);

Categorie op Elektronisch Factureren

Aan het woord: Jan Bergwerff – Directie Openbaar Bestuur Finyard

Aan het woord: Jan Bergwerff – Directie Openbaar Bestuur Finyard

janHet financiële perspectief van gemeenten is al jaren niet goed. Veel gemeenten hebben een bezuinigingsoperatie in uitvoering of bijna achter de rug. Het lijkt erop dat het perspectief niet (erg) zal verbeteren. De vertaling van de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen in nieuwe collegeprogramma’s laat een duidelijk spoor van heroverwegingen zien. Wordt de gemeenteschuld een last? Wat is de ontwikkeling van de financiële vermogenspositie van de gemeente nadat veel gemeenten een eenmalige opbrengst hebben ingeboekt uit de verkoop van aandelen in energiebedrijven? Kortom, prikkels die leiden tot financiële nieuwsgierigheid naar de robuustheid van de balans.

Daarnaast wordt de vertaling van het ingezette rijksbeleid van de decentralisatie in het sociaal domein steeds meer voelbaar op het niveau van de individuele gemeente. De uitvoering van de nieuwe verantwoordelijkheden als gevolg van de decentralisaties betekent voor gemeenten zowel een transitie als een transformatie. De transitie omvat het incorporeren van nieuwe verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie. De transformatie is gericht op een nieuwe manier van werken. Dit geldt ook voor de gemeentelijke financiën. Nieuwe verantwoordelijkheden leiden tot forse groei van de begroting, met tegelijkertijd een aanvullende Rijkskorting op de budgetten. In veel gevallen zullen taken op regionaal niveau worden belegd. Dat vraagt om keuzen op het gebied van kosten- en risicoverevening. Kortom,  dit appelleert aan het financieel specialisme. Samen met deskundigen vanuit beleid zullen scenario’s moeten worden ontwikkeld en keuzen worden gemaakt.

De hechtheid van de verbinding tussen inhoudelijke expertise en belangrijke onderdelen van de bedrijfsvoeringfunctie zoals financiën blijft cruciaal. Vanuit bezuinigingen is het laaghangend fruit al geplukt en de lucht al uit de organisatie gehaald. Dat vraagt dus om een inzet gericht op het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen in combinatie met het  vasthouden of verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. De “gemeente van de toekomst” scant alle mogelijkheden die bijdragen aan de balans tussen kostenreductie en kwaliteitsverbetering en ontwikkelt hieruit een nieuw bedrijfsvoeringperspectief. Op de (door)ontwikkelagenda / plan voor de komende jaren staan twee vragen centraal: Wie en wat hebben we nodig voor een goede voorbereiding c.q. uitvoering van: financiën, beleid, inkoop, control, administratieve verwerking en uitvoering? Wanneer moeten we wat wie (marktpartijen) laten doen? Denk daarbij aan contracten afsluiten, inrichtingsplan opstellen, verordeningen maken/aanpassen.

Finyard staat bij haar opdrachtgevers bekend als financieel administratief dienstverlener in de ruimste zin van het woord. Kernwoorden bij onze dienstverlening zijn committment, creativiteit, betrokkenheid en deskundigheid. De breedte van onze deskundigheid komt tot uiting in ons dienstenportfolio (van balansanalyse tot het inrichting en ondersteunen van financieel administratieve processen als gevolg van het optimaliseren van het facturatieproces). Dit kan zijn door middel van detachering, werving & selectie, opleidingen, consultancy, interim management of in de vorm van projecten zoals de invoering van Factuurportal. 

Groei PDF-facturen zet stevig door

Groei PDF-facturen zet stevig door

groei_nieuwsHet belang van eFactureren via PDF’s groeit sterk. Het CBS doet over het jaar 2012 nog melding van 16% inkomende facturen per PDF (geen recentere cijfers), maar er is reden aan te nemen dat dit percentage significant is toegenomen. Prospects en klanten van Factuurportal maken nu al melding van een groei naar ca. 50% inkomende facturen per PDF. Grofweg de andere helft betreft papier. Het aandeel XML- en UBL-facturen in standaardopmaak is bij deze organisaties gering tot nihil. Daarnaast blijkt uit het onderzoek van Platform Elfa, dat de PDF-factuur aan populariteit wint en daarmee ook populairder is dan XML- en UBL-facturen. Lees meer over elektronisch factureren met PDF.

Naast onze bestaande koppelingen maakt Factuurportal  het nu ook mogelijk om dat grote potentieel aan PDF-facturen via Digipoort af te leveren bij de overheid. Met ingang van 1 juli 2015 kan nu dus letterlijk iedere leverancier via Factuurportal zijn PDF-facturen bij Digipoort afleveren.

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (3/3)

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (3/3)

Oplossingen met techniek op basis van Pdf-facturen

Op enkele buitenlandse initiatieven (waaronder Groot-Brittannië en Australië) na, zijn er -voor zover ons bekend- op de Nederlandse markt geen aanbieders van eFacturatie actief die zich onderscheiden met Pdf-technologie en zich primair richten op ontvangst en verwerking van readable Pdf-facturen. Factuurportal biedt leveranciers de mogelijkheid om gratis elektronisch te factureren met Pdf-facturen. Dit is de tot nu toe de meest laagdrempelige manier van eFactureren. Een meer dan stevig steuntje in de rug van leveranciers want zij hoeven niets aan hun ICT of processen te veranderen. En dat terwijl ze toch volwaardig kunnen eFactureren met alle voordelen van dien.

eFactureren met Pdf-facturen “Het beste van twee werelden”

Als je alle ruwe factuurinformatie uit een Pdf-factuur weet te extraheren en naar een XML/UBL-factuur weet te vertalen, heb je “Het beste van twee werelden”. Enerzijds laagdrempelig gebruik voor iedereen en anderzijds een formaat dat direct het financiële systeem of de inkoopoplossing in kan.

