);

Categorie op Uncategorized

Wat zijn de voordelen van elektronische factuurverwerking?

Elektronische factuurverwerking biedt verlichting voor iedere administratieve afdeling. Door de facturen elektronisch te verwerken worden handmatige handelingen weggenomen, wordt de doorlooptijd van een factuur korter en bespaart een organisatie kosten. In een eerder geschreven blog hebben we het al gehad over de 5 voornaamste redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking, in dit artikel worden de voordelen van elektronische factuurverwerking nader toegelicht.

Elektronische factuurverwerking bespaart tijd

Doordat de handmatige handelingen uit het factuurverwerkingsproces worden weggenomen kost het verwerken van een factuur minder tijd. Het overtikken van een papieren factuur is hierbij verleden tijd. Hierdoor kunnen de administratieve medewerkers andere taken uit gaan voeren.

Elektronische factuurverwerking bespaart geld

Doordat elektronische factuurverwerking de handmatige handelingen wegneemt bespaart u op arbeidsuren, wat een besparing in geld oplevert. Daarnaast wordt ook de doorlooptijd van een factuur ingekort, deze wordt immers sneller verwerkt. Een kortere doorlooptijd biedt u vervolgens de mogelijkheid om de facturen eerder te betalen, wat kan resulteren in een korting voor vroegtijdig betalen. Dubbel besparen dus!

De doorlooptijd wordt ingekort

Elektronische factuurverwerking dringt ook de doorlooptijd van een factuur terug. Hierdoor haalt u betalingstermijnen gemakkelijker en kunt u zelfs profiteren van korting voor vroegtijdig betalen zoals hierboven is aangegeven.

Minder fouten in de factuurverwerking

Overal waar menselijke handelingen aan te pas komen is er de mogelijkheid op fouten, dus ook bij de factuurverwerking. Doordat de handmatige handelingen weggenomen worden neemt dus ook de kans op fouten af. Zo is uw organisatie niet onnodig veel tijd meer kwijt aan het corrigeren van fouten en de bijbehorende tijdrovende communicatie met uw leveranciers.

Maak het uw leverancier gemakkelijk

Succesvol elektronisch factureren valt en staat met uw leveranciers. Als het uw leveranciers te moeilijk gemaakt wordt om mee te doen ontvangt u maar weinig elektronische facturen. Kies daarom voor een oplossing die al uw leveranciers gemakkelijk mee laat doen. Met Factuurportal, dé elektronische factuurverwerkingsoplossing, geeft u leveranciers de keuze om de factuur aan te leveren in PDF én UBL. Zo kunnen alle leveranciers gemakkelijk meedoen en ontvangt u een groot aantal e-facturen die automatisch verwerkt kunnen worden. Uw leverancier bespaart vervolgens ook op tijd en kosten om de facturen te versturen. Het sturen van een mailtje is een stuk sneller dan de factuur printen en op de post doen!

Succesvol overstappen op elektronische factuurverwerking

Vroeg of laat zal uw organisatie overstappen op elektronische factuurverwerking, maar hoe laat je dit succesvol verlopen? Bij Factuurportal hebben wij een stappenplan ontwikkeld waardoor de overstap van traditionele factuurverwerking naar elektronische factuurverwerking zo succesvol mogelijk verloopt.

Stap 1: Implementeren Factuurportal

De implementatie van Factuurportal is snel en gemakkelijk, in principe moet er alleen een koppeling gelegd worden tussen Factuurportal en uw inkoopsysteem. Na het leggen van deze koppeling wordt deze uitvoerig getest om te kijken of alle facturen goed doorkomen.

Stap 2: Medewerkers informeren

Factuurportal is op zodanige ingericht dat het gebruik ervan voor iedereen zeer gemakkelijk is. Uw administratief medewerkers die dagelijks met Factuurportal werken, maar ook uw leveranciers ervaren het gemak van Factuurportal. Ondanks dit gemak krijgen uw medewerkers toch een korte training, waarin alle mogelijkheden uitgebreid besproken worden.

Stap 3: Live gaan

Nadat de koppeling getest is en de medewerkers geïnformeerd zijn gaat Factuurportal live. Dit betekent dat alle inkomende PDF- én UBL-facturen nu via Factuurportal verwerkt kunnen worden.

