);

Tag op Automatische factuurverwerking

Medewerker aan het woord: Supportmanager Lara van Andel

Ook ICT-dienstverlening is mensenwerk!

ICT-dienstverlening is mensenwerk! Dat geldt ook voor geautomatiseerde factuurverwerking. In deze ‘medewerker aan het woord-blog’ vertelt Lara van Andel hoe ze haar stempel drukt op de dienstverlening van Factuurportal.

Benieuwd hoe Supportmanager Lara de afgelopen maanden heeft ervaren? Hoe zij er tijdens de corona-pandemie voor zorgt dat ze haar klanten goed weet te ondersteunen bij procesoptimalisaties en implementaties? Lees dan snel verder.

Wat leuk dat u benieuwd bent naar mijn ervaring! Ik deel graag hoe wij ervoor zorgen dat de processen op het gebied van factuurverwerking worden geoptimaliseerd. En hoe we de afgelopen tijd weer een aantal nieuwe klanten hebben aangesloten op Factuurportal. De uitdaging: alles online in plaats van op locatie.

Ik ben Lara van Andel, Manager Supportdesk bij Factuurportal. Inmiddels doe ik dit werk al ruim 2,5 jaar, ik ben sinds de start van het bedrijf aan boord bij Factuurportal. Als Manager Supportdesk ben ik verantwoordelijk voor de overall dienstverlening. Ik houd me vooral bezig met het aansturen van ons Supportteam en zorg ervoor dat we altijd voldoen aan de SLA’s die we met onze klanten hebben. Naast de dagelijkse operatie, besteed ik een behoorlijk deel van mijn tijd aan het optimaliseren van de factuurverwerkingsprocessen, in samenwerking met de crediteurenadministraties van onze klanten. Uiteraard is het aansluiten van nieuwe klanten ook een van mijn taken. Graag vertel ik wat meer over deze twee laatste punten.

Bron: Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM, 2020)

Op voorhand leek het thuiswerken en alles online inregelen mij wel een erg grote uitdaging! Maar nu blijkt dat we misschien nog wel efficiënter en effectiever dan voorheen. Zoals bovenstaande ‘newsflash’ al laat zien, geldt dit niet alleen voor Factuurportal maar zijn velen het met mij eens.

Klantoptimalisaties

Service hebben we binnen Factuurportal hoog in het vaandel staan. Ik vind het erg leuk om samen met mijn klanten de ketenprocessen te verbeteren. Vandaar dat ik met al onze klanten regelmatig een afspraak heb, om te zien of er mogelijke verbeteringen te realiseren zijn in het end-to-end proces van de factuurverwerking. Oplossingen waarmee de administratie bij mijn klant verder wordt ontzorgd of ontlast en die ook het proces voor ons kunnen vergemakkelijken. Een win-win dus!

Een voorbeeld van een interessante optimalisatie die ik met een klant aan het implementeren ben, is het verwerken van zogenaamde ‘interne facturen’ en declaraties. In de gesprekken met de crediteurenadministratie kwam naar voren dat het invoeren van deze interne betaalspecificaties veel tijd vergden. En dat het best wel om een serieus volume ging.

Samen met deze klant zijn we op zoek gegaan naar mogelijkheden om deze boekingsstukken alsnog geautomatiseerd in de financiële administratie beschikbaar te krijgen en om daarmee het betaalproces te vergemakkelijken. Inmiddels hebben we hier samen een mooie oplossing voor bedacht en bevinden we ons nu aan het einde van de testfase. Binnenkort kunnen we live.

Van dit soort gezamenlijke verbeteringen word ik blij, dat geeft veel voldoening. Daarmee onderscheiden we ons ook behoorlijk van de andere aanbieders. We denken graag met u mee!

Implementaties bij nieuwe klanten

Optimalisaties bij bestaande klanten is één ding. Je kent elkaar al en het online contact verloopt gemakkelijk. Maar zonder elkaar te zien, is samen een heel nieuw proces inrichten even wat anders en klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Echter waren we dit al redelijk gewend aangezien we als bedrijf een cloudoplossing aanbieden. Maar nu verlopen zelfs ook de afstemmingen, voortgangs-vergaderingen, demo’s en presentaties online. Uiteraard hebben we veel gebruik gemaakt van Microsoft Teams (en alle andere online vergadertools) om kennis met elkaar te maken en bijvoorbeeld een demo te verzorgen van Factuurportal.

