Een PDF-factuur is een factuur die opgemaakt is in het door Adobe Systems ontwikkelde Portable Document Format. PDF is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document werd gemaakt.

Het aantal facturen dat in PDF wordt verstuurd neemt al jaren exponentieel toe. Uit onderzoek van Platform Elfa blijkt zelfs dat de zoekbehoefte naar PDF groter is dan bijvoorbeeld elektronisch factureren in UBLof XML. Dit is ook niet vreemd, PDF is gewoon veel toegankelijker dan de complexere UBL en XML formaten. Van multinationals tot de slager om de hoek, iedereen kan gemakkelijk een PDF-factuur opstellen.

Voordelen van een PDF-factuur

Het belangrijkste voordeel van de PDF-factuur is dat dit formaat gemakkelijk op te stellen is voor iedereen. Dit zorgt ervoor dat elektronische factuurverwerking in PDF veel toegevoegde waarde biedt. Voor de leveranciers is er een lage toetredingsdrempel, iedereen kan immers een PDF-factuur opstellen. Hierdoor ligt het adoptiepercentage hoog en profiteert een organisatie optimaal van de grote stroom elektronische facturen. Deze facturen kunnen vervolgens met een oplossing zoals Factuurportal 100% correct en volledig automatisch verwerkt worden, daarna zet Factuurportal de facturen om in het gewenste formaat voor het inkoopsysteem waardoor de volledige factuurverwerking geautomatiseerd wordt. Zo realiseert een organisatie indrukwekkende resultaten in termen van tijd- en kostenbesparing. Benieuwd hoeveel een organisatie precies kan besparen? Reken het uit!

Automatische verwerking van de PDF-factuur

Het aantal PDF-facturen dat een organisatie op jaarbasis ontvangt neemt al jaren gestaag toe. Veel organisaties verwerken deze facturen nog op de traditionele manier, namelijk handmatig. Handmatige factuurverwerking is achterhaald en kost gemiddeld 25 euro per factuur, zoals beschreven in de kosten van elektronische factuurverwerking. Uit dit artikel blijkt ook dat organisaties die de factuurverwerking geautomatiseerd hebben wel 10x minder kosten maken, namelijk €2,50 per factuur. Reden genoeg om eens serieus na te denken over elektronische factuurverwerking dus.

De keuze voor een elektronische facturatie oplossing hangt af van de situatie van een organisatie. Ontvangt een organisatie voornamelijk papieren facturen? Dan is een scan- en herkenoplossing een goede keuze. Ontvangt uw organisatie voornamelijk PDF-facturen, of bent u van plan uw leveranciers 'op te voeden' richting de PDF-factuur? Dan is een PDF-conversie oplossing zoals Factuurportal een goede keuze. Doet u zaken met enkel multinationals die vele honderden tot duizenden UBL-facturen verzenden? Dan is een netwerk zoals SimplerInvoicing of een directe koppeling interessant.

Meer informatie

Wilt u meer weten over de verwerking van facturen en over onze cloudoplossing? Of heeft u interesse in een vrijblijvende demo van Factuurportal? Neem contact met ons op.

Wilt u op de hoogte blijven van interessante ontwikkelingen op het gebied van factuurverwerking? Volg ons dan op LinkedIn of abonneert u zich hieronder op onze nieuwsbrief.