);

Categorie op Uncategorized

Controle op wettelijke en klantspecifieke factuureisen

Visuele controles, handmatige correcties, verrijking van de inkomende facturen, is dit een herkenbaar verhaal? Bij een groot aantal van de administratieve afdelingen is dit helaas nog dagelijkse kost. Dit is een tijdrovend, bewerkelijk en vooral een erg onnodig proces.

Factuurportal brengt verlichting voor uw administratieve afdeling

Door Factuurportal in te zetten wordt uw factuurverwerking compleet geautomatiseerd. Dat betekent dus geen visuele controles meer, geen handmatige correcties en geen verrijking van inkomende facturen. Facturen worden pas gevalideerd (doorgezet) naar uw systeem indien de factuur aan alle eisen voldoet en compleet is, indien dit niet het geval is gaat er een automatische notificatie uit naar de leverancier met de vraag om de factuur aan te passen en opnieuw in te sturen. Factuurportal zorgt er zo voor dat alle facturen grondig gecontroleerd worden. Zo ook de controle op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen.

Controle op wettelijke factuureisen

In Nederland bestaan wettelijke factuureisen, eisen waaraan een factuur verplicht moet voldoen. Deze verplichte eisen kunt u hier terugvinden: wettelijke factuureisen.  Factuurportal controleert een factuur bij ontvangst direct op deze eisen, zo worden incorrecte en onvolledige facturen direct tegengehouden.

Controle op klantspecifieke factuureisen

Naast de controle op wettelijke factuureisen maakt Factuurportal het ook mogelijk om klantspecifieke factuureisen in te stellen. Deze regels zijn gemakkelijk in te stellen en zorgen ervoor dat ook handmatige verrijking verleden tijd is. Zo beschikt u direct over een factuur die klaar staat voor verdere verwerking in uw systeem.

Voorbeelden van klantspecifieke factuureisen zijn:

  • Ordernummer
  • BTW verlegd
  • G-rekening bedrag
  • Leverdatum
  • Vervaldatum

Koppelingsmogelijkheden

Factuurportal zorgt voor de verwerking van inkomende facturen om deze vervolgens af te leveren in het financiële-, ERP- of inkoopsysteem van een organisatie. Het maakt niet uit welk formaat uw pakket vereist, Factuurportal zet de facturen gemakkelijk om in het gewenste formaat.

Dus, wat zijn de koppelingsmogelijkheden van Factuurportal? Factuurportal maakt gebruik van Verbindingsgemak, de oplossing van Factuurportal om gemakkelijk met ieder pakket te koppelen. Het maakt dus niet uit van welk systeem uw organisatie gebruik maakt, Factuurportal kan ermee koppelen!

Uw systeem is ons uitgangspunt als het gaat om de koppeling met Factuurportal. We ondersteunen de UBL/XML-standaarden en kunnen zonder programmeerwerk en dure consultancytrajecten eenvoudig koppelen.

Voorbeelden van reeds ontwikkelde koppelingen:

  • AXI
  • Decade
  • Empire Dynamics
  • Unit4 Financials
  • 20/20 Xspend
  • Digipoort
  • Key2Finance
  • Verseon
  • SAP
  • SAP CiVision – PinkRoccade
  • eDocs

Staat uw pakket of systeem hier nog niet tussen? Geen probleem, het leggen van een nieuwe koppeling kan op zeer korte termijn geregeld zijn. Dit maakt Factuurportal geschikt voor alle organisaties, onafhankelijk van het financiële, ERP- of inkoopsysteem!

Wat is PDF conversie?

Factuurportal is een geavanceerde PDF-conversie oplossing. PDF-conversie betekent simpelweg het omzetten van een PDF-bestand in een ander bestandsformaat. In het geval van Factuurportal gaat het hier om readable PDF-facturen die omgezet worden in het gewenste UBL formaat voor het financiële- of inkoopsysteem van een organisatie. Zo worden alle inkomende PDF-facturen van een organisatie volautomatisch ontvangen en verwerkt, om vervolgens automatisch het financiële- of inkoopsysteem ingeschoten te worden.

