);

Categorie op Elektronisch Factureren

Gemeente Purmerend koploper in eFactureren

Gemeente Purmerend koploper in eFactureren

Teammanager Financiën Harry van der Aar van de gemeente Purmerend over de laatste ontwikkelingen

Datum: 30-05-14

schema-efactureren_groot

Hoe kan de workflow van onze financiële administratie verbeterd worden? Dat was de vraag waarmee destijds 2020 vision Europe door hun klant gemeente Purmerend werd geconfronteerd. Vorig jaar verscheen in Documentwereld een artikel aan de hand van een interview met Harry van der Aar, teammanager Financiën van de gemeente Purmerend naar aanleiding van de implementatie van Budget-tot-betaling van 2020 vision. Hij zei toen:  “De volgende stap – inkomende facturen verwerken via XML en Digipoort – kan zodoende het nieuwe speerpunt van de Gemeente Purmerend worden in het continue verbeteringsproces.”De afgelopen tijd zijn twee mijlpalen gerealiseerd: Verbetering van de workflow via de inkoopoplossing Budget-tot-betaling en nu ook de digitalisering en stroomlijning van de inkomende facturen met Factuurportal, tezamen met Budget-tot-betaling “Factuurtotaal” genoemd.

Hoe staat het er nu voor?

“We begonnen met  Budget-tot-betaling van 2020 vision, dat is gekoppeld aan ons financieel pakket Decade. Wat toen ging spelen, is hoe we de volgende slag gaan slaan om onze workflow nog meer te stroomlijnen. Voor ons was een logische stap de inkomende facturen digitaal aan te laten leveren. Wij denken dan al snel aan Pdf. Inkomende Pdf-facturen verwerken wij nu natuurlijk al, maar dat kon efficiënter via Factuurtotaal. Vervolgens Factuurtotaal getest en het is nu goed aangesloten op de workflow en ons financiële pakket Decade. Dit hebben we ook laten zien op onze demonstratie afgelopen 23 april waar onder andere genodigden van Digipoort (Logius), maar ook het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Ministerie van Economische Zaken bij aanwezig waren. Men was zonder meer enthousiast. We hebben hiermee niet alleen vooruitgang geboekt, maar ook een voorsprong verkregen ten opzichte van andere gemeenten. Factuurtotaal vertaalt Pdf naar XML, terwijl de Pdf (in beeld) ook bewaard blijft. Dat is met name ook handig voor onze -eventuele- visuele controle.”

Hoe kijk je aan tegen de toekomst van digitaal factureren?

“We krijgen op jaarbasis ongeveer 25.000 facturen binnen. Daarvan is 30% en misschien wel 40% digitaal, vooral als Pdf. Ik verwacht dat dit verder groeit en dat dit percentage nog hoger kan. Ik ben ervan overtuigd dat je leveranciers enthousiast kan maken door te laten zien hoe gemakkelijk het factureren met Pdf is. Je moet leveranciers dan ook actief gaan benaderen. Dat heb ik zelf in het klein al wel eens gedaan, door, op de Koemarkt in Purmerend na een lunch te vragen of ze de bon niet kunnen mailen. Allerlei voordelen: factuur sneller in de financiële flow en leverancier bespaart –normaliter- envelop, postzegel en wordt ook nog ‘ns sneller betaald.

Wij gaan vragen aan de groep leveranciers die dit nog niet doet, of het niet mogelijk is om de factuur als Pdf aan te leveren. Hierbij moet je niet vergeten hen vooral de voordelen te laten zien. Zijn ze eenmaal zover, dan gaat deze groep leveranciers natuurlijk ook aan andere gemeenten vragen om met Pdf te werken. Ik zie het als een samenspel, een balletje dat gaat rollen.

Praktisch gezien, hoeven we de inkomende Pdf-facturen nu ook niet meer eerst uit te printen en dan in te voeren. Ik zie deze praktijk overigens nog wel vaak bij andere gemeenten, maar ook diverse andere organisaties.”

Wat is de rol van Digipoort voor de Gemeente Purmerend?

“Ik heb laatst voor het eerst echt contact met ze gehad. Ik vind het opmerkelijk dat ze ondersteuning willen bieden in het speelveld tussen leverancier en gemeenten. Maar de leverancier wil uiteindelijk gewoon zijn centjes, zijn behoefte is duidelijk en praktisch. Bij interne verbetering moet je het juist hebben van de energie in je team, je innovatie-kracht, je creativiteit.”

Zitten andere gemeenten in dezelfde fase van procesverbetering?

