);

De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een factuur

Wij zien dat er nog steeds veel foute facturen aan klanten worden verstuurd. Dit leidt tot veel ergernis en extra inspanningen om tot een uiteindelijke betaling te komen. De opdrachtnemers willen het liefst zo snel mogelijk hun geld ontvangen en gaan bellen waarom hun factuur nog niet betaald is. Ook aan de kant van de klant geeft het irritatie. Extra belverkeer, correcties en creditnota’s etc.

Het is een gezamenlijk belang van zowel leverancier als klant om een volledig juiste factuur aan te leveren en deze zo snel en efficiënt mogelijk betaalbaar te kunnen stellen. Hier volgen de 5 meest voorkomende fouten die wij tegenkomen in de vele facturen die wij voor onze klanten verwerken:

  1. Er ontbreken of er staan onjuiste bedrijfsgegevens van de leverancier; Met name de volgende 3 gegevens zijn vaak onjuist of ontbreken deels:
    a. IBAN-rekeningnummer
    b. Btw-nummer (indien btw-plichtig)
    c. KvK-nummer
    Het lijkt vanzelfsprekend dat bovenstaande gegevens op een factuur vermeld staan, echter zijn dit de meest voorkomende fouten die worden gemaakt. Vaak komt het voor dat er een typefout is gemaakt, waardoor de gegevens op de factuur niet kloppen. Op die manier kan er niet gerechtelijk geïncasseerd worden, omdat de opdrachtnemer niet bestaat op basis van de onjuiste gegevens.
  2. Geen factuurdatum en/of factuurnummer;
    Een factuurdatum en/of factuurnummer wordt nog weleens vergeten. Echter zijn deze juist nodig voor het verwerken van een factuur. Zonder deze gegevens is het moeilijk terug te vinden of en wanneer deze factuur is betaald. Of juist nog niet is betaald.
  3. Geen (volledige) adressering van de opdrachtgever;
    Het overgrote deel van de verwerking van facturen (zeker bij klanten van Factuurportal) verwerkt facturen die via de mail binnenkomen. Veel leveranciers vergeten daarom een juiste adressering te gebruiken. Echter, klanten (en hun accountants) vinden een volledige en juiste adressering belangrijk (naam organisatie(onderdeel), postbus/adres, postcode en plaats), met name als verantwoording in welke administratie de factuur dient te worden verwerkt.
  4. Onoverzichtelijke (btw)bedragen;
    De klant moet direct kunnen zien wat het bedrag exclusief en inclusief btw is. Daarnaast moet er duidelijk vermeld staat wat het btw-bedrag, -percentage en -grondslag is.
  5. Onduidelijke diensten of goederen.
    Een heldere omschrijving van de geleverde diensten en/of goederen op de factuur zorgt ervoor dat er geen twijfels ontstaan over of de factuur wel terecht is of klopt. Dit bevordert de daadwerkelijke goedkeuring van de factuur door de opdrachtgever/budgethouder.

De belastingdienst geeft een duidelijke beschrijving van alle informatie die op een factuur vermeld dient te worden. Zeker als beginnend ondernemer is het belangrijk om daar kennis van te nemen.. Alle verplichte eisen op een rijtje? Bekijk dan de volgende link van de Belastingdienst: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/

Meer weten over de verwerking van facturen? Neem dan een kijkje op onze site: https://www.factuur-portal.nl

Wat klanten van ons vinden: de 3 sterkste eigenschappen van Factuurportal!

Factuurportal heeft in de afgelopen periode een online klanttevredenheidsenquête uitgestuurd onder haar klanten. Met als doel om zo objectief mogelijke input en feedback te verzamelen over de tevredenheid met de verschillende aspecten van onze dienstverlening.

Als algemeen rapportcijfer gaven klanten ons gemiddeld een 8,2. Een score waar we trots op zijn!

Wanneer we kijken naar de verschillende aspecten van onze dienstverlening, dan zien we dat onze klanten het meest tevreden zijn over:

  • De doorlooptijd van de factuurverwerking (gemiddeld een 8,7);
  • De mate waarin we ons opstellen als businesspartner en meedenken over de verdere optimalisatie van het proces van de inkomende factuurverwerking (gemiddeld een 8,6);
  • De bereikbaarheid, servicegerichtheid en responsetijd van onze SupportDesk (gemiddeld een 8,5).

We zien deze mooie scores als een beloning voor het harde werken in het afgelopen jaar. We hebben met elkaar behoorlijk geïnvesteerd in de uitbreiding van de functionaliteit en kwaliteit van onze oplossing.

