Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language; een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd. Het is een digitale factuur die volgens een serie afspraken in een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dat houdt in dat je specifieke informatie altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden.
Doordat er gebruik wordt gemaakt van een standaardformaat, is het gemakkelijk om gegevens uit te lezen en te verwerken in een boekhoudsysteem of financieel systeem. Omdat zowel verzender als ontvanger zich houden aan de standaardafspraken over hoe en waar de informatie wordt opgenomen in het document, zijn handmatige handelingen niet meer nodig.
De voordelen van UBL-facturen
Een UBL-factuur is snel, betrouwbaar, veilig en foutloos. Dat is ook de reden dat de Rijksoverheid de voorkeur geeft aan dit factuurformaat. Het droomscenario waarin alle leveranciers rechtstreeks UBL-facturen naar het administratief systeem van de afnemer sturen, is echter nog verre van de realiteit. Dit komt voornamelijk doordat veel leveranciers nog niet de mogelijkheid hebben om een UBL-factuur op te maken en te verzenden.
De voordelen van UBL-facturen op een rij:
- Met UBL-facturen wordt mogelijk gemaakt dat facturen zonder handmatige handelingen van de systemen van de leverancier naar de systemen van de klant/ontvanger kunnen gaan.
- Klanten en leveranciers weten dat de factuur volledig is en van een vertrouwde afzender komt.
- E-facturen worden meestal sneller betaald. Gemiddeld duurt het zo’n 20-30 dagen voordat facturen betaald worden. Met UBL-facturen kan dit korter.
Een belangrijke voorwaarde is wel dat de systemen van zowel de leverancier als de klant de verzending en verwerking van UBL-facturen ondersteunen. Dit is helaas nog lang niet altijd het geval!
De moderne administratieve systemen beginnen de UBL-standaarden gelukkig meer en meer te ondersteunen. Alleen niet elke organisatie gebruikt de meest recente versie van een ERP- of administratief systeem. Het is een kwestie van tijd voordat deze situatie is opgelost.
Soorten UBL-facturen
Er zijn verschillende soorten UBL-vormen. Dat komt doordat standaarden doorontwikkeld worden en er steeds meer aanvullende afspraken worden gemaakt om de toepasbaarheid en bruikbaarheid van UBL-facturen te vergroten.
We zullen in deze blog een paar van de meest voorkomende UBL-factuurstandaarden behandelen. Het verschil tussen deze facturen zit ‘m in de afspraken over wat er op de UBL-factuur moet staan en waar dit precies moet staan.
Specificaties van UBL-facturen
UBL 2.0 is het standaardformaat waar zowel de Nederlandse als de Belgische overheid voor gekozen heeft als het gaat om elektronische facturatie. Destijds hebben deze overheden aangegeven dat de UBL-facturen aan de specificaties moeten voldoen zoals beschreven voor UBL 2.0.
Later zijn de specificaties voor UBL 2.1 bekend gemaakt. Hierin kunnen meer dan 2000 elementen voorkomen, meer dan in de UBL 2.0. Elke klant of opdrachtgever heeft een eigen voorkeur voor de versie waarin zij de UBL wil ontvangen. De specificaties van deze UBL-versies zijn hier te vinden.
SI-UBL-facturen en Peppol
Een SI-UBL-factuur, ook wel een SimplerInvoicing UBL, is een factuur die een subset (deelverzameling) van de algehele UBL-specificaties bevat. Dit zijn meer dan 2400 elementen.
SimplerInvoicing was de organisatie die de toegang tot - en de uitrol van – het gebruik van het Europese Peppolnetwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder e-facturen) in Nederland stimuleerde en reguleerde. Connectie met het Peppolnetwerk maakt het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatiediensten mogelijk.
Het Peppolnetwerk
Per 1 januari 2021 is deze rol overgenomen door de NPa; de Nederlandse Peppolautoriteit. De NPa let erop dat de toegelaten serviceproviders zich houden aan het Peppol-afsprakenstelsel, waarin gezamenlijke afspraken zijn gemaakt over de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van de digitale infrastructuur.
Enige tijd geleden zijn ook de specificaties van de UBL-factuur in overeenstemming met PEPPOL BISV3 bekendgemaakt. Dit is de nieuwste UBL-versie die volledig is afgestemd op de Europese standaard EN 16931.
Hoe je UBL-facturen kunt maken en versturen
UBL-facturen kun je maken met een modern facturatie- of boekhoudprogramma. Zorg ervoor dat je een programma kiest met een ‘UBL-ready functie’. Het is belangrijk dat het programma zich aan de UBL-standaard houdt, waardoor XML-bestanden herkent en verwerkt kunnen worden.
Mocht je huidige systeem deze mogelijkheid niet bieden, dan is het altijd mogelijk om dit met behulp van een Peppol Access Provider Service te regelen. Factuurportal is zo’n Peppol Acces Provider. Via het Access Point van Factuurportal kun je e-facturen van jouw leveranciers ontvangen of deze zelf als leverancier verzenden via Peppol.
Meer informatie
Wil je meer weten over de verwerking van facturen en over de cloudoplossing van Factuurportal? Of heb je interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wil je op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneer je hieronder op onze nieuwsbrief.