Hoe werkt PDF-conversie?

Factuurportal is de enige oplossing op de markt die 100% correct verwerkte facturen garandeert. Dit wordt mogelijk gemaakt door de manier waarop Factuurportal facturen uitleest en converteert. In tegenstelling tot de andere oplossingen op de markt maakt Factuurportal gebruik van parsing om facturen uit te lezen. Op deze manier is de oplossing in staat om alle informatie uit een factuur ‘op te zuigen’. Deze informatie wordt vervolgens geanalyseerd, er wordt gekeken welke informatie belangrijk is voor de opdrachtgever. Hierbij kun je denken aan het factuurbedrag en het BTW-bedrag, maar ook het ordernummer, de factuurdatum en de vervaldatum worden uitgelezen.

Alle informatie wordt door Factuurportal uit de factuur gehaald. Vervolgens bepalen de vooraf ingestelde regels welke informatie wel, en welke informatie niet belangrijk zijn voor de opdrachtgever. Factuurportal zet dan alle relevante informatie om in een factuurformaat dat rechtstreeks het financiële- of inkoopsysteem van de opdrachtgever in kan, vaak een vorm van UBL (UBL 2.0, SI-UBL, UBL-OHNL).

Waarom PDF-conversie?

PDF-facturen zijn populairder dan ooit. Het aantal PDF-facturen neemt al jaren exponentieel toe, zoals ook te lezen in een eerder geschreven blog: PDF-facturen populairder dan UBL en XML. Steeds meer leveranciers zien in dat het versturen van papieren facturen tijdrovend, traag en prijzig is. Dat is dan ook de reden dat leveranciers massaal de overstap maken naar het aanleveren van PDF-facturen per e-mail. Dit factuur formaat leent zich uitstekend om volledig automatisch verwerkt te worden. Het is dus zonde om deze facturen nog op de traditionele manier te verwerken, vol met tijdrovende handmatige handelingen.

Kies daarom voor een PDF-conversie oplossing zoals Factuurportal. De grote stroom inkomende PDF-facturen wordt zo volledig automatisch en 100% correct verwerkt. Geen handmatige handelingen en geen visuele controles meer benodigd, de menselijke tussenkomst wordt volledig weggenomen. Dit brengt verlichting voor uw administratieve afdeling en een behoorlijke tijd- en kostenbesparing.

Wat is readable PDF?

Factuurportal verwerkt PDF-facturen volautomatisch en 100% correct, mits de facturen readable zijn. Maar wat is dat precies?

De readable pdf factuur

Readable staat voor leesbaar, in dit geval leesbaar voor het systeem dat de factuur uitleest. Factuurportal maakt gebruik van de tekstlaag op een factuur om de informatie eruit te trekken, beslist geen herkenoplossing dus. Zonder tekstlaag op een factuur kan er geen garantie gegarandeerd worden op de 100% correcte uitlezing.

De tekstlaag op een factuur is aanwezig indien de factuur digitaal is opgesteld in een systeem, tegenwoordig wordt vrijwel iedere factuur digitaal opgesteld. Hier gaat het dus niet mis. Het gaat mis bij de manier van aanlevering, veel organisaties kiezen er voor om de digitaal opgestelde facturen vervolgens uit te printen, en per post te verzenden. Dit is een behoorlijk tijdrovend en kostelijk proces, zonder dat dit nog nodig is.

Het is voor een organisatie veel gemakkelijker om de digitaal opgestelde factuur, ook digitaal te verzenden. De meest voorkomende manier hiervan is de factuur per e-mail versturen. Op deze manier verlaat de factuur het systeem niet, blijft de factuur digitaal en bevat de factuur dus een tekstlaag.

