen zijn ook bijna identiek aan echte facturen van de betreffende leverancier.

 

Vaak eigen medewerkers

Hoe kan het dat de valse facturen zo lijken op echte facturen? Ik heb gezien dat er vaak eigen medewerkers van de leverancier achter de fraude zitten (en soms professionele criminelen.) Medewerkers kunnen het briefpapier en de informatie over geleverde diensten van hun werkgever gebruiken. Daarom lijken de facturen zo echt.

 

Preventie

Wat kunt u als organisatie zelf doen tegen factuurfraude? Houd het crediteurenproces goed in de gaten. En zorg ervoor dat (aankomende) medewerkers gescreend worden. Hiermee spoort u mogelijke fraudeurs op en blijft u hen een stapje voor. Nog een belangrijke tip: houd de procedures rondom de postbezorging in de gaten. Als hier afwijkingen in zijn, moeten de alarmbellen gaan rinkelen.

Maarten IJzermans is Unitmanager Consultancy & Opleidingen bij Hoffmann Bedrijfsrecherche B.V.Hoffmann is met bijna 80 medewerkers het grootste onderzoeks- en adviesbureau van West-Europa en heeft 53 jaar ervaring, onder meer op het gebied van fraude-onderzoek, preventie en ICT-security.

Aan het woord: Robert van Vliet – communicatieadviseur VNG/KING

Aan het woord: Robert van Vliet – communicatieadviseur VNG/KING

Decentralisaties efficiënter door elektronische gegevensuitwisselingRobert van Vliet

Ouderen en mensen met een beperking willen zo lang mogelijk zelfstandig blijven leven. Ook moet de zorg goed, betaalbaar en passend zijn. Daarom wordt de ondersteuning en langdurige zorg anders georganiseerd. Per 1 januari 2015 worden gemeenten verantwoordelijk voor het uitvoeren van de WMO en de jeugdzorg. Dit vraagt een nieuwe samenwerking tussen gemeenten en aanbieders van zorg. Hiervoor wordt met nieuwe partijen samengewerkt en gegevens uitgewisseld. Zo gaan gemeenten met aanbieders gegevens uitwisselen voor toewijzingen en declaraties, met het CAK voor de eigen bijdrage, met de SVB voor het PGB en het CIZ voor de WLZ-indicatie.

Per 1 januari 2015 moeten zorgaanbieders en gemeenten de processen ingericht hebben rondom beschikking, toewijzing, registratie, levering, declaratie, facturatie, betaling en verantwoording. Het toepassen van het elektronisch berichtenverkeer in dit proces moet ervoor zorgen dat de administratieve groei juist wordt beperkt voor gemeenten. eFactureren bijvoorbeeld, helpt de gemeenten om de navenante toename van facturen door de decentralisatie efficiënt te kunnen verwerken.

Bij de meeste gemeenten zijn de inkoopafspraken met zorgaanbieders inmiddels gemaakt. Het is zaak dat de resterende tijd benut wordt om deze te vertalen in concrete werkafspraken tussen gemeenten en aanbieders. Vervolgens worden deze afspraken vertaald naar de primaire en ondersteunende processen in de eigen organisatie. Dit is essentieel om het gehele proces van toewijzen, plaatsen, bevoorschotten, declareren, betalen en verantwoorden vanaf 1 januari soepel te laten verlopen. Zo wordt een goede dienstverlening voor de cliënt gegarandeerd.

Om de administratieve processen te ondersteunen wordt in samenwerking een landelijke infrastructuur neergezet door VNG, VWS, KING, Zorginstituut Nederland, VECOZO en het Inlichtingenbureau. Via deze infrastructuur worden op een veilige en gestandaardiseerde manier elektronische berichten uitgewisseld . Voor de gemeenten verloopt dit via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK), voor aanbieders via VECOZO. Het GGK wordt gerealiseerd door de VNG in samenwerking met het Inlichtingenbureau. Daarnaast zijn standaarden vastgesteld voor het uitwisselen van berichten. Met deze geboden oplossing  kunnen gemeenten en aanbieders door één koppeling meerdere digitale diensten afnemen. Dit voorkomt onveilige gegevensuitwisseling en hoge administratieve lasten.