“Nee, ik denk het niet. Daar praten we ook niet echt over met elkaar. We hebben 7 à 8 gemeenten laten zien wat we intern voor elkaar hebben gekregen. We hebben afgelopen tijd diverse digitale slagen gemaakt met het team. Ik vermoed dat we op dat gebied veel verder zijn dan andere gemeenten, maar blijft een vermoeden. Heeft ook wel te maken met schaalgrootte. Wij hebben de financiële administratie van de gemeente Beemster overgenomen. Feitelijk doen we Beemster erbij, in ons systeem dus. Daar hebben we een mooie slag gemaakt in de bedrijfsvoering.

Vroeger gingen de facturen bij ons rond in de overbekende rode mappen, bij andere gemeenten gebeurt dat nog steeds. Dat we niet gelijk op gaan als collega-gemeenten onderling, dat is jammer. De oorzaak verschilt per gemeente. Bij sommige gemeenten worden ontwikkelingen ten aanzien van de financiële administratie niet goed samen gewerkt met de collega’s van ICT. ICT-collega’s hebben veel verstand van de ICT omgeving, technische specificaties en ICT landschap waarin systemen moeten functioneren. Het is ook de kunst om te blijven kijken naar je omgeving en de wensen van je (interne) klanten. Die veranderingen, die omslag in denken is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de juiste implementatie te kiezen.”

Is het een kwestie van geld óf cultuur?

“Denkkracht, cultuur, kwaliteitsdenken, het telt allemaal mee. Maar ook de financiën. Als je het hebt over het verbeteren van efficiëntie, betekent dat vaak ook het terugbrengen van je Fte’s en dat wil niemand in eerste instantie. Houd goed je eigen ambitie in de gaten. Starten op korte termijn levert ook resultaat op. Bij efficiëntiemaatregelen moet je ook goed nadenken over de rol van je mensen, dat is echt heel belangrijk.”

Wil Purmerend zoveel mogelijk zijn leveranciers ontzien?

“Ik zou zeggen dat we in een gemengde fase zitten, dus hen wel zoveel mogelijk ontzien, maar ook daarin moet je steeds afwegen wat je wel en niet kunt vragen van je leverancier, hoe ver je kunt gaan. Bijvoorbeeld: Factuurportal geeft direct een feedback per email aan de leverancier als er bijvoorbeeld iets mist op de factuur of niet conform bepaalde eis zou zijn. De vraag die je je ook altijd moet stellen is: hoe gaat de leverancier deze feedback ervaren? In het begin kan het voor een leverancier overkomen als “gedoe” om de verbeterpunten over de email direct terug te krijgen. Mooie technologie, maar het is belangrijk hoe je dat terugkoppelt aan leveranciers, hoe je dit doseert, hoe je dit communiceert.

Als je er bijvoorbeeld niét voor zou kiezen om directe email-feedback op inkomende facturen te geven, dan komen al die foutieve facturen uiteraard op je eigen bordje terug. Als het om meerdere fouten in de factuur gaat, wordt nu nog de factuur intern doorgestuurd naar de manager en dat maakt het verwerkingsproces gewoon langer. Je kunt beter direct of snel de leverancier terugbellen met feedback. Dat is echter onder collega’s niet de meest populaire bezigheid en daarom zou enige mate van automatische terugmelding het proces kunnen stroomlijnen. Maar ook weer niet alles automatisch willen afhandelen, zeker in het begin niet.”

Hoe kun je beter kennis en ervaring delen?

“Gemeenten delen onderling eigenlijk nauwelijks kennis en ervaring is onze ervaring. Ook niet via KING of VNG.

Ik ben ervan overtuigd dat qua bedrijfsvoering iedere gemeente met eenzelfde problematiek zit of heeft gezeten; hier kan je dus van leren. Dan is het wel goed denk ik om bij en met andere (regio-)gemeenten om de zoveel tijd contacten te organiseren, want nu komt dat niet of te weinig voor. Je kunt ook naar het concept van “supergemeenten” toe, waarbij gemeenten zouden moeten fuseren tot bijvoorbeeld minimaal 100.000 inwoners. Zover komt het niet denk ik. Misschien wel in de bedrijfsvoering via Shared Service Centers of andere samenwerkingsvormen waarbij steeds, zeg, 100.000 mensen minimaal bediend kunnen worden. Als je een vergelijk trekt met de veiligheidsregio’s, dit zijn wel landelijk negen regio’s geworden. Dat zou een mooi opstapje kunnen zijn naar verdergaande samenwerking.

Purmerend werkt in haar financiële administratie ten aanzien van de gemeente Beemster overigens niet met een Shared Service Center, want wij hebben gewoon hun taken en mensen overgenomen. Beemster ‘s eigen financiële systeem is buiten werking gesteld en alles draait nu in ons financieel systeem Decade. Er is overigens nog wel een gescheiden, apart gecodeerde administratie, waaronder de facturen, en in die zin zijn wij ook niet gefuseerd.”

