);

Heeft de EU-richtlijn inderdaad e-facturatie een boost gegeven?

Sinds 18 april 2019 is de richtlijn met betrekking tot e-facturatie van kracht (EU-Richtlijn 2014/55/EU). Deze richtlijn verplicht alle overheidsinstanties in Nederland om E-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor de Rijksoverheid gold deze verplichting overigens al langer (2017). Uiteraard is deze richtlijn bedoeld om het gebruik van E-facturen (XML/UBL) flink te stimuleren.

De vraag is natuurlijk of deze richtlijn inderdaad als een stimulans werkt en of de adoptie van E-facturatie inderdaad is toegenomen?

Eerst nog even de intenties op een rij

Op 16 april 2014 hebben het Europees Parlement en de Raad de EU-Richtlijn 2014/55/EU met betrekking tot elektronisch factureren bij overheidsopdrachten vastgesteld. Deze richtlijn is een kader om de belemmeringen voor de grensoverschrijdende handel, die het gevolg zijn van het naast elkaar bestaan van meerdere technische normen inzake e-facturering, weg te nemen of te verminderen.

Door onder meer te zorgen voor zogenaamde technische en semantische interoperabiliteit (waarbij dus definities voor formats, posities en betekenis van de uit te wisselen gegevens worden bepaald), zou deze richtlijn de invoering van elektronische facturering moeten bevorderen. Hierdoor kunnen lidstaten, aanbestedende entiteiten en ondernemers aanzienlijke voordelen genereren als het gaat om tijdsbesparingen, papiergebruik en verminderingen van de administratieve lasten.

Kanttekeningen

In eerste instantie waren er veel positieve reacties. Het zag er eindelijk naar uit dat er een beweging was in de juiste richting als het gaat om het verplicht stellen van elektronisch factureren binnen de EU Echter, al snel kwamen ook de eerste kanttekeningen. In onze optiek is de belangrijkste, dat alleen de ontvangers van een factuur (dus in dit geval alleen aanbestedende diensten, aankoopcentrales en aanbestedende instanties), verplicht zijn elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Er geldt dus geen verplichting voor verzenders van facturen. Sterker nog, in de richtlijn wordt uitgelegd dat het recht van de verzender om de factuur op papier of conform nationale of andere technische normen in te dienen, niet belemmerd mag worden door deze richtlijn (bron CFO.nl; op deze site werd hier op de datum van invoering wederom op gewezen).

Wat zien we in praktijk?

In onze praktijk zien we dat het aantal E-facturen inderdaad aan het stijgen is, maar dat het aandeel E-facturen nog steeds heel laag is. We zien een geringe stijging van UBL-facturen, maar ook sinds de EU-richtlijn van kracht is, is deze stijging nog steeds heel beperkt. Verreweg het grootse deel van de facturen betreft nog steeds PDF facturen. En ja, er zijn ook nog steeds organisaties die facturen per post naar hun klant versturen…

Ook blijkt dat nog behoorlijk veel van de gebruikte financiële software niet in staat is om een goede E-factuur te genereren. En zolang de verzender niet verplicht wordt om een E-factuur op te leveren, zal dat ook niet zo snel gaan veranderen en zal de adoptiegraad slechts heel langzaam gaan toenemen.

Dat betekent dat het voor organisaties nog steeds zeer zinvol is om een E-facturatie oplossing te gebruiken die zowel PDF-facturen als échte E-facturen kan verwerken. En dat zal de komende jaren echt nog wel zo blijven. Zeker een E-facturatie oplossing die als SaaS wordt aangeboden is dan een uitkomst. Snel aan te sluiten, maar ook weer makkelijk stop te zetten op het moment dat de leveranciers in staat zijn om E-facturen aan te leveren.

Meer weten, neem contact op met Factuurportal!

Veel gemeentes hebben nog weinig profijt van e-facturatie

Sinds 18 april 2019 zijn overheidsorganisaties verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten en provincies hebben echter nog maar weinig profijt van deze automatiseringsslag!

De verwerking van e-facturen is toekomstgericht en efficiënt. Een e-factuur is een digitaal bestand dat vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch verwerkt kan worden in het andere systeem. Het zijn met name XML-of UBL-bestanden. De geautomatiseerde verwerking van e-facturen scheelt veel tijd en kosten en vergroot de juistheid in de verwerking. Een mooie stap voorwaarts dus.

Het vervelende is echter dat de meeste leveranciers nog steeds PDF facturen in plaats van échte e-facturen versturen. De verwachting was dat dit in hoog tempo zou veranderen ten faveure van e-facturen, maar dit blijkt in praktijk nog niet zo’n vaart te lopen.

Voldoen aan de verplichtingen van e-facturatie

Een belronde langs een behoorlijk aantal gemeente liet zien dat veel gemeentes een e-facturatie oplossing hebben geïmplementeerd die inderdaad XML/UBL facturen kan ontvangen en verwerken, meestal ook is aangesloten op Simplerinvoicing/Peppol, maar dat deze oplossing niet in staat is om PDF facturen te ontvangen en verwerken. Daarmee voldoen deze gemeentes netjes aan de wet, maar plukken ze vooralsnog weinig de vruchten van e-facturering. Zoals gezegd, het gros van de leveranciers levert haar facturen nog steeds niet via UBL aan, maar over het algemeen in PDF per mail of zelfs een enkeling nog op papier per post.

Hierdoor zijn deze gemeentes nog veel onnodige tijd kwijt aan de langere verwerkingstijden van PDF facturen. Tijd die ze beter aan andere zaken kunnen besteden!

En dat terwijl er e-facturatie oplossingen beschikbaar zijn die zowel PDF- als UBL-facturen kunnen verwerken én beschikken over een aansluiting op Peppol. Deze oplossingen ondersteunen dus zowel de huidige factuurverwerking als de toekomstige factuurverwerking. Hiermee wordt de hele transitie van PDF facturen naar in de toekomst UBL facturen naadloos mogelijk gemaakt én voldoe je als organisatie ook aan de relevante wetgeving.

Efficiënt e-factureren

Factuurportal is een e-facturatie-oplossing die zowel PDF als UBL facturen direct kan verwerken en die access provider voor Simplerinvoicing/Peppol is. Daarmee voldoe je aan de wetgeving met betrekking tot e-facturatie en realiseer je nu al een aanzienlijke tijdswinst. Het beste van 2 werelden dus! Het is ook mogelijk om Factuurportal aan te sluiten op een reeds geïmplementeerde e-facturatieoplossing om met name de PDF-facturen alsnog geautomatiseerd te kunnen verwerken.

Wilt u meer weten, neemt u dan gerust contact met ons op.