);

e-Facturatie: aan het besloten feestje voorbij

e-Facturatie: aan het besloten feestje voorbij

e-Facturatie: aan het besloten feestje voorbij

e-facturatie: aan het besloten feestje voorbijHoe lang spreekt men al over e-facturatie? 10-15 jaar? Strikt genomen bestaat elektronisch factureren veel langer, omdat de grote concerns, grote organisaties al veel langer hun berichten elektronisch met elkaar uitwisselen, waaronder dus ook facturen en declaraties. Zoveel mogelijk gestandaardiseerd, vaste protocollen, zoveel mogelijk gekoppeld. Dan heb je het misschien zelfs wel over de afgelopen 40 jaar, want de zeventiger jaren kenden immers een stevige opkomst van kantoorautomatisering, met een 2eversnelling in de tachtiger jaren.

Een exact aantal jaren e-Facturatie is moeilijk te geven.  Is ook minder relevant, het gaat wat mij betreft om de conclusie dat e-Facturatie al zeer veel jaren bestaat en als je erop gaat googlen, vind je –dus- ook een groot aantal aanbieders van e-Facturatie-oplossingen in de markt. Graaf je bij deze leveranciers vervolgens wat dieper, dan vind je in de meeste gevallen prachtige business-cases, waar operationele besparingen tussen de 10 en 30 Euro of meer per verwerkte factuur –afhankelijk nog van facturenvolume en proces scope- zeker geen uitzondering zijn.

Maar dit is raar

Waarom heeft e-Facturatie –na al die jaren en al dat aanbod- nog maar zo’n relatief klein aandeel in de hele factuurverwerking? Waarom is heel bedrijvend Nederland bijvoorbeeld niet massaal voor deze mooie business-cases gegaan? De besparingen liggen toch voor het oprapen? Dit staat zelfs nog los van allerlei “zachte voordelen” die een volledig geautomatiseerde factuurverwerking met zich meebrengt zoals een groenere operatie, snellere uitbetaling van crediteuren, minder geestdodend werk, etc.

Kijk maar ‘ns naar de laatste cijfers van het CBS die dit merkwaardige, statische beeld bevestigen (cijfers helaas niet recenter dan 2012) :

Inkomende facturen, landelijk gemiddeld over alle branches;

27%                eFacturen in standaardopmaak (bijv. XML, UBL, EDI)

16%                PDF-facturen

57%                Papieren facturen

Cijfers samenvattend

Meer dan 70% van de inkomende facturen worden nog niet(!) automatisch verwerkt. Vandaag de dag komt ongeveer de helft nog binnen op papier en daarnaast een kleine 20% facturen per PDF. Deze laatste schattingen van ons wijken iets af van het CBS, want ze zijn gemaakt op basis van onze eigen informatie over het groeiend aantal inkomende PDF-facturen bij bijvoorbeeld gemeenten de laatste jaren.

Besloten feestje

Dat de ontwikkeling van het aandeel eFacturatie zich blijkbaar uiterst traag ontwikkelt, lijkt raar omdat toch zoveel bedrijven er al vele jaren zoveel energie in steken, maar is goed verklaarbaar.

Om te beginnen, de circa 30% van de inkomende facturen in standaardopmaak die reeds automatisch worden verwerkt, zal zich tussen een groep “grotere” bedrijven en organisaties bewegen, die reeds in vroeg stadium hebben geïnvesteerd in systemen en koppelingen die dit aankonden.

“Good for them”, maar het blijft zo wél een besloten feestje. Het feestje breidt zich daarom ook niet uit of uiterst langzaam.

Neem nu het overheidsinitiatief Digipoort waarin gestandaardiseerde berichten, orders, facturen e.d. uitgewisseld kunnen worden tussen overheden onderling, maar ook van leverancier naar overheid. Het uiteindelijk besloten karakter zit hem in het feit dat als je als leverancier/crediteur mee wilt doen, je eerst zelf ingewikkeld en duur mag gaan koppelen. En als gemiddeld MKB-bedrijf –dus wars van gedoe- blijf je daarom maar zoals altijd de facturen in enveloppen doen (in ongeveer de helft van de gevallen). Of je slaat de factuur op als PDF en e-mailt hem dan, goed voor de overige ca. 20% van de gevallen.

e-Facturatie vlot trekken

Wil je volledig digitaal en geautomatiseerd facturen kunnen verwerken van ál je crediteuren, oftewel de grofweg 70% , feitelijk alle MKB-ers? Als je daar echt voor gaat, ontkom je er niet aan om tegen je leveranciers niet alleen meer te blijven volhouden dat ze hun facturen in standaardopmaak moeten blijven aanleveren. We zien dat dit al vele jaren niet werkt en men gewoon massaal papier blijft sturen. Ik heb het nadrukkelijk niet over de ca. 30% happy few die elkaar al jaren weten te vinden. Maar over de grote groep MKB-ers die zelfs nog nooit heeft kunnen(!) eFactureren.

Trouwens, het blijven inzetten op scan & herken –technologie werkt alleen maar in de hand dat men papier blijft sturen, geen echte oplossing dus. Aan de andere kant is het laten aanleveren in de standaardformaten XML, UBL etc. domweg een te grote stap voor het MKB.

Hoe lang wil je deze status quo nog blijven tolereren? Om echt iets anders te bereiken moet je nu eenmaal bereid zijn het met je leveranciers over een andere boeg te gooien.

Tussenstap laat leverancier direct al volledig eFactureren

Direct de factuur in standaardformaat verlangen was een brug te ver gebleken. Laat je leveranciers/ crediteuren daarom eerst een bruggetje slaan via PDF om zo direct en volledig te kunnen e-Factureren.

Deze oplossing werkt zo: je crediteur maakt een factuur aan in de applicatie die hij/zij reeds gebruikt en gewend is, maar in plaats van uit te printen slaat men de factuur op in PDF. Dat kan dus vanuit een boekhoudpakket, maar ook vanuit Excel, Word, noem maar op. Niemand hoeft dus over te schakelen naar een ander pakket of applicatie of eerst in te loggen, over te tikken, etc. Vervolgens e-mailt de leverancier zijn PDF-je naar een factuur-inbox van zijn klant. In 20% van de gevallen gebeurt dat zelfs nu al, dus dat is alvast je vliegende start. Factuurportal trekt er vervolgens alle informatie uit, valideert en geeft automatisch feedback aan zowel debiteur als crediteur. Hierna gaat de informatie in een standaard UBL/XML-formaat naar het financiële pakket of naar een eventuele inkoopoplossing. Lees op de pagina Elektronisch factureren met Factuurportal meer over de werking en toegevoegde waarde van de oplossing.

© 2021 Factuurportal