);

Categorie op Elektronisch Factureren

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

6 Pizzadozen en een advocaat; discretie bij de factuurverwerking

Inkomende facturen; sommigen zullen zeggen “cijfertjes … weinig spannend”, er is ooit iets geleverd en dat zal nu betaald moeten worden. Afhandeling van gedane zaken. “Boeie!”

Toch krijgen onbedoeld mensen bij de factuurverwerking allerlei –ook inhoudelijke- informatie onder ogen, terwijl dit helemaal niet de bedoeling of ronduit ongewenst is. Dus niet alleen de droge bedragen, die uiteraard al niet iedereen aangaan, maar ook het feit dat een bepaalde leverancier, met zijn specifiek product of dienstverlening überhaupt zaken doet met jouw organisatie, is–an sich- inhoudelijke informatie. Discretie is dan van wezenlijk belang in sommige gevallen.

Maar wat te denken van –opeens- rekeningen van een advocatenkantoor? Of een Outplacement-bureau? Natuurlijk komen dit soort rekeningen niet uit de lucht vallen, maar wél voor sommige collega’s van de postkamer of de financiële administratie. Die denken er dan het hunne van..

Goed, het bonnetje van “Bella Italia” met daarop 6 pizzadozen n.a.v. overwerk en de maandafrekening van “Douwe Egberts Professional” (levering koffiebonen dus) zullen weinig spannend zijn. Maar er zijn meer voorbeelden te bedenken waarbij voorzichtigheid passend zou zijn. De omschrijving op een factuur of de bijlagen bij een factuur kunnen o.a. informatie verschaffen over de probleemstelling, de opdracht, de aanpak, het project. Oftewel inhoudelijke zaken die je intern slechts beperkt wilt delen.

Het potentiële risico zal hem overigens –veel- meer zitten in verwerking van papieren facturen dan digitale, immers een papieren factuur gaat sowieso al door verschillende handen voordat hij de budgethouder en/of de opdrachtgever onder ogen komt. Iemand anders maakt immers de envelop open, iemand scant hem in of tikt hem over. En of dit nu de collega is van de postkamer of van de crediteurenafdeling, het zijn feitelijk personen die met de opdracht inhoudelijk niets te maken hebben en ik denk dat je deze collega’s er dan ook niet mee moet lastig vallen, dat wil zeggen, je richt het systeem zo in dat dit gefaciliteerd wordt.

Bij een digitale document flow ligt genoemd risico uit oogpunt van discretie/geheimhouding beduidend lager omdat hierbij menselijke (tussen)handelingen (en meekijken) per definitie zijn teruggebracht. Maar dan moet je het wel goed doen, dat wil zeggen je factuurverwerking van
A t/m Z digitaal.

Dit alles staat dan uiteraard nog los van de buitenproportionele kosten en tijd die gepaard gaan met de verwerking van een papieren factuur. Of deze nu eerst wordt ingetikt in een applicatie of wordt gescand en herkend (waarbij dan ook nog ’ns sprake is van een percentage uitval).

Gek genoeg blijken veel organisaties alleen van “B t/m Z” te digitaliseren, want “A”, de inkomende factuurstroom, is in verreweg de meeste gevallen nog papier.  En daar lag nu juist de gevoeligheid.

Scheiding of toch maar Ménage à trois?

Scheiding of toch maar Ménage à trois?

Weleens gehoord van vechtbruiloften? Ik kan er kort over zijn, die zijn er niet. Ja, misschien ooit als gegeven in een of andere flauwe Hollywood comedy, maar normaliter knalt op een bruiloft alleen de champagnekurk en niet het servies tegen de muren. Dat hoort weer meer bij de vechtscheiding waar veel huwelijken helaas in ontaarden. Maar goed, in het begin is alles nog koek en ei, dat mag gezegd worden.

Een veel gebruikte metafoor in de relatie klant-leverancier is het huwelijk; altijd frisse start, vervolgens “werken” aan de relatie en als dat niet lukt, (moeizaam) afscheid -hopelijk geen vechtscheiding- en daarna open armen voor de concurrent.

