);

De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

  1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
    a. IBAN-rekeningnummer
    b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
    c. KvK-nummer
    Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
  2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
    Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
  3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
    Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
  4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
    De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
  5. Onduidelijke diensten of goederen.
    Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

Heeft de EU-richtlijn inderdaad e-facturatie een boost gegeven?

Sinds 18 april 2019 is de richtlijn met betrekking tot e-facturatie van kracht (EU-Richtlijn 2014/55/EU). Deze richtlijn verplicht alle overheidsinstanties in Nederland om E-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor de Rijksoverheid gold deze verplichting overigens al langer (2017). Uiteraard is deze richtlijn bedoeld om het gebruik van E-facturen (XML/UBL) flink te stimuleren.

De vraag is natuurlijk of deze richtlijn inderdaad als een stimulans werkt en of de adoptie van E-facturatie inderdaad is toegenomen?

Eerst nog even de intenties op een rij

Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad de EU-Richtlijn 2014/55/EU met betrekking tot elektronisch factureren bij overheidsopdrachten vastgesteld. Deze richtlijn is een kader om de belemmeringen voor de grensoverschrijdende handel, die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere technische normen inzake e-facturering, weg te nemen of te verminderen.

Door onder meer te zorgen voor zogenaamde technische en semantische interoperabiliteit (waarbij dus definities voor formats, posities en betekenis van de uit te wisselen gegevens worden bepaald), zou deze richtlijn de invoering van elektronische facturering moeten bevorderen. Hierdoor kunnen lidstaten, aanbestedende entiteiten en ondernemers aanzienlijke voordelen genereren als het gaat om tijdsbesparingen, papiergebruik en verminderingen van de administratieve lasten.

Kanttekeningen

In eerste instantie waren er veel positieve reacties. Het zag er eindelijk naar uit dat er een beweging was in de juiste richting als het gaat om het verplicht stellen van elektronisch factureren binnen de EU Echter, al snel kwamen ook de eerste kanttekeningen. In onze optiek is de belangrijkste, dat alleen de ontvangers van een factuur (dus in dit geval alleen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties), verplicht zijn elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Er geldt dus geen verplichting voor verzenders van facturen. Sterker nog, in de richtlijn wordt uitgelegd dat het recht van de verzender om de factuur op papier of conform nationale of andere technische normen in te dienen, niet belemmerd mag worden door deze richtlijn (bron CFO.nl; op deze site werd hier op de datum van invoering wederom op gewezen).

Wat zien we in praktijk?

In onze praktijk zien we dat het aantal E-facturen inderdaad aan het stijgen is, maar dat het aandeel E-facturen nog steeds heel laag is. We zien een geringe stijging van UBL-facturen, maar ook sinds de EU-richtlijn van kracht is, is deze stijging nog steeds heel beperkt. Verreweg het grootse deel van de facturen betreft nog steeds PDF facturen. En ja, er zijn ook nog steeds organisaties die facturen per post naar hun klant versturen…

Ook blijkt dat nog behoorlijk veel van de gebruikte financiële software niet in staat is om een goede E-factuur te genereren. En zolang de verzender niet verplicht wordt om een E-factuur op te leveren, zal dat ook niet zo snel gaan veranderen en zal de adoptiegraad slechts heel langzaam gaan toenemen.

Dat betekent dat het voor organisaties nog steeds zeer zinvol is om een E-facturatie oplossing te gebruiken die zowel PDF-facturen als échte E-facturen kan verwerken. En dat zal de komende jaren echt nog wel zo blijven. Zeker een E-facturatie oplossing die als SaaS wordt aangeboden is dan een uitkomst. Snel aan te sluiten, maar ook weer makkelijk stop te zetten op het moment dat de leveranciers in staat zijn om E-facturen aan te leveren.

Meer weten, neem contact op met Factuurportal!