We merken dat we daarmee, ook in deze corona-pandemie, nog steeds eenvoudig en snel nieuwe klanten kunnen aansluiten en de nieuwe werkwijze kunnen implementeren. Functioneel gaat dit prima! Maar mijn voorkeur blijft er toch naar uitgaan om presentaties en demo’s op locatie te doen, omdat ik veel waarde hecht aan het contact met mijn klanten. Daar krijg ik energie van. Op deze manier verloopt de communicatie toch altijd prettiger en heb ik het gevoel dat ik makkelijker op eventuele vragen of onduidelijkheden in kan spelen.

Gelukkig gaan de vaccinaties inmiddels heel snel en lijken we toch weer voorzichtig terug te gaan naar normaal. Dat betekent ook dat ik binnenkort weer live contacten met mijn klanten kan aanhalen, eindelijk!

Wilt u meer weten over onze dienstverlening en onze specifieke aanpak? Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Laat uw gegevens dan achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    Succesvol webinar over automatisering van de crediteurenadministratie – door Factuurportal en Tacstone Consulting

    Op dinsdag 8 juni hebben Factuurportal en Tacstone Consulting een webinar verzorgd over het verregaand automatiseren van werkzaamheden op de crediteurenadministratie. Ruim twintig geïnteresseerde deelnemers hebben input, ideeën en inspiratie opgedaan over welke mogelijkheden hier tegenwoordig voor beschikbaar zijn. Het was een succesvolle bijeenkomst en we hebben veel positieve reacties ontvangen. Meer lezen over de informatie die tijdens dit webinar is gedeeld? Lees verder!

    Het belang van een goed lopende crediteurenadministratie

    Een goed georganiseerde crediteurenadministratie is een essentieel onderdeel van uw boekhouding. Leveranciers moeten op tijd betaald worden om onnodige kosten te voorkomen en leverbetrouwbaarheid te garanderen. Tijdig inzicht in verplichtingen en nog te betalen facturen is belangrijke managementinformatie.

    Tegelijkertijd is de crediteurenadministratie ook één van de financiële processen die bovengemiddeld veel van uw aandacht, tijd en capaciteit vraagt. Vanuit de wens om de crediteurenadministratie te optimaliseren, zijn er de afgelopen jaren veel tools ontwikkeld die de factuurverwerking makkelijker moesten maken. De meeste van deze oplossingen richten zich echter alleen op een beperkt deel van de totale keten. Waardoor inscannen van facturen, uitzonderingen beoordelen, coderen, inboeken en matchen nog altijd veel aandacht en tijd kosten.

    Bezetting van de crediteurenadministratie vaak net te krap

    Bij veel administraties is de bezetting gaandeweg naar het minimaal noodzakelijk niveau teruggebracht. Daardoor knelt het in de drukke periodes (denk bijvoorbeeld aan de jaarafsluiting) en tijdens vakanties. Doorlooptijden en zelfs continuïteit staan daardoor onder druk.

    Vaak moeten de piekperiodes noodgedwongen worden opgevangen met tijdelijke flexkrachten. Dat is een dure oplossing en qua kennis niet altijd optimaal. En alleen de urgente zaken worden opgepakt. De focus gaat dan meestal naar de inkomende facturen, deze wil men dan zo snel mogelijk in de administratie krijgen. Activiteiten met meer toegevoegde waarde zoals analyses, rapportages en advisering aan budgethouders en management sneuvelen als eerste. Maar het kan ook anders!

    Terugblik op het webinar ‘De crediteurenadministratie écht geautomatiseerd’

    Gastheer Jim Emanuels, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen, ontving namens Factuurportal en Tacstone drieëntwintig geïnteresseerden. Tijdens het webinar hebben zij ideeën en inspiratie opgedaan op basis van de presentaties van de diverse sprekers.

    Rob Klaver, directeur van Factuurportal, nam de deelnemers mee in mogelijke oplossingen om met slimme technieken meer delen van de administratie te automatiseren of zelfs (deels) uit te besteden. Waardoor routinematige werkzaamheden niet meer door de medewerkers hoeven te worden uitgevoerd. Zij houden alleen de ‘vinger aan de pols’ en krijgen juist ruimte om zaken die vaak blijven liggen alsnog op te pakken en zich te richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde (bijvoorbeeld analyses, rapportages en advisering aan budgethouders). De mogelijkheden van de toepassing van Artificial Intelligence en RPA zijn nader toegelicht.