Wat is bij factuurverwerking nu echt de grootste uitdaging?

“Adoptie van leveranciers die 1 à 2 keer per jaar een factuur sturen. Dat zijn er namelijk heel veel. Gevoelsmatig is dat 50% van onze leveranciers. De verwachtingen en communicatie met deze groep moeten duidelijk zijn en er moet met hen goede afspraken gemaakt worden. De eerste (test)factuur naar Factuurportal wordt eigenlijk gelijk de echte factuur voor deze groep, want een volgende factuur gaat (voorlopig) niet meer komen. Hen goed begeleiden is de grootste uitdaging, ook al zullen de juiste systeemmeldingen hier natuurlijk wel behulpzaam bij zijn. Als je als leverancier 10 facturen of meer aan ons per jaar verstuurt, dan heb je al snel alleen maar profijt van Factuurtotaal. Bij minder facturen per jaar heb je ook wel profijt, maar moet er meer gecommuniceerd worden.”

Waarom hebben jullie gekozen voor Factuurportal?

schema-efactureren_groot“Allereerst omdat we in dit systeem inkomende readable Pdf-facturen kunnen verwerken. Het percentage inkomende Pdf-facturen, zoals gezegd, is bij ons nu al 30% a 40% en dat percentage zien wij groeien. Het kunnen versturen van Pdf’s biedt onze leveranciers gemak, zo simpel is het. Als je kijkt naar de concurrentie, dan was ons in ieder geval geen pakket bekend dat hetzelfde kon leveren. In ons geval is een integratie met Budget-tot-Betaling van 2020 vision natuurlijk ook een voordeel. Digipoort kennen we nog niet zolang, daar moet ik eerlijk in zijn. Maar wat ik van hen begrijp is dat ze ook niet zoveel voor ons daadwerkelijk kunnen oplossen. Ze leveren voor ons namelijk geen complete oplossing, maar willen dan bijvoorbeeld bemiddelen “tussen oplossingen”. Dat werkt voor ons minder, wij hebben liever direct iets dat voldoet aan onze wensen.”

Massale adoptie van eFactureren door MKB is belangrijk, hoe dit aanpakken?

“Bij Factuurtotaal kijk je in hoeverre jezelf de foutieve factuur bewerkt of, met feedback, automatisch terug laat sturen naar je leverancier. We moeten nog uitzoeken wat optimaal is, wat de minste weerstand en dus de meeste adoptie oplevert. Voor het opzetten van deze communicatie met de leverancier moet er onder andere afgestemd worden tussen de afdelingen Financiën en Communicatie, waarbij dan uiteindelijk Financiën de brief of email verstuurt of het telefoontje pleegt. Een apart Communicatieplan opstellen is in ons geval niet nodig denk ik. Dat ligt ook aan de projectgrootte. Inkomende facturen verder digitaliseren en verwerken vinden wij een relatief klein project, belangrijk maar te overzien. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de inrichting van een nieuwe wijk en alles wat daarbij speelt. Daar komt namelijk wel een heel communicatieplan bij kijken. Maar bij het introduceren en stimuleren van factureren per Pdf via Factuurportal denken we het met een of twee informatieve brieven te kunnen doen, met wellicht nog een apart traject voor de zojuist genoemde groep met een (zeer) lage factuurfrequentie.

Dit zijn overigens typisch projecten die je gewoon moet doen, je begint aan de rit, lost problemen gaandeweg op en vooral niet teveel gedoe eromheen.”

Waar zijn jij en je team het meest trots op?

“Eigenlijk ben ik niet zozeer trots op één ding maar op alles wat te maken heeft gehad met de digitalisering, niet alleen  de implementatie van de workflow van de inkomende facturen. De managers waren ook vrij snel overtuigd toen ze zagen hoe het systeem draaide. We horen uit diverse hoeken dat ze erg tevreden zijn. Natuurlijk is het mooi om van anderen te horen dat het een succes is. Onze benadering: elk project goed doen, de één na de ander, maar zeker niet 10 tegelijk.”

Nog een tip of advies voor andere gemeenten?

“Betrek vooral al je stakeholders erbij, dan pas kan je mensen voor je winnen. Benoem alle voordelen. Als je groen licht hebt en gaat implementeren, dan ook mensen van de werkvloer erbij betrekken.”

Gemeente Purmerend van start met Factuurtotaal

Gemeente Purmerend van start met Factuurtotaal

Gemeente Purmerend heeft op 23 april jl.
Factuurtotaal real time gedemonstreerd. Factuurtotaal is de eFacturatie- en inkoopoplossing van 20/20 vision Europe en Factuurportal. Deze oplossing is gekoppeld aan Purmerend’s financiële systeem Decade van Unit4 -Factuurportal kan overigens met elk financieel- of inkoopsysteem worden verbonden. De demonstratie is gegeven voor de Ministeries van EZ en BZK, Logius (Digipoort) en Finyard (expert op financieel administratief proces).

