);

Digitale factuurverwerking anno 2016

Digitale factuurverwerking anno 2016

Digitale factuurverwerking anno 2016

digitale factuurverwerkingDigitale factuurverwerking, elektronische factuurverwerking, e-factureren. Allemaal termen die u tegenwoordig aan alle kanten om de oren vliegen. Maar wat het precies inhoudt, wat je ermee kunt en hoe je het optimaal inzet, is voor veel mensen nog een raadsel. Aanleiding voor ons om hier eens wat dieper op in te gaan.

Wat is digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking is het digitaal verwerken van inkomende facturen. Dat wil zeggen dat de factuur tijdens het gehele proces digitaal is. Hiervoor zijn verschillende methoden:

  • Digitale facturen ontvangen via een e-mail of web portal (PDF, DOC, TXT, etc.)
  • Digitale facturen ontvangen via een rechtstreekse koppeling (XML, UBL)

Bij bovenstaande methoden zijn de facturen bij het binnenkomen van de organisatie al in digitale vorm en kunnen dus gemakkelijk verder afgehandeld worden. Bijvoorbeeld met behulp van een elektronische facturatie-oplossing. Dit wordt vaak omschreven als ‘slim’ digitaal factureren, door de hoge mate van automatisering en de kleine kans op fouten. Dit resulteert in hogere efficiëntie en lagere kosten.

Echter, er is ook nog een andere methode die onder digitale factuurverwerking valt, namelijk het scannen en herkennen van facturen. De naam zegt het al, hierbij komen de facturen nog steeds in papieren vorm de organisatie binnen. Vervolgens worden deze gescand en verder afgehandeld door bijvoorbeeld een scan- en herken oplossing. Deze methode neemt echter het papier niet weg, houdt handmatige handelingen in stand en is foutgevoelig door het scannen en herkennen van de papieren factuur.

Digitale factuurverwerking is dus niets meer dan het op een digitale manier verwerken van inkomende facturen. Deze manier van factuurverwerking heeft een groot aantal voordelen voor uw organisatie in termen van tijds- en geldbesparingen.

Wat zijn de mogelijkheden van digitale factuurverwerking?

Digitale factuurverwerking biedt een scala aan mogelijkheden. De mogelijkheden zijn afhankelijk van de methode die uw organisatie gaat gebruiken. Om de blog niet al te uitgebreid te maken, kijken we hieronder naar de mogelijkheden van de methode die het meest toegankelijk is voor zowel gebruiker als leverancier: digitale factuurverwerking per e-mail.

Digitale factuurverwerking per e-mail is de meest gemakkelijke manier van digitaal factureren voor zowel de verzendende als de ontvangende partij. Bij deze manier van factuurverwerking verstuurt uw leverancier de facturen niet meer via de post, maar slaat de factuur op in bijvoorbeeld PDF en e-mailt deze rechtstreeks naar uw organisatie. Hierbij behalen uw leverancier en uw organisatie al gelijk de eerste voordelen: geen papieren facturen, geen handmatige handelingen voor het verzenden van facturen, geen handmatige handelingen voor het ontvangen van facturen en geen verzendkosten voor uw leverancier.

Uw organisatie ontvangt de factuur per e-mail en kan deze vervolgens gaan verwerken. Het handmatig verwerken van deze facturen is tijdrovend en foutgevoelig. Uw organisatie haalt nog veel meer voordeel uit digitale factuurverwerking als er gebruik gemaakt wordt van een elektronische facturatie oplossing. De voordelen van zo’n oplossing zijn afhankelijk van het type oplossing waar uw organisatie voor kiest. Om een beeld te schetsen van de mogelijkheden beschrijf ik de voordelen indien uw organisatie kiest voor onze elektronische facturatie oplossing Factuurportal.

Indien gebruik gemaakt wordt van Factuurportal komen de facturen digitaal binnen op het e-mailadres “uworganisatie@factuurportal.eu”. Factuurportal haalt de facturen vervolgens automatisch op en verwerkt deze facturen. Met verwerken wordt bedoeld:

  • Controle of de leverancier een authentieke crediteur van uw organisatie is
  • Controle op btw-nummer, KvK-nummer en IBAN
  • Controle op alle overige wettelijke- en klantspecifieke factuureisen

Is er aan bovenstaande criteria voldaan? Dan wordt de aangeleverde factuur automatisch ingelezen in uw financiële applicatie en krijgt de leverancier een bericht dat de factuur is gevalideerd. Ontbreekt er echter informatie of is de informatie onjuist dan ontvangt de leverancier automatisch een e-mailnotificatie waarin staat vermeld welke informatie ontbreekt of onjuist is. De leverancier past de factuur vervolgens aan en verstuurt hem opnieuw.

Zoals u ziet, is het ontvangen en verwerken van facturen compleet geautomatiseerd. De enige menselijke handeling die nog in het proces nodig is, is het matchen en betalen van de factuur.

Hoe zet je digitale factuurverwerking optimaal in?

Uw organisatie profiteert optimaal van de voordelen van digitale factuurverwerking wanneer zo veel mogelijk facturen op deze manier verwerkt worden. Dit betekent dus dat u van zo veel mogelijk van uw leveranciers digitale facturen wil ontvangen. Dit is ook de reden dat hierboven gekozen is voor een oplossing op basis van e-mail. Iedere leverancier kan een factuur als PDF opslaan en vervolgens verzenden per e-mail, slechts een klein aantal leveranciers kan een factuur in UBL/XML formaat opstellen.

De voordelen van digitale factuurverwerking zijn volledig afhankelijk van de manier waarop u het proces voor uw organisatie wilt inrichten. Met Factuurportal behaalt u gegarandeerd een hoge leveranciersadoptie (participatie van uw crediteuren) en bespaart u tijd en geld. Meer weten? Lees hier verder over elektronisch factureren met Factuurportal.

© 2021 Factuurportal