Oplossingen zonder techniek op basis van Pdf-facturen

Veel aanbieders werken weliswaar digitaal, maar niet volledig elektronisch; zij bieden bijvoorbeeld oplossingen op basis van scan & herken -technologie. Na het scannen van een papieren factuur zal OCR-software proberen de scans (afbeeldingen) correct om te zetten in karakters. Die moeten vervolgens nog juist worden geïnterpreteerd, zodat er voor het financiële systeem of inkoopoplossing een te verwerken factuur ontstaat. Uit eigen ervaring, gesprekken met de klant en onderzoek weten wij dat er in diverse gradaties uitval optreedt, met alle nadelige effecten (kosten, tijd en kwaliteit) van dien.

Wat je ook wel ziet is dat zowel de versturende als ontvangende kant van de eFactuur (XML/UBL factuur) eerst op een bepaald systeem moeten zijn aangesloten. Of moeten zijn ingelogd op een portal waar de facturen kunnen worden ge-upload terwijl andere opties niet worden geboden.

Als je alle acties die de facturerende leverancier zich bij deze methoden moet getroosten bij elkaar optelt, begrijp je ook wel waarom de eFactuur (XML/UBL-factuur) drempelverhogend werkt en met name het MKB nog niet massaal elektronisch factureert.

Bron: Purchasinginsight

Poldertraject eFacturatie … de short cut!

Poldertraject eFacturatie … de short cut!

discussieWij Nederlanders zijn wereldkampioen polderen. Ergens zijn we er als volkje ook wel een beetje trots op, ook al zal u soms de gedachte niet weten te onderdrukken dat besluiten hierdoor soms wel erg traag tot stand komen. De positieve keerzijde is dat van elke belangengroep wel iets wordt meegenomen in het eindresultaat.

Toch laten we in al onze goede polderbedoelingen steken vallen als we niet oppassen. Een voorwaarde namelijk voor het –laat ik het noemen- “zuivere” polderen, is dat er werkelijk naar álle belangengroepen geluisterd wordt. Lijkt een open deur, maar als je ook maar één partij of groep erbij vergeet te betrekken, kan je op gegeven moment weer helemaal opnieuw beginnen, nu wél met alle relevante (belangen)partijen aan tafel. Dus als je poldert, doe het dan goed en compleet.

Leuk voorbeeld van zo’n poldertraject is de invoering van het eFactureren bij gemeenten. De gemeente zelf zal het hele traject dat men intern, maar ook met aanbieders van eFacturatie-oplossingen doorloopt, wellicht zelf nog geeneens bestempelen als poldertraject. Toch heeft het wel veel van de kenmerken hiervan; het kent immers een langdurige en gedegen afstemming intern, waarbij waarschijnlijk geen enkele belangengroep wordt overgeslagen en ieder zijn input kan leveren. Daarmee wordt langdurig gewikt en gewogen voordat het eindresultaat op tafel ligt.

Prima toch? Niet helemaal, want de –letterlijk- omvangrijkste belangengroep, namelijk alle crediteuren van de gemeente in dit voorbeeld, zitten niet aan tafel als het gaat om de inrichting van het eFacturatie-proces. Nou heb ik natuurlijk geen zicht op wie er bij al die gemeenten zoal rond de tafel genodigd worden en daar zou best eens een crediteur tussen kunnen zitten. Ik kan alleen naar het resultaat kijken en zie dat nog maar een enkele gemeente een eFacturatie-oplossing heeft geïmplementeerd waar de gemiddelde crediteur echt mee uit de voeten kan (bijv. gemeente Purmerend, http://goedopgelost.overheid.nl/e-factureren-met-pdf-maakt-financiele-administratie-purmerend-efficienter/)

Verreweg de meeste gemeenten bieden hun crediteuren nog geen eFacturatie mogelijkheid aan en zijn nog steeds veroordeeld tot het scannen van de papieren facturen met alle uitval van dien. Meestal gebeurt het één en ander al wel in combinatie met het ontvangen van PDF-facturen per email, maar dan kunnen deze vervolgens niet automatisch gevalideerd en in XML doorgezet worden naar het financieel administratieve systeem. Komt er toch weer veel handwerk om de hoek kijken, terwijl dat in het kader van efficiency juist niet de bedoeling kan en mag zijn.

Stel dat je eens voor dat je zuiver ging polderen, alle belangengroepen erbij betrekken. En dat je dan ook een afvaardiging van je crediteuren aan tafel uitnodigt om te praten over de verwerking van hun facturen. Wat zou men dan van hun debiteur, de gemeente in dit geval, voor elkaar willen krijgen? Wil deze afvaardiging overigens een goede afspiegeling zijn van je crediteurenbestand, dan zal de groep voor 90% uit MKB-ers bestaan en dus niet zozeer de telecombedrijven en uitzendbureaus e.d. Die relatief kleine groep grote instellingen is waarschijnlijk al rechtstreeks met uw financiële administratie gekoppeld of via een Billing Service Provider of in een enkel geval via Digipoort. Je mag aannemen dat de verwerking van hun facturen in ieder geval reeds efficiënt verloopt.