Gemeente Purmerend is continu bezig met het optimaliseren van  haar processen, waaronder het financieel administratieve proces. Door eFacturatie actief onder de leveranciers te bevorderen, krijgen kwaliteit en doorlooptijd van de factuurverwerking een positieve impuls. Dit leidt tot een substantiële kostenreductie op de bedrijfsvoering.

Leveranciers zijn niet verplicht om elektronisch te factureren. Daarom is het cruciaal de drempel voor leveranciers zo laag mogelijk te maken; om tot een zo hoog mogelijke adoptie van eFactureren te komen. De laatste trends laten zien dat steeds meer MKB-leveranciers het initiatief nemen om facturen als pdf te e-mailen. Dit sluit volledig aan op de werking van Factuurtotaal.

‘One fits all’ gaat niet op bij eFacturatie; met andere woorden, in de praktijk blijken er verschillende oplossingen voor verschillende doelgroepen (afhankelijk van het te verzenden aantal facturen) te worden ontwikkeld: Digipoort, Billing Service Providers, point-to-point oplossingen en geïntegreerde MKB-portals (in combinatie met inkoopoplossingen).
Factuurtotaal valt in deze laatste categorie en richt zich onder andere op het publieke domein (gemeenten, ZBO’s, waterschappen en provincies) en de ontsluiting van haar MKB-leveranciers.

Aan het woord: Manon Borsboom – Sales manager Digidentity

Aan het woord: Manon Borsboom – Sales manager Digidentity

manon borsboomWat zou er in de digitale wereld mooier zijn dan te leven met 1 digitale identiteit waarmee je al je zaakjes goed kunt regelen? Je niet continu meer te hoeven registreren bij elke site waar je je voor het eerst aanmeldt. Geen gedoe meer met een grote digitale sleutelbos op zak. Wat was mijn wachtwoord ook alweer? Met als gevolg dat je op elke site het liefst eenzelfde gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt.

Toewerken naar een situatie waarbij de digitale sleutelbos kleiner wordt en waarbij zelfs de in te vullen rol (consument – burger – medewerker) niet ter zake doet, is een situatie waar we naartoe willen. Dit in een stelsel met meerdere aanbieders, dat onder strikte spelregels hun dienstverlening en beveiliging op orde hebben en houden. Een stelsel waarbij ook geen afhankelijkheid van 1 partij bestaat.

Vooralsnog bestaat zo’n omgeving niet. In de huidige maatschappij onmogelijk omdat DigiD (geleverd door 1 consortium, waar Digidentity deel vanuit maakt) vanwege het BSN niet voor alle diensten te gebruiken is. Het eID stelsel moet uitkomst bieden. Dit stelsel, waarvoor eHerkenning als basis geldt, biedt partijen straks de mogelijkheid toe te treden, mits zij zich aan strikte spelregels houden. Dit stelsel moet binnen enkele jaren volledig ‘up and running’ zijn. Maar wat te doen in de tussentijd?

Wij bevinden ons in een spagaat. Met wij bedoel ik in dit geval de dienstverleners. Velen van ons worstelen met de wijze waarop wij gebruikers van onze diensten gebruik laten maken. Voor sommige diensten is het niet zo interessant te weten wie gebruik maakt van de dienst, maar wordt wel verlangd een check op leeftijd van de betreffende gebruiker te kunnen uitvoeren, wat nu speelt rondom online gokken. Voor andere diensten ligt fraude op de loer, in geval van bijvoorbeeld eFacturatie. Wat te doen? Wachten tot het eID stelsel staat? Of toch nu wat doen met het risico bij de introductie van eID weer opnieuw te moeten beginnen?

Wachten is niet nodig! Er bestaan wegen die een komst van het eID stelsel niet in de weg staan. Aansluiting op eHerkenning is hier 1 van. eHerkenning wordt meer en meer ingezet. Het vormt de basis van het nog definitief te specificeren eID. En kan straks geïntegreerd/gemigreerd worden. Daarnaast zijn er alternatieve mogelijkheden buiten eHerkenning, die met een schuin oog kijken naar dit stelsel. Echter met wat kleine aanpassingen hier en daar op verzoek van de dienstverlener en daarom niet onder de noemer eHerkenning te scharen zijn. Ook hiervoor lijkt een toekomst te zijn weggelegd.

Dus waarom wachten op morgen wat je vandaag als dienstverlener ook regelen kan? Wie wil nu niet een steentje bijdragen om de gebruiker gemak te bezorgen, de digitale sleutelbos te verkleinen en klaar te stomen voor wat komen gaat?