Als stelregel wordt gehanteerd dat een factuur readable is indien de factuur digitaal blijft.

Vraag uw leverancier dus om de facturen voortaan niet uit te printen, maar direct naar u toe te mailen. In dat geval bent u er zeker van dat uw leverancier readable PDF aanlevert. Daarnaast is dit voor uw leverancier ook gemakkelijker, sneller en kost het minder.

Hoe Factuurportal waarde toevoegt aan uw organisatie

Hoe Factuurportal waarde toevoegt aan uw organisatie

U kent het wel: grote stapels papieren facturen die vervolgens handmatig ingevoerd moeten worden, of wellicht maakt u al gebruik van een scan- en herkenoplossing. In beide gevallen komt er het nodige handwerk -inclusief een visuele controle- aan te pas om de factuur in de financiële applicatie te krijgen. Kortom een tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig proces.

Het kan ook anders! Hoe? Door Factuurportal in te zetten om alle inkomende PDF- en UBL-facturen 100% correct en volledig automatisch te verwerken. Binnen 5 minuten wordt een ingezonden factuur verwerkt, gevalideerd op wettelijke- en klantspecifieke factuureisen en doorgezet naar uw financiële applicatie.

Factuurportal zorgt ervoor dat uw organisatie:

  • Tijd en geld bespaart
  • Papieren facturen terugdringt
  • Spookfacturen en dubbele facturen tegengaat
  • Altijd inzicht heeft in de status van ingezonden facturen
  • Kan profiteren van korting voor het snel betalen van facturen
  • Minimale tijd kwijt is aan de verwerking van inkomende facturen
  • Verwerkte facturen gemakkelijk kan opvragen met één klik op de knop
  • Geen eindeloze correspondentie heeft met leveranciers over foute facturen

Factuurportal garandeert 100% correct verwerkte facturen en maximale leveranciersadoptie. Zo haalt u de meeste toegevoegde waarde uit elektronische factuurverwerking.

Benieuwd naar wat Factuurportal voor uw organisatie kan betekenen? Vraag een demonstratie aan!

De sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces

De sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces

Uit eerder onderzoek van Factuurportal blijkt dat de voornaamste reden dat organisaties nog niet massaal over zijn op elektronisch factureren de angst voor het niet meekrijgen van leveranciers is. Leveranciers zijn namelijk de sleutel tot een succesvol elektronisch facturatieproces. Een organisatie die de facturen elektronisch wil verwerken moet de facturen immers elektronisch aangeleverd krijgen.

Bij het kiezen voor een elektronische facturatieoplossing is het dus belangrijk om rekening te houden met de leveranciers. Kies je voor een scan- en herkenoplossing dan zullen de meeste leveranciers gemakkelijk mee kunnen doen, maar is het factuurverwerkingsproces verre van optimaal. Kies je voor een elektronische facturatie oplossing op basis van UBL of XML, dan is het factuurverwerkingsproces voor die specifieke facturen optimaal, maar zullen er weinig leveranciers zijn die hieraan mee kunnen doen.

Met Factuurportal geef je de leveranciers een keuze:

  • De leveranciers die al UBL aankunnen, leveren de facturen in dit formaat aan
  • De leveranciers die UBL nog niet aankunnen slaan de facturen op in PDF en mailen die vervolgens naar Factuurportal

Op deze manier kunnen alle leveranciers gemakkelijk meedoen. Sterker nog, op deze manier willen alle leveranciers meedoen. Uit onderzoek blijkt dat ruim 90% van de leveranciers de facturen in PDF wil aanleveren indien hier om wordt gevraagd. Logisch, het versturen van een PDF-factuur is sneller en goedkoper dan het printen en opsturen van een papieren factuur. Daarnaast heeft de leverancier áltijd inzicht in de status van zijn factuur en kunnen de facturen veel eerder betaald worden, alleen maar voordelen dus!