Lara van Andel, Manager van de SupportDesk bij Factuurportal: “Van deze scores word ik echt heel blij. We proberen onze klanten en hun leveranciers altijd te helpen en te ondersteunen. In de reguliere afstemmingen die ik met onze klanten heb, merk je altijd wel in enige mate of ze tevreden of juist ontevreden zijn. Maar het is toch leuk om deze waardering zo expliciet en over de verschillende aspecten op deze manier terug te krijgen!”

Zoals gezegd, we zijn trots op deze score. Maar de input is ook bedoeld om te leren en om onze dienstverlening verder te verbeteren. Dan kijk je dus ook naar de laagste scores. Factuurportal scoort het minst goed in het bieden van inzicht in de factuurverwerking. Het gemiddelde cijfer hiervoor is een 7,3. Daar moeten we dus mee aan de slag.

Rob Klaver, Directeur Factuurportal: “Ik kan me wel voorstellen dat klanten ons lager scoren op inzicht in de verwerking. Het is natuurlijk een SaaS oplossing en als alles goed gaat, dan is het enige wat klanten zien en merken dat ze een elektronische factuur krijgen aangeleverd. Via het klantportaal en aanvullende rapportages geven we inzicht in de verwerkte facturen, maar blijkbaar is dit niet voldoende voor onze klanten. Deze feedback geeft aanleiding om na te gaan welke aanvullende inzichten gewenst zijn en hoe we dat kunnen faciliteren”.

We danken onze klanten voor de tijd en feedback die ze ons gegevens hebben. We gaan ermee aan de slag om onszelf verder te verbeteren en we gaan natuurlijk voor nog mooiere scores volgend jaar!

Factuurportal én Robotics; de snelste weg naar succesvolle automatisering van de inkomende factuurverwerking!

Robotic Process Automation (RPA) is ‘hot’! Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van RPA. Waar automatiseringsprojecten in het verleden vaak faalden en niet de gewenste resultaten leverden, is RPA een uitermate laagdrempelige oplossing.

Robotics is een vorm van automatisering waarbij de robot(computer) de reeds bestaande programma’s gebruikt en aanstuurt, eigenlijk precies zoals een medewerker dit ook zou doen. Vooraf worden werkprocessen geobserveerd en geanalyseerd. En vervolgens worden de handelingen van de van de robot daarop gebaseerd. Zodra de robot is ‘getraind’, kan hij automatisch processen uitvoeren. Een oplossing die met name geschikt is voor gestandaardiseerde en repeterende werkzaamheden. En doordat er inmiddels zeer professionele standaard RPA oplossingen beschikbaar zijn, heb je in een paar weken tijd een proces geautomatiseerd.

De combinatie van RPA met Factuurportal maakt het mogelijk om in een dergelijk kort tijdsbestek het proces van inkomende factuurverwerking te automatiseren. Factuurportal is dé SaaS-oplossing voor geautomatiseerde ontvangst,validatie en conversie van inkomende facturen. Samen met een boekhoud-robot worden eenvoudig aanvullende processtappen van de inkomende factuurverwerking ook geautomatiseerd. Hierbij kun je denken aan:

  • Het routeren van facturen ten behoeve van de goedkeuring door budgethouders;
  • Het toevoegen van coderingen ten behoeve van het boeken van de facturen in de administratie;
  • Het matchen van inkooporders met inkomende facturen en deze betaalbaar stellen.

Dit zijn functionaliteiten die in de meer uitgebreide ERP-of P2P-systemen ook zijn opgenomen. Het selecteren en implementeren van een dergelijke oplossing vraagt echter al snel een half jaar doorlooptijd (meestal langer!). En een goede analyse van de licentiekosten is ook aan te raden. Zeker als het aantal goed keurders/budgethouders groot is, lopen de licentiekosten van een dergelijke oplossing al snel flink op.

Factuurportal in combinatie met RPA biedt een alternatief wat én in een paar weken is te implementeren én wat qua kosten zeer beperkt is. Daardoor is de terugverdientijd zeer kort (meestal binnen een half jaar!). En dan beschikt u over een state-of-the-art-oplossing. Factuurportal wordt gezien als een ‘best-of-breed’ oplossing voor de factuurconversie. En UIpath (de RPA oplossing die door onze implementatiepartner Tacstone 
wordt aangeboden https://tacstone.nl/tacstone-wint-2019-uipath-partner-of-the-year-award/ ) is volgens Gartner een van de beste RPA oplossingen in de markt.