    Mark de Poorter, Partner bij Tacstone Consulting, gaf een introductie op RPA (Robotic Process Automation). Hij heeft toegelicht wat RPA precies is en in welke situaties RPA veel toegevoegde waarde biedt. Met name repeterende, routinematige werkzaamheden lenen zich bij uitstek voor snelle automatisering met RPA. Vooral ook binnen de administratieve processen (waaronder de crediteurenadministratie) zijn robotica toepassingen uitermate geschikt en succesvol.

    Tot slot verzorgde Vincent Hoogveld, Senior RPA developer bij Tacstone Consulting, een aantal live demo’s van RPA-toepassingen binnen de crediteurenadministratie.

    Positieve reacties na afloop

    “Thx voor het webinar. Mooie presentatie. Top!’’

    “Goede presentaties. Altijd nog wat leerpuntjes in te vinden”.

    “Het aspect toekomstvisie vind ik er sterk in verwerkt”. “Hoewel voor ons niet helemaal nieuw, ga ik de presentaties toch graag nog delen met mijn directie”.

    Bent u ook geïnteresseerd in de mogelijkheden voor verregaande automatisering van de crediteurenadministratie en wilt u meer informatie over dit onderwerp? Of wilt u deelnemen aan ons eerstvolgende webinar? Laat uw gegevens achter en een van onze specialisten neemt contact met u op!

    Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

      Zelf scannen van facturen met ‘on-premise’ software: een goed idee?

      Zelf scannen van facturen met een ‘on-premise’ oplossing. De vraag is of dat in uw situatie nog steeds de beste methode is. Mogelijkheden en beschikbare technieken zijn behoorlijk veranderd. Dat maakt dat er alternatieven zijn, die veel meer gemak en ontzorging bieden. Tegenwoordig zijn er cloudoplossingen beschikbaar die met minder tijd en minder beheerinspanning betere resultaten weten te realiseren.

      Voor- en nadelen van cloudoplossingen versus on-premise software

      Wat is on-premise software? ‘On-premise’ kan in het Nederlands worden vertaald naar ‘op locatie’ of ‘ter plaatse’. Wanneer software dus on-premise staat, wordt daarmee bedoeld dat de software binnen de eigen IT-infrastructuur wordt geplaatst. De software wordt hierbij op de eigen servers geïnstalleerd en niet, zoals het geval is bij cloudcomputing, op externe servers.

      De grote tegenhanger van on-premise is de cloud. Cloudcomputing is de laatste jaren zeer populair geworden, vanwege een aantal belangrijke voordelen. Echter is ‘de cloud’ niet in alle situaties de beste oplossing. Beide systemen hebben hun voor- en nadelen.

      Belangrijke voordelen van cloud-software zijn:

      • De initiële investeringen zijn veel lager (en brengen dus minder risico met zich mee);
      • De implementatietijd is veel korter;
      • Het beheer en onderhoud van de applicatie hoef je niet zelf te doen;
      • Nieuwe functionaliteiten en updates komen direct beschikbaar.

      Een aantal voordelen van on-premise software zijn:

      • Systemen zijn eenvoudiger te personaliseren en in te richten op eigen specifieke proceseisen;
      • De beveiliging van data is in handen van de eigen organisatie;
      • Op lange termijn zijn de kosten van de software lager.

      Doordat de installatie op de eigen servers plaatsvindt, zijn bedrijven met on-premise software ook zelf verantwoordelijk voor de veiligheid, de beschikbaarheid en het beheer van het systeem. Dat betekent dat er meestal een IT-afdeling nodig is, die een deel van de werktijd besteedt aan het beheer van de infrastructuur en de software. En die kennis en ervaring moet worden opgebouwd en up-to-date gehouden. Ook de inspanning die het vergt om systemen te beveiligen tegen aanvallen van buitenaf (hacken, phishing e.d.) moeten niet onderschat worden!

