);

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Leveranciers aansluiten op Factuurportal: een kind kan de was doen

Bij Factuurportal draait alles om gemak, voor zowel gebruiker als leverancier. De belangrijkste eigenschap van Factuurportal is dat het bijzonder laagdrempelig is:

– De gebruiker hoeft geen lange implementatietrajecten af te leggen om Factuurportal in gebruik te nemen.

– De leverancier kan binnen vijf minuten volledig kosteloos zijn facturen elektronisch gaan aanleveren.

Dit klinkt vrij simpel, maar hoe gaat dit dan in zijn werk? Ik vroeg het Ahmed Arslan die op dagelijkse basis bezig is met leveranciersmanagement.

Wat is de reden dat leveranciers zich eerst moeten aansluiten en niet gewoon direct facturen kunnen gaan versturen?

“De keuze om leveranciers eerst aan te sluiten alvorens de facturen toe te laten is een bewuste keuze geweest. Dit zorgt ervoor dat alle facturen die automatisch verwerkt worden ook afkomstig zijn van ‘echte’ leveranciers, en niet van partijen die fraude proberen te plegen. Dit heeft als resultaat dat iedere factuur die een organisatie binnenkrijgt in zijn financiële applicatie van een authentieke crediteur is.

De facturen hoeven tenslotte alleen nog maar tegen de inkooporder aangelegd en betaald te worden. Zo simpel is het.“

Hoe gaat dat aansluiten dan precies in zijn werk?

“Leveranciers aansluiten klinkt alsof het een tijdrovende taak is. Dit is met Factuurportal gelukkig helemaal niet het geval. Het uitnodigen van leveranciers gaat in 2 stappen:

Stap 1: Wanneer een organisatie gebruik gaat maken van Factuurportal zal er eenmalig een brief verstuurd worden naar alle leveranciers waarin kenbaar wordt gemaakt dat de facturen voortaan graag in elektronische vorm ontvangen worden. In deze brief wordt aangekondigd dat de leveranciers op zeer korte termijn een uitnodigingslink kunnen verwachten.

Stap 2: Kort na het versturen van de brief worden de leveranciers uitgenodigd. Dat is heel simpel. De leverancier wordt uitgenodigd door middel van een automatisch gegenereerd mailtje met daarin een link vanuit Factuurportal. De leverancier klikt vervolgens op de link om de ingevoerde bedrijfsgegevens te controleren en de registratie te bevestigen. Deze procedure is opgezet om ervoor te zorgen dat alle ontvangen facturen daadwerkelijk van authentieke crediteuren komen en er geen fraude kan plaatsvinden.“

Wat heeft het in gebruik nemen van Factuurportal voor invloed op de financiële administratie van een organisatie?

“Factuurportal ondersteunt bij de aansluiting van de leveranciers. De top 10 leveranciers vallen onder de 1e fase van de implementatie. Dit betekent dat Factuurportal verantwoordelijk is voor het aansluiten van deze leveranciers voor een afnemer. Daarnaast biedt Factuurportal ook ondersteuning bij de aansluiting van de top 250 leveranciers in de 2e fase. Dit hoeft echter niet, het aansluiten van leveranciers is een simpel en effectief proces wat de gemiddelde financiële administratie zelf ter hand kan nemen.

In principe betekent het in gebruik nemen van Factuurportal dat de financiële administratie in de implementatiefase tijd investeert in de aansluiting van leveranciers om vervolgens enorm veel tijd te besparen in de verwerking. Factuurportal garandeert namelijk 100% correcte verwerking van alle inkomende facturen van aangesloten leveranciers. Zodra de leverancier is aangesloten kost het geen tijd meer om zijn facturen te verwerken, nooit meer!“

Wat vinden de leveranciers ervan dat ze eerst aangesloten moeten worden?

“Door jarenlange ervaring op deze markt weet Factuurportal dat ruim 90% van de leveranciers graag de facturen in PDF per mail verstuurt. Waarom? Behalve dat een organisatie winst haalt uit elektronische factuurverwerking, halen ook de leveranciers voordeel uit deze manier van factuurverwerking:

  • Geen kosten voor printen en op de post doen van papieren facturen
  • Gemakkelijke aanlevermethode waar iedereen toegang tot heeft (PDF);
  • Altijd op de hoogte van de status van de verzonden factuur;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur goed is aangekomen en verwerkt;
  • Automatische terugkoppeling als de factuur niet goed is met een verzoek tot aanpassing;
  • Facturen worden sneller verwerkt en kunnen dus sneller betaald worden.“

Zoals in het bovenstaande beknopte interview valt te lezen, zorgt Factuurportal niet alleen voor verlichting op uw financiële administratie. Het brengt ook voordelen met zich mee voor uw leveranciers. Een échte win-win situatie dus! Meld u aan voor een demonstratie om inzicht te krijgen in de manier waarop Factuurportal voor uw organisatie waarde toevoegt!

© 2021 Factuurportal