Wat kan een zakelijke relatie zoal onder druk zetten? De volgende zaken werden door onze klanten en prospects genoemd in gesprek over de ICT-branche en softwareleveranciers. Natuurlijk gaat er nog steeds veel goed tussen klant en leverancier, maar hier volgen enkele “turn-offs”:

Product of dienst valt gaandeweg toch wel tegen, afspraken worden maar half of te laat nagekomen, er wordt door leverancier niet meer adequaat –of duur- op hulpvragen gereageerd, deadlines worden te makkelijk verschoven, er wordt onredelijk veel of zelfs buitenproportioneel meerwerk berekend. Ergernis en frustratie dus. In voorkomende gevallen wordt er zelfs geprocedeerd tegen de leverancier.

Over vechtscheidingen gesproken(!)…

Het is dan ook niet gek dat zich meer en meer een drang naar vrijheid ontwikkelt om zelf te kunnen zoeken naar alternatieve oplossingen en zo minder afhankelijk te zijn van de (oude) software-leverancier en zijn soms gedwongen winkelnering. Daar wordt inmiddels regelmatig over gepubliceerd, lees bijvoorbeeld de verhelderende ervaringen van Harrie Gooskens (Telengy Associé, ex Algemeen Directeur PinkRoccade Local Government) in Afhankelijkheid Softwareleveranciers Behoeft Doorbraak.

Ménage à trois als alternatief

We mogen aannemen dat de software-leverancier het minst belang heeft bij introduceren van alternatieve oplossingen buiten hem om, dus het initiatief komt meestal van de klant/opdrachtgever. Er hoeft zeker ook niet altijd een vertrek van de oude leverancier in het verschiet te liggen, het kan ook gaan om het bijschakelen van een slimme, alternatieve oplossing zonder dat dit meteen tot problemen in de applicatiearchitectuur leidt (zoals bijvoorbeeld het aansluiten van Factuurportal t.b.v de inkomende stroom PDF-facturen). Of andere, toegesneden oplossingen die nu eenmaal niet uit de fabriekshallen van de oude leverancier kwamen te rollen.

Als het gaat om een conversie naar een heel nieuw, concurrerend systeem, is dit uiteraard een ingrijpender operatie, waarbij de oude leverancier dus meer geneigd is met de hakken in het zand te gaan omdat hij op termijn zal zijn uitgerangeerd.

Hoe dan ook, beide huwelijksontwikkelingen ziet de oude leverancier vaak met lede ogen aan. Is ook wel enigszins voor te stellen, maar niet meer dan dat. Binnen boord halen met knallende kurken, da’s makkelijk. Om als vrienden afscheid te nemen, maar ook ten aanzien van het ménage à trois waarbij bijvoorbeeld een kleinere leverancier is betrokken, is volwassenheid en bovenal een blijvende, klantgerichte visie nodig.

Ik denk dat juist een nieuwe generatie softwareleveranciers zich deze gedachte snel eigen zal maken, ook al is dat nu nog maar een gevoel.

Impressie Factuurcongres 2015

Impressie Factuurcongres 2015

oie_uArQpu5H5ZOeIn onze agenda’s kreeg het Factuurcongres dit jaar weer een prominente plaats. Tikje prominenter zelfs dan in voorgaande jaren, want nu stonden wij er als exposant. Het congresdebuut van Factuurportal.

Uiteraard had onze eFacturatie-oplossing afgelopen tijd al veel in de schijnwerpers gestaan via landelijke themabijeenkomsten en realtime demosessies bij Gemeente Purmerend. Deze zijn door enkele tientallen hoofden en teamleiders van gemeentelijke financiële afdelingen bezocht.

De dag zelf

Al mocht Factuurportal via allerlei kanalen destijds reeds geïntroduceerd en gedemonstreerd zijn, de aanwezigheid op hét congres voor oplossingen rond factuurverwerking heeft toch een andere lading. Wat meetelt bij zo’n dag is dat je er als bedrijfstak gezamenlijk staat, waarbij jezelf jouw eigen, unieke deel van het hele factuurverwerkingsproces representeert. Vaak complementair aan andere partijen onder datzelfde dak die dag, maar soms ook direct concurrerend.

Factuurportal tijdens Factuurcongres 2015DeFabrique met haar industriële uitstraling stimuleert een no-nonsense blik op zaken. Prettig, want geen geouwehoer: wat kan je product wel en wat niet? Waarom eigenlijk niet? Is de oplossing wel snel operationeel, want er hoeft toch niet eerst maandenlang een leger consultants aan de slag? Juist deze atmosfeer, deze benadering paste ons, van huis uit Rotterdams Factuurportal, als een maatpak. Maar dan wel één met opgestroopte mouwen.