Terug naar de mensen waar het om gaat. Het grootste deel van uw crediteurenbestand, te weten uw MKB-leveranciers, wil t.a.v. hun uitgaande facturen het volgende geregeld zien:

  • Makkelijker en goedkoper proces dan factuur in envelop doen, frankeren, posten; factuur versturen moet “no-brainer” zijn, bijvoorbeeld alleen factuur hoeven opslaan als PDF en e-mailen.
  • Niet eerst moeten inloggen op een systeem en dan factuurgegevens moeten overtikken/invoeren of uploaden.
  • Niet opeens vanuit een ander boekhoudsysteem moeten gaan werken omdat het eigen boekhoudpakket nog niet kan worden aangesloten.
  • Geen ICT-gedoe met koppelingen (kosten, tijd, ingewikkeld).
  • Direct en automatisch per e-mail ingelicht worden bij ontbrekende of onjuiste gegevens op de factuur zodat per ommegaande de gecorrigeerde factuur kan worden gemaild; en niet pas na verloop van tijd een telefoontje te moeten krijgen “dat er toch nog iets ontbreekt op de factuur”.
  • Binnen 30 dagen uitbetaald worden.

Dit is inderdaad een hele waslijst waarvan lijkt of er misschien nog wel iets van af kan, maar houd er dan rekening mee dat uw crediteur geneigd zal zijn alles gewoon bij het oude te laten (bijvoorbeeld papier te blijven sturen) als hij niet overtuigend alle voordelen van het nieuwe factureren voorgeschoteld krijgt. Je moet dus eigenlijk direct al met een sterke oplossing komen: ‘What ’s in it for them?’

Gelukkig zijn er eFacturatie-oplossingen zoals Factuurportal waarbij juist alle hierboven opgesomde crediteurenwensen kunnen worden afgevinkt. Een hoge mate van adoptie verzekerd!

Het polder-traject eFactureren wordt zo een inkoppertje. Ga gewoon in op de wensen van je grootste belangengroep en je bent snel uitgepolderd met een prachtig resultaat voor alle betrokkenen!

 

Heer Olivier stuurt facturen; factuurfraude in Nederland

Heer Olivier stuurt facturen; factuurfraude in Nederland

Op de site meldpuntfraude.nl worden er 32 soorten fraude genoemd zoals ‘uitkeringsfraude’ of ‘verzekeringsfraude’ of ‘skimming’ en daarnaast nog 10 soorten oplichting zoals ‘phishing’ of ‘virusverspreiding’. De site spreekt zelf van enkele voorbeelden, dus het werkelijke aantal variaties ligt waarschijnlijk nog hoger.

Het trieste is dat ik bij de meeste van de aangehaalde fraude-termen geeneens meer hoef uit te leggen waar het om gaat, want iedereen heeft wel eens een fraude-opzet van nabij meegemaakt, al was het maar via de eigen mailbox. Los nog van de financiële schade die men er wel dan niet bij heeft opgelopen.

Neem nou ‘phishing’ met de –op bijvoorbeeld mijn eigen privé-account- bijna wekelijkse onzin-mails waarin een willekeurige ‘bank’ mij verzoekt om iets te verifiëren door ergens op in te loggen, etc. Werkelijk iedereen kent deze praktijken en dat is een trieste constatering; het toont gelijk ook de enorme omvang aan van het aantal pogingen u iets af te troggelen. Het lijkt wel of er een geheel nieuwe fraude-branche is ontstaan, ook al zal de KvK er nog geen eigen SBI-code voor hebben bedacht. Het feit dat er aan fraude- en oplichtingszaken zelfs hele TV-programma’s gewijd worden, wil toch wel zeggen dat er sprake is van een vervelende maatschappelijke trend.

Fraude krijgt ook een ander karakter; daar waar je vroeger als bedrijf alleen maar moest oppassen als ‘Heer Olivier’ en de zijnen bij je op de koffie kwamen, nu moet je dagelijks in de diverse kanalen alert zijn, want de manieren waarbij jouw organisatie een financieel pootje of een zelfs hele poot uitgedraaid kan worden zijn legio.

En natuurlijk, de phishing-mails uit mijn voorbeeld zijn gelukkig vaak nog in zo’n droef Nederlands opgesteld dat de delete-knop al snel gevonden is. Maar het lachen kan je snel vergaan als de zaken professioneler worden aangepakt en zeker ook als je halverwege een transactie er achter komt “dat er iets niet klopt”. Dan kost het je onevenredig veel tijd en moeite om zaken weer recht te zetten. Als dit dan nog lukt.

Dit pleit voor een streng voordeurbeleid, want alles wat je direct al buiten de deur houdt belast de organisatie verder ook niet. Zorg dus dat de heren Olivier geen voet tussen de deur krijgen.

Fraude bij factuurverwerking

Beroepsmatig interesseren niet alle soorten fraude en oplichting ons evenveel. Vanuit ons specialisme factuurverwerking zijn wij uiteraard meer geïnteresseerd in fraude met of via facturen.