Stap 4: Leveranciers aansluiten

Factuurportal is méér dan een oplossing voor elektronische factuurverwerking. Factuurportal voert ook controle uit op dubbele facturen en spookfacturen (facturen die niet van een echte leverancier van u komen). Om dit mogelijk te maken vereist het gebruik van Factuurportal voor uw leveranciers een eenmalige registratie, een proces dat hoogstens 2 minuten in beslag neemt.

Stap 5: Profiteren van de voordelen

Nu uw grootste leveranciers aangesloten zijn en de mogelijkheid hebben om de facturen per e-mail of per upload aan te leveren, profiteert u optimaal van de volledig automatische factuurverwerking. U bespaart tijd, geld en het factuurverwerkingsproces is strakgetrokken! Benieuwd naar alle voordelen? Lees dan snel meer over de voordelen van elektronische factuurverwerking.

Wat zijn de kosten van elektronische factuurverwerking?

De kosten van elektronische factuurverwerking zijn lager dan die van traditionele (handmatige) factuurverwerking. Hoeveel lager is moeilijk te zeggen en is afhankelijk van de manier waarop u nu facturen verwerkt, en de e-facturatie oplossing waar u voor kiest. Onderstaand geven wij een globale indruk van de kosten voor traditionele factuurverwerking en de kosten voor elektronische factuurverwerking. Onderaan de pagina leest u een beknopte vergelijking tussen beide vormen.

De kosten van traditionele factuurverwerking

De kosten voor handmatige factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:

  • Arbeidsuren voor overtypen van factuur
  • Arbeidsuren voor correspondentie met leveranciers
  • Arbeidsuren voor controleren en corrigeren van factuurinformatie
  • Kosten voor het niet halen van de betalingstermijn (aanmaningen)

Er zijn de afgelopen jaren legio aan onderzoeken gedaan naar de kosten voor het verwerken van één factuur. Deze onderzoeken melden verschillende kosten per factuur, uiteenlopend van €5,50 tot tientallen euro’s. Zonde van het geld, zeker wanneer er oplossingen op de markt zijn die de kosten voor de factuurverwerking drastisch terugdringen.

De kosten van elektronische factuurverwerking

De kosten voor elektronische factuurverwerking bestaan voornamelijk uit:

  • Implementatiekosten oplossing
  • Koppeling tussen oplossing en uw systeem

Indien uw organisatie overstapt op een e-facturatie oplossing moet deze geïmplementeerd worden. Vervolgens moet er een werkende koppeling worden gerealiseerd tussen de oplossing en uw systeem. In deze fase worden de kosten gemaakt. Zodra de oplossing eenmaal staat zijn de kosten per verwerkte factuur vele malen lager dan bij traditionele factuurverwerking. Er komen immers geen handmatige handelingen meer aan te pas. Daarnaast is de factuurverwerking niet meer afhankelijk van menselijke handelingen, waardoor de verwerkingstijd van een factuur sneller wordt. Zo mist u geen betalingstermijnen meer.

Wat is de kostenbesparing bij elektronische factuurverwerking?

Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group en Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur. Dit blijft natuurlijk een algemene schatting, de kosten zijn zeer afhankelijk van de manier waarop de processen in uw organisatie zijn ingericht. Toch benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen? Bereken uw besparing!

Parsing, wat is het en wat heb ik er aan?

Parsing is het uitlezen, analyseren en ontleden van de datalaag die een zogenaamde ‘readable’of ‘digitally-born’ PDF-factuur bevat en geschiedt 100% correct. In tegenstelling tot OCR: de gescande factuur wordt middels herkenning in data omgezet. Dit is niet foutloos waardoor visuele controle van de gescande factuur door de medewerkers een vereiste is en altijd zal blijven.

