);

Hardnekkig papier

Hardnekkig papier

Hardnekkig papier

“Digitale factuurverwerking” nog nodeloos verstrengeld in papier

Tijdens mijn gesprekken “in de markt” weet menig organisatie mij te vertellen dat hun factuurverwerking volledig gedigitaliseerd is. Het is ook maar wat je er onder verstaat en wat je er zelf van wilt zien, want bij doorvragen blijkt dat er eerst nog een papierstroom verwerkt moet worden. Bijvoorbeeld in de postkamer, dus weliswaar uit het zicht, maar desalniettemin. Het verwerken van een papieren factuur kost (veel) meer dan het verwerken van zijn elektronische broertje, daar is al voldoende onderzoek naar gedaan. Ik heb het dan nog geeneens over de kosten voor het milieu. Papier moet dus uitgefaseerd worden want een eFactuur is goedkoper en efficiënter. Tot op EU-niveau is men zich daarvan al jaren bewust er en er zijn richtlijnen en doelstellingen. Maar tegelijkertijd worstelt menig organisatie met een praktische uitvoering hiervan.

Definitief afscheid nemen van papier is wel degelijk mogelijk

Gelukkig kun je vrij eenvoudig wél al je leveranciers/crediteuren, groot en klein, overhalen hun facturen niet meer uit te printen, maar te e-mailen als PDF om vervolgens automatisch te worden gevalideerd. Dat is voor jou en je leveranciers veel makkelijker te realiseren dan je denkt. Ik kom daar later op terug.

We hadden dus al lang volledig afscheid moeten nemen van de papieren factuur, (ICT-) technisch en kostentechnisch liggen er namelijk geen drempels, integendeel zelfs.

Maar waarom is papier eigenlijk zo hardnekkig?

Ik kan 3 redenen bedenken:

–  Gewoontedieren

We zijn gewoontedieren. Sinds (onze) heugenis gaan facturen in enveloppen. We vinden werken met facturen op papier vertrouwd. Het vervolgens handmatig verwerken van facturen komt nog steeds wel voor, maar het scannen en herkennen uiteraard veel meer. Helaas kent deze methode nogal wat uitval. De uitval kan oplopen tot 30% van het totaal. Moeten dan toch weer extra menskracht aan te pas komen(!) En met scan en herken dring je de papierberg geen centimeter omlaag.

–  Self-fulfilling prophecy

Er is nog een ander mechanisme dat de papierstroom blijft voeden. Het heeft inmiddels het karakter van een self-fulfilling prophecy; zolang de scanstraat er nog staat zal je je leveranciers niet ontmoedigen jou papier te blijven sturen. Je had toch geïnvesteerd in een nieuwe scan-straat? Is toch nog niet afgeschreven? Gewoon blijven gebruiken tegen beter weten in, want de efficiency kan een stuk beter. Remmende voorsprong heet dat onder economen.

– Verbeteringen efficiency zonder focus op terugdringen papierstroom

Bij factuurverwerking en crediteuren automatisering, zal het hele proces steeds efficiënter gemaakt kunnen worden door slimmere automatisering. Vele bedrijven houden zich hier continu mee bezig. Toch is het niet automatisch zo, dat de stroom papieren facturen –an sich- hierbij dan ook maar wordt teruggedrongen als vanzelfsprekend onderdeel van dit verbeteringsproces, terwijl hier juist de grootste slagen mee te maken zijn.

 

Bedrijfsvoorbeeld

Als voorbeeld kan het Amerikaanse Esker (Esker.com) dienen. Dit bedrijf is onder andere actief in het digitaliseren van factuurstromen. Esker is een bedrijf dat nadruk legt op nieuwe technieken, maar laat de voorkant van het proces, de papieren factuur, ongemoeid.

Wat doen ze? Net zoals veel Nederlandse bedrijven zal Esker in de factuurverwerking ongetwijfeld goed zijn in wat ze doen. Zij weten via Cloud-technologie voor hun klanten meer efficiency te behalen. Toch vinden wij dat dit bedrijf –maar zij zijn hierin zeker niet de enige-  niet zozeer iets doet aan de massale papierstroom, ondanks het uitdagende en veelbelovende “Quit Paper” vignet op hun site. Hun oplossing blijkt namelijk aan de voorzijde van het proces toch nog steeds te leunen op een scan- en herken-benadering. De gedigitaliseerde data wordt weliswaar een Cloud ingeschoten maar de papieren factuurstroom wordt er niet mee teruggedrongen. Terwijl hier juist de grootste efficiency-slag en daarmee kostenbesparing te behalen is

Intermezzo Guidebook

Het bedrijf heeft overigens een bijzonder aansprekend “Guidebook” geschreven. Hierin worden  de meest gehoorde smoezen om (maar) niet (verder) te automatiseren opgesomd en ontzenuwd. “AP Automation as a SAAS solution” (AP staat voor Accounts Payable oftewel crediteuren). Zie hiervoor ook het blog door Kilian Drewel van onze commercieel partner 20/20 vision Software. Hierin wordt dit guidebook kernachtig door hem samengevat, zie http://www.2020vision.nl/blog/smoesjes-om-je-factuurverwerkingsproces-niet-te-automatiseren. Er is in het blog zelf ook een linkje naar het originele guidebook van Esker te vinden.

Structurele oplossing

Terugkomend op de oplossing. Een structurele oplossing zal de stroom papieren facturen terugdringen tot uiteindelijk nihil in een efficiënt en kostenbesparend proces. De grootste stap die je nu kunt nemen is jouw leveranciers bewegen om vanaf nu alleen nog maar PDF-facturen te e-mailen. Gemakkelijk, want in plaats van de knop “afdrukken” wordt het “sla op als PDF” en dan e-mailen. Dat is alles. De drempel ligt dus laag. Via Factuurportal worden de facturen gevalideerd en worden 100% correcte facturen naar je financieel administratief systeem (of inkoop-oplossing) gestuurd. Mocht een leverancier een fout hebben laten insluipen in de factuur (onbedoeld of bedoeld), dan krijgt hij direct een e-mail met aanwijzing hoe te corrigeren. Verbeterde factuur kan dan per ommegaande weer ingediend worden.

© 2021 Factuurportal