);

Poldertraject eFacturatie … de short cut!

Poldertraject eFacturatie … de short cut!

Poldertraject eFacturatie … de short cut!

discussieWij Nederlanders zijn wereldkampioen polderen. Ergens zijn we er als volkje ook wel een beetje trots op, ook al zal u soms de gedachte niet weten te onderdrukken dat besluiten hierdoor soms wel erg traag tot stand komen. De positieve keerzijde is dat van elke belangengroep wel iets wordt meegenomen in het eindresultaat.

Toch laten we in al onze goede polderbedoelingen steken vallen als we niet oppassen. Een voorwaarde namelijk voor het –laat ik het noemen- “zuivere” polderen, is dat er werkelijk naar álle belangengroepen geluisterd wordt. Lijkt een open deur, maar als je ook maar één partij of groep erbij vergeet te betrekken, kan je op gegeven moment weer helemaal opnieuw beginnen, nu wél met alle relevante (belangen)partijen aan tafel. Dus als je poldert, doe het dan goed en compleet.

Leuk voorbeeld van zo’n poldertraject is de invoering van het eFactureren bij gemeenten. De gemeente zelf zal het hele traject dat men intern, maar ook met aanbieders van eFacturatie-oplossingen doorloopt, wellicht zelf nog geeneens bestempelen als poldertraject. Toch heeft het wel veel van de kenmerken hiervan; het kent immers een langdurige en gedegen afstemming intern, waarbij waarschijnlijk geen enkele belangengroep wordt overgeslagen en ieder zijn input kan leveren. Daarmee wordt langdurig gewikt en gewogen voordat het eindresultaat op tafel ligt.

Prima toch? Niet helemaal, want de –letterlijk- omvangrijkste belangengroep, namelijk alle crediteuren van de gemeente in dit voorbeeld, zitten niet aan tafel als het gaat om de inrichting van het eFacturatie-proces. Nou heb ik natuurlijk geen zicht op wie er bij al die gemeenten zoal rond de tafel genodigd worden en daar zou best eens een crediteur tussen kunnen zitten. Ik kan alleen naar het resultaat kijken en zie dat nog maar een enkele gemeente een eFacturatie-oplossing heeft geïmplementeerd waar de gemiddelde crediteur echt mee uit de voeten kan (bijv. gemeente Purmerend, http://goedopgelost.overheid.nl/e-factureren-met-pdf-maakt-financiele-administratie-purmerend-efficienter/)

Verreweg de meeste gemeenten bieden hun crediteuren nog geen eFacturatie mogelijkheid aan en zijn nog steeds veroordeeld tot het scannen van de papieren facturen met alle uitval van dien. Meestal gebeurt het één en ander al wel in combinatie met het ontvangen van PDF-facturen per email, maar dan kunnen deze vervolgens niet automatisch gevalideerd en in XML doorgezet worden naar het financieel administratieve systeem. Komt er toch weer veel handwerk om de hoek kijken, terwijl dat in het kader van efficiency juist niet de bedoeling kan en mag zijn.

Stel dat je eens voor dat je zuiver ging polderen, alle belangengroepen erbij betrekken. En dat je dan ook een afvaardiging van je crediteuren aan tafel uitnodigt om te praten over de verwerking van hun facturen. Wat zou men dan van hun debiteur, de gemeente in dit geval, voor elkaar willen krijgen? Wil deze afvaardiging overigens een goede afspiegeling zijn van je crediteurenbestand, dan zal de groep voor 90% uit MKB-ers bestaan en dus niet zozeer de telecombedrijven en uitzendbureaus e.d. Die relatief kleine groep grote instellingen is waarschijnlijk al rechtstreeks met uw financiële administratie gekoppeld of via een Billing Service Provider of in een enkel geval via Digipoort. Je mag aannemen dat de verwerking van hun facturen in ieder geval reeds efficiënt verloopt.

Terug naar de mensen waar het om gaat. Het grootste deel van uw crediteurenbestand, te weten uw MKB-leveranciers, wil t.a.v. hun uitgaande facturen het volgende geregeld zien:

  • Makkelijker en goedkoper proces dan factuur in envelop doen, frankeren, posten; factuur versturen moet “no-brainer” zijn, bijvoorbeeld alleen factuur hoeven opslaan als PDF en e-mailen.
  • Niet eerst moeten inloggen op een systeem en dan factuurgegevens moeten overtikken/invoeren of uploaden.
  • Niet opeens vanuit een ander boekhoudsysteem moeten gaan werken omdat het eigen boekhoudpakket nog niet kan worden aangesloten.
  • Geen ICT-gedoe met koppelingen (kosten, tijd, ingewikkeld).
  • Direct en automatisch per e-mail ingelicht worden bij ontbrekende of onjuiste gegevens op de factuur zodat per ommegaande de gecorrigeerde factuur kan worden gemaild; en niet pas na verloop van tijd een telefoontje te moeten krijgen “dat er toch nog iets ontbreekt op de factuur”.
  • Binnen 30 dagen uitbetaald worden.

Dit is inderdaad een hele waslijst waarvan lijkt of er misschien nog wel iets van af kan, maar houd er dan rekening mee dat uw crediteur geneigd zal zijn alles gewoon bij het oude te laten (bijvoorbeeld papier te blijven sturen) als hij niet overtuigend alle voordelen van het nieuwe factureren voorgeschoteld krijgt. Je moet dus eigenlijk direct al met een sterke oplossing komen: ‘What ’s in it for them?’

Gelukkig zijn er eFacturatie-oplossingen zoals Factuurportal waarbij juist alle hierboven opgesomde crediteurenwensen kunnen worden afgevinkt. Een hoge mate van adoptie verzekerd!

Het polder-traject eFactureren wordt zo een inkoppertje. Ga gewoon in op de wensen van je grootste belangengroep en je bent snel uitgepolderd met een prachtig resultaat voor alle betrokkenen!

 

© 2021 Factuurportal