);

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

PDF net zo goed een elektronische factuur als UBL

elektronische factuurGezonde organisaties zijn continu op zoek naar verbeteringen om hun processen te optimaliseren. Een voorbeeld hiervan is elektronisch factureren, een oplossing voor het tijdrovende en foutgevoelige traditionele facturatieproces met inzet van scan en herken-software. Maar wat is elektronisch factureren per definitie en wanneer spreken we van een elektronische factuur?

“Bij elektronisch factureren gaat het om het digitaal ontvangen en verwerken van facturen (Digitale overheid, 2014)”

Volgens bovenstaande definitie moet een organisatie dus zijn facturen digitaal aangeleverd krijgen en verwerken om het elektronisch factureren te kunnen noemen. Zoals in een eerdere blog -de mythe, PDF factuur is geen echte elektronische factuur- aangegeven valt de PDF-factuur hier dus ook onder. Waarom wordt dan door verschillende partijen elke keer de nadruk gelegd op het “feit” dat UBL-facturen de enige e-facturen zijn en de PDF-facturen niet? Voor ons blijft het een raadsel waarom de definitie niet consequent lijkt te worden toegepast. Hieronder zal ik het verschil tussen elektronisch factureren met PDF en UBL proberen duidelijk te maken.

Elektronisch factureren met PDF via Factuurportal

De leverancier slaat zijn factuur op als leesbaar PDF-bestand en mailt het naar Factuurportal. Zijn factuur wordt vervolgens automatisch en 100% correct gelezen (GEEN SCAN en HERKEN) waarna Factuurportal de factuur omzet in het vereiste UBL/XML formaat alvorens deze te exporteren naar het financiële systeem van de afnemer.

Elektronisch factureren met UBL

De leverancier moet beschikken over een UBL/XML-geschikt facturatieprogramma en bovendien een uitgebreide en complexe test uitvoeren om de  UBL-factuur in de correcte standaard rechtstreeks –of via SimplerInvoicing– naar het financiële systeem van zijn afnemer te kunnen versturen.

Beide processen zijn volledig automatisch en garanderen beide 100% correct afgeleverde facturen in het inkoopsysteem. Echter, het merendeel van de leveranciers –met name het MKB– is niet in staat UBL-facturen te genereren en te verzenden. Hier biedt Factuurportal uitkomst; elke leverancier kan namelijk een leesbare PDF-factuur verzenden. En dat met slechts één druk op de knop.

Ideale situatie

In onze optiek ontstaat een ideale situatie wanneer de leveranciers die UBL aan kunnen hun facturen in dit formaat verzenden en de leveranciers die hier nog niet toe in staat zijn de facturen als leesbare PDF-factuur versturen. Alleen zo ontstaat er een optimaal elektronisch facturatieproces waar alle leveranciers aan kunnen meedoen.

En Factuurportal? Die verwerkt beide stromen volautomatisch en 100% correct.

© 2021 Factuurportal