Manon Borsboom is sinds juli 2012 werkzaam als Salesmanager bij Digidentity. Daarvoor 8 jaar werkzaam geweest als projectmanager en operationeel manager bij AEGON.

Aan het woord: Friso de Jong – Keurmerk eFactureren

Aan het woord: Friso de Jong – Keurmerk eFactureren

De adoptie van eFactureren, hoe staat het er eigenlijk voor?Friso de Jong

Om maar meteen antwoord te geven op die vraag: “Het is maar hoe je er naar kijkt.”  Dat lijkt lastig, maar dat valt wel mee als je bedenkt dat er hoofdzakelijk twee kampen zijn. Zit je in het eerste kamp dan beschouw je de eFactuur als een digitaal document, ongeacht of het nu een PDF, EDI of XML bestand is en los van de processen die om een eFactuur heen draaien.

En wie zitten er dan in dit eerste kamp? Allereerst het grootste deel van het bedrijfsleven: het Kleinbedrijf en de ZZP-ers. Die versturen (per e-mail) enorme hoeveelheden facturen in PDF en HTML. Daarnaast de Europese Richtlijn waarin de PDF factuur expliciet als eFactuur is aangemerkt. Dus ook het Europees Parlement en de Europese Commissie. Die hebben immers deze richtlijn opgesteld. En dan verder: de Nederlandse wetgever en alle andere landen die die Europese richtlijn hebben omgezet naar nationale wetgeving. En natuurlijk ook: ons aller Belastingdienst die die Nederlandse wet weer moet uitvoeren. Aangevuld met talloze eFactureren dienstverleners en softwarepakketten en  -ik beken kleur- ondergetekende.

Zit je niet in het eerste kamp, dan zit je in het tweede kamp. Dan ben je allereerst een stuk strenger in de leer dan de groep hierboven, daarnaast ben je van mening dat een PDF factuur niet mee mag doen met de adoptie van eFactureren en moet het vooral gaan om gestructureerde gegevensuitwisseling, bij voorkeur zonder tussenkomst van mensen (lights out processing).

Zit je in het eerste kamp? Dan is de adoptie van eFactureren met 50+ % al vergevorderd. We gebruiken immers massaal PDF en er zijn allerlei dienstverleners, pakketten en tools om de PDF verder te helpen (De ‘Complete gids over elektronisch factureren’ laat dat duidelijk zien). Ondertussen wordt er hard gewerkt om vanuit de alledaagse praktijk de adoptie van eFactureren verder te helpen door te werken met gestructureerde formaten en de integratie van processen.  Als lid van het eerste kamp, snap je dat de adoptie van eFactureren vooral te maken heeft met de kunst van communicatie: aansluiten bij de praktijk van alle dag van jouw doelgroep om vanuit daaruit de gedragsverandering teweeg te brengen.

Zit je in het tweede kamp? Dan vind je, net zoals het CBS, dat het er slecht voor staat met de adoptie van eFactureren. Immers, alleen geavanceerdere formaten anders dan PDF, HTML, Excel, Word en tekst mogen meedoen. En dan blijft er maar bar weinig adoptie over. Samen met het CBS zit je dan op circa 6% adoptie. Wat mij betreft is dat niet alleen erg onrealistisch, het sluit ook niet aan bij de praktijk van alledag in het bedrijfsleven. Maar daar zal dan vast een reden voor zijn.

Kortom, hoe het staat met de adoptie van eFactureren dat bepaal je vooral zelf. Mogen wat jou betreft PDF (en vergelijkbare) facturen meedoen met de adoptie? Dan staan we er goed voor met een adoptiepercentage van 50+ % en laten we dit percentage groeien door te accepteren wat er is en van daaruit door te ontwikkelen.  Vind je dat alleen geavanceerdere gestructureerde formaten meegeteld worden? Dan staat de adoptie er volgens jou slecht voor met slechts 6% en lukt het -raar genoeg- maar niet om dit te laten groeien. En dan vraag ik me af of dit ooit wel gaat lukken.

P.S. Een PDF factuur is overigens ook gewoon een gestructureerd bestand, anders zou het ook niet zo gemakkelijk uitgeprint of digitaal verwekt kunnen worden….

Als voorzitter en eigenaar van zowel platform ELFA, EEI platform en Factuurwijzer.nl volgt Friso de Jong de technologische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen met betrekking tot eFacturatie op de voet. Hij heeft zijn eigen visie op eFactureren en wordt vaak geraadpleegd door Overheid en Bedrijfsleven.