Elektronische factuurverwerking door middel van Parsing

Parsing wordt toegepast om elektronische factuurformaten volledig automatisch uit te lezen. In tegenstelling tot OCR biedt parsing echter wel de garantie op 100% correct uitgelezen facturen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat deze techniek de aanwezige datalaag in het PDF-bestand er als het ware ‘uitzuigt’ en interpreteert op basis van vooraf ingestelde regels en zo omzet in een 100% correcte factuur die direct in een financieel- of inkoopsysteem kan worden geboekt. In tegenstelling tot OCR, die tracht tekens te herkennen door de gescande tekens in de afbeelding te vergelijken met wat er in de database bekend is. Het komt er grofweg op neer dat per gescande letter, het plaatje van die letter met opgeslagen plaatjes van die specifieke letter in het OCR-systeem worden vergeleken. Dit leidt in veel gevallen tot incorrect uitgelezen factuurgegevens. Denk aan een 1 die aangezien wordt voor een kleine- of hoofd letter l (el). Of een 0 die met een hoofdletter O (oh) wordt verwisseld. Om slechts een paar voorbeelden te noemen.

Parsing, wat heb je er aan?

Het grote voordeel van deze uitleesmethode is de betrouwbaarheid: 100% correcte facturen in uw financiële systeem. Zonder dat er nog een hand of oog van uw medewerker aan te pas komt. Er is geen enkele andere manier van uitlezen op de markt die PDF-facturen 100% correct kan uitlezen. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties verleden tijd en bespaart u tijd en geld. Daarnaast is het gebruiksgemak van een oplossing als Factuurportal ook een plus. Een organisatie kan zelf bepalen welke factuurregels uitgelezen moeten worden. De facturen worden hier vervolgens op gecontroleerd. Is alle benodigde informatie aanwezig en volledig? Dan wordt de factuur automatisch doorgezet naar het financiële- of inkoopsysteem van de opdrachtgever/klant. Ontbreekt informatie? Dan wordt de factuur binnen vijf minuten teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de ontbrekende of incorrecte informatie aan te passen en de factuur nogmaals te verzenden.

Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) is een transformatie waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning de karakters vergeleken worden met de karakters die bekend zijn in de database. Op basis daarvan wordt het karakter gekozen dat het beste past bij het karakter uit de afbeelding. Op die manier kan de informatie die op een afbeelding staat uitgelezen worden en omgezet worden.

Elektronische factuurverwerking door middel van OCR

OCR wordt ook toegepast bij factuurverwerking, in de vorm van een scan- en herkenoplossing. Bij deze techniek worden de inkomende papieren facturen gescand, en vervolgens uitgelezen door middel van de OCR-software in de oplossing. Het grote voordeel van elektronische factuurverwerking door middel van de OCR-software is dat het ook papieren facturen kan verwerken. Het nadeel eraan is de correctheid, die vaak rond de 70-90% ligt. Dit resulteert in fouten in de factuurverwerking die alsnog handmatig gecontroleerd en gecorrigeerd moeten worden.

De OCR-techniek is eigenlijk al niet meer de beste oplossing als het gaat om elektronisch factureren. De alternatieven PDF-conversie en e-factuurnetwerken verwerken de facturen volledig automatisch, sneller en 100% correct. Daarnaast is dit allemaal geregeld in de cloud, waar je voor een scan- en herkenoplossing vaak een hele scanstraat moet aanschaffen.

Factuurportal

Factuurportal is dé oplossing voor elektronische factuurverwerking. Factuurportal stelt een organisatie in staat om alle inkomende PDF- en UBL-facturen 100% correct en volledig automatisch te verwerken. Hierdoor worden handmatige handelingen en visuele controles verleden tijd, en bespaart u tijd en geld op uw administratieve werkzaamheden.

Doordat Factuurportal een cloudoplossing is heeft de implementatie vrijwel geen impact op de ICT-infrastructuur van een organisatie. Daarnaast kan een organisatie zeer snel starten en ligt de ROI (Return on Investment) erg hoog.

Op deze pagina vindt u de belangrijkste informatie over Factuurportal. Klik op een van de onderstaande onderwerpen om er meer over te lezen!

100% correcte factuurverwerking

Factuurportal staat voor 100% correcte factuurverwerking. Dat wil zeggen, álle inkomende PDF- en UBL-facturen worden foutloos en automatisch verwerkt. De factuur wordt pas goedgekeurd als die correct is en alle vereiste informatie aanwezig is. Indien informatie ontbreekt of de factuur incorrect is wordt de factuur automatisch teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de factuur aan te passen.

