);

Vijf tips voor een efficiënte maandafsluiting

Een tijdje geleden hebben we het gehad over de grootste irritaties tijdens de maandafsluiting. Hierbij vijf tips zodat we deze zo klein mogelijk kunnen houden!

Tips voor tijdens de maandafsluiting

Elke maand is het weer een race tegen de klok om deze op tijd af te ronden, de maandafsluiting. Rapportages dienen verstuurd en gecontroleerd te worden, op het laatste moment komen er facturen binnen die toch nog mee moeten in de betalingsronde, budgethouders en leidinggevenden wachten op cijfers. We beschreven meer herkenbare frustraties in een eerder geplaatst artikel. Hieronder volgen een aantal tips om deze frustraties te voorkomen en de maandafsluiting zo efficiënt en soepel mogelijk door te komen.

De checklist – het overleg

Vaak wordt gebruik gemaakt van een checklist. Belangrijk om deze zowel vooraf als tijdens de maandsluiting te bespreken om op deze manier de betrouwbaarheid van de afsluiting te verhogen.  

Bespreek voor de afsluiting de voorlopige acties en cijfers van die periode. Plan na de afsluiting een overleg waarin je de uitkomsten en feedback van de medewerkers bespreekt. Op deze manier leren medewerkers van elkaar en verloopt elke afsluiting steeds efficiënter.

Maak daarnaast een medewerker eindverantwoordelijk voor het proces. Zo creëert u controles over het gehele proces.

Afsluitingscultuur

Laat de eindverantwoordelijke zorgen dat medewerkers betrokken zijn en zich verantwoordelijk voelen in het proces. Stel duidelijke deadlines en zorg dat de afsluiting een hoge prioriteit heeft bij de medewerkers.

Efficiënte inrichting van het proces

Een goede helikopterview over het gehele proces zorgt ervoor dat eventuele issues snel getackeld kunnen worden. Door er aan de voorkant voor te zorgen dat er alleen juiste facturen meegenomen worden, heeft u meer tijd voor bijvoorbeeld het opstellen van de rapportage.

Geen onjuiste facturen in uw systeem

Factuurportal helpt u hier graag bij! Via Factuurportal zorgen we ervoor dat er geen onjuiste facturen in uw systeem terecht komen. Denk hierbij aan dubbele facturen, onjuiste of geen ordernummers, verkeerde optelling van bedragen, ga zo maar door.

Mocht u meer informatie willen over onze cloudoplossing en hoe die uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen, laat dan een bericht achter via het onderstaande contactformulier. Een van onze experts neemt dan snel contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.