Aan het woord: Erwin Folmer – Expert Interoperability, Data & Standards

Aan het woord: Erwin Folmer – Expert Interoperability, Data & Standards

erwin folmer“Adoptie” is altijd een weg van lange adem, en duurt altijd langer dan vooraf verwacht, ook bij eFacturatie. Deels moeten we gewoon meer geduld hebben en geen niet-realistische verwachtingen scheppen (80% van de facturen elektronisch in 2014), en deels moeten we er voor zorgen dat we niet onnodig drempels opwerpen die adoptie tegen houden. Helaas in de ICT doen we dat vaak wel in het streven naar het briljante idealistische perfecte oplossing, terwijl dat ook nog eens vaak een utopie blijkt te zijn. Ook dit doen we bij de eFactuur in het utopische streven naar 1 gestructureerde factuurstandaard, een mooi voorbeeld van een onnodig drempel in adoptie. Terwijl eigenlijk een eFactuur in welk gestructureerd formaat al zeer veel voordelen gaat bieden! Ik zal dat toelichten:

De voordelen van eFacturatie worden pas behaald als de facturen ook automatisch ingelezen en verwerkt kunnen worden. Daarvoor moet de eFactuur “readable” en gestructureerd zijn. Een gescande factuur (PDF of JPG bijv.) is niet readable en onvoldoende gestructureerd. Als gestructureerd formaat wordt vaak XML genoemd; echter dat is zeker niet de enige. Er is daarbij onderscheid te maken in:

A. Bekende ‘gestandaardiseerde’ XML of andere structuren. Denk daarbij aan UBL, Simpler Invoicing, GS1 XML, OAGIS, etc. Hierbij is de structuur ook bekend, en weten we direct wat de semantiek betekent, met grote mate van zekerheid. De hoeveelheid bekende XML structuren zal alleen maar groeien. Om interoperabiliteit (en dus transformatie) tussen deze structuren mogelijk te maken is er het SeMantisch eFactuurmodel (SMeF) dat een bindmiddel is tussen de bekende structuren.

B . Structuren die met een tool of portal kunnen worden omgezet naar bekende XML structuren. Met de in zo’n portal ingebakken intelligentie kan de structuur in voldoende mate worden begrepen of ingeschat. Dit kan dus ook een readable PDF zijn (niet te verwarren met een gescande PDF-factuur!).

Mijn ongevraagd advies: Start direct met een gestructureerde eFactuur formaat (geen scan dus) dat het eenvoudigst te generen is vanuit de gebruikte software. Elk softwarepakket is inmiddels minstens in staat om een readable PDF-factuur op te slaan. Daarmee is eFacturatie laagdrempelig en komt adoptie zeker ten goede!

Dr.Ir. Erwin Folmer is werkzaam als standaardisatie- en interoperabiliteit-expert bij TNO en de Universiteit Twente. Daarnaast leidt hij het Platform Linked Data Nederland en is voorzitter van het Semantisch eFactuurmodel (SMeF) opgericht door het ministerie van Economische Zaken en beheerd door Logius.

Aan het woord: Jan Bergwerff – Directie Openbaar Bestuur Finyard

Aan het woord: Jan Bergwerff – Directie Openbaar Bestuur Finyard

janHet financiële perspectief van gemeenten is al jaren niet goed. Veel gemeenten hebben een bezuinigingsoperatie in uitvoering of bijna achter de rug. Het lijkt erop dat het perspectief niet (erg) zal verbeteren. De vertaling van de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen in nieuwe collegeprogramma’s laat een duidelijk spoor van heroverwegingen zien. Wordt de gemeenteschuld een last? Wat is de ontwikkeling van de financiële vermogenspositie van de gemeente nadat veel gemeenten een eenmalige opbrengst hebben ingeboekt uit de verkoop van aandelen in energiebedrijven? Kortom, prikkels die leiden tot financiële nieuwsgierigheid naar de robuustheid van de balans.

Daarnaast wordt de vertaling van het ingezette rijksbeleid van de decentralisatie in het sociaal domein steeds meer voelbaar op het niveau van de individuele gemeente. De uitvoering van de nieuwe verantwoordelijkheden als gevolg van de decentralisaties betekent voor gemeenten zowel een transitie als een transformatie. De transitie omvat het incorporeren van nieuwe verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie. De transformatie is gericht op een nieuwe manier van werken. Dit geldt ook voor de gemeentelijke financiën. Nieuwe verantwoordelijkheden leiden tot forse groei van de begroting, met tegelijkertijd een aanvullende Rijkskorting op de budgetten. In veel gevallen zullen taken op regionaal niveau worden belegd. Dat vraagt om keuzen op het gebied van kosten- en risicoverevening. Kortom,  dit appelleert aan het financieel specialisme. Samen met deskundigen vanuit beleid zullen scenario’s moeten worden ontwikkeld en keuzen worden gemaakt.