Typen factuurfraude

  1. Vervalsing factuur van een bestaande leverancier, met ander, nieuw rekeningnummer
  2. Spookfactuur: nieuwe, onbekende leverancier met nimmer te leveren producten/ diensten of nep-diensten

Voorbeelden

Ander rekeningnummer

Het rekeningnummer van een u bekende leverancier wordt aangepast op de factuur. U raadt het al: bedoeling dat het bedrag wordt gestort op een privénummer of op het nummer van een hiervoor opgericht bedrijf. Dit is kan een interne fraude zijn, want men weet van de leverancier en kan aan allerlei factuurdata komen. Blijkbaar kunnen zelfs Amsterdamse stagiairs dit voor elkaar krijgen.

Toch vind je op sites als opgelicht.nl ook veel voorbeelden van de volgende simpele doch doeltreffende methode:

Oplichters onderscheppen de papieren facturen uit de post,  maken een kopievervalsing en stempelen hun eigen nummer erop, met bijvoorbeeld ‘Let op! Nieuw bankrekeningnummer’. Aangezien de banken bij een storting de match tussen nummer en tenaamstelling niet meer hoeven te controleren (alleen het nummer is namelijk leading geworden), heeft deze methode een grote kans van slagen als de crediteurenadministratie verder enigszins té goeder trouw is.

Spookfactuur

Een spookfactuur is een factuur van een niet ingeschreven bedrijf of een weliswaar wel ingeschreven gelegenheidsbedrijf of –organisatie, maar dan alleen opgericht om facturen te kunnen sturen en geld te innen. Spookfactuurbedrijven gebruiken in hun uitingen vaak licht aangepaste look-a-likes van landelijk bekende logo’s en huisstijlen, zoals van de KvK of MKB-Nederland of van een grote uitgeverij zoals Sanoma. U denkt dus met een bekend bedrijf te maken te hebben. De bedragen zijn meestal klein, want men verwacht op deze manier snel akkoord te kunnen krijgen. Vaak ook onbedoeld geholpen in de gevallen dat u als organisatie een crediteurenbeleid heeft om alle kleine bedragen tot bijvoorbeeld 250,- euro ongecontroleerd c.q. ongezien te betalen. De prestatie hoeft overigens niet altijd ongeleverd te blijven, alleen gaat het dan om laag te waarderen oftewel “nep”-prestatie, zoals de betaalde vermelding in een –vage- bedrijvengids of op een onbekende indexsite.

Geef factuurfraude geen kans

Het is onze uitdaging om factuurfraude aan te pakken en te keren. We doen dat overigens met Factuurportal succesvol direct aan de voordeur, via validaties. In ons geval is dat direct na ontvangst van de PDF-factuur per email . Eenmaal gearriveerd in uw financiële administratie kost het nou eenmaal veel meer moeite om de gevolgen van een frauduleuze factuur te corrigeren (uren, kosten).

Eenvoudig stappenplan factuurfraude-bestrijding via Factuurportal

  1. Bouw zo snel mogelijk de nu eenmaal fraudegevoelige papieren facturen af; laat uw crediteuren in het vervolg de facturen opslaan in PDF en direct aan u e-mailen. Landelijk gemiddeld wordt al 16% facturen per PDF gestuurd (stijgende trend) en 57% nog op papier (dalende trend)
  2. Begin dit PDF-traject in samenwerking met een overzichtelijk aantal crediteuren, bijvoorbeeld uw top 10 of top 20 crediteuren.
  3. Laat Factuurportal:
    1. onmiddellijk de eventuele frauduleuze facturen ontdekken en aan de voordeur weigeren;
    2. elke inkomende factuur per e-mail eerst checken op uw eigen- en wettelijke factuurvereisten ;
    3. uw crediteur direct automatisch feedback verstrekken over missende of onjuiste informatie;
    4. uw crediteur de kans geven zijn factuur opnieuw en aangepast in te sturen.

e-Facturatie: aan het besloten feestje voorbij

e-Facturatie: aan het besloten feestje voorbij

e-facturatie: aan het besloten feestje voorbijHoe lang spreekt men al over e-facturatie? 10-15 jaar? Strikt genomen bestaat elektronisch factureren veel langer, omdat de grote concerns, grote organisaties al veel langer hun berichten elektronisch met elkaar uitwisselen, waaronder dus ook facturen en declaraties. Zoveel mogelijk gestandaardiseerd, vaste protocollen, zoveel mogelijk gekoppeld. Dan heb je het misschien zelfs wel over de afgelopen 40 jaar, want de zeventiger jaren kenden immers een stevige opkomst van kantoorautomatisering, met een 2eversnelling in de tachtiger jaren.

Een exact aantal jaren e-Facturatie is moeilijk te geven.  Is ook minder relevant, het gaat wat mij betreft om de conclusie dat e-Facturatie al zeer veel jaren bestaat en als je erop gaat googlen, vind je –dus- ook een groot aantal aanbieders van e-Facturatie-oplossingen in de markt. Graaf je bij deze leveranciers vervolgens wat dieper, dan vind je in de meeste gevallen prachtige business-cases, waar operationele besparingen tussen de 10 en 30 Euro of meer per verwerkte factuur –afhankelijk nog van facturenvolume en proces scope- zeker geen uitzondering zijn.

