);

Heer Olivier stuurt facturen; factuurfraude in Nederland

Heer Olivier stuurt facturen; factuurfraude in Nederland

Heer Olivier stuurt facturen; factuurfraude in Nederland

Op de site meldpuntfraude.nl worden er 32 soorten fraude genoemd zoals ‘uitkeringsfraude’ of ‘verzekeringsfraude’ of ‘skimming’ en daarnaast nog 10 soorten oplichting zoals ‘phishing’ of ‘virusverspreiding’. De site spreekt zelf van enkele voorbeelden, dus het werkelijke aantal variaties ligt waarschijnlijk nog hoger.

Het trieste is dat ik bij de meeste van de aangehaalde fraude-termen geeneens meer hoef uit te leggen waar het om gaat, want iedereen heeft wel eens een fraude-opzet van nabij meegemaakt, al was het maar via de eigen mailbox. Los nog van de financiële schade die men er wel dan niet bij heeft opgelopen.

Neem nou ‘phishing’ met de –op bijvoorbeeld mijn eigen privé-account- bijna wekelijkse onzin-mails waarin een willekeurige ‘bank’ mij verzoekt om iets te verifiëren door ergens op in te loggen, etc. Werkelijk iedereen kent deze praktijken en dat is een trieste constatering; het toont gelijk ook de enorme omvang aan van het aantal pogingen u iets af te troggelen. Het lijkt wel of er een geheel nieuwe fraude-branche is ontstaan, ook al zal de KvK er nog geen eigen SBI-code voor hebben bedacht. Het feit dat er aan fraude- en oplichtingszaken zelfs hele TV-programma’s gewijd worden, wil toch wel zeggen dat er sprake is van een vervelende maatschappelijke trend.

Fraude krijgt ook een ander karakter; daar waar je vroeger als bedrijf alleen maar moest oppassen als ‘Heer Olivier’ en de zijnen bij je op de koffie kwamen, nu moet je dagelijks in de diverse kanalen alert zijn, want de manieren waarbij jouw organisatie een financieel pootje of een zelfs hele poot uitgedraaid kan worden zijn legio.

En natuurlijk, de phishing-mails uit mijn voorbeeld zijn gelukkig vaak nog in zo’n droef Nederlands opgesteld dat de delete-knop al snel gevonden is. Maar het lachen kan je snel vergaan als de zaken professioneler worden aangepakt en zeker ook als je halverwege een transactie er achter komt “dat er iets niet klopt”. Dan kost het je onevenredig veel tijd en moeite om zaken weer recht te zetten. Als dit dan nog lukt.

Dit pleit voor een streng voordeurbeleid, want alles wat je direct al buiten de deur houdt belast de organisatie verder ook niet. Zorg dus dat de heren Olivier geen voet tussen de deur krijgen.

Fraude bij factuurverwerking

Beroepsmatig interesseren niet alle soorten fraude en oplichting ons evenveel. Vanuit ons specialisme factuurverwerking zijn wij uiteraard meer geïnteresseerd in fraude met of via facturen.

Typen factuurfraude

  1. Vervalsing factuur van een bestaande leverancier, met ander, nieuw rekeningnummer
  2. Spookfactuur: nieuwe, onbekende leverancier met nimmer te leveren producten/ diensten of nep-diensten

Voorbeelden

Ander rekeningnummer

Het rekeningnummer van een u bekende leverancier wordt aangepast op de factuur. U raadt het al: bedoeling dat het bedrag wordt gestort op een privénummer of op het nummer van een hiervoor opgericht bedrijf. Dit is kan een interne fraude zijn, want men weet van de leverancier en kan aan allerlei factuurdata komen. Blijkbaar kunnen zelfs Amsterdamse stagiairs dit voor elkaar krijgen.

Toch vind je op sites als opgelicht.nl ook veel voorbeelden van de volgende simpele doch doeltreffende methode:

Oplichters onderscheppen de papieren facturen uit de post,  maken een kopievervalsing en stempelen hun eigen nummer erop, met bijvoorbeeld ‘Let op! Nieuw bankrekeningnummer’. Aangezien de banken bij een storting de match tussen nummer en tenaamstelling niet meer hoeven te controleren (alleen het nummer is namelijk leading geworden), heeft deze methode een grote kans van slagen als de crediteurenadministratie verder enigszins té goeder trouw is.

Spookfactuur

Een spookfactuur is een factuur van een niet ingeschreven bedrijf of een weliswaar wel ingeschreven gelegenheidsbedrijf of –organisatie, maar dan alleen opgericht om facturen te kunnen sturen en geld te innen. Spookfactuurbedrijven gebruiken in hun uitingen vaak licht aangepaste look-a-likes van landelijk bekende logo’s en huisstijlen, zoals van de KvK of MKB-Nederland of van een grote uitgeverij zoals Sanoma. U denkt dus met een bekend bedrijf te maken te hebben. De bedragen zijn meestal klein, want men verwacht op deze manier snel akkoord te kunnen krijgen. Vaak ook onbedoeld geholpen in de gevallen dat u als organisatie een crediteurenbeleid heeft om alle kleine bedragen tot bijvoorbeeld 250,- euro ongecontroleerd c.q. ongezien te betalen. De prestatie hoeft overigens niet altijd ongeleverd te blijven, alleen gaat het dan om laag te waarderen oftewel “nep”-prestatie, zoals de betaalde vermelding in een –vage- bedrijvengids of op een onbekende indexsite.

Geef factuurfraude geen kans

Het is onze uitdaging om factuurfraude aan te pakken en te keren. We doen dat overigens met Factuurportal succesvol direct aan de voordeur, via validaties. In ons geval is dat direct na ontvangst van de PDF-factuur per email . Eenmaal gearriveerd in uw financiële administratie kost het nou eenmaal veel meer moeite om de gevolgen van een frauduleuze factuur te corrigeren (uren, kosten).

Eenvoudig stappenplan factuurfraude-bestrijding via Factuurportal

  1. Bouw zo snel mogelijk de nu eenmaal fraudegevoelige papieren facturen af; laat uw crediteuren in het vervolg de facturen opslaan in PDF en direct aan u e-mailen. Landelijk gemiddeld wordt al 16% facturen per PDF gestuurd (stijgende trend) en 57% nog op papier (dalende trend)
  2. Begin dit PDF-traject in samenwerking met een overzichtelijk aantal crediteuren, bijvoorbeeld uw top 10 of top 20 crediteuren.
  3. Laat Factuurportal:
    1. onmiddellijk de eventuele frauduleuze facturen ontdekken en aan de voordeur weigeren;
    2. elke inkomende factuur per e-mail eerst checken op uw eigen- en wettelijke factuurvereisten ;
    3. uw crediteur direct automatisch feedback verstrekken over missende of onjuiste informatie;
    4. uw crediteur de kans geven zijn factuur opnieuw en aangepast in te sturen.
© 2021 Factuurportal