De hechtheid van de verbinding tussen inhoudelijke expertise en belangrijke onderdelen van de bedrijfsvoeringfunctie zoals financiën blijft cruciaal. Vanuit bezuinigingen is het laaghangend fruit al geplukt en de lucht al uit de organisatie gehaald. Dat vraagt dus om een inzet gericht op het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen in combinatie met het  vasthouden of verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. De “gemeente van de toekomst” scant alle mogelijkheden die bijdragen aan de balans tussen kostenreductie en kwaliteitsverbetering en ontwikkelt hieruit een nieuw bedrijfsvoeringperspectief. Op de (door)ontwikkelagenda / plan voor de komende jaren staan twee vragen centraal: Wie en wat hebben we nodig voor een goede voorbereiding c.q. uitvoering van: financiën, beleid, inkoop, control, administratieve verwerking en uitvoering? Wanneer moeten we wat wie (marktpartijen) laten doen? Denk daarbij aan contracten afsluiten, inrichtingsplan opstellen, verordeningen maken/aanpassen.

Finyard staat bij haar opdrachtgevers bekend als financieel administratief dienstverlener in de ruimste zin van het woord. Kernwoorden bij onze dienstverlening zijn committment, creativiteit, betrokkenheid en deskundigheid. De breedte van onze deskundigheid komt tot uiting in ons dienstenportfolio (van balansanalyse tot het inrichting en ondersteunen van financieel administratieve processen als gevolg van het optimaliseren van het facturatieproces). Dit kan zijn door middel van detachering, werving & selectie, opleidingen, consultancy, interim management of in de vorm van projecten zoals de invoering van Factuurportal. 

Groei PDF-facturen zet stevig door

Groei PDF-facturen zet stevig door

groei_nieuwsHet belang van eFactureren via PDF’s groeit sterk. Het CBS doet over het jaar 2012 nog melding van 16% inkomende facturen per PDF (geen recentere cijfers), maar er is reden aan te nemen dat dit percentage significant is toegenomen. Prospects en klanten van Factuurportal maken nu al melding van een groei naar ca. 50% inkomende facturen per PDF. Grofweg de andere helft betreft papier. Het aandeel XML- en UBL-facturen in standaardopmaak is bij deze organisaties gering tot nihil. Daarnaast blijkt uit het onderzoek van Platform Elfa, dat de PDF-factuur aan populariteit wint en daarmee ook populairder is dan XML- en UBL-facturen. Lees meer over elektronisch factureren met PDF.

Naast onze bestaande koppelingen maakt Factuurportal  het nu ook mogelijk om dat grote potentieel aan PDF-facturen via Digipoort af te leveren bij de overheid. Met ingang van 1 juli 2015 kan nu dus letterlijk iedere leverancier via Factuurportal zijn PDF-facturen bij Digipoort afleveren.

PvdA wil kortere betalingstermijnen

PvdA wil kortere betalingstermijnen

De PvdA wil dat bedrijven en overheden binnen dertig dagen hun rekeningen gaan betalen. Volgens Tweede Kamerlid Henk Nijboer van de PvdA komt het veel voor dat, vooral grote bedrijven, het midden- en kleinbedrijf lang op hun geld laten wachten. Het grootbedrijf laat zich op deze manier financieren door zijn leveranciers, en zorgen hierdoor dat mkb’ers in de problemen raken door het grotere beslag op het werkkapitaal, dat toch al schaars is. Zo schrijft FD.nl.

Ook andere fracties in de Kamer hebben in het verleden al kritische kanttekeningen geplaatst bij de lange betalingstermijnen in Nederland. Nijboer wil de betalingstermijnen donderdag aan de orde stellen in een overleg met de ministers Dijsselbloem van Financiën en Kamp van Economische Zaken.

 

Harde afspraken over betalingstermijnen

Nijboer pleit ervoor dat Kamp het betaalgedrag in het bedrijfsleven ter sprake brengt tijdens de krediettop die ondernemersorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland organiseren met de banken. “Daar moeten harde afspraken worden gemaakt om de betaaltermijnen te verkorten”, zegt hij. De PvdA’er zegt eerst bedrijven de kans te willen geven om sneller te betalen. Als dit niet werkt, dan moeten er wat hem betreft wettelijke bepalingen komen voor betaaltermijnen.

 

Nederland blijft achter

De gemiddelde termijn, waarop het grootbedrijf en de overheid op dit moment aan hun verplichtingen voldoen, is 41 tot 44 dagen. Maar er zijn ook uitschieters naar drie maanden. Uit een vergelijkend onderzoek naar de betalingstermijnen van bedrijfsleven en overheden in Europa, blijkt dat Nederland achterblijft bij landen als Finland, Duitsland, Denemarken, Noorwegen, maar ook Polen.