Maar dit is raar

Waarom heeft e-Facturatie –na al die jaren en al dat aanbod- nog maar zo’n relatief klein aandeel in de hele factuurverwerking? Waarom is heel bedrijvend Nederland bijvoorbeeld niet massaal voor deze mooie business-cases gegaan? De besparingen liggen toch voor het oprapen? Dit staat zelfs nog los van allerlei “zachte voordelen” die een volledig geautomatiseerde factuurverwerking met zich meebrengt zoals een groenere operatie, snellere uitbetaling van crediteuren, minder geestdodend werk, etc.

Kijk maar ‘ns naar de laatste cijfers van het CBS die dit merkwaardige, statische beeld bevestigen (cijfers helaas niet recenter dan 2012) :

Inkomende facturen, landelijk gemiddeld over alle branches;

27%                eFacturen in standaardopmaak (bijv. XML, UBL, EDI)

16%                PDF-facturen

57%                Papieren facturen

Cijfers samenvattend

Meer dan 70% van de inkomende facturen worden nog niet(!) automatisch verwerkt. Vandaag de dag komt ongeveer de helft nog binnen op papier en daarnaast een kleine 20% facturen per PDF. Deze laatste schattingen van ons wijken iets af van het CBS, want ze zijn gemaakt op basis van onze eigen informatie over het groeiend aantal inkomende PDF-facturen bij bijvoorbeeld gemeenten de laatste jaren.

Besloten feestje

Dat de ontwikkeling van het aandeel eFacturatie zich blijkbaar uiterst traag ontwikkelt, lijkt raar omdat toch zoveel bedrijven er al vele jaren zoveel energie in steken, maar is goed verklaarbaar.

Om te beginnen, de circa 30% van de inkomende facturen in standaardopmaak die reeds automatisch worden verwerkt, zal zich tussen een groep “grotere” bedrijven en organisaties bewegen, die reeds in vroeg stadium hebben geïnvesteerd in systemen en koppelingen die dit aankonden.

“Good for them”, maar het blijft zo wél een besloten feestje. Het feestje breidt zich daarom ook niet uit of uiterst langzaam.

Neem nu het overheidsinitiatief Digipoort waarin gestandaardiseerde berichten, orders, facturen e.d. uitgewisseld kunnen worden tussen overheden onderling, maar ook van leverancier naar overheid. Het uiteindelijk besloten karakter zit hem in het feit dat als je als leverancier/crediteur mee wilt doen, je eerst zelf ingewikkeld en duur mag gaan koppelen. En als gemiddeld MKB-bedrijf –dus wars van gedoe- blijf je daarom maar zoals altijd de facturen in enveloppen doen (in ongeveer de helft van de gevallen). Of je slaat de factuur op als PDF en e-mailt hem dan, goed voor de overige ca. 20% van de gevallen.

e-Facturatie vlot trekken

Wil je volledig digitaal en geautomatiseerd facturen kunnen verwerken van ál je crediteuren, oftewel de grofweg 70% , feitelijk alle MKB-ers? Als je daar echt voor gaat, ontkom je er niet aan om tegen je leveranciers niet alleen meer te blijven volhouden dat ze hun facturen in standaardopmaak moeten blijven aanleveren. We zien dat dit al vele jaren niet werkt en men gewoon massaal papier blijft sturen. Ik heb het nadrukkelijk niet over de ca. 30% happy few die elkaar al jaren weten te vinden. Maar over de grote groep MKB-ers die zelfs nog nooit heeft kunnen(!) eFactureren.

Trouwens, het blijven inzetten op scan & herken –technologie werkt alleen maar in de hand dat men papier blijft sturen, geen echte oplossing dus. Aan de andere kant is het laten aanleveren in de standaardformaten XML, UBL etc. domweg een te grote stap voor het MKB.

Hoe lang wil je deze status quo nog blijven tolereren? Om echt iets anders te bereiken moet je nu eenmaal bereid zijn het met je leveranciers over een andere boeg te gooien.

Tussenstap laat leverancier direct al volledig eFactureren

Direct de factuur in standaardformaat verlangen was een brug te ver gebleken. Laat je leveranciers/ crediteuren daarom eerst een bruggetje slaan via PDF om zo direct en volledig te kunnen e-Factureren.

Deze oplossing werkt zo: je crediteur maakt een factuur aan in de applicatie die hij/zij reeds gebruikt en gewend is, maar in plaats van uit te printen slaat men de factuur op in PDF. Dat kan dus vanuit een boekhoudpakket, maar ook vanuit Excel, Word, noem maar op. Niemand hoeft dus over te schakelen naar een ander pakket of applicatie of eerst in te loggen, over te tikken, etc. Vervolgens e-mailt de leverancier zijn PDF-je naar een factuur-inbox van zijn klant. In 20% van de gevallen gebeurt dat zelfs nu al, dus dat is alvast je vliegende start. Factuurportal trekt er vervolgens alle informatie uit, valideert en geeft automatisch feedback aan zowel debiteur als crediteur. Hierna gaat de informatie in een standaard UBL/XML-formaat naar het financiële pakket of naar een eventuele inkoopoplossing. Lees op de pagina Elektronisch factureren met Factuurportal meer over de werking en toegevoegde waarde van de oplossing.

