Drie belangrijke controles aan de voorkant van het factuurverwerkingsproces

Waarschijnlijk weet u inmiddels dat digitale factuurverwerking een groot aantal voordelen biedt. Het stelt een organisatie in staat om tijd te besparen, kosten te verlagen en meer tijd te nemen voor andere activiteiten die van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Anders gezegd: automatische factuurverwerking helpt u met de optimalisatie van het proces, waardoor het eenvoudiger en sneller wordt.

Een belangrijk onderdeel van factuurverwerking draait om controles. U wilt voorkomen dat er foutieve facturen in uw administratie terechtkomen. Wie er namelijk aan het begin van het proces voor zorgt dat facturen op de juiste manier gecontroleerd zijn, hoeft geen extra werk te verrichten rondom correcties en bel- en mailverkeer met leveranciers.

Het vervelende van deze controles is dat ze niet moeilijk of complex zijn (eigenlijk gewoon saai), maar dat het wel tijdrovend werk is wat nauwkeurig gedaan moet worden. Typische werkzaamheden die voor automatisering in aanmerking komen! Benieuwd welke controles wij aanbevelen? Lees snel verder.

1. Controleer of het gaat om een bekende crediteur

Bij ontvangst van een factuur controleert u ten eerste of de afzender bekend is en of dit een leverancier is waar normaal gesproken zaken mee gedaan wordt. Controleer of de crediteurgegevens zoals KvK-nummer, IBAN e.d. vermeld staan én of deze juist zijn. Voor onbekende crediteuren moet worden nagegaan of er inderdaad een bestelling is geplaatst bij deze leverancier. Een belangrijke maar tijdrovende controle waarmee spookfacturen worden onderschept. Op het moment dat de crediteurengegevens niet juist zijn, dient de factuur te worden teruggestuurd naar de leverancier.

2. Controleer of de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet

De fiscus stelt eisen aan wat er op facturen vermeld dient te zijn. Voldoet een factuur niet aan deze eisen? Dan dient deze altijd teruggestuurd te worden aan de leverancier met een verzoek om alsnog de juiste factuur aan te leveren. Naast dat de leverancier eigen bedrijfsgegevens op de factuur dient te vermelden, zijn er uiteraard nog meer vereisten. Deze eisen zijn terug te vinden op de website van de Belastingdienst. Controleer bijvoorbeeld of de factuur niet al eerder is aangeboden aan de hand van het factuurnummer, of de bedragen en BTW goed zijn gespecificeerd, de adressering en NAW-gegevens juist staan vermeld etc. Staat er ergens onjuiste informatie op de factuur? Neem dan contact op met de leverancier, vermeld de reden waarom de factuur is afgekeurd en vraag om een nieuwe inzending.

3. Controleer of de factuur voldoet aan alle organisatie-specifieke eisen

Als organisatie heeft u misschien aanvullende specifieke eisen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inkoopordernummers of verplichtingennummers. Of kostenplaatsen die vermeld dienen te worden. Controleer of deze op de factuur staan en of deze aan de juiste syntax voldoen om te zien of deze juist zijn. Zo niet? Vraag om een aanpassing.

Automatische factuurverwerking met Factuurportal

Bovenstaande controles leveren, als uw factuurverwerking (nog) niet geautomatiseerd is, veel extra werk op. Tegelijkertijd zijn deze controles zeer belangrijk en dienen ze nauwkeurig te worden uitgevoerd. Om tijd te besparen en fouten te voorkomen raden wij aan om dit proces te automatiseren. Sommige factuurverwerkingssoftware ondersteunt controles aan de voorkant van het proces.

Factuurportal biedt volledig geautomatiseerde controles

De cloudoplossing van Factuurportal heeft alle bovengenoemde controles volledig geautomatiseerd en biedt tevens uitgebreide mogelijkheden om aanvullende controles op de inkomende facturen automatisch uit te voeren. Controles die specifiek voor uw organisatie van belang zijn.

Foutieve, onterechte en incomplete facturen worden direct afgevangen en de leverancier wordt verzocht de factuur aan te passen en opnieuw in te sturen. Als klant van Factuurportal hoeft u zich hier dus geen zorgen meer over te maken en wordt dit volledig uit handen genomen. Lees meer over onze manier van werken via de pagina ‘Hoe werkt Factuurportal?’.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.

Op de hoogte blijven van vakgerelateerde informatie?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief