Parsing is het uitlezen, analyseren en ontleden van de datalaag die een zogenaamde ‘readable’of ‘digitally-born’ PDF-factuur bevat en geschiedt 100% correct. In tegenstelling tot OCR: de gescande factuur wordt middels herkenning in data omgezet. Dit is niet foutloos waardoor visuele controle van de gescande factuur door de medewerkers een vereiste is en altijd zal blijven.
Elektronische factuurverwerking door middel van Parsing
Parsing wordt toegepast om elektronische factuurformaten volledig automatisch uit te lezen. In tegenstelling tot OCR biedt parsing echter wel de garantie op 100% correct uitgelezen facturen. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat deze techniek de aanwezige datalaag in het PDF-bestand er als het ware ‘uitzuigt’ en interpreteert op basis van vooraf ingestelde regels en zo omzet in een 100% correcte factuur die direct in een financieel- of inkoopsysteem kan worden geboekt. In tegenstelling tot OCR, die tracht tekens te herkennen door de gescande tekens in de afbeelding te vergelijken met wat er in de database bekend is. Het komt er grofweg op neer dat per gescande letter, het plaatje van die letter met opgeslagen plaatjes van die specifieke letter in het OCR-systeem worden vergeleken. Dit leidt in veel gevallen tot incorrect uitgelezen factuurgegevens. Denk aan een 1 die aangezien wordt voor een kleine- of hoofd letter l (el). Of een 0 die met een hoofdletter O (oh) wordt verwisseld. Om slechts een paar voorbeelden te noemen.
Parsing: wat heb je er aan?
Het grote voordeel van deze uitleesmethode is de betrouwbaarheid: 100% correcte facturen in uw financiële systeem. Zonder dat er nog een hand of oog van uw medewerker aan te pas komt. Er is geen enkele andere manier van uitlezen op de markt die PDF-facturen 100% correct kan uitlezen. Hierdoor zijn visuele controles en handmatige correcties verleden tijd en bespaart u tijd en geld. Daarnaast is het gebruiksgemak van een oplossing als Factuurportal ook een plus. Een organisatie kan zelf bepalen welke factuurregels uitgelezen moeten worden. De facturen worden hier vervolgens op gecontroleerd. Is alle benodigde informatie aanwezig en volledig? Dan wordt de factuur automatisch doorgezet naar het financiële- of inkoopsysteem van de opdrachtgever/klant. Ontbreekt informatie? Dan wordt de factuur binnen vijf minuten teruggestuurd naar de leverancier met de vraag om de ontbrekende of incorrecte informatie aan te passen en de factuur nogmaals te verzenden.
Meer informatie
Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.
Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.