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

Inkomende facturen; sommigen zullen zeggen “cijfertjes … weinig spannend”, er is ooit iets geleverd en dat zal nu betaald moeten worden. Afhandeling van gedane zaken. “Boeie!”

Toch krijgen onbedoeld mensen bij de factuurverwerking allerlei –ook inhoudelijke- informatie onder ogen, terwijl dit helemaal niet de bedoeling of ronduit ongewenst is. Dus niet alleen de droge bedragen, die uiteraard al niet iedereen aangaan, maar ook het feit dat een bepaalde leverancier, met zijn specifiek product of dienstverlening überhaupt zaken doet met jouw organisatie, is–an sich- inhoudelijke informatie. Discretie is dan van wezenlijk belang in sommige gevallen.

Maar wat te denken van –opeens- rekeningen van een advocatenkantoor? Of een Outplacement-bureau? Natuurlijk komen dit soort rekeningen niet uit de lucht vallen, maar wél voor sommige collega’s van de postkamer of de financiële administratie. Die denken er dan het hunne van..

Goed, het bonnetje van “Bella Italia” met daarop 6 pizzadozen n.a.v. overwerk en de maandafrekening van “Douwe Egberts Professional” (levering koffiebonen dus) zullen weinig spannend zijn. Maar er zijn meer voorbeelden te bedenken waarbij voorzichtigheid passend zou zijn. De omschrijving op een factuur of de bijlagen bij een factuur kunnen o.a. informatie verschaffen over de probleemstelling, de opdracht, de aanpak, het project. Oftewel inhoudelijke zaken die je intern slechts beperkt wilt delen.

Het potentiële risico zal hem overigens –veel- meer zitten in verwerking van papieren facturen dan digitale, immers een papieren factuur gaat sowieso al door verschillende handen voordat hij de budgethouder en/of de opdrachtgever onder ogen komt. Iemand anders maakt immers de envelop open, iemand scant hem in of tikt hem over. En of dit nu de collega is van de postkamer of van de crediteurenafdeling, het zijn feitelijk personen die met de opdracht inhoudelijk niets te maken hebben en ik denk dat je deze collega’s er dan ook niet mee moet lastig vallen, dat wil zeggen, je richt het systeem zo in dat dit gefaciliteerd wordt.

Bij een digitale document flow ligt genoemd risico uit oogpunt van discretie/geheimhouding beduidend lager omdat hierbij menselijke (tussen)handelingen (en meekijken) per definitie zijn teruggebracht. Maar dan moet je het wel goed doen, dat wil zeggen je factuurverwerking van
A t/m Z digitaal.

Dit alles staat dan uiteraard nog los van de buitenproportionele kosten en tijd die gepaard gaan met de verwerking van een papieren factuur. Of deze nu eerst wordt ingetikt in een applicatie of wordt gescand en herkend (waarbij dan ook nog ’ns sprake is van een percentage uitval).

Gek genoeg blijken veel organisaties alleen van “B t/m Z” te digitaliseren, want “A”, de inkomende factuurstroom, is in verreweg de meeste gevallen nog papier.  En daar lag nu juist de gevoeligheid.

Scheiding of toch maar Ménage à trois?

Scheiding of toch maar Ménage à trois?

Weleens gehoord van vechtbruiloften? Ik kan er kort over zijn, die zijn er niet. Ja, misschien ooit als gegeven in een of andere flauwe Hollywood comedy, maar normaliter knalt op een bruiloft alleen de champagnekurk en niet het servies tegen de muren. Dat hoort weer meer bij de vechtscheiding waar veel huwelijken helaas in ontaarden. Maar goed, in het begin is alles nog koek en ei, dat mag gezegd worden.

Een veel gebruikte metafoor in de relatie klant-leverancier is het huwelijk; altijd frisse start, vervolgens “werken” aan de relatie en als dat niet lukt, (moeizaam) afscheid -hopelijk geen vechtscheiding- en daarna open armen voor de concurrent.

Wat kan een zakelijke relatie zoal onder druk zetten? De volgende zaken werden door onze klanten en prospects genoemd in gesprek over de ICT-branche en softwareleveranciers. Natuurlijk gaat er nog steeds veel goed tussen klant en leverancier, maar hier volgen enkele “turn-offs”:

Product of dienst valt gaandeweg toch wel tegen, afspraken worden maar half of te laat nagekomen, er wordt door leverancier niet meer adequaat –of duur- op hulpvragen gereageerd, deadlines worden te makkelijk verschoven, er wordt onredelijk veel of zelfs buitenproportioneel meerwerk berekend. Ergernis en frustratie dus. In voorkomende gevallen wordt er zelfs geprocedeerd tegen de leverancier.

Over vechtscheidingen gesproken(!)…

Het is dan ook niet gek dat zich meer en meer een drang naar vrijheid ontwikkelt om zelf te kunnen zoeken naar alternatieve oplossingen en zo minder afhankelijk te zijn van de (oude) software-leverancier en zijn soms gedwongen winkelnering. Daar wordt inmiddels regelmatig over gepubliceerd, lees bijvoorbeeld de verhelderende ervaringen van Harrie Gooskens (Telengy Associé, ex Algemeen Directeur PinkRoccade Local Government) in Afhankelijkheid Softwareleveranciers Behoeft Doorbraak.