Zelf aan de slag met eFactureren!

Misschien heeft u ons niet persoonlijk kunnen spreken… geen man overboord. U kunt nieuwsgierig zijn geworden naar onze oplossing en wilt in de praktijk ervaren hoe Factuurportal als enige oplossing:

  • al uw PDF-facturen automatisch 100% correct naar uw financiële-, workflow- of inkoopsysteem exporteert;
  • al uw leveranciers, groot en klein eenvoudig en snel laat eFactureren;
  • echt uw stroom aan inkomende papieren facturen versneld afbouwt.

Gemeente Purmerend nodigt u uit

Gemeente Purmerend geeft regelmatig realtime demo’s ter plekke.

Kom zelf ervaren hoe deze gemeente al geruime tijd succesvol haar leveranciers laat eFactureren. U bent daarbij overigens in goed gezelschap van andere financiële managers en teamleiders, senior gebruikers en ICT’ers van diverse gemeenten uit het hele land.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een demo op uw eigen locatie te houden. Dit neemt een uur tijd in beslag. U kunt dan aan de hand van facturen van uw eigen leveranciers, realtime ervaren hoe Factuurportal dit binnen een handomdraai verwerkt!

Hardnekkig papier

Hardnekkig papier

“Digitale factuurverwerking” nog nodeloos verstrengeld in papier

Tijdens mijn gesprekken “in de markt” weet menig organisatie mij te vertellen dat hun factuurverwerking volledig gedigitaliseerd is. Het is ook maar wat je er onder verstaat en wat je er zelf van wilt zien, want bij doorvragen blijkt dat er eerst nog een papierstroom verwerkt moet worden. Bijvoorbeeld in de postkamer, dus weliswaar uit het zicht, maar desalniettemin. Het verwerken van een papieren factuur kost (veel) meer dan het verwerken van zijn elektronische broertje, daar is al voldoende onderzoek naar gedaan. Ik heb het dan nog geeneens over de kosten voor het milieu. Papier moet dus uitgefaseerd worden want een eFactuur is goedkoper en efficiënter. Tot op EU-niveau is men zich daarvan al jaren bewust er en er zijn richtlijnen en doelstellingen. Maar tegelijkertijd worstelt menig organisatie met een praktische uitvoering hiervan.

Definitief afscheid nemen van papier is wel degelijk mogelijk

Gelukkig kun je vrij eenvoudig wél al je leveranciers/crediteuren, groot en klein, overhalen hun facturen niet meer uit te printen, maar te e-mailen als PDF om vervolgens automatisch te worden gevalideerd. Dat is voor jou en je leveranciers veel makkelijker te realiseren dan je denkt. Ik kom daar later op terug.

We hadden dus al lang volledig afscheid moeten nemen van de papieren factuur, (ICT-) technisch en kostentechnisch liggen er namelijk geen drempels, integendeel zelfs.

Maar waarom is papier eigenlijk zo hardnekkig?

Ik kan 3 redenen bedenken:

–  Gewoontedieren

We zijn gewoontedieren. Sinds (onze) heugenis gaan facturen in enveloppen. We vinden werken met facturen op papier vertrouwd. Het vervolgens handmatig verwerken van facturen komt nog steeds wel voor, maar het scannen en herkennen uiteraard veel meer. Helaas kent deze methode nogal wat uitval. De uitval kan oplopen tot 30% van het totaal. Moeten dan toch weer extra menskracht aan te pas komen(!) En met scan en herken dring je de papierberg geen centimeter omlaag.

–  Self-fulfilling prophecy

Er is nog een ander mechanisme dat de papierstroom blijft voeden. Het heeft inmiddels het karakter van een self-fulfilling prophecy; zolang de scanstraat er nog staat zal je je leveranciers niet ontmoedigen jou papier te blijven sturen. Je had toch geïnvesteerd in een nieuwe scan-straat? Is toch nog niet afgeschreven? Gewoon blijven gebruiken tegen beter weten in, want de efficiency kan een stuk beter. Remmende voorsprong heet dat onder economen.

