);

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

eFacturatie; bekijk het eens vanuit de leverancier

PdfAls je verantwoordelijk bent voor het verwerken van veel inkomende facturen, wil je natuurlijk graag de factuurdata van zoveel mogelijk van je leveranciers/ crediteuren digitaal aangeleverd krijgen. In een formaat waarin het zo je financieel administratief systeem –of je inkoopoplossing– in kan. Liefst gevalideerd. Uiteraard heb ik het dan niet over aanleveren op papier. Ook niet over ingescande factuurdata (want dat is nog steeds vanaf papier en kent helaas nog steeds fouten, uitval) Ik bedoel een aanleveren in formaten die financiële systemen “begrijpen”, zoals XML, UBL, EDI.

Maar begrijpen jouw leveranciers dit ook?

Hun begrip zal er nog wel zijn, maar willen ze en vooral kunnen ze zomaar facturen in deze formaten aanleveren? Niet zonder meer en daar zit hem de crux. Want als het moeite gaat kosten is de kans groot dat zij als vanouds enveloppen blijven likken. Maar er speelt nog meer mee.

Bekijk het eens van de kant van de leverancier

Stel je levert als banketbakker dozen (verjaars-)gebak aan zo’n 20 wat grotere klanten/ kantoren. Je doet goede zaken, want in elk kantoorgebouw van een paar honderd man is er gemiddeld elke dag wel iemand jarig en afdelingen tellen toch al snel 10 medewerkers (en de jarige gaat niet als enige achter een gebakje zitten). Hoe dan ook, je omzetten zijn goed en je stuurt maandelijks enveloppen met rekeningen rond.

Voor het blok

Nu willen jouw 5 grootste klanten –onafhankelijk van elkaar- dat jij je facturen elektronisch gaat aanleveren. Geen verplichting nog, maar heeft wel hun sterke voorkeur. Logisch want betekent voor hen een enorme efficiencyverbetering. Een probleem alleen is dat je verwezen wordt naar 5 verschillende Billing Service Providers maar het gaat ook om verschillende formaten zoals UBL, EDI en XML. Als klap op de vuurpijl accepteert een van je klanten zelfs alleen maar een specifiek “dialect” van XML. Oh ja, er wordt ook nog een tarief per factuur gerekend door de Billing Service Provider..

Wat zou jij dan doen als leverancier?

Jij bent die bakker. Maar om aan de verzoeken van je grote klanten te voldoen, zou je dus met verschillende Billing Service Providers te doen krijgen. Dit betekent een steeds uploaden of overtikken van je facturen via verschillende platforms. Of je probeert je facturen rechtstreeks in het goede formaat aan te leveren en misschien wel een directe koppeling te leggen. Maar zulke grote aantallen uitgaande facturen heb je helemaal niet om die investering in tijd en geld te rechtvaardigen.

Is het sop de kool wel waard?

In jouw rol als afnemer met grotere aantallen inkomende facturen beslist wel. Jouw MKB-leveranciers daarentegen willen vanwege hun relatief klein aantal uitgaande facturen geen extra tijd en kosten spenderen aan eFactureren. Tenzij de drempels die jij als afnemer voor hen opwerpt bijzonder laag zijn. Of helemaal geen drempels natuurlijk.

Laat je leveranciers zonder drempels eFactureren

Bied leveranciers eFacturatie waarbij er:

– geen invloed is op zijn huidige administratieve processen

– geen aanpassingen zijn op zijn huidige infrastructuur

– geen veranderingen aan zijn huidige applicaties nodig zijn

– geen extra instellingen, ontwikkelwerkzaamheden nodig zijn

– geen extra tarieven, kosten om de hoek komen kijken

Simpelste oplossingen het mooist

Stevig lijstje. Maar de simpelste oplossingen zijn het mooist; je laat je leveranciers hun factuur niet printen, maar opslaan als PDF en mailen naar facturen@jouworganisatie.nl (bijvoorbeeld). Direct gaat Factuurportal aan de slag met valideren, automatische feedback naar de leverancier en de correcte factuurdata exporteren naar de financiële administratie van de afnemer.

Check maar, geen drempels!

Meer informatie over elektronisch facturen verwerken met Factuurportal? Klik hier!

© 2021 Factuurportal