Ménage à trois als alternatief

We mogen aannemen dat de software-leverancier het minst belang heeft bij introduceren van alternatieve oplossingen buiten hem om, dus het initiatief komt meestal van de klant/opdrachtgever. Er hoeft zeker ook niet altijd een vertrek van de oude leverancier in het verschiet te liggen, het kan ook gaan om het bijschakelen van een slimme, alternatieve oplossing zonder dat dit meteen tot problemen in de applicatiearchitectuur leidt (zoals bijvoorbeeld het aansluiten van Factuurportal t.b.v de inkomende stroom PDF-facturen). Of andere, toegesneden oplossingen die nu eenmaal niet uit de fabriekshallen van de oude leverancier kwamen te rollen.

Als het gaat om een conversie naar een heel nieuw, concurrerend systeem, is dit uiteraard een ingrijpender operatie, waarbij de oude leverancier dus meer geneigd is met de hakken in het zand te gaan omdat hij op termijn zal zijn uitgerangeerd.

Hoe dan ook, beide huwelijksontwikkelingen ziet de oude leverancier vaak met lede ogen aan. Is ook wel enigszins voor te stellen, maar niet meer dan dat. Binnen boord halen met knallende kurken, da’s makkelijk. Om als vrienden afscheid te nemen, maar ook ten aanzien van het ménage à trois waarbij bijvoorbeeld een kleinere leverancier is betrokken, is volwassenheid en bovenal een blijvende, klantgerichte visie nodig.

Ik denk dat juist een nieuwe generatie softwareleveranciers zich deze gedachte snel eigen zal maken, ook al is dat nu nog maar een gevoel.

Impressie Factuurcongres 2015

Impressie Factuurcongres 2015

oie_uArQpu5H5ZOeIn onze agenda’s kreeg het Factuurcongres dit jaar weer een prominente plaats. Tikje prominenter zelfs dan in voorgaande jaren, want nu stonden wij er als exposant. Het congresdebuut van Factuurportal.

Uiteraard had onze eFacturatie-oplossing afgelopen tijd al veel in de schijnwerpers gestaan via landelijke themabijeenkomsten en realtime demosessies bij Gemeente Purmerend. Deze zijn door enkele tientallen hoofden en teamleiders van gemeentelijke financiële afdelingen bezocht.

De dag zelf

Al mocht Factuurportal via allerlei kanalen destijds reeds geïntroduceerd en gedemonstreerd zijn, de aanwezigheid op hét congres voor oplossingen rond factuurverwerking heeft toch een andere lading. Wat meetelt bij zo’n dag is dat je er als bedrijfstak gezamenlijk staat, waarbij jezelf jouw eigen, unieke deel van het hele factuurverwerkingsproces representeert. Vaak complementair aan andere partijen onder datzelfde dak die dag, maar soms ook direct concurrerend.

Factuurportal tijdens Factuurcongres 2015DeFabrique met haar industriële uitstraling stimuleert een no-nonsense blik op zaken. Prettig, want geen geouwehoer: wat kan je product wel en wat niet? Waarom eigenlijk niet? Is de oplossing wel snel operationeel, want er hoeft toch niet eerst maandenlang een leger consultants aan de slag? Juist deze atmosfeer, deze benadering paste ons, van huis uit Rotterdams Factuurportal, als een maatpak. Maar dan wel één met opgestroopte mouwen.

Zelf aan de slag met eFactureren!

Misschien heeft u ons niet persoonlijk kunnen spreken… geen man overboord. U kunt nieuwsgierig zijn geworden naar onze oplossing en wilt in de praktijk ervaren hoe Factuurportal als enige oplossing:

  • al uw PDF-facturen automatisch 100% correct naar uw financiële-, workflow- of inkoopsysteem exporteert;
  • al uw leveranciers, groot en klein eenvoudig en snel laat eFactureren;
  • echt uw stroom aan inkomende papieren facturen versneld afbouwt.

Gemeente Purmerend nodigt u uit

Gemeente Purmerend geeft regelmatig realtime demo’s ter plekke.

Kom zelf ervaren hoe deze gemeente al geruime tijd succesvol haar leveranciers laat eFactureren. U bent daarbij overigens in goed gezelschap van andere financiële managers en teamleiders, senior gebruikers en ICT’ers van diverse gemeenten uit het hele land.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een demo op uw eigen locatie te houden. Dit neemt een uur tijd in beslag. U kunt dan aan de hand van facturen van uw eigen leveranciers, realtime ervaren hoe Factuurportal dit binnen een handomdraai verwerkt!

Hardnekkig papier

Hardnekkig papier

“Digitale factuurverwerking” nog nodeloos verstrengeld in papier

Tijdens mijn gesprekken “in de markt” weet menig organisatie mij te vertellen dat hun factuurverwerking volledig gedigitaliseerd is. Het is ook maar wat je er onder verstaat en wat je er zelf van wilt zien, want bij doorvragen blijkt dat er eerst nog een papierstroom verwerkt moet worden. Bijvoorbeeld in de postkamer, dus weliswaar uit het zicht, maar desalniettemin. Het verwerken van een papieren factuur kost (veel) meer dan het verwerken van zijn elektronische broertje, daar is al voldoende onderzoek naar gedaan. Ik heb het dan nog geeneens over de kosten voor het milieu. Papier moet dus uitgefaseerd worden want een eFactuur is goedkoper en efficiënter. Tot op EU-niveau is men zich daarvan al jaren bewust er en er zijn richtlijnen en doelstellingen. Maar tegelijkertijd worstelt menig organisatie met een praktische uitvoering hiervan.

