);

Wat is een UBL-factuur en wat kan ik ermee?

Wat is een UBL-factuur en wat kan ik ermee?

Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, een ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. Het is een digitale factuur die volgens een serie afspraken in een standaard XML-formaat is opgebouwd. Dat houdt in dat specifieke informatie altijd op dezelfde plek op de factuur terug te vinden is.

Doordat er gebruik wordt gemaakt van een standaard formaat, is het eenvoudig om gegevens uit te lezen en te verwerken in een boekhoud- of financieel systeem. En dat allemaal zonder handmatige tussenkomst. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd.

De voordelen van UBL-facturen

  • Met UBL-facturen wordt mogelijk gemaakt dat facturen zonder handmatige handelingen van de systemen van de leverancier naar de systemen van de klant/ontvanger kunnen gaan.
  • Klanten en leveranciers weten dat de factuur volledig is en van een vertrouwde afzender komt.
  • E-facturen worden vaak sneller betaald. Gemiddeld duurt het zo’n 15-30 dagen voordat facturen betaald worden. Met UBL-facturen kan dit korter.

Een belangrijke voorwaarde is wel dat de systemen van zowel de leverancier als de klant de verzending en verwerking van UBL-facturen ondersteunen. Dit is helaas nog lang niet altijd het geval!

Twee soorten UBL-facturen

Er zijn verschillende soorten UBL-vormen. We zullen in deze blog de UBL-factuur en de SI-UBL-factuur behandelen. Het verschil tussen beide facturen zit ‘m in de afspraken over wat er op de UBL-factuur moet staan en waar dit precies moet staan.

Specificaties van UBL-facturen

UBL 2.0 is het standaardformaat waar zowel de Nederlandse als Belgische overheid voor gekozen hebben als het gaat om elektronische facturatie. Destijds hebben deze overheden aangegeven dat de UBL-facturen aan de specificaties moeten voldoen zoals beschreven voor UBL 2.0.

Later zijn de specificaties voor de UBL 2.1 bekend gemaakt. Hierin kunnen meer dan 2000 elementen voorkomen, meer dan in de UBL 2.0. Elke klant/opdrachtgever heeft zijn eigen voorkeur voor de versie waarin zij de UBL ontvangt. De specificaties van deze UBL-versies zijn hier te vinden.

Specificaties van SI-UBL-facturen

Een SI-UBL-factuur, ook wel een SimplerInvoicing UBL, is een factuur die een subset van de algehele UBL-specificaties bevat. Dit zijn meer dan 2400 elementen. SimplerInvoicing is de organisatie die de toegang tot – en de uitrol van – het gebruik van het Europese Peppol-netwerk voor uitwisseling van inkoopdocumenten (waaronder e-facturen) stimuleert en reguleert. Connectie met het Peppol-netwerk maakt het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk.

Per 1 januari 2021 is deze rol overgenomen door de NPa; de Nederlandse Peppolautoriteit. De NPa ziet erop toe dat de toegelaten serviceproviders zich houden aan het Peppol-afsprakenstelsel, waarin gezamenlijke afspraken zijn gemaakt over de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van de digitale infrastructuur. Onlangs zijn ook de specificaties van de UBL-factuur conform PEPPOL BISV3 bekend gemaakt. Dit is de nieuwste versie en volledig afgestemd op de Europese standaard EN 16931.

Hoe u UBL-facturen kan maken en versturen

UBL-facturen kunt u maken met een modern facturatie- of boekhoudprogramma. Zorg ervoor dat u een programma kiest met een UBL-ready functie. Het is belangrijk dat het programma zich aan de UBL-standaard houdt, waardoor XML-bestanden herkent en verwerkt kunnen worden.

Mocht uw huidige systeem deze mogelijkheid niet bieden, dan is het altijd mogelijk om dit met behulp van een Peppol Access Provider Service te regelen. Factuurportal is zo’n Peppol Acces Provider. Via het Access Point van Factuurportal kunt u e-facturen ontvangen van uw leveranciers of deze als leverancier verzenden via Peppol.

Contact

Meer weten over Peppol of e-facturatie? Of wil u meer informatie over Factuurportal en hoe onze cloudoplossing uw proces van factuurverwerking maximaal kan ondersteunen? Laat uw contactegevens achter via het onderstaande formulier. Een van onze experts neemt dan zo snel mogelijk contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking, volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich op onze nieuwsbrief.

    © 2021 Factuurportal