      Per saldo kost dat veel tijd en geld. En zeker in het IT-vakgebied waar schaarste is aan goede arbeidskrachten, wegen de voordelen van cloudoplossingen op tegen de nadelen daarvan. Eigenlijk alleen als softwareapplicaties echt cruciaal zijn voor het ‘businessmodel’ en het primaire proces van de organisatie, wegen de voordelen van on-premise op tegen de nadelen.

      Hoe zit het met geautomatiseerde factuurverwerking?

      Uw facturen zijn natuurlijk uniek, met specifieke kenmerken die voor u en uw administratie van belang zijn. En ook de leveranciers die u met zorg hebt geselecteerd zijn uniek en cruciaal voor het succes van uw organisatie!

      Tegelijkertijd moeten we concluderen dat de verwerking van inkomende facturen een behoorlijk ‘generiek’ proces is. In essentie komt het altijd op hetzelfde neer: ervoor zorgen dat de inkomende facturen goed worden gecontroleerd en zorgen dat de factuurgegevens in de (administratieve) systemen beschikbaar komen voor het boeken, goedkeuren en tijdig betalen van de facturen.

      Voor het proces van geautomatiseerde of elektronische factuurverwerking is een cloudoplossing verreweg de best passende oplossing. De voordelen van cloud-computing komen daarbij volledig tot hun recht.

      Een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking

      Factuurportal biedt een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor de geautomatiseerde bulkverwerking van inkomende facturen. Met adequate ingangscontroles, zodat alleen juiste en volledige facturen in behandeling worden genomen. En met volledige dataconversie, zodat u zelf geen scan-uitval meer hoeft te verwerken.

      Daarmee benut u alle voordelen van cloudcomputing. En door onze state-of-the-art technologie op basis van artificial intelligence (AI) en Robotic Process Automation (RPA) zijn wij in staat om per direct alle facturen van alle leveranciers te kunnen verwerken. Dus niet alleen een technisch korte implementatietijd, maar per direct volledige ontzorging door onze dienstverlening.

      Contact

      Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, neemt u dan contact met ons op via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

      Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

        Hoe e-facturatie eenvoudiger kan worden gemaakt met Peppol

        Steeds vaker krijgen we de vraag of wij ook facturen via Peppol kunnen verzenden. Het antwoord: jazeker! Wilt u weten hoe Factuurportal dit doet? Lees meer via deze link!

        Uitgaande e-facturatie via Peppol

        Sinds april 2019 is het voor overheidsinstellingen verplicht om elektronische facturen via Peppol te kunnen ontvangen. We zien steeds vaker dat deze overheidsinstellingen hun leveranciers verplichten om een e-factuur te sturen. Peppol stelt u in staat om facturen op een snelle en veilige manier uit te wisselen met verschillende organisaties. Om een factuur via Peppol te versturen zijn er een aantal vereisten:

        • U dient een connectie te hebben met het Peppol netwerk
        • U dient de factuur in een valide Peppol XML-standaard aan te leveren

        Zeker voor kleinere organisaties of voor organisaties met slechts een enkele klant bij de overheid is het tijdrovend en kostenintensief om aan deze vereisten te voldoen. Vandaar dat we bij Factuurportal vaak de vraag krijgen of er een mogelijkheid is om deze facturen via Peppol te versturen. Graag helpen wij u hierbij!

        Peppol Access Point: de verbinding met het Peppol netwerk

        Omdat Factuurportal een Peppol Access Provider is, kunnen wij u helpen met het verzenden van e-facturen via Peppol. Wij beschikken namelijk over een Peppol Access Point, daar hoeft u niet zelf in te investeren. Factuurportal is volledig gericht op het écht eenvoudig maken van e-facturatie voor iedere organisatie, waarbij het ook voor leveranciers gemakkelijk, snel en voor iedereen toegankelijk is.

        XML factuur

        U kunt uw factuur in een door u gewenst format aanleveren, van Excel- tot PDF-bestand. Via ons systeem wordt de factuur automatisch geconverteerd naar een XML-factuur in een door Peppol vereiste versie (zoals een SI-UBL 1.2 of PEPPOL BIS 3.0). Zodra de factuur via Peppol is afgeleverd, ontvangt u een verzendbevestiging van ons. Uw factuur wordt snel en betrouwbaar bij uw opdrachtgever afgeleverd.

