Sinds 2014 verwerken wij de facturen van zowel gemeente Purmerend als die van gemeente Beemster. Dat betekent een grotere stroom aan binnenkomende facturen. Veel leveranciers stuurden ons hun facturen nog per post. Er kwamen jaarlijks zo’n 25.000 papieren facturen binnen. De verwerking daarvan kostte veel tijd en geld: de inkomende facturen gingen dagelijks via de interne post naar de juiste afdeling en externe locaties, werden daar bekeken door de betrokken ambtenaar, ingevoerd in het financiële systeem en voor goedkeuring beschikbaar gesteld. Dit systeem bleek inefficiënt en leidde tot het regelmatig te laat betalen van de facturen.

Samen met Nexus Verus en commercieel partner 20/20 vision Europe heeft Purmerend Factuurtotaal ingevoerd.

”Inkomende PDF-facturen konden we op zich al verwerken, maar via Factuurtotaal kan dat veel efficiënter.”

Naast dat de gemeente wordt gezien als een betrouwbare zakenpartner en Factuurtotaal zorgt voor een efficiënter verloop van de financiële administratie, is er nu ook afstemming in het inkoop- en betalingsproces. Met Factuurtotaal krijgt de leverancier automatisch feedback bij een onvolledig ingestuurde factuur; dit betekent een stop van incorrecte facturen bij de voordeur. De voordelen resulteren in een verlaging van de betalingstermijn van 58 naar 24 dagen.

”Het belangrijkste doel was echter een serieuze efficiency- en kwaliteitsslag te maken. Dat is gelukt.”

Harry van der Aar is teammanager financiële administratie van de gemeente Purmerend.