Het heeft de voorkeur dat gemeenten en aanbieders zo snel mogelijk gebruik maken van de gegevensuitwisseling via het GGK en VECOZO.  Dit is mogelijk vanaf 1 januari 2015 als de partijen daar klaar voor zijn, anders zo snel mogelijk daarna.

Robert van Vliet heeft zo’n 20 jaar ervaring in het communicatievak, van interne communicatie tot corporate communicatie. Als manager, projectleider en adviseur. Maar ook als woordvoerder bij complexe communicatievraagstukken. Hij is nu communicatieadviseur bij VNG/KING en gemeente Kampen. Ook is hij voorzitter bij beroepsvereniging Cascadis.

PDF-facturen populairder dan XML- en UBL-facturen

PDF-facturen populairder dan XML- en UBL-facturen

Platform E-factureren, het grootste samenwerkingsplatform in de Benelux op het gebied van elektronisch factureren en factuurverwerking- heeft haar jaarlijks onderzoek naar de zoekbehoefte naar e-factureren afgerond. Uit onderzoek naar meer dan 72 miljoen zoekopdrachten blijkt onder andere dat de behoefte naar e-factureren en daaraan verbonden termen opnieuw is gegroeid. Opmerkelijk is dat er exponentieel meer gezocht wordt op elektronisch factureren met PDF dan met XML of UBL.

Onderzoeksresultaten

elektronisch factureren PDFUit de gegevens blijkt onder meer dat de zoekbehoefte het afgelopen jaar, ten opzichte van het jaar daarvoor met bijna 6% is gestegen.

Ook blijkt dat het publiek geen onderscheid maakt tussen de term ‘elektronisch factureren’ en ‘digitaal factureren’. Sterker nog, de zoekbehoefte naar de term ‘digitaal factureren’ is juist gestegen ten opzichte van ‘elektronisch factureren’. Dit in tegenstelling tot sommige beleidsmakers en dienstverleners die van mening zijn dat een dergelijk onderscheid van belang is. Het publiek ziet dat duidelijk niet zo en ervaart een dergelijk onderscheid als verwarrend.

eFactureren met PDF

Uit het onderzoek komt ook naar voren dat men meer behoefte heeft aan PDF en Online facturen dan in facturen in bijvoorbeeld XML en UBL. Dat blijkt ook uit een grotere trendrapportage gemeten over 15 jaar. Daaruit blijkt dat de zoekbehoefte naar PDF exponentieel is gegroeid, terwijl XML nauwelijks een groei laat zien. Gelukkig is de conversie van PDF naar bijvoorbeeld UBL tegenwoordig een peulenschil. Met een oplossing zoals Factuurportal worden inkomende PDF-facturen volautomatisch binnen 5 minuten gecontroleerd en omgezet naar UBL. Hoe dat werkt? Lees Meer over e-factureren met PDF.

Uit het onderzoek blijkt verder dat de factuur steeds meer als een ‘enabler’ wordt beschouwd. Als onderdeel van een groter proces. Denk daarbij aan purchase-to-pay, order-to-cash en supply chain finance. Dat blijkt uit het feit dat de zoekbehoefte naar deze termen duidelijk is gegroeid.

Bent u al klaar voor de eerste stap richting een compleet geautomatiseerd proces? Begin met onze eFacturatie oplossing Factuurportal voor 200% correcte, volledig geautomatiseerde verwerking van al uw inkomende PDF facturen. Lees meer over elektronisch factureren met Factuurportal of vraag hier direct een volledig vrijblijvende demo aan!

Bron: platformelfa.nl


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11