 

Bron: Inkopers-cafe.nl 

Gemeente Amsterdam ontdekt fraude van ex-stagiair

Gemeente Amsterdam ontdekt fraude van ex-stagiair

Verschillende media meldden dat gemeente Amsterdam per ongeluk een bedrag van 186.000 euro had overgemaakt naar een Brabander en dat de man weigerde het geld terug te betalen. Laatst liet de gemeente weten dat het niet gaat om een verkeerde overboeking, maar om fraude met facturen.

De zaak is in januari vorig jaar al aan het licht gekomen en dient donderdag voor de rechter. Burgemeester Eberhard van der Laan heeft de raad vorig jaar mei schriftelijk over de kwestie geïnformeerd.

 

Eén van de verdachten was een stagiair

In de zaak zijn vijf verdachten aangehouden. Een van hen is een oud-stagiair die bij de gemeente werkte.

De verdachten zouden hebben gesjoemeld met een factuur van ruim 186.000 euro van een afvalverwerkingsbedrijf aan een stadsdeel. De stagiair-beveiliger bij het stadsdeel onderschepte de originele factuur en gaf die aan een tussenpersoon. Die gaf de factuur weer door aan een vervalser, die het rekeningnummer vervalste.

Daarna legde de stagiair de factuur weer terug op de stapel met te betalen facturen. Naast de stagiair zijn de vervalser en de tussenpersoon aangehouden. Ook zijn twee mensen die hun bankrekening ter beschikking hadden gesteld aangehouden.

 

Argwaan ontstond bij de bank

De zaak kwam aan het licht toen een bank argwaan kreeg en bij de gemeente naar de juistheid van het bankrekeningnummer informeerde. De betrokken banken konden een groot deel van het overgeschreven bedrag bevriezen, maar toen ze erachter kwamen was 40.000 euro al opgenomen. Tijdens een huiszoeking bij een medeverdachte heeft de politie 11.350 euro in beslag genomen.

Nu eist de gemeente Amsterdam nog een bedrag van 28.650 euro terug.

Bron: Nrc.nl

PDF-facturen populairder dan XML- en UBL-facturen

PDF-facturen populairder dan XML- en UBL-facturen

Platform E-factureren, het grootste samenwerkingsplatform in de Benelux op het gebied van elektronisch factureren en factuurverwerking- heeft haar jaarlijks onderzoek naar de zoekbehoefte naar e-factureren afgerond. Uit onderzoek naar meer dan 72 miljoen zoekopdrachten blijkt onder andere dat de behoefte naar e-factureren en daaraan verbonden termen opnieuw is gegroeid. Opmerkelijk is dat er exponentieel meer gezocht wordt op elektronisch factureren met PDF dan met XML of UBL.

Onderzoeksresultaten

elektronisch factureren PDFUit de gegevens blijkt onder meer dat de zoekbehoefte het afgelopen jaar, ten opzichte van het jaar daarvoor met bijna 6% is gestegen.

Ook blijkt dat het publiek geen onderscheid maakt tussen de term ‘elektronisch factureren’ en ‘digitaal factureren’. Sterker nog, de zoekbehoefte naar de term ‘digitaal factureren’ is juist gestegen ten opzichte van ‘elektronisch factureren’. Dit in tegenstelling tot sommige beleidsmakers en dienstverleners die van mening zijn dat een dergelijk onderscheid van belang is. Het publiek ziet dat duidelijk niet zo en ervaart een dergelijk onderscheid als verwarrend.

eFactureren met PDF

Uit het onderzoek komt ook naar voren dat men meer behoefte heeft aan PDF en Online facturen dan in facturen in bijvoorbeeld XML en UBL. Dat blijkt ook uit een grotere trendrapportage gemeten over 15 jaar. Daaruit blijkt dat de zoekbehoefte naar PDF exponentieel is gegroeid, terwijl XML nauwelijks een groei laat zien. Gelukkig is de conversie van PDF naar bijvoorbeeld UBL tegenwoordig een peulenschil. Met een oplossing zoals Factuurportal worden inkomende PDF-facturen volautomatisch binnen 5 minuten gecontroleerd en omgezet naar UBL. Hoe dat werkt? Lees Meer over e-factureren met PDF.

Uit het onderzoek blijkt verder dat de factuur steeds meer als een ‘enabler’ wordt beschouwd. Als onderdeel van een groter proces. Denk daarbij aan purchase-to-pay, order-to-cash en supply chain finance. Dat blijkt uit het feit dat de zoekbehoefte naar deze termen duidelijk is gegroeid.

Bent u al klaar voor de eerste stap richting een compleet geautomatiseerd proces? Begin met onze eFacturatie oplossing Factuurportal voor 200% correcte, volledig geautomatiseerde verwerking van al uw inkomende PDF facturen. Lees meer over elektronisch factureren met Factuurportal of vraag hier direct een volledig vrijblijvende demo aan!

Bron: platformelfa.nl


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11