Hoe kan Factuurportal 100% correcte factuurverwerking garanderen?

De garantie op 100% correct verwerkte facturen is uniek voor de verwerking van PDF-facturen. Geen enkele andere aanbieder van een elektronische facturatieoplossing kan dit bieden. Dit komt omdat Factuurportal gebruik maakt van parsing om facturen uit te lezen, in tegenstelling tot het scannen en herkennen van de overige partijen.

Waarom 100% correcte factuurverwerking onmisbaar is voor uw organisatie

Zowel traditionele factuurverwerking (volledig handmatig) en scan- en herkenoplossingen kennen uitval. Dit percentage ligt tussen de 20-40% en is afhankelijk van verschillende factoren. Dit betekent dat 2-4 op de 10 facturen incorrect verwerkt worden. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties noodzakelijk, dit alles is behoorlijk tijdrovend.

Door Factuurportal in te schakelen worden alle handmatige handelingen overbodig. Daarnaast wordt het factuurverwerkingsproces een stuk strakker ingericht. De doorlooptijd en kosten gaan omlaag en de efficiency omhoog.

Automatische factuurverwerking

Automatische factuurverwerking is simpelweg het volledig automatisch verwerken van inkomende facturen. Hierbij komen geen handmatige handelingen of visuele controles voor. Bij automatische factuurverwerking is er geen sprake van menselijke tussenkomst.

Factuurportal is een oplossing die volledig automatische factuurverwerkingmogelijk maakt. Dit betekent dat de facturen vanaf ontvangst tot en met het klaarzetten voor goedkeuring in het financiële- of inkoopsysteem automatisch afgehandeld worden. Maar hoe gaat dat in zijn werking?

Hoe Factuurportal automatische factuurverwerking mogelijk maakt

Factuurportal is een cloud-oplossing. Dit betekent dat de oplossing niet fysiek bij een organisatie geplaatst wordt, maar dat een organisatie toegang krijgt tot de software via het internet. Ook wel Software-as-a-Service genoemd. In tegenstelling tot een scanstraat merkt een organisatie dus weinig van de elektronische factuurverwerking door Factuurportal.

Factuurportal maakt gebruik van een script om facturen op te halen uit een mailbox. Alle facturen die in deze mailbox aanwezig zijn worden dus direct ‘opgezogen’ en verwerkt. Na het ophalen van de facturen controleert Factuurportal of de factuur authentiek is. Dat wil zeggen, komt de factuur wel van een echte leverancier? Dit om spookfacturen tegen te gaan. Deze controle wordt uitgevoerd op basis van het KvK- en BTW-nummer van de organisatie die de factuur aanlevert.

Is de factuur authentiek? Dan volgt er een controle op alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen. Een voorbeeld van een wettelijke factuur eis is dat de correcte btw percentages en bedragen vermeld zijn. Een voorbeeld van een klantspecifieke factuur eis is bijvoorbeeld het uitlezen van een ordernummer. De klantspecifieke factuureisen zijn gemakkelijk in te stellen in Factuurportal op basis van de wensen van een klant.

Indien de factuur authentiek is en voldoet aan alle wettelijke- en klantspecifieke factuureisen, wordt de factuur omgezet in het gewenste formaat voor het financiële- of inkoopsysteem van een klant. Dit kan bijvoorbeeld een vorm van UBL of XML zijn. De gevalideerde factuur wordt vervolgens afgeleverd in het systeem van de klant, waar de goedkeuring en betaling kan plaatsvinden. Dit hele proces neemt maximaal 5 minuten in beslag.

De voordelen van automatische factuurverwerking

Automatische factuurverwerking heeft veel voordelen. Zo bespaart een organisatie fors op arbeidsuren, gaat de effectiviteit omhoog, wordt er een efficiencyslag gemaakt en wordt de doorlooptijd van een factuur drastisch ingekort. Doordat de factuurverwerking met Factuurportal voortaan geheel automatisch verloopt, zonder enkele menselijke tussenkomst, bespaart een organisatie op:

  • Handmatige handelingen
  • Visuele controles
  • Handmatige correcties

Handmatige handelingen

Handmatige handelingen zijn verleden tijd met Factuurportal, de facturen komen immers in PDF per e-mail binnen. Daardoor hoeft de post niet meer opengemaakt en gesorteerd te worden. Daarnaast zijn uw medewerkers geen tijd meer kwijt aan het handmatig overtikken van facturen in het systeem, of het scannen van papieren facturen.