– Verbeteringen efficiency zonder focus op terugdringen papierstroom

Bij factuurverwerking en crediteuren automatisering, zal het hele proces steeds efficiënter gemaakt kunnen worden door slimmere automatisering. Vele bedrijven houden zich hier continu mee bezig. Toch is het niet automatisch zo, dat de stroom papieren facturen –an sich- hierbij dan ook maar wordt teruggedrongen als vanzelfsprekend onderdeel van dit verbeteringsproces, terwijl hier juist de grootste slagen mee te maken zijn.

 

Bedrijfsvoorbeeld

Als voorbeeld kan het Amerikaanse Esker (Esker.com) dienen. Dit bedrijf is onder andere actief in het digitaliseren van factuurstromen. Esker is een bedrijf dat nadruk legt op nieuwe technieken, maar laat de voorkant van het proces, de papieren factuur, ongemoeid.

Wat doen ze? Net zoals veel Nederlandse bedrijven zal Esker in de factuurverwerking ongetwijfeld goed zijn in wat ze doen. Zij weten via Cloud-technologie voor hun klanten meer efficiency te behalen. Toch vinden wij dat dit bedrijf –maar zij zijn hierin zeker niet de enige-  niet zozeer iets doet aan de massale papierstroom, ondanks het uitdagende en veelbelovende “Quit Paper” vignet op hun site. Hun oplossing blijkt namelijk aan de voorzijde van het proces toch nog steeds te leunen op een scan- en herken-benadering. De gedigitaliseerde data wordt weliswaar een Cloud ingeschoten maar de papieren factuurstroom wordt er niet mee teruggedrongen. Terwijl hier juist de grootste efficiency-slag en daarmee kostenbesparing te behalen is

Intermezzo Guidebook

Het bedrijf heeft overigens een bijzonder aansprekend “Guidebook” geschreven. Hierin worden  de meest gehoorde smoezen om (maar) niet (verder) te automatiseren opgesomd en ontzenuwd. “AP Automation as a SAAS solution” (AP staat voor Accounts Payable oftewel crediteuren). Zie hiervoor ook het blog door Kilian Drewel van onze commercieel partner 20/20 vision Software. Hierin wordt dit guidebook kernachtig door hem samengevat, zie http://www.2020vision.nl/blog/smoesjes-om-je-factuurverwerkingsproces-niet-te-automatiseren. Er is in het blog zelf ook een linkje naar het originele guidebook van Esker te vinden.

Structurele oplossing

Terugkomend op de oplossing. Een structurele oplossing zal de stroom papieren facturen terugdringen tot uiteindelijk nihil in een efficiënt en kostenbesparend proces. De grootste stap die je nu kunt nemen is jouw leveranciers bewegen om vanaf nu alleen nog maar PDF-facturen te e-mailen. Gemakkelijk, want in plaats van de knop “afdrukken” wordt het “sla op als PDF” en dan e-mailen. Dat is alles. De drempel ligt dus laag. Via Factuurportal worden de facturen gevalideerd en worden 100% correcte facturen naar je financieel administratief systeem (of inkoop-oplossing) gestuurd. Mocht een leverancier een fout hebben laten insluipen in de factuur (onbedoeld of bedoeld), dan krijgt hij direct een e-mail met aanwijzing hoe te corrigeren. Verbeterde factuur kan dan per ommegaande weer ingediend worden.

Gemeente Bussum

Gemeente Bussum

Ab KraaijenzankGemeente Bussum is voortdurend op zoek naar verbetering van de efficiency teneinde te bereiken dat de bestaande taken met minder menskracht kunnen worden gedaan, zodat ook de organisatie een bijdrage kan leveren aan de noodzakelijke bezuinigingen. Het afdoen van facturen is een proces langs vele schijven, waarbij vooral aan de voorkant van het proces verbeteringen waren te boeken. Immers het scannen, vervolgens doorsturen en daarna inboeken van facturen vergde veel tijd. Dit leidde ertoe dat we regelmatig facturen buiten de gestelde termijnen konden betalen. Daarin wilden we een verbetering bewerkstelligen omdat wij van mening zijn, dat een factuur binnen de gestelde termijn betaald moet zijn.

Wij kwamen via een demonstratie in contact met Factuurportal en zagen daar de voor ons gewenste oplossing in de praktijk. Een snelle eerste verwerking van een factuur en een terugkoppeling naar de leverancier als de factuur niet aan de gestelde eisen voldoet, waarbij wij ook die eisen kunnen bepalen.

