Stef_van_dielen

De gemeente Eindhoven werkt permanent aan de doorontwikkeling van haar bedrijfsvoeringsprocessen met als oogmerk optimale dienstverlening tegen lagere kosten. Digitale verwerking van inkomende facturen is hiervan een voorbeeld. Om deze reden heeft de gemeente Eindhoven ervoor gekozen om Factuurportal in te zetten.

De gemeente Eindhoven krijgt per jaar ongeveer 50.000 facturen binnen. Hiervan komt de helft in papieren vorm binnen, de andere helft wordt al aangeleverd in PDF-formaat. Ondanks dat dit relatief grote deel al elektronisch binnen kwam werd ook dit deel nog volledig handmatig verwerkt. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.

Omdat wij als organisatie een professionele en betrouwbare uitstraling naleven moest er verbetering komen in het verwerkingsproces van inkomende facturen, waarbij we de volgende doelstellingen voor ogen hadden:

  1. Het sneller verwerken van inkomende facturen
  2. Het maken van een kwaliteitsslag
  3. Het terugdringen van het aantal menselijke handelingen
  4. Het verduurzamen van de verwerking van de inkomende factuurstroom.

Buiten deze doelstellingen waren wij ook op zoek naar een oplossing die zo laagdrempelig mogelijk is voor leveranciers en die een lage impact heeft op de andere afdelingen van de gemeente.

Met deze doelstellingen en randvoorwaarden in het achterhoofd hebben wij gekozen voor Factuurportal, in onze ogen de oplossing die het beste voldoet aan de eisen van de gemeente Eindhoven. Factuurportal is de oplossing die onze inkomende PDF-facturen 100% correct verwerkt zonder tussenkomen van handmatige handelingen.

De komende periode staat volledig in het teken van het aansluiten van alle leveranciers op Factuurportal. De leveranciers die al PDF sturen worden direct aangesloten op Factuurportal, de leveranciers die nog papieren facturen sturen worden ingelicht over Factuurportal en gevraagd voortaan de facturen in PDF aan te leveren. Ook de leveranciers zijn enthousiast, zij sturen graag PDF-facturen omdat dit voor hun ook gewoon makkelijker en goedkoper is.

Stef van Dielen is Sectorhoofd a.i. Facilitaire en Administratieve Ondersteuning van de Gemeente Eindhoven. De gemeente Eindhoven maakt per 1 oktober 2015 gebruik van Factuurportal.