Visuele controles

Visuele controles komen door Factuurportal niet meer voor. Wij bieden als enige partij de garantie op 100% correcte verwerking van readable pdf-facturen. Hierdoor hoeven medewerkers de factuur niet nog een keer te controleren, de factuur staat gegarandeerd correct klaar in uw systeem.

Handmatige correcties

Aansluitend aan het verdwijnen van de visuele controles zijn ook handmatige correcties verleden tijd. Door de garantie op 100% correct verwerkte facturen is er dus ook geen correctie meer nodig, zo bespaart uw organisatie nog meer tijd.

Hoeveel kan een organisatie besparen door automatische factuurverwerking?

De te realiseren besparing is voor iedere organisatie anders en hangt af van verschillende factoren. Bij Factuurportal gebruiken wij vooral het factuurvolume als uitgangspunt om de besparing te berekenen. Deze besparing wordt dan voornamelijk berekend in het aantal FTE dat een organisatie kan besparen door de factuurverwerking te automatiseren. Benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen? Reken het uit!

Betalingstermijn verlagen

Voordat de gemeente Purmerend gebruik maakte van Factuurportal voor de volautomatische verwerking van inkomende facturen, was er een betalingstermijn van gemiddeld 58 dagen. Door Factuurportal in te zetten is de betalingstermijn nu teruggedrongen naar 24 dagen, een behoorlijke verbetering dus!

Betalingstermijn terugdringen?

Gemeente Purmerend is niet de enige organisatie die moeite heeft met het op tijd betalen van de facturen. Dit is simpelweg te verklaren door de enorme hoeveelheid handen die een factuur passeert voordat hij eindelijk eens betaald kan worden. Zo is er eerst het uitpakken van de post, het sorteren van de facturen, het overtypen, het controleren, het corrigeren, het doorzetten, de matching, goedkeuring en fiattering en de uiteindelijke betaling. Dit werk wordt vaak door allemaal verschillende personen gedaan. Niet vreemd dus dat zo’n organisatie moeite heeft met het op tijd betalen van de facturen.

Best vreemd, er zijn al geruime tijd oplossingen op de markt die – een deel van – deze processen automatiseren. Met Factuurportal wordt de factuurverwerking geautomatiseerd, de enkele menselijke handeling die in stand blijft is de matching en betaling! Zo neemt de doorlooptijd van een factuur drastisch af en dringt u de betalingstermijn terug. Daarnaast realiseert u ook nog eens een substantiële tijd- en kostenbesparing!

Automatische notificatie

Factuurportal maakt gebruik van automatische notificaties naar leveranciers, een zeer interessante functionaliteit voor iedere organisatie! Door deze functionaliteit bespaart een organisatie substantieel tijd op de onnodige en vaak langdurige correspondentie met leveranciers over facturen.

Hoe werkt het?

Factuurportal controleert iedere factuur op wettelijke en klantspecifieke factuureisen. Voldoet de factuur aan deze eisen? Dan wordt deze gevalideerd en klaargezet voor verdere verwerking in uw financiële-, inkoop- of ERP-systeem. Het komt echter ook vaak voor dat de factuur niet voldoet aan de eisen. Bij factuurverwerking op de traditionele manier betekende dit dat er contact gezocht werd met de leverancier voor de ontbrekende gegevens.

Met Factuurportal is dit echter niet meer nodig! Factuurportal houdt incorrecte en onvolledige facturen bij de voordeur tegen en stuurt deze terug naar de leverancier. De leverancier ontvangt een mailtje van Factuurportal met daarin het uitleesresultaat van de factuur, waar de onvolledigheid of fout zit, en hoe de leverancier dit kan aanpassen om de factuur wel kloppend te krijgen. De leverancier kan vervolgens de factuur aanpassen en opnieuw verzenden, waarna de factuur wél correct wordt verwerkt. Dit alles zonder dat er enige handmatige tussenkomst van uw organisatie benodigd is!


1 2