Facturen worden nu zeer snel in de workflow binnen de organisatie gebracht, zodat een tijdige afdoening – vaak langs meerdere schijven – zeker mogelijk is. We kunnen onze leveranciers, die hieraan deelnemen, garanderen dat de factuur binnen de gestelde termijn betaald wordt en kunnen intern besparen op de kosten van het factuurproces.

“Wij wilden onze leveranciers tegemoetkomen door op tijd te betalen en kunnen dat nu garanderen”.

Ap Kraaijenzank is hoofd afdeling financiën van de gemeente Bussum.

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen? We komen graag een demo bij u verzorgen!

Gemeente Purmerend

Gemeente Purmerend

Harry van der AarSinds 2014 verwerken wij de facturen van zowel gemeente Purmerend als die van gemeente Beemster. Dat betekent een grotere stroom aan binnenkomende facturen. Veel leveranciers stuurden ons hun facturen nog per post. Er kwamen jaarlijks zo’n 25.000 papieren facturen binnen. De verwerking daarvan kostte veel tijd en geld: de inkomende facturen gingen dagelijks via de interne post naar de juiste afdeling en externe locaties, werden daar bekeken door de betrokken ambtenaar, ingevoerd in het financiële systeem en voor goedkeuring beschikbaar gesteld. Dit systeem bleek inefficiënt en leidde tot het regelmatig te laat betalen van de facturen.

Samen met Factuurportal en commercieel partner 20/20 vision Europe heeft Purmerend Factuurtotaal ingevoerd.

”Inkomende PDF-facturen konden we op zich al verwerken, maar via Factuurtotaal kan dat veel efficiënter.”

Naast dat de gemeente wordt gezien als een betrouwbare zakenpartner en Factuurtotaal zorgt voor een efficiënter verloop van de financiële administratie, is er nu ook afstemming in het inkoop- en betalingsproces. Met Factuurtotaal krijgt de leverancier automatisch feedback bij een onvolledig ingestuurde factuur; dit betekent een stop van incorrecte facturen bij de voordeur. De voordelen resulteren in een verlaging van de betalingstermijn van 58 naar 24 dagen.

”Het belangrijkste doel was echter een serieuze efficiency- en kwaliteitsslag te maken. Dat is gelukt.”

Harry van der Aar is teammanager financiële administratie van de gemeente Purmerend.

 

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen? We verzorgen graag ‘on-site’ een demo van ons systeem!

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (1/3)

Drieluik: ICT-oplossing vaak ‘vliegende auto’? (1/3)

Vliegende auto’s

Iedereen kent ze wel, die aandoenlijke fotootjes uit de 50-er en 60-er jaren van “vliegende auto’s” oftewel auto’s waaraan (opklapbare) vleugels waren gemonteerd en bijvoorbeeld een propellertje op het dak. Prachtig idee natuurlijk, want stel je eens voor dat je auto ook zou kunnen vliegen, dat zou –los van de onbetwiste “cool-factor” – ook enorm handig zijn.

Nu was het juist de praktijk waar dit soort concepten totaal op stukliepen. Zoals zo vaak. Geen gewaagde stelling van mij, want iedereen zal in zijn eigen omgeving of interessesfeer tal van concepten de revue hebben zien passeren die in de praktijk gewoon niet bleken te werken. Of die op zich wel functioneerden, maar waar men uiteindelijk gewoon niet mee werkte.  Valt mijns inziens ook onder de categorie “het werkt niet”.

Even terug naar onze vliegende auto, waar ik mij de volgende horden bij een introductie ervan zou kunnen voorstellen:

  • Techniek (maak zo’n voertuig maar ‘ns werkend, betrouwbaar, betaalbaar)
  • Infrastructuur (je kunt nu nog niet zomaar overal starten en landen bijvoorbeeld)
  • (Verkeers-)veiligheid (bijvoorbeeld niet de bedoeling dat iedereen ongecontroleerd door elkaar gaat vliegen)
  • Gebruiksgemak (als je gewend bent auto te rijden, moet overstap naar dit vliegen niet al te groot zijn)
  • Adoptie door het grote publiek of binnen een specifieke groep van gebruikers (evident, maar uiterst belangrijk, zonder acceptatie/draagvlak geen succes)

Er zullen heus nog wel meer horden c.q. struikelblokken te bedenken zijn, maar dit lijken mij in dit voorbeeld al behoorlijk stevige issues.