Definitief afscheid nemen van papier is wel degelijk mogelijk

Gelukkig kun je vrij eenvoudig wél al je leveranciers/crediteuren, groot en klein, overhalen hun facturen niet meer uit te printen, maar te e-mailen als PDF om vervolgens automatisch te worden gevalideerd. Dat is voor jou en je leveranciers veel makkelijker te realiseren dan je denkt. Ik kom daar later op terug.

We hadden dus al lang volledig afscheid moeten nemen van de papieren factuur, (ICT-) technisch en kostentechnisch liggen er namelijk geen drempels, integendeel zelfs.

Maar waarom is papier eigenlijk zo hardnekkig?

Ik kan 3 redenen bedenken:

–  Gewoontedieren

We zijn gewoontedieren. Sinds (onze) heugenis gaan facturen in enveloppen. We vinden werken met facturen op papier vertrouwd. Het vervolgens handmatig verwerken van facturen komt nog steeds wel voor, maar het scannen en herkennen uiteraard veel meer. Helaas kent deze methode nogal wat uitval. De uitval kan oplopen tot 30% van het totaal. Moeten dan toch weer extra menskracht aan te pas komen(!) En met scan en herken dring je de papierberg geen centimeter omlaag.

–  Self-fulfilling prophecy

Er is nog een ander mechanisme dat de papierstroom blijft voeden. Het heeft inmiddels het karakter van een self-fulfilling prophecy; zolang de scanstraat er nog staat zal je je leveranciers niet ontmoedigen jou papier te blijven sturen. Je had toch geïnvesteerd in een nieuwe scan-straat? Is toch nog niet afgeschreven? Gewoon blijven gebruiken tegen beter weten in, want de efficiency kan een stuk beter. Remmende voorsprong heet dat onder economen.

– Verbeteringen efficiency zonder focus op terugdringen papierstroom

Bij factuurverwerking en crediteuren automatisering, zal het hele proces steeds efficiënter gemaakt kunnen worden door slimmere automatisering. Vele bedrijven houden zich hier continu mee bezig. Toch is het niet automatisch zo, dat de stroom papieren facturen –an sich- hierbij dan ook maar wordt teruggedrongen als vanzelfsprekend onderdeel van dit verbeteringsproces, terwijl hier juist de grootste slagen mee te maken zijn.

 

Bedrijfsvoorbeeld

Als voorbeeld kan het Amerikaanse Esker (Esker.com) dienen. Dit bedrijf is onder andere actief in het digitaliseren van factuurstromen. Esker is een bedrijf dat nadruk legt op nieuwe technieken, maar laat de voorkant van het proces, de papieren factuur, ongemoeid.

Wat doen ze? Net zoals veel Nederlandse bedrijven zal Esker in de factuurverwerking ongetwijfeld goed zijn in wat ze doen. Zij weten via Cloud-technologie voor hun klanten meer efficiency te behalen. Toch vinden wij dat dit bedrijf –maar zij zijn hierin zeker niet de enige-  niet zozeer iets doet aan de massale papierstroom, ondanks het uitdagende en veelbelovende “Quit Paper” vignet op hun site. Hun oplossing blijkt namelijk aan de voorzijde van het proces toch nog steeds te leunen op een scan- en herken-benadering. De gedigitaliseerde data wordt weliswaar een Cloud ingeschoten maar de papieren factuurstroom wordt er niet mee teruggedrongen. Terwijl hier juist de grootste efficiency-slag en daarmee kostenbesparing te behalen is

Intermezzo Guidebook

Het bedrijf heeft overigens een bijzonder aansprekend “Guidebook” geschreven. Hierin worden  de meest gehoorde smoezen om (maar) niet (verder) te automatiseren opgesomd en ontzenuwd. “AP Automation as a SAAS solution” (AP staat voor Accounts Payable oftewel crediteuren). Zie hiervoor ook het blog door Kilian Drewel van onze commercieel partner 20/20 vision Software. Hierin wordt dit guidebook kernachtig door hem samengevat, zie http://www.2020vision.nl/blog/smoesjes-om-je-factuurverwerkingsproces-niet-te-automatiseren. Er is in het blog zelf ook een linkje naar het originele guidebook van Esker te vinden.

Structurele oplossing

Terugkomend op de oplossing. Een structurele oplossing zal de stroom papieren facturen terugdringen tot uiteindelijk nihil in een efficiënt en kostenbesparend proces. De grootste stap die je nu kunt nemen is jouw leveranciers bewegen om vanaf nu alleen nog maar PDF-facturen te e-mailen. Gemakkelijk, want in plaats van de knop “afdrukken” wordt het “sla op als PDF” en dan e-mailen. Dat is alles. De drempel ligt dus laag. Via Factuurportal worden de facturen gevalideerd en worden 100% correcte facturen naar je financieel administratief systeem (of inkoop-oplossing) gestuurd. Mocht een leverancier een fout hebben laten insluipen in de factuur (onbedoeld of bedoeld), dan krijgt hij direct een e-mail met aanwijzing hoe te corrigeren. Verbeterde factuur kan dan per ommegaande weer ingediend worden.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11