Wij de factuurverwerking, jullie het gemak
Al je inkomende facturen digitaal verwerken zonder dat je er omkijken naar hebt. Veilig, snel en betrouwbaar. Hoe we dat voor je doen? In vijf eenvoudige stappen:

Herkennen en uitlezen van factuurdata.

De leverancier stuurt je een factuur via mail, precies zoals dat altijd ging. De factuur wordt vervolgens (automatisch) aangeleverd in ons portal. Zowel pdf- als XML-facturen. Ook facturen die via Peppol aan je worden verstuurd, worden door ons verwerkt. Alle informatie die op de factuur staat wordt herkend en uitgelezen door onze slimme software.

Controleren en valideren van factuurdata.

De factuur en de uitgelezen data worden vervolgens automatisch gecontroleerd op allerlei criteria, die we vooraf met je bepalen. Variërend van controle op de wettelijk verplichte informatie, maar ook op specifiek door jou gewenste aspecten. Van geldigheid van de vermelde valuta tot of het factuurnummer niet al eerder gebruikt is. Onze software controleert zo of alle gegevens op de factuur kloppen. Alleen correcte facturen worden door het systeem gevalideerd voor de volgende stap. Klopt een factuur niet? Dan krijgt je leverancier een bericht met het verzoek de onjuiste factuur aan te passen.



Converteren van de facturen.

De uitgelezen, gecontroleerde en gevalideerde factuurdata wordt nu in ons systeem klaargezet voor verzending naar je administratieve systeem. Alle gegevens worden hierbij automatisch op de juiste plek in het juiste type bestand gezet, zodat ze automatisch in je administratieve systeem verwerkt kunnen worden. Alle benodigde factuurdata komen daarmee in je administratie beschikbaar.

Exporteren naar je administratieve systeem.

De factuur wordt vervolgens (als e-factuur) automatisch verzonden naar en afgeleverd in je administratieve systeem, inclusief het origineel met eventuele bijlagen. Dat kan via API-koppelingen of via een beveiligde fileserver. De veiligheid hebben we goed geregeld: we zijn ISO 27001 gecertificeerd. De factuur is nu met alle juiste data op de juiste plek zichtbaar in je administratie. Je hebt er geen omkijken naar gehad.

Via ons klantportal heb je altijd volledig inzicht in de status en verwerking van alle facturen. En heb jij of je leverancier een vraag? Dan staat onze supportdesk voor jullie klaar.


Bonus: automatische end-to-end factuurverwerking.

Naast de geautomatiseerde herkenning en controles zoals hierboven uitgelegd, kunnen we ook de vervolgstappen in je factuurverwerkingsproces geautomatiseerd ondersteunen. Afhankelijk van de systemen en functionaliteit die je al hebt. Onze slimme software biedt handige modules die je naar wens kunt aan- en uitzetten.

We bieden modules voor:

  • het coderen van facturen naar de juiste kostenplaats of kostensoort
  • het routeren van facturen langs goedkeurders en budgethouders
  • het goedkeuren van de factuur op prijs en prestatie
  • het matchen van facturen met de bestellingen

Dat is factuurverwerkingssoftware waar je op kunt rekenen!

Nieuwsgierig geworden?

In een demo vertellen we precies hoe Factuurportal ook jouw administratie efficiënter maakt. Onze demo's zijn:

  • Geheel vrijblijvend
  • Geven in korte tijd een helder beeld
  • Op locatie of online, wat je het beste past
  • Vaak de eerste stap naar gemak en tijdwinst