Parallellen met ICT

De parallellen met ieders eigen voorbeelden uit eigen praktijk zijn vast niet moeilijk te trekken en –helaas- al zeker niet binnen de ICT-branche; ook hier zal iedereen wel diverse ICT-concepten kennen die ware ICT-oplossingen zouden moeten zijn, maar dat dus in de praktijk niet zijn. Vaak ook nog ondanks hoge investeringen, hoe wrang ook. Zowel kleinere tools als grotere systemen maken hun belofte soms (vaak?) niet waar. Zo blijken ICT-oplossingen toch vliegende auto’s te zijn.

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

PDF FileVaak gehoord in de markt; factureren via PDF-bestanden is slechts digitaal factureren maar niet echt elektronisch factureren. Ik snap waar het vandaan komt, maar deze uitspraak is –meestal- niet waar. Het hangt er namelijk vanaf over welk type PDF-bestand je het hebt.

Voordat ik in details treed, moeten we het eerst eens worden over wat een eFactuur nu eigenlijk is.

Definitie eFactuur

De algemeen geaccepteerde definitie is, dat “een eFactuur gegevens van de leverancier dient te bevatten in een formaat dat kan worden ingevoerd (geïntegreerd) in het financieel administratieve systeem van de opdrachtgever zonder dat enige verdere data-input van opdrachtgeverszijde is vereist

Het doel van eFactureren is namelijk om foutloos en volautomatisch de factuurgegevens aan te bieden aan het financiële systeem van de opdrachtgever (of bijvoorbeeld eerst nog een tussenstap via een inkoop-oplossing). Hierdoor worden transparantie, inzicht, foutenreductie en efficiëntie bevorderd en uiteindelijk de operationele kosten verlaagd. Ook weegt mee dat elektronisch factureren een papierloos proces is, dus een groen karakter heeft.

PDF eigenlijk wel een eFactuur?

Wanneer voldoet een PDF-factuur aan de genoemde definitie van een eFactuur? Dat hangt van het type PDF af. Eerst maar eens kijken wanneer een PDF géén eFactuur is. Simpel gezegd, een PDF-bestand kan geen eFactuur zijn wanneer een papieren document is gescand en het beeld (foto) van de factuur wordt opgeslagen als PDF. In dit geval is de PDF alleen maar een “dom” plaatjesbestand. Er zijn zo geen werkelijke factuurgegevens opgeslagen en er zal OCR-technologie nodig zijn om te proberen de foto van zo’n factuur te lezen. “Proberen” is hier ook wel op z’n plaats, omdat het OCR-proces niet 100% herkenning oplevert, dus uitval laat zien. Helaas betekent uitval opnieuw verwerken en de ontbrekende gegevens handmatig aanvullen/intikken(!)

Readable PDF is wél een eFactuur

Echter, wanneer een PDF is gegenereerd door een willekeurige applicatie (vanuit een willekeurig boekhoudpakket, maar ook bijvoorbeeld vanuit Word of Excel via de optie “sla op als PDF”), kan dit weliswaar ook nog steeds als plaatje getoond worden, maar bevat het bestand ook alle ruwe -digitale-, factuurgegevens. Zo’n PDF wordt ook wel readable PDF genoemd, een PDF-bestand met een zogenaamde tekstlaag. Het is natuurlijk de kunst de factuurinformatie uit zo’n PDF te halen en deze vervolgens gestructureerd aan te leveren aan het financiële systeem van de opdrachtgever.

Verreweg de meeste eFacturatie-oplossingen werken in de basis niet met en via PDF’s en moeten dus inboeten op laagdrempeligheid wat de adoptie van eFactureren –dus- nadelig beïnvloedt. Onze eFacturatie-oplossingen werken daarentegen wel via readable PDF. Lees meer over onze elektronische facturatie oplossing

Myth Busted!

Terugkomend op de hardnekkige mythe dat een PDF-factuur niet een echte eFactuur zou zijn, kan ik toch wel stellen dat deze mythe ontkracht is. Dit geldt overigens alleen voor het type readable PDF-factuur, maar dus niet voor een PDF die via een scan is gegenereerd. Een readable PDF kan namelijk met de juiste applicatie cq. de juiste oplossing zonder tussenkomst perfect worden geïnterpreteerd en omgezet naar XML of UBL ten behoeve van de inkoopoplossing en/of het financieel systeem.

