);

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

De mythe: “PDF-factuur is niet écht een eFactuur” (1/3)

PDF FileVaak gehoord in de markt; factureren via PDF-bestanden is slechts digitaal factureren maar niet echt elektronisch factureren. Ik snap waar het vandaan komt, maar deze uitspraak is –meestal- niet waar. Het hangt er namelijk vanaf over welk type PDF-bestand je het hebt.

Voordat ik in details treed, moeten we het eerst eens worden over wat een eFactuur nu eigenlijk is.

Definitie eFactuur

De algemeen geaccepteerde definitie is, dat “een eFactuur gegevens van de leverancier dient te bevatten in een formaat dat kan worden ingevoerd (geïntegreerd) in het financieel administratieve systeem van de opdrachtgever zonder dat enige verdere data-input van opdrachtgeverszijde is vereist

Het doel van eFactureren is namelijk om foutloos en volautomatisch de factuurgegevens aan te bieden aan het financiële systeem van de opdrachtgever (of bijvoorbeeld eerst nog een tussenstap via een inkoop-oplossing). Hierdoor worden transparantie, inzicht, foutenreductie en efficiëntie bevorderd en uiteindelijk de operationele kosten verlaagd. Ook weegt mee dat elektronisch factureren een papierloos proces is, dus een groen karakter heeft.

PDF eigenlijk wel een eFactuur?

Wanneer voldoet een PDF-factuur aan de genoemde definitie van een eFactuur? Dat hangt van het type PDF af. Eerst maar eens kijken wanneer een PDF géén eFactuur is. Simpel gezegd, een PDF-bestand kan geen eFactuur zijn wanneer een papieren document is gescand en het beeld (foto) van de factuur wordt opgeslagen als PDF. In dit geval is de PDF alleen maar een “dom” plaatjesbestand. Er zijn zo geen werkelijke factuurgegevens opgeslagen en er zal OCR-technologie nodig zijn om te proberen de foto van zo’n factuur te lezen. “Proberen” is hier ook wel op z’n plaats, omdat het OCR-proces niet 100% herkenning oplevert, dus uitval laat zien. Helaas betekent uitval opnieuw verwerken en de ontbrekende gegevens handmatig aanvullen/intikken(!)

Readable PDF is wél een eFactuur

Echter, wanneer een PDF is gegenereerd door een willekeurige applicatie (vanuit een willekeurig boekhoudpakket, maar ook bijvoorbeeld vanuit Word of Excel via de optie “sla op als PDF”), kan dit weliswaar ook nog steeds als plaatje getoond worden, maar bevat het bestand ook alle ruwe -digitale-, factuurgegevens. Zo’n PDF wordt ook wel readable PDF genoemd, een PDF-bestand met een zogenaamde tekstlaag. Het is natuurlijk de kunst de factuurinformatie uit zo’n PDF te halen en deze vervolgens gestructureerd aan te leveren aan het financiële systeem van de opdrachtgever.

Verreweg de meeste eFacturatie-oplossingen werken in de basis niet met en via PDF’s en moeten dus inboeten op laagdrempeligheid wat de adoptie van eFactureren –dus- nadelig beïnvloedt. Onze eFacturatie-oplossingen werken daarentegen wel via readable PDF. Lees meer over onze elektronische facturatie oplossing

Myth Busted!

Terugkomend op de hardnekkige mythe dat een PDF-factuur niet een echte eFactuur zou zijn, kan ik toch wel stellen dat deze mythe ontkracht is. Dit geldt overigens alleen voor het type readable PDF-factuur, maar dus niet voor een PDF die via een scan is gegenereerd. Een readable PDF kan namelijk met de juiste applicatie cq. de juiste oplossing zonder tussenkomst perfect worden geïnterpreteerd en omgezet naar XML of UBL ten behoeve van de inkoopoplossing en/of het financieel systeem.

Sterker nog; juist het versturen van readable PDF-facturen blijkt voor met name de MKB-leverancier vele voordelen te bieden boven allerlei andere eFacturatie methoden. Maar dan alleen als de juiste applicaties door de opdrachtgever (ontvanger) worden ingezet.

Lees hier deel 2 van dit 3-delig blog. Daarin wordt de readable PDF verder uitgelicht en wordt er een vergelijking gemaakt met de XML en UBL standaarden.

Bron: Purchasinginsight

© 2021 Factuurportal