        Ook voor uw inkomende facturen kunnen wij als uw Access Point fungeren. Daarmee bent u voorbereid op de toekomst en bent u in staat om alle e-facturen automatisch te ontvangen en te verwerken.

        Meer informatie? Neem contact met ons op!

        Bent u geïnteresseerd in een gratis toelichting of demo van onze cloudoplossing? Laat het ons weten via het onderstaande formulier. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

          Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

          Vijf redenen waarom gemeentes zouden moeten kiezen voor geautomatiseerde factuurverwerking met Factuurportal

          Een factuur is een factuur, hoor ik u denken. Op zich is dat zo, maar er zijn veel verschillen tussen organisaties, waardoor het proces van inkomende factuurverwerking overal nét even anders is. Daardoor worden er andere eisen aan geautomatiseerde oplossingen voor factuurverwerking gesteld. In deze blog licht ik toe waarom Factuurportal een zeer geschikte oplossing is voor gemeentes.

          Bulkverwerking van inkomende facturen

          Door uw factuurverwerkingsproces volledig te automatiseren, hoeft u facturen niet meer te controleren en corrigeren. Zo bespaart u tijd en ervaart u meer gemak. Factuurportal kan u een ‘plug-and-play’ cloudoplossing voor bulkverwerking van alle inkomende facturen bieden, specifiek gericht op de publieke markt (waaronder gemeentes, maar ook provincies en waterschappen).

          Factuurportal is de oplossing voor automatische factuurverwerking voor gemeentes

          Vijf voordelen voor gemeentes bij het automatiseren van factuurverwerking met behulp van Factuurportal

          1. Gemeentes vervullen een belangrijke maatschappelijke, lokale rol. Waar mogelijk wordt gewerkt met lokale partijen en middenstand. Daarom is het belangrijk om zowel facturen van lokale bedrijven en middenstand als die van grote, meer landelijk opererende leveranciers te kunnen verwerken. Met onze state-of-the art techniek op basis van Artificial Intelligence, wordt het mogelijk gemaakt om de facturen van alle leveranciers per direct te verwerken.
          2. Schaalvergroting is een belangrijke ontwikkeling. Steeds meer gemeentes gaan samenwerken of zelfs fuseren. Met onze oplossing ondersteunen we dergelijke samenwerkingsverbanden en kunnen we zowel afzonderlijke grootboekadministraties als gecombineerde administraties geautomatiseerd ‘voeden’.
          3. Doordat we alle inkomende facturen op belangrijke criteria controleren, worden alleen juiste en complete facturen in behandeling genomen. Deze vragen over uw facturen hoeft u in ieder geval nooit meer te stellen: Staat er een verplichtingennummer op? Is de leverancier bekend? Is de factuur niet al eerder aangeleverd? Kloppen de tellingen? Doordat deze zaken allemaal worden gecontroleerd, draagt onze oplossing direct bij aan het waarborgen van de rechtmatigheid van betalingen. De tijd die wordt bespaard wordt op de factuurverwerking draagt bij aan het verbeteren van de doelmatigheid.
          4. Met de inzet van Factuurportal voldoet de gemeente tevens aan de wettelijke eis met betrekking tot e-Facturatie. Factuurportal is Peppol Access Provider.
          5. Gemeentes en provincies hebben ook uitgaande geldstromen waar geen facturen aan ten grondslag liggen. Denk bijvoorbeeld aan subsidieverstrekkingen. Met onze cloudoplossing is het mogelijk om ook de hieraan ten grondslag liggende betaalopdrachten (‘interne facturen’) geautomatiseerd in de financiële administratie op te nemen.

          Koppelingen met de meest voorkomende administratieve systemen binnen gemeentes

          Doordat we inmiddels een groot aantal gemeentes en provincies tot (tevreden) klant mogen rekenen, beschikken we over koppelingen met de meest voorkomende administratieve systemen binnen de gemeentelijke instellingen zoals SAP CiVision / iFinanciën (PinkRoccade), Key2Financien (Centric) en Coda/Unit4.

          Met onze oplossing voor factuurverwerking is uw gemeente klaar voor de toekomst!

          Bent u geïnteresseerd in een gratis toelichting of demo van onze cloudoplossing? Laat het ons weten via het onderstaande formulier. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op.

            Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.