Factuurportal is niet de enige oplossing voor elektronische factuurverwerking, maar wel de enige die 100% correct verwerkte facturen en een maximale leveranciersadoptie garandeert. Hoe? Lees het hier: hoe Factuurportal waarde toevoegt aan uw organisatie.

5 redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking

5 redenen om nú te beginnen met elektronische factuurverwerking

Een actieve organisatie ontvangt facturen, de een meer dan de ander, maar iedere organisatie ontvangt facturen. Laten we nu eerlijk zijn, facturen ontvangen is niet het leukste wat er is. Het verwerken van facturen kan echter wél leuker. Met leuker bedoelen wij: sneller, simpeler, efficiënter, betrouwbaarder en vooral geheel automatisch. Hoe u dit voor uw organisatie kunt realiseren? Ga elektronisch factureren! Hieronder volgen 5 redenen waarom u het beste vandaag nog kunt beginnen met elektronische factuurverwerking.

1. Realiseren van een kostenbesparing

Het zo laag mogelijk houden van de kosten is voor elke organisatie essentieel. Indien uw organisatie tientallen facturen binnenkrijgt is dit nog te overzien, ontvangt uw organisatie duizenden facturen dan heb je al snel één of meerdere medewerkers nodig om deze facturen te verwerken. Medewerkers kosten geld, gemiddeld €45.000,- bruto per jaar per fulltime administratief medewerker. Dit kan ook anders…
Ga voor elektronische factuurverwerking! Door gebruik te maken van een elektronische facturatieoplossing  –zoals Factuurportal– gaat het complete proces van ontvangst tot gevalideerd klaarzetten in uw financiële applicatie automatisch. Een behoorlijke kostenbesparing dus!

2. Betrouwbaarder maken van de factuurverwerking

Fraude is helaas nog steeds aan de orde. Dubbele en spookfacturen komen regelmatig voor. Ook wanneer uw facturen nog handmatig verwerkt worden wil er nog wel eens een foutje insluipen, een foutje is nou eenmaal menselijk. Elektronische factuurverwerking biedt de oplossing voor beide problemen. Facturen worden gecontroleerd op wettelijke- en klantspecifieke eisen en voorzien van een factuurnummer. Dubbele facturen en spookfacturen worden tegengehouden bij de voordeur. En dat menselijke foutje? Factuurportal garandeert 100% correcte facturen in uw financiële applicatie.

3. Overzicht aanbrengen

Een archief vol met afgehandelde facturen is niet meer van deze tijd en vooral erg onoverzichtelijk. Door gebruik te maken van Factuurportal worden al uw inkomende facturen online gearchiveerd en kunnen deze met één klik op de knop worden opgevraagd.

4. Verstevigen positie als betrouwbare zakenpartner

Doordat er geen menselijke handelingen of visuele controle aan te pas komen worden elektronisch aangeleverde facturen binnen 5 minuten gecontroleerd, gevalideerd en klaargezet in de financiële applicatie. Dit betekent dat de doorlooptijd van een factuur met een elektronische facturatieoplossing drastisch teruggebracht wordt en de facturen dus eerder betaald kunnen worden. Zo bent u een betrouwbare zakenpartner en kunt u in sommige gevallen zelfs profiteren van korting voor vroeg betalen.

5. Bijdragen aan een duurzame omgeving

Buiten dat het verwerken van enorme stapels papieren facturen tijdrovend en inefficiënt is, draagt het ook bij aan de verandering van het klimaat. Door elektronisch factureren is uw organisatie CO2-neutraal bezig en draagt u bij aan het terugdringen van al die (onnodige) papieren facturen.

Dat elektronische factuurverwerking veel toegevoegde waarde biedt mag duidelijk zijn. Maar hoe maak je een e-facturatieproject succesvol? Lees het hier: de sleutel tot een succesvol elektronisch factuurverwerkingsproces.


1 2