Sterker nog; juist het versturen van readable PDF-facturen blijkt voor met name de MKB-leverancier vele voordelen te bieden boven allerlei andere eFacturatie methoden. Maar dan alleen als de juiste applicaties door de opdrachtgever (ontvanger) worden ingezet.

Lees hier deel 2 van dit 3-delig blog. Daarin wordt de readable PDF verder uitgelicht en wordt er een vergelijking gemaakt met de XML en UBL standaarden.

Bron: Purchasinginsight

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (2/3)

Drieluik: “Pdf-factuur is niet écht een eFactuur” (2/3)

PDF File

Readable Pdf wijd verbreid

De laatste trends wijzen uit dat van alle Pdf-bestanden die organisaties elkaar sturen, de door applicaties gegenereerde (readable) Pdf-jes verreweg het meest voorkomen. Ga maar eens na in je eigen dagelijkse praktijk. Wanneer scande je voor het laatst papier in? Terwijl dat niet hoeft; immers iedereen kan tegenwoordig een bestandje (brief, factuur etc) als Pdf-je opslaan (ook wel printen naar Pdf).

Readable Pdf versus XML en UBL

Uiteraard zijn Pdf enerzijds en XML en UBL anderzijds verschillende standaarden. XML en UBL zijn vanouds specifiek bedoeld voor de communicatie tussen ERP- en financiële -systemen en Pdf is dat niet. Pdf op zijn beurt is een wijdverbreide standaard, letterlijk binnen ieders handbereik en laagdrempelig.

“eFacturatie? Loopt uitstekend bij ons!”

“eFacturatie? Loopt uitstekend bij ons!”

Hand-schuddenDit kreeg ik laatst letterlijk zo te horen in gesprek met het Hoofd Financiën van een gemeente. Nu liggen de succesverhalen rond eFacturatie in gemeenteland niet echt voor het oprapen, op een aantal gemeenten na die wel voortvarend te werk gaan. Dus ik was benieuwd naar de achtergronden.

“Ook grootste deel van het MKB aangesloten?” vroeg ik, wetende dat dit zo’n beetje de hamvraag is en een stevige graadmeter voor succes in eFacturatie-trajecten.

Het antwoord verbaasde me:  “Geen idee!”.
Waarom verbazing? Je hoeft als Hoofd Financiën toch niet alle selecties op je crediteurenbestand uit je hoofd te kennen?

Uiteraard niet, maar uit onze eigen praktijk is bekend dat bij het invoeren van eFacturatie de échte uitdaging ligt in het maximaliseren van de adoptie. Dat wil zeggen, zoveel mogelijk leveranciers laten eFactureren. Immers, het leeuwendeel (80%)van het crediteurenbestand bij een gemeente bestaat uit MKB-bedrijven. En –laatste jaren toenemend aantal– ZZP-ers; niet typisch ondernemingen die via hun boekhoudsysteem een koppeling hebben met de financiële administratie van een gemeente.

Zonder zicht te hebben op de aantallen en percentages van je MKB-leveranciers die eFactureren kun je nooit echt het succes van je eFacturatie-traject meten. Laat staan beweren dat het traject uitstekend loopt. Vandaar mijn verbazing. Het percentage aangesloten MKB-leveranciers is namelijk een sleutel-indicatie voor succes.

“Grote jongens”

Geen omkijken naar de “grote jongens” zoals de telco’s en energiebedrijven want zij eFactureren al jaren tamelijk succesvol. Daarbij maken zij gebruik van dure en complexe koppelingen. Zij hebben daarvoor de kennis in huis en de opbrengsten wegen op tegen de kosten. Kortom een positieve business case. Helaas vormen zij slechts 10 tot 20 procent van het totale factuurvolume.

Ontsluit het MKB

De uitdaging voor een gemeente zit hem vooral in het over de streep trekken van alle overige leveranciers. Oftewel het ontsluiten van het leger aan MKB-ers in haar crediteurenbestand. Dat kan mijns inziens alleen door het MKB te faciliteren met een eFacturatie-oplossing die uiterst simpel, toegankelijk en kostenbesparend is.

Factuurportal is zo’n oplossing!


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10